La adquisición de nuevo software es crucial para la supervivencia de las pymes ante la crisis actual

Publicado el 11/6/2020 por Bruno Peláez

Compra de software es crucial para que las pymes sobrevivan la crisis económica

El coronavirus acelera la digitalización de las pymes

La crisis económica generada por el coronavirus ha obligado a las pequeñas y medianas empresas (pymes) a cambiar su forma de operar, se han tenido que adaptar a una nueva realidad donde el teletrabajo y los servicios a distancia se han normalizado. Como respuesta las pymes han agilizado o adelantado su proceso de transformación digital.

Un elemento fundamental de esta transformación es el software con el que se trabaja. Muchas organizaciones han tenido que comprar e implementar nuevas herramientas digitales para poder ofrecer servicios y productos virtuales o a distancia. Adquisiciones que en su mayoría no estaban planificadas pero aún así se realizaron, un giro en la estrategia de compra de software como reacción a la situación de la covid-19.

Para comprender mejor la realidad de las pymes, Capterra lanzó una encuesta* con el fin de analizar el cambio de comportamiento de compra de software durante la crisis. Para este artículo se analizaron únicamente las respuestas proporcionadas por participantes con poder de toma de decisiones (managers, directivos y dueños). 

¿Era indispensable adquirir nuevo software para sobrevivir la etapa de aislamiento? ¿Qué supuso la compra de nuevas herramientas? ¿Qué tipo de software necesitaban las pymes? 

Puntos destacados del estudio

Puntos destacados del estudio sobre impacto de la covid-19 en las pmes

El 55 % de las pymes no tenía planificada compra de software y la covid-19 obligó a ello

En enero publicamos un artículo sobre los pronósticos de tendencias tecnológicas en pymes para el 2020. Esto ha cambiado radicalmente durante el primer semestre de este año debido a la irrupción del coronavirus en el mundo. Las herramientas de colaboración y comunicación tuvieron un auge inesperado gracias a la implantación del teletrabajo, así como otras categorías que ayudan al funcionamiento del negocio a distancia. 

Pero la adquisición de estos productos fue repentina para más de la mitad de las pymes, lo cual supuso un reajuste en el presupuesto y los tiempos de compra.

Compra de software inesperada debido a covid-19

El estudio indica que el 55 % de las pymes no tenía planificado comprar, instalar o actualizar software y lo tuvieron que hacer debido a la covid-19. Caso opuesto es el del 30 % de pymes que no cambiaron sus planes de adquisición ya sea porque compraron antes los productos que tenían en mente o porque no compraron nuevas herramientas. 

Por su parte, el segmento de pymes que tuvo que comprar inesperadamente herramientas digitales sufrió una alteración considerable en tiempo y dinero. Para el 31 % de este grupo, este cambio de planes supuso adelantar la adquisición de software entre 1 – 6 meses; y para el 48 %, el gasto realizado fue mayor al planificado para el periodo de enero a mayo. 

A pesar de que este cambio de planes de compra haya significado más costes, es una decisión clave de las pymes para ir de la mano con la transformación de la sociedad y el mercado, y no quedarse atrás.

El 75 % de las pymes considera crucial adquirir nuevo software para sobrevivir a la crisis

Transformarse o desaparecer es la regla que impera en las pequeñas y medianas empresas del mundo actualmente. A nivel global, el 70 % de las pymes ha adaptado su producto al mundo digital y un 59 % está operando bajo el modelo de teletrabajo. Esto supone la inevitable aceleración de la digitalización, la cual implica que las pymes tengan las herramientas correctas para transformarse. Si no las tienen, es esencial adquirirlas para sobrevivir este nuevo mercado.

Para 3/4 partes de las pymes es crucial adquirir nuevo software para sobrevivir la crisis

El 75 % de las pymes considera crucial la compra de nuevo software para la supervivencia del negocio, el 23 % lo percibe como muy crucial. Adaptar un producto o servicio a un formato virtual no es sencillo, no es únicamente comunicarse con el cliente a distancia o tener chats grupales con el equipo trabajo. Es replantear el producto, cambiar procesos internos y externos, agregar servicios, desarrollar nuevas vías de comunicación, formar empleados y clientes en nuevas herramientas y plataformas, cambiar la manera de relacionarse y hacer negocios, por mencionar algunas razones. 

Por lo tanto, es un cambio integral del negocio: mentalidad, estrategias, procesos y herramientas. 

Top 5 software adquiridos o por adquirir para afrontar los tiempos del coronavirus

A continuación presentamos los principales tipos de software que las pymes han comprado o están planeando comprar para enfrentar la crisis y adaptarse a las nuevas reglas del juego. 

Top 5 software para que las pymes enfrenten la crisis del covid-19

La encuesta indica que los productos con más demanda en España son los relacionados con el trabajo y las operaciones a distancia. 

El 55 % de los encuestados indica que el software de escritorio remoto es la principal herramienta elegida por las pymes para adaptar el negocio a la situación actual. Permite acceder a un ordenador o un servidor desde otro dispositivo a distancia, mediante un ordenador, móvil o tablet. Un software bastante útil para dar soporte técnico o trabajar con los archivos instalados localmente desde otra ubicación. Esencial para resolver problemas técnicos de forma remota.

El software de chat en directo está en segunda posición como el más demandado, un 34 % de los participantes opta por esta tecnología para implementarla en su negocio. El producto posibilita la comunicación con los clientes en directo a través de distintos formatos como chats, chatbots o llamadas; y se utiliza para diversas funciones como captación y conversión de leads, soporte técnico o registro y análisis de datos. Una práctica herramienta que optimiza la comunicación a distancia entre empleados y clientes.

Los programas para videoconferencias y las herramientas para webinar son categorías muy valiosas en estos tiempos de distanciamiento. Las reuniones en vídeo son un elemento básico para una comunicación correcta entre miembros de un equipo o con clientes, los mensajes se transmiten mejor en conversaciones y resolver dudas en ese momento evita interpretaciones erróneas y pérdida de tiempo y recursos. Mientras que los webinars han sustituido a las conferencias en persona, una industria muy afectada por la crisis de la covid-19.

Las herramientas de colaboración son esenciales para mejorar el teletrabajo, optimizan la organización interna, la gestión de proyectos y la comunicación. 

Comportamiento de compra de software de las pymes durante la crisis

Adquirir e implementar el software requerido para transformar el negocio a las nuevas condiciones implica varios retos. Un desafío es saber qué tipo de herramientas necesita el producto para poderse ofrecer de manera virtual o a distancia y el otro es elegir el software adecuado del abanico de opciones disponibles.

El presente estudio de Capterra está basado en respuestas de gerentes, directivos y dueños de pymes, cargos que planifican la compra e implementación de software. Ellos conocen las necesidades de la empresa pero, ¿qué esfuerzo requieren para encontrar el software que se adapta a su negocio? ¿En qué etapa del funnel de compra de tecnología se encuentran?

Fases de investigación de software que en que se encuentran las pymes

Las principales etapas en las que se encuentran los gerentes y directivos en pymes son: interés en tecnología específica y descubrimiento de necesidades de tecnología para el negocio.

El 29 % de los cargos con toma de decisiones están en la fase de interés, conocen el tipo de tecnología específica que necesita la pyme, pero aún deben investigar sobre las características y funciones de la oferta de productos o servicios para encontrar el tipo de software adecuado.

El 22 % está en la fase de descubrimiento, es consciente de que precisa una tecnología para resolver necesidades u oportunidades, pero no sabe ni qué tipo ni qué ofrece exactamente dicha tecnología. Es una etapa inicial que requiere orientación y ayuda para entender la situación del negocio y la tecnología disponible.

Ambas etapas son clave en la aceleración de la transformación digital: reconocer que hay que llevar el producto o servicio al formato digital y después entender qué herramientas son las correctas para cada caso. 

En cuanto se han resuelto estas cuestiones, los siguientes pasos son selección y compra del software. Decisiones que no se deben tomar a la ligera, ya que la tecnología que se implemente será pieza angular para ofrecer productos y servicios de calidad.

Aparte de un proceso interno de investigación de herramientas, contando con la opinión del equipo TI y con un presupuesto limitado, ¿qué otro factor influye en la decisión de compra? ¿qué información externa o características del producto se toman en cuenta para adquirir un producto? 

Factores que influyen en la compra de software en las pymes

El precio del software y los planes disponibles, el principal factor. Esto indica que se busca un producto versátil que se puede adaptar según las necesidades operativas (posibilidad de ampliar las funciones de la herramienta, por ejemplo) o económicas (cambiar de plan si hay un ajuste de presupuesto, por ejemplo).

Facilidad de uso es otro factor vital que se toma en cuenta. Se busca un producto sencillo de aprender y de usar ya que de esto depende que el desempeño con la tecnología sea satisfactorio. Esto influye en la calidad del servicio ofrecido.

Idiomas disponibles y versión de prueba gratuita son elementos valiosos para escoger un software. Tener la opción de que esté en el idioma del comprador y de sus clientes facilita su uso correcto y poder probar el producto para comprar y comprobar que se alinea con las necesidades de la empresa ahorra tiempo y dinero.

Las reseñas de usuarios en sitios web de terceros es el quinto factor en el que se apoyan los cargos con poder de toma de decisión. Conocer la opinión de otras personas sobre el producto aporta información valiosa, ya que es posible que las necesidades sean similares y si el software resuelve los problemas de un usuario, es probable que también sea útil para otros.

Transformarse o desaparecer

Sobrevivir a la crisis económica actual supone retos que anteriormente no había. Las empresas deben operar parcial o totalmente a distancia ya que las reglas sociales han cambiado. La preferencia por no realizar actividades en persona y de manera cercana convierte el teletrabajo en la nueva forma de funcionar. Muchos servicios y productos se ofrecen en formato virtual. Y quien no se sume a esta nueva realidad quedará atrás y podría desaparecer.

Las pymes en España reaccionaron a la transformación del mercado, acelerando su digitalización. Para ello tuvieron que adquirir nuevo software, tuvieron que cambiar su calendario de compra y de gastos. Este movimiento es vital para sobrevivir a la nueva realidad.

Operar a distancia es crucial hoy en día y si la empresa no invierte en productos que le permitan hacerlo es muy probable que se vea superada por la competencia, como afirma el 75 % de las pymes encuestadas. 

Si este cambio es temporal o permanente no es muy relevante para la pyme porque aunque el mundo vuelva a la normalidad anterior, el mercado virtual y a distancia que se está construyendo y que actualmente funciona se mantendrá. Las herramientas y conocimientos que adquiera una empresa ahora seguirán vigentes, y los nuevos canales de operaciones continuarán. Las empresas que resistan esta crisis serán más fuertes cuando esto pase.

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*Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 1009 personas, entre las que se seleccionaron 421 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajan en diferentes sectores de la industria. De los 421 participantes, 325 son directivos, gerentes o dueños con poder de toma de decisiones y 96 son empleados sin poder de toma de decisiones. Este artículo está basado en el análisis de las respuestas de los participantes con poder de toma de decisiones.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.