10 preguntas clave para definir el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus

Publicado el 19/3/2020 por Brian Westfall y Bruno Peláez

10 puntos clave para definir el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus

¿Cómo es el plan de contingencia de tu empresa ante la situación del coronavirus? ¿Aún no lo has preparado? Este artículo está dirigido tanto a las empresas que ya tienen uno como a las que lo están desarrollando.

En el plan de contingencia de tu empresa frente a una pandemia, la salud de los trabajadores y la reducción al mínimo de las alteraciones que pueda causar en el negocio deben ser los factores prioritarios.

Al comienzo de 2020, todas las empresas llevaron a cabo planificaciones de lo más ambiciosas para el año. Dos meses después, el nuevo coronavirus y la enfermedad que provoca, la COVID-19, no han tenido piedad a la hora de trastocar todos nuestros planes. 

A medida que esta enfermedad, con un elevado índice de contagio, se va propagando y sin ningún tipo de certeza sobre cuándo llegará a su fin la pandemia que estamos sufriendo, los departamentos de recursos humanos de todo el mundo tienen en sus manos la imposible misión de abordar las cuestiones de seguridad que atañen a sus empleados al tiempo que tratan de mantener el ritmo habitual de la empresa, ya sea con teletrabajo o de manera presencial o la combinación de estas situaciones. Además, es primordial que tomen medidas con la mayor rapidez posible conforme se va desarrollando la crisis.

Son muchos los frentes que están abiertos y nosotros hemos querido ayudar con nuestro granito de arena. Para garantizar que la empresa está preparada para la COVID-19, proponemos diez preguntas, que hemos adaptado a partir de las pautas que ofrece la Guía de Gartner al respecto (contenido en inglés), que son clave para desarrollar o completar el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus.

Desarrolla, completa u optimiza el plan de contingencia de tu empresa frente a una pandemia, haciéndote estas diez preguntas.

1. ¿Es capaz la empresa de seguir funcionando con una tasa de absentismo del 25 % o superior?

La COVID-19 está siendo un problema económico para las empresas por dos motivos principales. El primero, los síntomas de la enfermedad pueden aparecer en un periodo de entre dos y 14 días tras la exposición al virus, lo que da vía libre a que los trabajadores contagien la enfermedad en la empresa de forma muy rápida sin ni siquiera ser conscientes de que la padecen. El segundo, el plazo de recuperación de la enfermedad, COVID-19, es de aproximadamente dos semanas.

En resumen, las empresas deben plantearse que funcionarán con un rendimiento inferior al 100 % durante algún tiempo sin importar si los trabajadores hacen teletrabajo o presencial. Si no has comenzado a hacerlo, te aconsejamos que empieces a identificar las funciones y los equipos cruciales de la empresa que necesitas para seguir funcionando en caso de que una gran parte de la plantilla no pueda trabajar. Debes tener en cuenta, además, una tasa de absentismo de al menos un 25 % cuando estés planificando la capacidad y estableciendo los objetivos.

2. Si la enfermedad provoca un índice de ausencias de empleados muy elevado, ¿están los trabajadores preparados y formados para poder desarrollar varias funciones?

¿Tienes representantes de ventas que puedan pasar fácilmente al servicio de atención al cliente? ¿Es posible que los desarrolladores de front-end puedan trabajar en las necesidades del back-end para que siga funcionando tu página web? Una vez que hayas identificado estas funciones cruciales para la empresa, deberías asegurarte de que hay suficientes empleados formados para desarrollarlas.

Si este no es el caso, plantéate hacer una dotación de personal eventual o analiza la posibilidad de desarrollar recursos como bases de gestión de conocimiento y software educativo de sistema tutorial (también conocido como mentoring software) para fomentar el aprendizaje y la mejora de competencias con mayor agilidad.

3. ¿Tienen los empleados la posibilidad de teletrabajar?

Algunas empresas ya tenían políticas de trabajo a distancia desde antes y por lo tanto implementarlo de manera urgente no fue un problema, otras se prepararon a tiempo sabiendo que habría confinamiento, pero aún hay muchas empresas que no lo han hecho y que ahora se están viendo obligadas a tenerlo en cuenta como una posibilidad real en estos momentos.

El trabajo desde casa es una de las mejores maneras de evitar el contagio de la COVID-19 en toda la empresa.

Si estás preparando a tu empresa para el teletrabajo entonces debes estudiar en profundidad las funciones de los empleados de la empresa y distribúyelas en tres grupos:

  • Aquellos casos en los que el teletrabajo sea imposible (cadenas de producción, cajeros)
  • Aquellos casos en los que el teletrabajo supone grandes pérdidas (equipos de ventas)
  • Aquellos casos en los que el teletrabajo es una opción sencilla (trabajadores capacitados)

Utiliza este análisis para poder informar sobre la política que vas a desarrollar en cuanto a qué empleados van a trabajar desde casa y cuándo. Esta política debería tener en cuenta también a aquellos trabajadores que pertenezcan a los grupos de riesgo, como adultos de edad avanzada o personas con patologías crónicas, para evitar que haya casos de máxima gravedad.

4. ¿Qué infraestructura se necesita para apoyar a los empleados que trabajan desde casa?

Según la encuesta de Gartner (contenido disponible en inglés), el 54 % de los responsables de recursos humanos consideran que la deficiencia en las tecnologías y la infraestructura es el obstáculo más importante para conseguir que el teletrabajo sea eficaz. En función del tipo de trabajo que se esté desarrollando, los empleados que trabajen desde casa necesitarán contar con los siguientes elementos:

Software de colaboración para plan de contingencia de tu empresa
Presentación de diapositivas a trabajadores en remoto a través de GoToMeeting (Fuente)

También es necesario que actualices la tecnología que utilizas y las políticas de IT para que tengan en cuenta los alquileres de equipos para teletrabajar, las cuestiones de seguridad y la asistencia técnica.

5. ¿La empresa hará un seguimiento o incluso podrá llegar a restringir los viajes a territorios con un índice de riesgo elevado?

En general e independientemente de las decisiones del Gobierno o de la Unión Europea, las empresas tienen tres opciones a la hora de limitar los viajes:

  • Prohibir todos los viajes que no sean imprescindibles
  • Prohibir los viajes a territorios con un índice elevado de riesgo
  • Prohibir absolutamente todos los viajes

Las páginas de seguimiento del avance del coronavirus que se actualizan de forma periódica, como esta de la universidad Johns Hopkins (disponible en inglés pero muy útil), y las recomendaciones de viajes que elaboran los gobiernos de cada país pueden contribuir a que tomes una decisión más fundamentada. 

Decidas lo que decidas en el plan de contingencia de tu empresa, informa de manera inmediata a los trabajadores de las políticas que pongas en marcha y pídeles que recuperen, en la medida de lo posible, los importes de los vuelos y las habitaciones de hotel que hubieran reservado previamente y que no vayan a utilizar.

6. ¿Qué procedimientos se pueden establecer para descontaminar el lugar de trabajo?

El virus que provoca la COVID-19 puede permanecer en las superficies hasta varios días, en función de los materiales que contamine y de la temperatura ambiental. Además de la contratación de un servicio de limpieza profesional para que descontamine el lugar de trabajo de forma periódica mientras perdura la COVID-19, deberías asegurarte de que todo el mundo cumple las medidas oportunas que recomiendan los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades:

  • Limpieza con agua y detergente o jabón antes de la desinfección.
  • Limpieza con soluciones que contengan lejía diluida, fórmulas con al menos un 70 % de alcohol o desinfectantes domésticos que estén registrados en la Agencia de protección ambiental (EPA).
  • Uso de guantes desechables y de batas para realizar todas las labores del proceso de limpieza, incluida la manipulación de basura.
  • Desechar los guantes tras haber realizado la limpieza de una habitación y lavarse las manos inmediatamente con agua y jabón.

También deberías estar al tanto de todos los procedimientos que no tienen ningún tipo de eficacia. ¿Qué ocurre con los filtros de partículas de aire de alta eficacia (HEPA), por ejemplo? No son una medida eficaz frente a la COVID-19.

7. ¿Qué garantías de seguridad es necesario ofrecer a los empleados para que se sientan seguros en el trabajo?

Esta cuestión es de máxima importancia. Los trabajadores menos prudentes pueden ser muy perjudiciales, pero aquellos extremadamente precavidos pueden provocar un aumento de la ansiedad y el pánico. Por lo estos motivos, el plan de contingencia de tu empresa debe ser muy claro sobre estos puntos.

Además de desarrollar una política de teletrabajo conveniente para los empleados, siempre que sea posible, las siguientes recomendaciones pueden atenuar el miedo que siente la plantilla con respecto al lugar de trabajo:

  • Publica información básica acerca de la COVID-19, como los medios de propagación y cuáles son los síntomas.
  • Coloca toallitas desinfectantes y soluciones hidroalcohólicas para las manos que contenga al menos un 60 % de alcohol en todas las instalaciones.
  • Recuerda a los empleados cómo lavarse las manos adecuadamente y cuelga carteles con las instrucciones al respecto.
  • Informa a los trabajadores sobre las medidas de precaución innecesarias (por ejemplo, que las mascarillas no se deben usar si uno no está enfermo) y sobre las formas de evitar cualquier tipo de contacto personal que no sea imprescindible (como evitar dar la mano).
  • Actualiza las políticas de vacaciones ilimitadas cuando sea necesario para que puedan acogerse a ellas los trabajadores que están enfermos y recuérdales que deben coger la baja por enfermedad en cuanto empiecen a tener síntomas.

Todas las comunicaciones que elabores deben tener una sola prioridad en mente: la salud y el bienestar de tus trabajadores.

8. ¿Cómo se puede desplazar a su país de origen a aquellos trabajadores que se encuentran de viaje, especialmente si están enfermos?

La reciente prohibición de entrada en Estados Unidos a la mayoría de los viajeros procedentes de Europa durante 30 días informa de la importancia que tienen los planes de contingencia de las empresas para desplazar a aquellas personas que se han quedado aisladas fuera de su país. Antes de que pueda suceder lo impensable, recoge la información necesaria y envíala por correo electrónico o súbela a la intranet de la empresa.

Este paquete de información debería incluir, entre otros datos, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de una persona de contacto de la empresa que vaya a encargarse de ayudar a los empleados y una lista con las organizaciones locales y las fuentes fiables que deberían consultar, como la Organización Mundial de la Salud (OMS).

También debería informarse a los trabajadores de las opciones que tienen en caso de no poder volver a su territorio de origen durante más tiempo del previsto, como los acuerdos de flexibilidad laboral, las vacaciones ilimitadas de las que disponen, el permiso médico y familiar que tienen a su disposición o cualquier otra posible solución, como una excedencia. Los empleados deberían debatir la opción más conveniente con su responsable.

En cuanto al desplazamiento a su país de origen, si un trabajador no ha dado positivo en las pruebas para detectar la COVID-19, estudia las diferentes posibilidades que tienes de volver a reservarle un vuelo. Si han contraído la enfermedad, deben seguirse de forma estricta las medidas que proponga el gobierno del país oportuno.

9. ¿Qué medidas de intensificación están disponibles?

La confusión es el enemigo público número uno de cualquier situación de emergencia. Por ese motivo, deberías elaborar una lista que contenga una serie de instrucciones, paso a paso, para que los trabajadores la consulten en caso de que se les diagnostique la COVID-19 o piensen que se han podido contagiar.

Estas instrucciones deberán contener las siguientes medidas:

  • Cumplir las instrucciones de cuarentena que ofrece el gobierno de España
  • Contactar con sus responsables para informarles sobre los sitios en los que han estado dentro del lugar de trabajo
  • Consultar las recomendaciones del proveedor de seguros sanitarios de la empresa o los centros médicos de la Seguridad Social
  • Llamar al centro médico correspondiente en caso de que aparezcan síntomas de la enfermedad y seguir sus instrucciones al respecto

Tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) puede funcionar como una herramienta improvisada de gestión de casos para hacer un seguimiento de la situación de tus empleados en cuanto a la COVID-19 a lo largo del tiempo. Tanto tú como los responsables de cada área podéis registrar la información detallada a medida que va apareciendo.

10. ¿Hay un equipo de gestión de crisis de empresa capacitado y representativo que incluya personal de guardia?

Un equipo de gestión de crisis empresarial formado por responsables y por trabajadores de base de diferentes departamentos puede contribuir a que el equipo de recursos humanos pueda divulgar de forma inmediata la información, ayuda a garantizar una administración coherente del plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus y ofrece asistencia durante las emergencias.

Además de ser capaz de contestar a las preguntas correspondientes y de orientar a los empleados para que encuentren los recursos adecuados, este equipo puede ser muy útil a la hora de estudiar las noticias y recomendaciones más recientes de las organizaciones sanitarias y de ofrecer información sobre el plan de contingencia si empeora la situación.

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Como ya se ha mencionado anteriormente, nadie sabe cuándo va a finalizar la pandemia por coronavirus. Las empresas deben mantenerse informadas sobre el desarrollo de la situación y estar preparadas para actuar con la mayor rapidez posible.

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