Cómo organizar los mejores eventos virtuales

Publicado el 23/12/2020 por Amanda Kennedy y Bruno Peláez

Cómo organizar eventos virtuales

En esta completa guía te mostramos cómo organizar eventos virtuales con éxito y cómo te puede ayudar el software de eventos virtuales.

Planificar y organizar un evento en vivo es bastante estresante de por sí, pero cuando se trata de eventos virtuales, hay factores de estrés añadidos: puede que no sepas qué herramientas usar o cómo hacer que tu evento sea entretenido para los participantes.

En este artículo, repasaremos todo lo que necesitas saber sobre los eventos virtuales, entre lo que se incluye:

  • Beneficios de los eventos virtuales
  • Tipos de eventos virtuales
  • El software de eventos virtuales que necesitas
  • ¿Cuánto tiempo debe durar el evento virtual?
  • ¿Cómo promocionarlo?
  • ¿Cómo hacer que el evento virtual sea divertido y atractivo para los participantes?

Sigue leyendo esta completa guía para planificar tu próximo evento virtual y asegurarte de que sea un éxito.

¿Qué beneficios tienen los eventos virtuales?

Uno de los beneficios de planear un evento virtual o en línea es que no necesitas reservar un espacio físico, lo que implica que además ahorras dinero. Tampoco hace falta instalar mesas, sillas y equipos de presentación poco manejables, lo que supone más ahorro de tiempo y dinero.

También puedes beneficiarte de los datos adicionales y del seguimiento de la audiencia de tu plataforma de eventos virtuales. Con mejores análisis sobre la participación de los asistentes. ¿Durante cuánto tiempo sintonizaron los invitados antes de marcharse? ¿Qué sesión fue la más popular? Con esta información podrás planear mejor tu próximo evento.

Otro beneficio es que tiene el potencial de ampliar el alcance a nuevos lugares y compartirlo con una audiencia mayor. Por ejemplo, tu público ampliado puede incluir a personas que no pudieron asistir de manera simultánea (un evento sincrónico requiere que las personas estén en línea al mismo tiempo y que interactúen en tiempo real) y que desean ver tu contenido de manera asincrónica (las personas pueden participar en el mismo evento cuando les venga bien, en su propio huso horario, por ejemplo, cuando están en diferentes zonas horarias).

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

Con la mayoría de las plataformas es fácil grabar una reunión virtual y puedes ofrecer este vídeo de seguimiento gratis a los asistentes o como vídeo de pago a aquellos que no se habían registrado.

Elige el tipo de evento virtual

Al igual que los eventos en el mundo real, los eventos virtuales abarcan un amplio abanico en términos de tipo, duración y propósito. A continuación, te presentamos algunos de los principales tipos de eventos virtuales.

  • Conferencia virtual: Un evento en el que puedes tener varios ponentes durante unos días. Un programa suele tener discursos de apertura más largos una o dos veces al día, y sesiones más cortas cada hora a lo largo del día. Para estas sesiones va bien la funcionalidad de seminario virtual de la plataforma de eventos.
  • Feria de muestras virtual: Estos incluyen panelistas y ponentes al estilo de los seminarios web, pero también en expositores. Por lo general, se dirigen a un sector en particular. Con el software de eventos virtuales, puedes configurar cabinas virtuales que incluyan aplicaciones interactivas o vídeos para que los asistentes los exploren.
  • Festival virtual: Durante la pandemia, muchos festivales están trasladando los eventos del 2020 a la red, donde transmiten en vivo los presentaciones de charlas o los espectáculos musicales. Estos festivales virtuales pueden ir desde ferias del libro hasta festivales de arte y cultura.
  • Evento de networking virtual: Puede tratarse de un evento independiente, o parte de otro evento como una conferencia virtual o un evento de charla. Los asistentes conversan de forma informal a través de videoconferencias o mensajes, a menudo antes o después de una presentación más formal.
  • Evento de charla virtual: Los eventos de charlas virtuales van desde lecturas de autores en librerías locales hasta reuniones de desarrollo profesional. A menudo se celebran con la funcionalidad de transmisión en vivo o de videoconferencia del software de eventos virtuales.
  • Reunión interna virtual: Lo que antes eran reuniones presenciales de toda la empresa o de todo el departamento, ahora puede producirse en un entorno virtual. Estas también se conocen como asambleas donde los asistentes pueden interactuar con el ponente y hacer preguntas.

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

Cada herramienta de eventos virtuales tiene una serie de características y opciones diferentes, sigue leyendo para saber cómo elegir la que más se ajuste a tus necesidades.

Feria virtual de empleo en Brazen (Fuente)

Elige la herramienta idónea

La plataforma concreta que necesitas dependerá del tipo de evento virtual que estés organizando. Por ejemplo, dependiendo de la logística de tu evento, puede que necesites funciones de seminario web, integración de sesiones de chat o de grupos de discusión, una recepción virtual o un espacio para eventos donde se simule un entorno de feria de muestras o con capacidad de transmisión en vivo.

Es importante hacer un plan para tu evento primero y luego encontrar la plataforma de eventos virtuales con las características adecuadas para llevarlo a cabo.

 ¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

En general, las herramientas de software para eventos virtuales te permiten transmitir eventos en línea e interactuar con los asistentes. Otra característica clave es que se pueda compartir información con los asistentes a través de un seminario web.
Algunos programas de eventos virtuales incluso permiten crear entornos virtuales completos con recepción de eventos, cabinas virtuales y avatares de los asistentes.

Echa un vistazo a nuestro catálogo de software de eventos virtuales para ver las comparativas de herramientas de software más populares y explorar las características. Puedes usar la herramienta de “filtros” de Capterra, disponible en cada directorio de software, para filtrar las opciones según las características que necesites. También puedes leer las opiniones de los usuarios de otras empresas sobre cómo califican cada plataforma.
Recepción del evento virtual en vFairs (Fuente)

Decidir la duración adecuada

Tal vez te preguntes cuánto tiempo debería durar un evento virtual. Una vez más, esto dependerá del tipo de evento que estés organizando. Puedes tomar como referencia los eventos presenciales, pero ten en cuenta que con un entorno en línea, puede ser más difícil mantener a un asistente atento y participativo. Por esta razón, posiblemente sea preferible que sea breve.

Como orientación, un evento virtual de mayor visibilidad como un festival virtual o una conferencia virtual podría durar de uno a cuatro días, dependiendo del número de conferenciantes y asistentes, con una programación oficial que podría durar toda la jornada laboral. Un evento único de desarrollo profesional virtual solo debería durar entre 45 minutos y una hora. También puedes reservar 15 minutos al final o al principio del tiempo programado para que los invitados se “conecten” a través del chat o la videoconferencia.

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?
Muchas plataformas de software vienen con características como el chat en grupo o las opciones de encuestas en vivo. Estas características pueden ayudarte a hacer que tu evento sea más atractivo si incluyes minijuegos o fórmulas de networking.
Sesiones en grupo y encuestas en vivo en Accelevents (Fuente)

Promocionar tu evento

Para conseguir que tu evento virtual destaque entre la multitud, tienes que ser creativo.

A continuación, te presentamos algunas ideas para poner en marcha tu proceso creativo:

  • Envía un divertido gif animado como invitación al evento.
  • Ofrece a tus suscriptores de correo electrónico un descuento para asistir a su evento virtual.
  • Crea camisetas personalizadas, bolsas de tela o carteles que promocionen el evento (y haz que estén disponibles a través del comercio electrónico en el sitio web del evento, por supuesto).
  • Dona un porcentaje de la venta de entradas a una organización sin ánimo de lucro relacionada con el evento.
¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?
Algunas plataformas de software para eventos virtuales permiten la personalización de la marca, lo que permite que tu marketing destaque y se coordine con la marca del evento virtual para proyectar una imagen coherente. Por ejemplo, puedes crear páginas de aterrizaje con formulario de registro e inscripción personalizadas que tengan el mismo aspecto que la página de aterrizaje del evento en vivo.
Marca personalizada en las páginas de inscripción y registro de SpotMe Anywhere (Fuente)

Haz que sea divertido

Una vez tengas lista la promoción del evento, tienes que cumplir la promesa de diversión.

Tus invitados quieren aprender de ti y hacer contactos, pero también quieren pasar un buen rato. Aunque los eventos sean totalmente virtuales, puedes hacer que sean divertidos con ayuda de la plataforma de eventos virtuales.

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

  • Muchas plataformas de software de eventos virtuales te permiten crear una recepción virtual para el evento. Invita a los proveedores y a los ponentes a montar expositores y deja que los invitados exploren de forma interactiva.
  • Fomenta el networking lanzando una pregunta para romper el hielo y haz que los invitados intervengan a través del chat.
  • Contrata a una banda de música para que actúe en línea a través de una transmisión en vivo antes de comenzar la sesión principal o la presentación del ponente.
  • Ofrece un regalo y que el presentador use una aplicación de sorteo para seleccionar un ganador.
  • Prueba con encuestas en vivo para dividir la presentación.
Sala de exposiciones virtual en EventTitans (Fuente)

Organiza un evento virtual con éxito y haz que los invitados vuelvan a por más

Aunque puede intimidar probar algo nuevo, tu próximo evento virtual puede tener tanto éxito como un evento presencial.

Ten en cuenta que este tipo de experiencia virtual puede ser nueva también para tus invitados, por lo que tienes la oportunidad de destacar entre los competidores con ideas nuevas y probando formas creativas para mantener a los invitados entretenidos.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software de eventos virtuales para descubrir más productos.
Nota: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una función dentro de un contexto y no tienen la intención de ser recomendaciones ni promociones de estas. Se han extraído de fuentes que se consideran fiables en el momento de publicación.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.

Sobre la autora o el autor

Content Analyst for Capterra and GetApp. Tech expert, currently specialized in B2B software trends. You can find him immersed in data and text or in drawing a labyrinth.

Content Analyst for Capterra and GetApp. Tech expert, currently specialized in B2B software trends. You can find him immersed in data and text or in drawing a labyrinth.