IA y Project Management (I): la actual Dirección de Proyectos en las pymes

Publicado el 10/3/2020 por Carlos Javier Pampliega

Dirección de proyectos en las pymes

Según la consultora Gartner, en el año 2030, la inteligencia artificial habrá revolucionado el ámbito de la gestión de proyectos (contenido disponible en inglés). De acuerdo con estas previsiones, la tecnología relacionada con la Inteligencia Artificial habrá sustituido las tareas más básicas realizadas hoy en día por Project Managers.

En la misma línea, el Project Management Institute (PMI) dedicó su estudio Pulse of the Profession In-Depth Report en 2019 sobre AI Innovators: Cracking the Code on Project Performance  (contenido disponible en inglés), en el que recogía los datos de la encuesta realizada a 551 profesionales de la gestión de proyectos a nivel mundial. El informe extrae tres tecnologías relacionadas con la IA que ya están impactando en la gestión de proyectos:

  • Sistemas estructurados en función del conocimiento que ayudan al aprendizaje y la toma de decisiones en base al contexto de los datos;
  • Aprendizaje automático mediante la creación de patrones y modelos;
  • Gestión de decisiones, construyendo modelos y patrones que ayuda a la mejora de la toma de decisiones Apoyada por un conjunto de procesos en función de reglas lógicas y patrones detectados en los datos.

Al mismo tiempo, el informe AI Innovators especula con el aumento del impacto de otras herramientas relacionadas con la IA en los próximos tres años:

Sin embargo, debemos tener en cuenta que este tipo de análisis se realizan en un contexto muy específico, toda vez que la mayoría de los estudios sobre la gestión de proyectos y los reportes de la herramientas asociadas vienen de grandes proyectos y corporaciones.

La pregunta que nos hacemos es, ¿cómo pueden  afectar las nuevas tecnologías al ejercicio de la Dirección de Proyectos en aquellas pequeñas y medianas empresas donde esta práctica no está consolidada?

Las empresas de menor escala, pequeñas y medianas organizaciones, son una parte fundamental de la economía por su empleo, la innovación y el crecimiento económico. La Economía de los Proyectos, tal y como lo expresa el PMI debe tener también su reflejo en la gestión de los proyectos realizados por estas empresas de menor tamaño.

Sin embargo, sus particulares características hacen que, tanto la aplicación de los procesos relacionados con la Dirección de Proyectos como la tecnología y herramientas para implementar estos procesos, se vean obstaculizadas o mermadas.

Este primer artículo se centra en la cultura de la Dirección de Proyectos en las pymes: cómo se gestiona, los retos que se presentan, las ventajas que tienen como pequeñas y medianas organizaciones, y consejos para implementar procesos funcionales.

¿Cómo es la Dirección de Proyectos en las pymes?

La gestión formal de proyectos no está muy extendida en las pymes, y viene realizándose de una forma menos estructurada que en aquellas organizaciones de mayor envergadura y con implementación tradicional de las prácticas en project management.

La mayoría de las actividades “internas” que podríamos considerar como proyectos  ocurren de forma esporádica entre las operaciones continuas, y generalmente son atendidas por el personal de gestión de manera informal.

Las actividades o proyectos “externos” para un cliente fuera de la empresa generalmente reciben más atención, pero aún se gestionan de manera informal y, en la mayoría de los casos, por personal sin capacitación específica en gestión de proyectos.

Podemos afirmar que no existe una cultura de Dirección de Proyectos en las pymes. Esto no quiere decir que sus proyectos no tengan éxito. Un gran número de ellas gestionan de forma eficaz basadas en la experiencia y el  conocimiento tácito de las personas involucradas, más que un esfuerzo consciente o a unos procesos formalmente establecidos.

La consecuencia de esta falta de cultura de proyectos conlleva un fracaso futuro en la gestión de ese conocimiento, ya que el éxito de los proyectos normalmente se apoya en la experiencia de unas pocas personas especialistas acostumbradas a realizar este tipo de proyectos, y no otros.

Según Ghobadian y Gallear en su artículo TQM and Organization Size (contenido disponible en inglés), las pymes demandan de sistemas sencillos para planificar, controlar e informar sobre el estado de sus proyectos debido a la falta de recursos evitan los procesos formales y muy burocráticos.

La gestión de proyectos tradicionalmente ha precisado de roles especializados para establecer procesos formales para la toma de decisiones. Sin embargo, las pymes tienden a utilizar procedimientos no estandarizados y ningún sistema de gobierno de sus proyectos. Los procesos de toma de decisiones suelen ser personalistas, en manos de pocos roles responsables que normalmente coinciden con los propietarios, y basados idealmente en la experiencia.

Sistemas flexibles para dirección de proyectos

Sistemas sencillos y flexibles para las pymes

La Dirección de Proyectos influye en el organigrama de las grandes empresas, llegando a establecer PMO, Project Management Office, personal y estructuras estables aplicadas a afrontar los proyectos, ya sean internos o externos. En las pymes, sin embargo, la estructura organizacional se soporta sobre roles relacionados con la gestión de los proyectos con un grado de especialización muy bajo. Los roles encargados de planificar y controlar los proyectos normalmente están dedicados a tiempo parcial a estas tareas, compatibilizándolas con otras funciones.

Los procesos y procedimientos normalmente utilizados por las pymes reflejan que éstas requieren metodologías y herramientas en gestión de proyectos menos estructuradas y flexibles. La mayoría de las pymes no utilizan o lo hacen de forma muy somera, metodologías en gestión de proyectos por la falta de personal cualificado entre el staff, al mismo tiempo que los directivos (normalmente coinciden en la persona del fundador/propietario) de las empresas no muestran ningún interés en que los proyectos se gestionen de una forma más científica y profesional.

En caso de apostar por mejorar en la gestión profesional de sus proyectos, prefieren utilizar metodologías y herramientas testadas en vez de apostar por consultoría, talento y recursos asignados a las tareas relacionadas con la gestión, que podrían adaptar la metodología a la medida de la organización. Tailoring, el término acuñado por PMI para referirse a la necesidad de adaptar la metodología, los procesos y las herramientas utilizadas a la medida de la empresa y el proyecto en cuestión.

Al mismo tiempo, la estructura y los recursos dedicados a la gestión de proyectos requieren de las pymes poner el foco en las personas simplificando la burocracia y los formalismos que consumen mucho tiempo y recursos.

Por contra, las pymes poseen puntos favorables que las convierten en organizaciones competitivas en otros aspectos. Debido a la falta de estructuras rígidas y encorsetadas, son organizaciones en las que la cultura de innovación y emprendimiento están muy arraigadas.

Los trabajadores pertenecientes a la generación millenials representará el 75 % de la fuerza del trabajo en el año 2025, cambiando la cultura y la forma de realizar los proyectos. Esta generación de nuevos trabajadores prefiere trabajar en empresas más pequeñas, pymes, donde las estructuras organizativas pesan menos sobre la libertad de las personas. Sólo el 7 % de la Gen Y trabaja para grandes corporaciones mientras que su mundo gira alrededor de la cultura de las start-ups. Esta generación no espera que las grandes compañías escuchen su voz y reconozca su contribución, por este motivo prefieren trabajar en una pequeña empresa que valore su contribución y conocimientos como nativos digitales.

Muchas pymes se ven abordadas por la montaña cada vez mayor de literatura relacionada con los proyectos, la profesión de gestión de proyectos en rápido crecimiento y la creciente complejidad de las metodologías. En la encrucijada de la Economía de Proyectos no sorprende que los gerentes de las empresas más pequeñas no duden en asumir el desafío. Para que la gestión de proyectos sea más fácil de usar y aplicable a las pymes, sus gerentes demandan soluciones que tengan el tamaño adecuado para el proyecto correcto, es decir, simple, rápido, relevante y práctico.

Integrar la Dirección de Proyectos en los procesos de trabajo de las pymes supone incorporar la tecnología en sus procesos: IA, innovación y mejora de procesos.

En la segunda parte de este artículo, presentamos a la Inteligencia Artificial cómo una herramienta sumamente útil para la Dirección de Proyectos en las pymes.


Carlos Javier Pampliega es Arquitecto especializado en la Gestión de Proyecto y Riesgos, en diferentes sectores, es Certified Associate in Risk Management por la George Washington University.

Certificado Project Management Professional (PMP), amplía su ámbito de actuación a otros sectores, incorporando las Metodologías Ágiles de desarrollo de Proyectos como Professional Scrum Master.

Es voluntario del Project Management Institute (PMI) y secretario de la Junta Directiva de su Capítulo en Madrid.

Carlos es consultor y formador en Dirección de Proyectos, su marca personal en las redes es un referente en el ámbito de la  dirección de proyectos, autor de numerosos artículos, participa regularmente como ponente en presentaciones y cursos de diferentes Escuelas de Negocio y Universidades, así como en Congresos organizados por PMI.

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