Este artículo se publicó por primera vez el 5 de diciembre del 2019 y se ha actualizado el 17 de agosto del 2022.
¿Te has preguntado cómo hacer un Burndown chart en Excel para gestionar el trabajo de tu equipo? No te preocupes, nosotros ya lo hemos hecho por ti. Descarga gratis nuestra plantilla Burndown chart Excel y empieza a usarla inmediatamente.
En este artículo
¡Claro! Los equipos que trabajan con proyectos ágiles o Agile no trabajan con hitos ni plazos tradicionales. Por ejemplo, no planifican todos los pasos de trabajo por adelantado, lo cual suele ser un acierto.
Sin embargo, sí que es importante poder estimar el progreso del proyecto: ¿Cuánto trabajo queda por hacer en el sprint actual? ¿Tu equipo está dentro de plazo o trabaja con demasiada lentitud? ¿Qué recursos siguen estando asignados a cada tarea y durante cuánto tiempo?
Todas suelen ser preguntas frecuentes en proyectos ágiles (tipo de gestión de proyectos que sigue la metodología ágil o Agile) . En el mundo Agile, el gráfico Burndown chart se ha establecido como una herramienta que da respuesta a estas preguntas.
Los equipos con experiencia en gestión de proyectos Agile, así como los equipos que trabajan en muchas tareas al mismo tiempo, suelen utilizar herramientas Scrum. Los equipos más pequeños que son nuevos en el mundo de la gestión ágil de proyectos no tienen que invertir de inmediato en una solución de software más completa. El diagrama Burndown chart proporciona a estos equipos todo lo que necesitan para desarrollar una idea del entorno de trabajo ágil antes de tomar esa decisión.
Con este propósito hemos creado una plantilla Burndown chart Excel. Así tu empresa (o si se trata de un solo equipo) podrá probar el aire de un proyecto ágil sin tener que comprometerse con una transición permanente. La plantilla contiene explicaciones que muestran cómo rellenar cada campo. Además, todas las fórmulas ya están incluidas para crear el gráfico Burndown chart con la cantidad de trabajo pendiente tras la introducción de datos.
El rey de la gestión Agile de proyectos: Scrum
El objetivo de la gestión ágil de proyectos es definir un marco en el que los equipos puedan trabajar de la forma más eficaz posible. Los métodos ágiles se caracterizan por su flexibilidad y transparencia. No se trata de desarrollar un plan exacto por anticipado; en los proyectos ágiles el objetivo del proyecto al principio es a menudo solo un esbozo.
En cambio, es importante trabajar en ciclos iterativos cada vez más cercanos a un resultado final que satisfaga los deseos del cliente o del jefe (que solo se pueden elaborar con claridad durante el curso del proyecto).
Esto también muestra por qué la visión general y la transparencia son tan importantes. Si no se tiene 100% claro a dónde ir, es muy importante saber por lo menos dónde se encuentra y cómo serán los próximos pasos.
En los proyectos Scrum, los bucles breves de retroalimentación en las reuniones diarias sirven para el mismo propósito. Además, Scrum se basa en el gráfico Burndown chartpara la visualización.
Scrum de un vistazo
Aplicación
Scrum es un método de trabajo ágil , que se ideó para el entorno de desarrollo de software. Es especialmente adecuado para el desarrollo de soluciones y productos complejos y, por lo tanto, se utiliza principalmente en las áreas de TI e ingeniería. Scrum se basa en un enfoque de mejora continua y en la experiencia, con el objetivo de acortar los plazos de entrega y minimizar los derroches.
Paquete de trabajo
Para lograr estos objetivos, Scrum se basa en el principio de “pull” (que significa jalar o sacar en español) cuando procesa el trabajo por realizar. Bajo este principio , el equipo puede determinar qué y cuántos paquetes de trabajo llevará a cabo en un futuro próximo.
Para ello, los miembros del equipo de forma independiente eligen o sacan tareas a completar de una lista de tareas inacabadas. A continuación, el equipo calcula el esfuerzo relativo por cada paquete de trabajo, teniendo en cuenta la complejidad y el riesgo que implica cada uno.
Estos esfuerzos se suman para obtener la duración de un sprint (rango de tiempo fijo durante el cual el equipo trabaja y termina un trabajo previamente establecido) y por lo tanto da como resultado una velocidad en función del equipo.
Una vez que un equipo se ha estabilizado, es decir, que estima de forma fiable y ofrece velocidades medias similares por sprint, esta medida se utiliza como punto de referencia para sprints posteriores.
Sprints
Como se dijo anteriormente, un sprint es un rango de tiempo determinado en el cual el equipo debe completar una serie de tareas u objetivos establecidos con antelación.
Scrum utiliza los llamados límites WIP (“Work in progress” o “trabajando en ello” ). Esto significa que solo se puede ejecutar cierto número de órdenes de trabajo en cada etapa de trabajo. El número de paquetes de trabajo en los proyectos Scrum se limita a la duración de un sprint, que generalmente varía de 1 a 4 semanas.
Roles
En cada proyecto Scrum se establecen los tres roles: propietario de producto, Scrum Master y equipo de desarrollo. Se les asignan tareas y responsabilidades a cada uno.
Herramientas
Los equipos de Scrum pueden utilizar plantillas de Excel, software de gestión ágil de proyectos o software especial de Scrum. La herramienta más adecuada para tu empresa dependerá del alcance de las tareas.
En proyectos Scrum de gran envergadura, las tareas deben dividirse en un gran número de subtareas, también conocidas como story points o puntos de historia en español. Los story points son unidades de medida que sirven para calcular la carga general de trabajo del equipo, y planificar de forma realista cada sprint.
Esto implica una gran cantidad de requisitos, los cuales se gestionan mejor con un software especializado . En proyectos Scrum más pequeños o como introducción al mundo laboral ágil, los equipos de TI pueden utilizar nuestra plantilla Burndown chart Excel gratuita.
También es importante para la aplicación de la plantilla de Excel estar familiarizado con la idea de los puntos historia y saber qué es un Burndown chart y qué debe lograr de verdad. Por esta razón, vamos a analizar a continuación estos conceptos con más detalle.
El gráfico Burndown chart: la visualización simplificada
Una de las herramientas más importantes en los proyectos Scrum es el diagrama Burndown chart también conocido como sprint Burndown chart, ya que abarca el periodo de un sprint . Visualiza cuánto trabajo queda por hacer en el momento actual.
Para ello, el equipo ágil indica al comienzo de un sprint qué tareas quiere completar en ese sprint. También calcula cuáles de esas tareas valen puntos de historia y cuántos. Dependiendo de la complejidad de la tarea, se estiman los puntos de historia. La estimación comienza con 1 para “muy fácil”, continúa con 2 para “fácil”, 3 para “más difícil”, 5 para “aún más difícil”, etc.
La suma de todos los puntos de historia se introduce en el diagrama Burndown chart para el día 0 (eje X = días, eje Y = puntos restantes). Al final de cada día, el sistema verifica qué historias o stories (tareas) se han completado. El resto de los puntos se introducen en el chart del día correspondiente.
Descarga nuestra plantilla Burndown chart Excel de forma gratuita.
- Si conectas todos los puntos introducidos, obtendrás la curva que muestra el desarrollo real del proyecto (en azul oscuro en la imagen superior).
- Si conectas los puntos del día 0 con el eje X del último día del sprint, obtendrás la llamada línea ideal (en naranja en la imagen superior) .
Cómo leer la gráfica:
- Si el curso real está por debajo de la línea ideal, el equipo de proyecto completa las tareas más rápido de lo estimado.
- Si el recorrido real se eleva por encima de la línea ideal, el equipo se está retrasando.
Una vez que comprendes cómo funciona el sprint Burndown chart, es muy fácil de crear, mantener y comprender.
Esto lo convierte en una herramienta sencilla pero muy importante para la gestión de proyectos ágiles, que permite al propietario del producto, al Scrum Master y al equipo de desarrollo hacer un seguimiento para saber si se pueden cumplir los requisitos y plazos del proyecto.
Por lo tanto, el gráfico Burndown chart también sirve como un sistema de gestión de riesgos y de alerta temprana. Los problemas, cuellos de botella y desviaciones de los story points estimados y de la implementación real se identifican rápidamente.
La información del diagrama Burndown chart también puede utilizarse para la comunicación con los clientes. Especialmente a los clientes que aún no están acostumbrados a la implementación ágil de los proyectos, a veces les resulta difícil no recibir compromisos firmes para plazos fijos. Es fácil llevarse la impresión de que se está trabajando en el proyecto de cualquier manera sin que se concrete nada.
El Burndown chart puede ser una gran herramienta para visualizar el progreso del proyecto y hacerlo tangible. La capacidad de mostrar el progreso en cualquier momento muestra al cliente que el equipo está trabajando de forma profesional y fiable.
Prueba implementar un gráfico Burndown chart
Migrar al trabajo ágil no es coser y cantar. Y simplemente por la idea de introducir una nueva herramienta para la gestión ágil de proyectos puede consumir tiempo (y dinero) de forma innecesaria. Nuestra recomendación: al menos los equipos más pequeños podrían sencillamente descargar nuestra plantilla Burndown chart Excel y probarla.
Lo mejor para ti y tu equipo es elegir un proyecto que no sea demasiado nuevo y que sea relativamente fácil de implementar. Así podrás concentrarte en la diferencia que marca el método ágil en el proyecto y siempre sabrás que puedes recurrir a las rutinas tradicionales para completar el proyecto con éxito.
