El 42 % de las pymes no estaba preparado para el teletrabajo

La pandemia obliga al teletrabajo: ¿cómo reaccionaron las pymes?

El coronavirus tiene al mundo contra las cuerdas , la sociedad se encuentra en una nueva realidad, aislada y evitando el contacto humano. Debido a esta situación, muchas actividades se están haciendo de manera remota, la industria y los negocios no son la excepción. El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones, que necesitan en muchos casos herramientas para teletrabajar específicas. 

En este contexto, Capterra ha realizado una encuesta* a empleados de pequeñas y medianas empresas para conocer su estado actual con respecto al teletrabajo.

¿Estaban las pymes españolas preparadas para el trabajo remoto? ¿Qué herramientas son las que más utilizan los negocios para funcionar a distancia? ¿Cuáles son los principales retos del teletrabajo?

El 42 % de las pymes no tenía el software necesario para el trabajo remoto

Cuándo las organizaciones tuvieron que implementar el teletrabajo, ya fuese por decisión propia o debido al aislamiento obligatorio, el 42 % de las pymes no tenía las herramientas necesarias para que los empleados pudieran teletrabajar. Este segmento tuvo que adquirir (31 %) o planificar la compra (11 %) de software específico para ello. 

A su vez, las pymes tampoco estaban preparadas en cuestión de equipo, ya que el 76 % de los participantes que realiza teletrabajo lo hace con su propio portátil u ordenador de mesa y únicamente un 24 % tiene uno de la empresa.

Aunque el 58 % de los encuestados ya tenía el software necesario para trabajar a distancia previo, el segmento que no estaba preparado sigue siendo un porcentaje muy alto si se tiene en cuenta que se sabía que el coronavirus estaba expandiéndose por Europa y que muchas organizaciones ya estaban tomando precauciones.

La nube, más importante que nunca

Si el uso de software en la nube en las pymes ya estaba en auge, ahora ha incrementado sustancialmente su importancia gracias a la variedad de herramientas y utilidades que presenta, especialmente las diseñadas para la comunicación y trabajo en equipo. Un 67 % de los participantes indica que utiliza de manera parcial (43 %) o total (24 %) software en la nube.

Para una empresa es más sencillo adquirir un servicio o software en la nube para que los empleados accedan a él utilizando un navegador, en vez de que tengan que descargar o instalar un programa. Una opción conveniente especialmente si se trabaja de manera remota.

Aún así, el software instalado en el ordenador sigue predominando para el trabajo a distancia, utilizado por el 74 % de los participantes, ya sea de manera parcial (43 %) o total (31 %). 

Top 5 software más utilizado para el teletrabajo

Las actividades del día a día que antes eran sencillas, como revisar un proyecto con el equipo en una sala de reuniones y discutir las acciones a seguir, ahora se han vuelto más complejas. Las indicaciones o mensajes se pueden interpretar distinto, por eso es esencial contar con herramientas de comunicación y organización que faciliten el proceso.

Estas son las cinco categorías de software más utilizadas por las pymes para el trabajo remoto:

El boom de la videoconferencia y el despegue de las herramientas para comunicarse

Las herramientas que están ascendiendo notablemente durante esta crisis son las que permiten las videoconferencias y conferencias web. La facilidad con la que se pueden hacer presentaciones, integrando imágenes o vídeos, logra que las ideas se transmitan de una forma completa. También hay que contar con el factor humano, sigue siendo esencial poder ver a la persona con la que se interactúa, ya sea en una llamada o una reunión. Más en estos tiempos de distanciamiento social.

El software de gestión de proyectos es uno de los más utilizados en circunstancias normales, pero en esta situación de teletrabajo también ha ganado terreno ya que es una herramienta indispensable para tener un control del progreso de las tareas, recursos, disponibilidad de empleados y demás elementos que conlleva un proyecto. 

A su vez, la comunicación entre equipos y una óptima colaboración a distancia son retos del teletrabajo al que se enfrentan las organizaciones. Por este motivo, las herramientas para trabajar en equipo y las herramientas de colaboración son de las más utilizadas en esta época del coronavirus. Este tipo de software posibilita una comunicación fluida y eficiente, calendarios en común, compartir y editar archivos y base de datos, entre otros elementos que un equipo utiliza para trabajar.

De cara a la comunicación externa, las herramientas de email marketing son un buen canal para mantener informado a los clientes sobre el estatus del negocio y los productos, especialmente si la empresa ha tenido que modificar su forma de operar y su abanico de productos o servicios. El software de servicio al cliente sigue siendo fundamental para atender y resolver los problemas a los que los clientes se enfrentan. Así como para recopilar y analizar información nueva sobre necesidades y tendencias en el mercado.

El desafío de concentrarse y el reto de las nuevas formas de comunicación

Trabajar a distancia presenta una serie de nuevos retos que normalmente no se encuentran en las oficinas. Muchos empleados no estaban acostumbrados a combinar su vida personal (en casa) con la profesional (en la oficina) y tampoco a basar la mayor parte de la comunicación del trabajo en herramientas digitales.

Los desafíos cruciales a los que se enfrentan los empleados son de tipo individual y de comunicación, tanto interna como externa.

La encuesta indica que el reto principal es de carácter individual: poderse concentrar y ser productivo (57 %). Las obligaciones del hogar, las distracciones de la casa, las noticias de la COVID-19 y la preocupación por los familiares son tan solo algunos elementos que tienen a la mente ocupada sin poder enfocarse de lleno al trabajo. Cada persona debe encontrar la forma, y el lugar, para poder trabajar concentrado y ser lo más productivo posible, evitando distracciones no urgentes.

El desafío general del teletrabajo en las pymes es acostumbrarse a la nueva forma de comunicación, ya sea con los compañeros de trabajo (43 %) o relacionarse con los clientes (41 %). Esto también influye en la planificación y gestión de proyectos (40 %).

Aprender a utilizar correctamente las herramientas de trabajo remoto es indispensable para superar estos retos pero también lo es el cambiar la forma de entender la comunicación en este mundo hiperconectado, saber contextualizar mensajes según el remitente y el medio que se esté usando. Es clave aplicar el lenguaje adecuado conforme el canal de comunicación y a la persona que se envía el mensaje, siempre siendo claro en lo que se pide o lo que se pregunta.

Las pymes reaccionaron al coronavirus pero deben aprender a teletrabajar

A pesar de estar en las noticias y afectando ya a empresas en Asia y en Italia, el coronavirus tomó por sorpresa a las pymes españolas, las cuales no estaban preparadas cuando inició el estado de alarma. Un 42 % no tenía el software que requieren sus empleados para el trabajo remoto y un 74 % tiene que utilizar su ordenador/portátil personal para ello. 

La implementación de herramientas para teletrabajo se tuvo que hacer con la crisis en marcha y, por lo tanto, muchos trabajadores tampoco estaban formados o preparados para operar de esta manera. Por lo mismo, uno de los retos principales para los empleados es aprender a concentrarse y ser productivo desde casa, un tema en el que intervienen muchos factores. Mientras que el desafío general de las pymes es la comunicación, tanto interna como externa, entre los compañeros de trabajo y de cara a los clientes. Un reto que implica conocer y utilizar adecuadamente el software de teletrabajo y desarrollar un nuevo lenguaje de comunicación para estos canales, uno que limite las posibles interpretaciones erróneas de los mensajes y que a la vez mantenga la cercanía humana.

La comunicación correcta influye mucho en la planificación y gestión de proyectos. Las pymes comprenden esto y es por ello que el software más utilizado para el teletrabajo es de videoconferencia, gestión de proyectos y colaboración. La importancia de estar informado, actualizado y poder transmitir correctamente las ideas a todos los miembros del equipo es esencial para que el negocio funcione, así como el relacionarse con los clientes correctamente de manera remota.

Actualmente las pymes tienen una crisis que enfrentar, están obligadas a que sus procesos y equipos funcionen a distancia. Un reto complicado pero superable. Es una ineludible revolución al teletrabajo.

* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajan en diferentes sectores de la industria.

De los 306 participantes, 212 realizan teletrabajo para su empresa, este segmento es el que se analizó principalmente para los datos reportados en este artículo a excepción de la gráfica 4. 

** La gráfica 3 y gráfica 4 son de respuesta múltiple, debido a esto la suma de los porcentajes en cada gráfica puede ser mayor a 100 %.

** La gráfica 4 corresponde a la pregunta: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron que están de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).