La era del Dark Data: ¿sabes lo que almacenas?

Publicado el 23/12/2019 por Bruno Peláez

Dark data qué es, riesgos y beneficios

Uno de los momentos cruciales de todo negocio es ese en el que descubres qué es el Dark Data y, que sí, que tú también lo tienes.

Y aquí es donde tu capacidad estratégica debe brillar. Puedes no ocuparte de ello y dejar que sea un riesgo latente en tu empresa o proyecto, o darle la vuelta y convertirlo en una oportunidad para apoyar nuevas decisiones tácticas. 

Si has elegido la segunda opción, sigue leyendo.

¿En qué consiste el Dark Data?

Gartner define el Dark Data como los activos de información que las compañías procesan y almacenan durante sus actividades de negocio, pero que no consiguen utilizar para otros propósitos, como visión analítica o monetización.

Quizá con esta definición no te has sentido incluido del todo entre las compañías que albergan Dark Data. Pero, si te decimos que, básicamente es información que tienes pero no usas, que ocupa espacio de almacenamiento y te genera tanto costes como riesgos. ¿Te suena familiar? ¿Te preguntas cómo obtuviste este tipo de información?

En muchos casos, el Dark Data no se pidió de por si, sino que se generó y recopiló sin ningún objetivo, como consecuencia de otros procesos. Es decir, nunca se contempló usar esos datos, pero se están almacenando. A veces de forma consciente, a veces de forma inconsciente. Pero lo que es seguro es que no se le está dando un uso y que supone un riesgo que, bien gestionado, puede convertirse en una oportunidad.

Aun así, no pienses que solo generas Dark Data cuando tus clientes, proveedores o usuarios te facilitan información. Tus empleados también pueden generarlo. Debajo de los cimientos de tu pyme hay una enorme acumulación de datos. Es hora de hacer obras.

Cada organización genera distinto tipo de Dark Data. Estos son algunos ejemplos:

  • Datos de Recursos Humanos.
  • Datos extraídos en encuestas y estudios que nunca fueron procesados.
  • Notas o presentaciones antiguas.
  • Versiones obsoletas de documentos actualizados.
  • Correos electrónicos.
  • Cambios registrados en negociaciones de pedidos.
  • Vídeos, imágenes y grabaciones.
  • Registros de actividad.

¿Qué oportunidades ofrece el Dark Data a tu pyme?

Al ser un concepto relativamente nuevo, las empresas que sepan sacar provecho del Dark Data que almacenan serán las que encabecen la carrera de la optimización de recursos.

Ten muy en cuenta que lo que a un departamento (o persona responsable) le parece de nula utilidad, a otro puede representarle el nuevo enfoque de la estrategia que le hará despuntar. 

Estos son solo tres ejemplos de información que almacenas, que no usas y que puede darte datos muy interesantes:

  • Los archivos de registro del servidor pueden hablarte de un comportamiento escondido que tienen tus usuarios en tu sitio web.
  • Los registros cualitativos de llamadas comerciales que hayas generado pueden revelarte sentimientos y opiniones de tus clientes que no se reflejan en las encuestas de calidad de servicio al cliente.
  • Si conserváis datos de ubicación móvil, pueden darte muchas pistas sobre patrones de consumo de tus clientes.

 Si las ideas ya empiezan a fluir por tu cabeza, vamos por buen camino.

¿Qué problemas puede causar un descuido del Dark Data?

Una vez sabes que lo tienes, debes actuar de inmediato. Primero, para extraer beneficios. Segundo, para evitar problemas que pueden surgir, como por ejemplo:

  • Problemas legales. Desde la aparición del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), no saber qué información ni qué permisos de la misma tienes, no es una buena idea.
  • Riesgo de filtraciones de negocio. Todo dato es útil para tu competencia. Saber de qué forma te relacionas con tus clientes, qué búsquedas haces, o incluso qué fotos tomaste para inspirarte en tu nuevo proyecto es algo que le encantaría a toda empresa o emprendedor que te tenga en el ojo de mira. Así que, para evitarlo, ocúpate de tu Dark Data cuanto antes.
  • Daños a la reputación. Actualmente la sociedad es muy sensible en lo que a datos respecta. Una brecha de seguridad o una mala gestión que salga a la luz pueden arruinar la buena fama de tu organización. Imagínate, por ejemplo, que salen a la luz datos bancarios de tus clientes o sus preferencias en compras. 

Toma acción, audita tu información y empieza a convertir este activo inmóvil y potencialmente peligroso en una oportunidad.

 ¿Cómo gestionar, analizar y exprimir el potencial valor del Dark Data?

La era de la información nos ha traído “problemas” como el Dark Data. Pero por suerte, también herramientas BI para gestionarlos. 

Estas herramientas permiten a las empresas acceder, analizar y compartir información con tal de tomar decisiones que realmente beneficien al negocio. Por ejemplo, podrás crear informes que te muestren de forma clara qué datos almacenas, de dónde vienen y desde cuándo los tienes; alimentar fácilmente tu base de datos en cualquier lugar que desees o transformar datos brutos en información procesable.

De esta manera, evitarás malgastar recursos humanos y económicos en intentos de gestión de excedentes de información que acaban quedando aparcados por falta de tiempo.

 La alquimia del liderazgo: convertir problemas en éxitos

Lejos de tomar el hecho de almacenar Dark Data en tu empresa como un problema, conviértelo en una oportunidad para mejorar en uno o varios ámbitos de tu negocio. 

Así que, ahora que ya tienes más que clara la definición de Dark Data, saca todo ese potencial que llevas dentro y haz que la próxima vez que hables de ello sea para explicar tu propio caso de éxito en la gestión de la información.

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