Las pymes y el control de horario de empleados: la mayoría cumple, pero sin usar software

Publicado el 27/11/2019 por Bruno Peláez

Control de horario de empleados

El pasado 12 de mayo entró en vigor la obligación del registro de la jornada de trabajo mediante el Real Decreto Ley 8/2019, el cual establece que las empresas deben realizar un control de horario de empleados como forma de combatir la precariedad laboral.

A poco más de 6 meses de la activación de esta normativa, en Capterra hemos realizado una encuesta* para conocer la situación de las pymes con respecto a este tema.

¿Están cumpliendo con la obligación? ¿Cuántas empresas han tenido que buscar una solución a raíz de este decreto ley? ¿Qué tipo de sistema se utiliza más? ¿Cuál es la percepción de los empleados sobre esta ley? 

Puntos destacados del estudio

  • El número de pymes con un sistema de registro casi se ha duplicado desde la entrada en vigor del decreto ley
  • El 72 % de las pymes cumplen con la obligación de controlar el horario
  • El 57 % de los empleados no utiliza software específico para registrar su jornada laboral

La nueva normativa de registro de jornada laboral es un foco de atención

Una cosa está clara, la nueva normativa es muy conocida (tal vez porque ha generado muchas expectativas), el 83 % de los encuestados respondieron que sí conocen la obligación de control de horario.

La mayoría de los empleados conocen la ley de control de horarios

Esto indica un interés sobre las posibles soluciones que puede aportar este decreto ley, tanto para empleados como para empresas, por ejemplo: el pago de horas extras o la recopilación de datos para realizar análisis de rendimiento.

A pesar de que la normativa es una obligación y está diseñada para beneficiar tanto a empresas como a empleados, no todas las pymes la han implementado y no todos los trabajadores la ven con optimismo.

El 72 % de las pymes ya están cumpliendo con el control de horario de empleados

Los participantes de nuestra encuesta indican que casi tres cuartas partes de las pymes ya realizan el registro de la jornada laboral. 

El 72 % de las pymes cumplen con la normativa que obliga a registrar horario laboral

Una situación que era de imaginar es que no todas las empresas estuvieran listas (24 %) en este rango de tiempo.

Por el motivo anterior, el Ministerio de Trabajo ha hecho varias inspecciones desde la entrada en vigor de la normativa con la finalidad de lograr que el 100 % de las empresas cumplan con el decreto ley.

Un interesante dato complementario a este escenario es que un porcentaje considerable de pymes ya realizaba esta práctica antes de la normativa. 

¿Ya estaban acostumbradas las pymes a controlar la jornada de los trabajadores?

Sí, las pequeñas y medianas empresas ya solían realizar un control de horario a sus empleados.

Un 49 % de los participantes que actualmente tiene un sistema de control de horario, ya registraba su jornada laboral antes del 12 de mayo; mientras que un 41 % comenzó a implementarlo después de dicha fecha.

En otras palabras, el número de pymes que tienen un sistema de registro casi se duplica después del decreto ley.

Las pymes con sistema de registro de horario casi se han duplicado desde la normativa

Del grupo de pymes que ya realizaba un registro de la jornada laboral previo a la nueva normativa, son los sectores de Administración (16 %), Comercial y Ventas (14 %) y Tecnología de la Información (12 %) los que más familiarizados estaban con esta práctica.

Mientras que los sectores que más han acelerado la implementación de un sistema de registro después del 12 de mayo son Educación (18 %) y Turismo (12 %).

Las oficinas son líder en el registro de jornada laboral y las pymes de 6 a 15 años son las más comprometidas hasta ahora

El tipo de instalación que más realiza el control de horario de empleados son las oficinas (48 %), seguido por instituciones educativas (12 %) y después los hoteles y restaurantes (8 %). En contra de lo que se podría asumir, las fábricas y almacenes componen únicamente un 10 % de este segmento.

Actualmente, el grupo de pymes que ya cumple con el decreto ley está compuesto principalmente por empresas con una antigüedad de 6 a 15 años (36 %), seguido por las empresas jóvenes de 1 a 5 años (27 %). 

Esta información conduce a la siguiente pregunta ¿cuántas empresas utilizan software para registrar la jornada laboral?

Más de la mitad de los empleados no utiliza software para registrar su jornada laboral

Más de la mitad de las pymes no usa software para registrar la jornada laboral

Parece increíble pero es cierto, el 57 % de los empleados no utiliza software especializado para fichar. Esto quiere decir que utilizan otros sistemas, como papel y lápiz u otros mecanismos, o incluso no son ellos mismos los que se encargan de introducir su registro.

Usar un software para registrar el horario laboral tiene varias ventajas, por ejemplo: la gestión de datos es más rápida; se puede utilizar internet y la nube para que los trabajadores fichen fácilmente desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar; realizar un análisis de datos y de comportamiento de empleados es más sencillo con la finalidad de revisar el rendimiento y mejorar las operaciones.

Y, ¿los empleados que no tienen lugar físico de trabajo? Nuestra encuesta registró que un 24 % de los participantes trabaja uno o varios días a la semana a distancia, a este segmento le preguntamos si contaba con un sistema de control de horario, la mayoría respondió que no.

Gran parte de las pymes no tienen sistema para fichar a distancia

El hecho de que un 70 % de los empleados que trabajan a distancia no utilice un software para registrar su jornada indica una falta de atención grave a este grupo. Un software de seguimiento de asistencia lo puede resolver sencillamente.

Las herramientas de control de horario más utilizadas

Aunque no todas las pymes utilizan software, hemos podido elaborar una lista de los productos de acuerdo con las respuestas en nuestro estudio.

Software de control de horario de empleados más utilizado

Sage Control Horario: la conocida empresa de contabilidad y gestión comercial también presenta una herramienta para controlar las horas de oficina, las horas extra y la asistencia.

Sesame Time: un sistema de gestión automática para todo tipo de agendas en la empresa. Es una herramienta de recursos humanos, muy completa y fácil de usar. 

Software propio: algunas pymes optan por el desarrollo de herramientas a medida. Una solución si las necesidades no son muy complejas.

Safescan TimeMoto: una plataforma de seguimiento de asistencia en tiempo real. Los empleados pueden registrar su hora de entrada y salida usando cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, gracias a que la solución está basada en la nube.

Timework Workmeter: un software de control de horario que registra las horas trabajadas, así como las horas extras. Los empleados también pueden acceder a esta plataforma desde cualquier dispositivo.

¿Qué hay de las horas extra? 

Una de las discusiones que desató esta nueva normativa es sobre el pago de horas extra. ¿Cuántas veces has escuchado que la empresa no paga las horas extra? En principio, este decreto ley está ideado para que las empresas paguen este tiempo de trabajo, que en muchos casos no se hace.

La encuesta realizada ayuda a entender mejor el escenario actual y la percepción sobre si mejorará o no la situación laboral gracias a la obligación de control de horario de empleados.

La pregunta que seguramente mucha gente se hace es ¿cuántas horas extra realmente se cobran? Los participantes de nuestro estudio indican lo siguiente:

El 54 % de los empleados cobra todas las horas extra que trabaja

Solo un 54 % de los empleados sí cobran todas las horas extra que trabaja. Una cifra muy por debajo de la que debería ser.

Por lo tanto, ¿cuál es la percepción de este nuevo decreto ley?, ¿servirá para que finalmente los trabajadores cobren todas las horas extra trabajadas?, ¿mejorará su situación laboral en general?

Opinión dividida sobre si se cobrará horas extra gracias a la nueva normativa de control de horario

La respuesta está prácticamente dividida. La mitad de ellos cree que sí cobrarán las horas extra gracias a la normativa y la otra mitad piensa lo contrario. 

Y, ¿sobre las condiciones de trabajo?, ¿qué sensación se tiene al respecto?

Muy pocos creen que mejore la situación laboral gracias a la ley de control de horario

Únicamente el 32 % cree que este decreto ley mejorará su situación laboral.

Por lo tanto, no se puede considerar como positivo el efecto que tiene en la mente el control de horario de empleados. A pesar de que el espíritu de la normativa es mejorar la situación laboral, este no se percibe así.

Falta mucho por hacer: cumplir con la obligación, digitalizar el sistema y cambiar la percepción sobre el beneficio de la nueva normativa

El nuevo Real Decreto-Ley 8/2019 ha tenido un fuerte impacto en el mundo laboral, es una normativa que ha hecho mucho ruido y casi todos la conocen (83 % de los encuestados).

También ha generado muchas expectativas, pero en el fondo la gente es bastante escéptica con respecto a los resultados que puede ofrecer, ya que únicamente el 32 % de los participantes cree que la situación laboral mejorará gracias a ella.

De momento, un efecto es claro, el número de pymes que tiene un sistema de registro casi se ha duplicado desde la entrada en vigor del decreto ley.

A pesar de este último dato, el porcentaje que actualmente no cumple con la ley es alto (24 %), teniendo en cuenta que han pasado 6 meses desde que es una obligación y que ya se está sancionando a las empresas que no lo hacen.

Lo que resulta sorprendente es que el 57 % de los empleados no utiliza software para registrar su jornada laboral. Hoy en día, a pesar de la facilidad y accesibilidad a la tecnología, más de la mitad de las pymes optan por otros mecanismos. No se está aprovechando la nube o la variedad de dispositivos móviles disponibles; ni siquiera internet. 

Toda esta situación va a cambiar en los próximos meses, las pymes que aún no cumplen con el decreto ley deben de hacerlo, la percepción sobre si mejorará la situación laboral también debería ser más clara (y no tan polarizada) ya que habrá más casos sobre las consecuencias de la normativa, así como las empresas tendrán una base de datos que les permitirá analizar más a detalle el rendimiento de empleados por jornada laboral.

Infografía sobre estado de pymes con respecto a la normativa de control de horario

¿Tu empresa cumple con la normativa? Si no lo hace, deberías poner atención a este tema lo antes posible.

¿Sí cumple con la normativa? ¿Utiliza software? Si no lo hace, deberías plantearte usarlo, las ventajas de poder fichar vía internet, la nube, desde cualquier punto y centralizar los datos, facilita mucho la gestión y el análisis de datos. 

¿Estás buscando un software de seguimiento de la asistencia? Mira el catálogo de Capterra y utiliza nuestra herramienta de filtros para encontrar y comparar productos.

* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos lanzado una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 747 personas, de las cuales se seleccionaron 333 participantes. Los participantes cualificados están empleados (a tiempo completo o parcial) y trabajan en una pyme (entre 1 y 250 empleados). Todos provienen de diferentes sectores empresariales.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.