Este artículo se publicó por primera vez el 14 de enero del 2020 y se ha actualizado el 23 de mayo del 2022.
Existen diversidad de herramientas de gestión de proyectos y de seguimiento de tareas pero una de las más conocidas y utilizadas son los diagramas de Gantt. En este artículo te puedes descargar gratuitamente nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel y te explicamos cómo usarla.
En este artículo
La tentación de prescindir de una planificación es enorme, sobre todo en los primeros proyectos pequeños. Al principio hay pocas personas involucradas, las tareas, el tiempo y las responsabilidades parecen estar claramente definidas. Todo es fácil y aparentemente no es necesario tener un software dedicado al seguimiento de proyectos.
Pero entonces comienza el proyecto y las expectativas se encuentran con la realidad. De repente, algo se complica, alguien se pone enfermo, algún proveedor no cumple con lo esperado. El cliente llama por teléfono e insiste en que necesita el proyecto para ayer. Quiere saber para cuándo estará listo.
En algún momento, el jefe de proyectos tendrá que admitir que el seguimiento se le ha ido de las manos. Las tareas pendientes se confunden, no se cumplen los plazos importantes y entonces se hace evidente: la planificación es esencial.
Una solución sencilla: el diagrama de Gantt
Insistimos: cuando se trabaja en un proyecto, la planificación es indispensable. La planificación es el factor clave para ejecutar con éxito los proyectos. Esto se aplica tanto a los proyectos pequeños como a los grandes, porque incluso los proyectos más pequeños cuentan con tareas complejas, implican riesgos y requieren la coordinación de los distintos participantes del proyecto.
El diagrama de Gantt, desarrollado por Henry Laurence Gantt, se ha consolidado como herramienta de planificación en la gestión de proyectos. Los gráficos de Gantt tienen solo dos ejes: en uno (el eje vertical), se muestran las tareas del proyecto, en el otro (el eje horizontal), en qué periodo de tiempo deben completarse estas tareas.
A primera vista, parece muy simple, pero incluso esta sencilla versión del gráfico de Gantt tiene enormes ventajas. A simple vista se hace evidente cuando debe producirse algo, en que fechas debe estar terminada tal tarea. También facilita la gestión de interdependencias entre las diferentes tareas. Por ejemplo, si la tarea 4 no puede completarse hasta que finalice la tarea 2, los efectos de los retrasos en la tarea 2 pueden evaluarse y programarse con rapidez. Además, el diagrama de Gantt permite un rápido control del rendimiento del proyecto sobre la marcha. Si la tarea 1 no se completa el día 3, de inmediato queda claro que algo no va como debería y podemos buscar la mejor manera de encarar la situación.
Otra gran ventaja de los gráficos de Gantt: se crean y se mantienen actualizados de forma rápida y sencilla. Son simplemente uno de los métodos más eficaces para mostrar las actividades en función del tiempo. Con los diagramas de Gantt, dispondrás de una herramienta para la planificación de proyectos que te permitirá lograr un gran impacto con poca inversión de tiempo. No es de extrañar que los diagramas de Gantt se hayan consolidado como una de las herramientas más utilizadas en la planificación de proyectos.
Hemos creado una plantilla de diagrama de Gantt en Excel para ayudarte en la planificación de proyectos de tu empresa. Esta plantilla también se puede utilizar para hacer un seguimiento de quién es responsable de cada tarea y qué porcentaje de cada tarea se ha completado ya. La mayor ventaja del gráfico de Gantt sigue siendo que de un vistazo ves cuándo sucede algo.
Con nuestra plantilla, tu empresa podrá probar la herramienta de planificación antes de invertir en un software de gestión de proyectos, de gestión de tareas o de planificación estratégica. La plantilla Gantt en Excel incluye explicaciones sobre cómo rellenar los campos y las fórmulas que generan el gráfico una vez introducidos los datos.
Cómo funciona nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel
Para crear un gráfico de Gantt, primero necesitas un plan de proyecto detallado. La idea fundamental de los gráficos de Gantt es definir primero las tareas y subtareas, y luego determinar el tiempo necesario para completarlas. Por lo tanto, un plan de proyecto consiste en una serie de tareas interrelacionadas que deben ejecutarse en un orden determinado.
Por ejemplo, si quieres pintar una habitación, no puedes empezar a pintar hasta que hayas sacado todos los muebles de la habitación. Sin embargo, sí podrías mezclar la pintura mientras un amigo retira todos los muebles de la habitación.
Por lo tanto, el primer paso para armar un plan de proyecto es crear un plan de la estructura del proyecto, es decir, una técnica utilizada para dividir aspectos del proyecto en distintas tareas. Por ejemplo, las tareas “conseguir pintura” y “mezclar pintura” pertenecen al subaspecto “pintura”. Recuerda que siempre puedes apoyarte en un software de planificación de proyectos, si tu negocio y tus proyectos crecen mucho y requieres de una herramienta más especializada y detallada a cierto sector o industria.
Además de las distintas tareas, también debe definirse el orden en el que estas deben completarse. Por ejemplo, tienes que conseguir la pintura antes de mezclarla. Una vez introducidos los datos, el gráfico de Gantt muestra de inmediato si las tareas se están ejecutando en paralelo o de forma consecutiva.
Una vez que hayas tomado nota de la duración y de la fecha de inicio de cada actividad, nuestra plantilla crea barras en el gráfico de Gantt. La duración determinará la longitud de las barras del cronograma. La fecha de finalización de las actividades también se calcula automáticamente.
También puedes usar un software de gráfico Gantt específico
Además de nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel, se pueden utilizar un software de diagrama de Gantt específico para la planificación de proyectos.
Con nuestra plantilla de Excel, puedes echarle un vistazo a cómo es una herramienta de planificación. Utilízala para planificar un proyecto particular o de la compañía durante un tiempo y así conoces y te das una buena idea de cómo funciona la gráfica de Gantt.
No obstante, las soluciones de software específicas tienen algunas ventajas frente al Excel que hacen que merezca la pena el cambio. El software especializado es mucho más fácil de usar y más claro en su presentación. Además, se ahorra gran parte de la introducción manual de datos y de las actualizaciones, especialmente si el software permite transferir fácilmente datos importantes de otros sistemas a través de las interfaces.
Igualmente, las empresas también pueden invertir en un software de gestión de proyectos completo. Los cuales, además de incluir herramientas de planificación como el gráfico de Gantt, ofrecen otras funciones como el registro de tiempo, la gestión de tareas, la colaboración en proyectos, etc.
Prueba diferentes soluciones para averiguar cuál es la que mejor se ajusta a tus necesidades. No importa qué solución decidas al final, el gráfico de Gantt se convertirá casi seguro en un componente central de tu gestión de proyectos.
