El burndown chart: una herramienta eficaz para equipos ágiles

Publicado el 5/12/2019 por Bruno Peláez y Ines Bahr

Plantilla gratis burndown chart excel

Incluye una plantilla gratuita de Excel para descargar

¡Claro! Los equipos ágiles no trabajan con hitos ni plazos tradicionales. No planificar todos los pasos de trabajo por adelantado suele ser un acierto. Sin embargo, sí que es importante poder estimar el progreso del proyecto: ¿Cuánto trabajo queda por hacer en el sprint actual? ¿Tu equipo está dentro de plazo o trabaja con demasiada lentitud? ¿Qué recursos siguen estando asignados a cada tarea y durante cuánto tiempo? Todas suelen ser preguntas frecuentes en proyectos ágiles. En el mundo ágil, el burndown chart se ha establecido como una herramienta que da respuesta a estas preguntas.

Los equipos de proyecto con experiencia, así como los equipos que trabajan en muchas tareas al mismo tiempo, suelen utilizar herramientas Scrum. Los equipos más pequeños que son nuevos en el mundo de la gestión ágil de proyectos no tienen que invertir de inmediato en una solución de software más completa. El burndown chart proporciona a estos equipos todo lo que necesitan para desarrollar una idea del entorno de trabajo ágil antes de tomar esa decisión. 

Con este propósito hemos creado una plantilla de Excel. Así tu empresa (o si se trata de un solo equipo) podrá probar el aire de un proyecto ágil sin tener que comprometerte con una transición permanente. La plantilla contiene explicaciones que muestran cómo rellenar cada campo. Además, todas las fórmulas ya están incluidas para crear el chart con la cantidad de trabajo pendiente tras la introducción de datos.

Descarga nuestra plantilla burndown chart Excel de forma gratuita.

A lo largo de este artículo se tratará lo siguiente:

  • Características más importantes de los proyectos ágiles
  • El método ágil más común: Scrum
  • Ventajas y uso de la herramienta más utilizada, Scrum: el burndown chart

El rey de la gestión ágil de proyectos: Scrum

Scrum y Kanban son métodos ágiles que están en boca de todos. El objetivo de la gestión ágil de proyectos es definir un marco en el que los equipos puedan trabajar de la forma más eficaz posible. Los métodos ágiles se caracterizan por su flexibilidad y transparencia. No se trata de desarrollar un plan exacto por anticipado; en los proyectos ágiles el objetivo del proyecto al principio es a menudo solo un esbozo. 

En cambio, es importante trabajar en ciclos iterativos cada vez más cercanos a un resultado final que satisfaga los deseos del cliente (que solo se pueden elaborar con claridad durante el curso del proyecto). 

Esto también muestra por qué la visión general y la transparencia son tan importantes. Si no se tiene 100% claro a dónde ir, es muy importante saber por lo menos dónde se encuentra y cómo serán los próximos pasos. 

Kanban crea la vista general necesaria con la ayuda de la llamada tabla Kanban, que visualiza el flujo de trabajo en el proyecto. En los proyectos Scrum, los bucles breves de retroalimentación en las reuniones diarias sirven para el mismo propósito. Además, Scrum se basa en el burndown chart para la visualización.

El método de la gestión ágil de proyectos está siendo utilizado por más del 70 % de las empresas en todo el mundo. ¿Qué hace que el popular método Scrum sea tan especial y cómo se utiliza?

Scrum de un vistazo

Aplicación

Scrum es un método de trabajo ágil, que se ideó para el entorno de desarrollo de software. Es especialmente adecuado para el desarrollo de soluciones y productos complejos y, por lo tanto, se utiliza principalmente en las áreas de TI e ingeniería. Scrum se basa en un enfoque de mejora continua y en la experiencia, con el objetivo de acortar los plazos de entrega y minimizar los derroches.

Paquete de trabajo

Para lograr estos objetivos, Scrum se basa en el principio de “pull” cuando procesa el trabajo por realizar. Por lo tanto, el equipo determina qué y cuántos paquetes de trabajo llevará a cabo en un futuro próximo. 

Para ello, realiza tareas de forma independiente de un grupo de tareas inacabadas. A continuación, el equipo calcula el esfuerzo relativo por paquete de trabajo, teniendo en cuenta la complejidad y el riesgo que implica. 

Este esfuerzo se suma para obtener la duración de un sprint y por lo tanto da como resultado una velocidad en función del equipo. Una vez que un equipo se ha estabilizado, es decir, que estima de forma fiable y ofrece velocidades medias similares por sprint, esta medida se utiliza como punto de referencia para sprints posteriores.

Sprints

Scrum utiliza los llamados límites WIP (“Work in progress”). Esto significa que solo se puede ejecutar cierto número de órdenes de trabajo por sección. El número de paquetes de trabajo en los proyectos Scrum se limita a la duración de un sprint, generalmente de 1 a 4 semanas.

Roles

En cada proyecto Scrum se establecen los tres roles: propietario de producto, Scrum Master y equipo de desarrollo y se les asignan tareas y responsabilidades.

Herramientas

Los equipos de Scrum pueden utilizar plantillas de Excel, software de gestión ágil de proyectos o software especial de Scrum. La herramienta más adecuada para tu empresa dependerá del alcance de las tareas.

En proyectos Scrum de gran envergadura, las tareas deben dividirse en un gran número de puntos historia para que el esfuerzo pueda estimarse de forma realista. Esto conlleva una gran cantidad de requisitos que se gestionan mejor en un software avanzado. En proyectos Scrum más pequeños o como introducción al mundo laboral ágil, los equipos de TI pueden utilizar la plantilla excel gratuita de Capterra.

También es importante para la aplicación de la plantilla de Excel estar familiarizado con la idea de los puntos historia y saber lo que un burndown chart debe lograr de verdad. Por esta razón, vamos a analizar a continuación estos conceptos con más detalle.

El burndown chart: la visualización simplificada

Una de las herramientas más importantes en los proyectos Scrum es el burndown chart. Visualiza cuánto trabajo queda por hacer en el momento actual.

Para ello, el equipo ágil indica al comienzo de un sprint qué tareas quiere completar en este sprint. También calcula cuáles de esas tareas valen puntos historia y cuántos. Dependiendo de la complejidad de la tarea, se estiman los puntos historia. La estimación comienza con 1 para “muy fácil”, continúa con 2 para “fácil”, 3 para “más difícil”, 5 para “aún más difícil”, etc.

Dato curioso: La secuencia de números de esta evaluación corresponde a la Sucesión de Fibonacci. El aumento repentino de la secuencia de números tiene por objeto garantizar que la creciente incertidumbre se tenga debidamente en cuenta a medida que aumenta la complejidad.

La suma de todos los puntos de historia se introduce en el burndown chart para el día 0 (eje X = días, eje Y = puntos restantes). Al final de cada día, el sistema verifica qué historias (tareas) se han completado. El resto de los puntos se introducen en el chart del día correspondiente.

Si conectas todos los puntos introducidos, obtendrá la curva que muestra el desarrollo real del proyecto (en azul oscuro en el chart que se muestra a continuación) Si conectas los puntos del día 0 con el eje X del último día del sprint, obtendrás la llamada línea ideal (en naranja en el chart que se muestra a continuación). Si el curso real está por debajo de la línea ideal, el equipo de proyecto completa las tareas más rápido de lo estimado. Si el recorrido real se eleva por encima de la línea ideal, el equipo se está retrasando.

burndown chart excel
Fuente: Plantilla Excel del burndown chart de Capterra

Una vez que comprendes cómo funciona el burndown chart, es muy fácil de crear, mantener y comprender. 

Esto lo convierte en una herramienta sencilla pero muy importante para la gestión ágil de proyectos, que permite al propietario del producto, al Scrum Master y al equipo de desarrollo hacer un seguimiento para saber si se pueden cumplir los requisitos y plazos del proyecto. 

Por lo tanto, el burndown chart también sirve como un sistema de gestión de riesgos y de alerta temprana. Los problemas, cuellos de botella y desviaciones de los puntos de vista estimados y de la implementación real se identifican rápidamente. 

La información del chart también puede utilizarse para la comunicación con los clientes. Especialmente a los clientes que aún no están acostumbrados a la implementación ágil de los proyectos, a veces les resulta difícil no recibir compromisos firmes para plazos fijos. Es fácil llevarse la impresión de que se está trabajando en el proyecto de cualquier manera sin que se concrete nada. 

El burndown chart puede ser una gran herramienta para visualizar el progreso del proyecto y hacerlo tangible. La capacidad de mostrar el progreso en cualquier momento muestra al cliente que el equipo está trabajando de forma profesional y fiable.

Simplemente pruébalo

Migrar al trabajo ágil no es coser y cantar. Y simplemente por la idea de introducir una nueva herramienta para la gestión ágil de proyectos puede consumir tiempo (y dinero) de forma innecesaria. Nuestra recomendación: al menos los equipos más pequeños podrían sencillamente descargar nuestra plantilla para el burndown chart y probarla. 

Lo mejor para ti y tu equipo es elegir un proyecto que no sea demasiado nuevo y que sea relativamente fácil de implementar. Así podrás concentrarte en la diferencia que marca el método ágil en el proyecto y siempre sabrás que puedes recurrir a las rutinas tradicionales para completar el proyecto con éxito.

A continuación te facilitamos de nuevo el enlace para descargar gratis la plantilla Excel de burndown chart.

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