Cómo organizar mejor las entregas con un software de planificación de rutas

Publicado el 27/5/2021 por Chiara Casse y Bruno Peláez

Mejora tus entregas con un software de planificación de rutas

La mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, tiene entre sus prioridades la optimización de todos aquellos aspectos que afectan a la distribución de sus productos. Una tarea que se refiere a la logística y su planificación de rutas de reparto; es decir, a garantizar que los receptores del servicio reciban correctamente los materiales, productos, cartas o paquetes solicitados.

Podría parecer que la organización de esta tarea es una función exclusiva del responsable del departamento de envíos, pero en realidad es una cuestión que involucra a varias áreas de la empresa. Solo mediante una correcta coordinación del trabajo se puede garantizar que todo esté listo en el momento adecuado para que el envío empiece su viaje sin demoras y llegue al destino dentro del plazo establecido. Con el objetivo de mejorar esta importante fase de la actividad empresarial, en los últimos años han ido apareciendo diferentes opciones de software para la planificación de rutas.

Estos programas ofrecen un soporte muy valioso en la organización de las entregas. A través de avanzadas herramientas y algoritmos son capaces de establecer las rutas más adecuadas, el orden de entrega idóneo y las distancias más recomendables, con actualizaciones en tiempo real que tienen en cuenta aspectos como el tráfico o las condiciones meteorológicas, entre otros. Todas estas funciones están orientadas a unos objetivos bien definidos: establecer prioridades, optimizar los tiempos, facilitar el trabajo de los conductores, reducir los costes y asegurar que tu empresa siempre cumpla con las condiciones de entrega pactadas.

Cómo funciona el software de planificación de rutas

Son muchas las empresas que se ven en la necesidad de gestionar numerosos envíos a lo largo del día ya sea para organizar entregas a domicilio particular o a clientes como empresas o instituciones. Es evidente que cualquier contratiempo en este servicio puede acarrear consecuencias negativas. Los fallos de logística a menudo generan situaciones de estrés y confusión, marcan rutas de reparto equivocadas, provocan la acumulación de retrasos en las entregas e incluso pueden ocasionar la pérdida de los envíos. Son percances que afectarán la imagen de cualquier negocio, cuando debería ser lo contrario y proporcionar a socios y clientes la sensación de que todo funciona de manera perfectamente coordinada.

Los distintos tipos de software de planificación de rutas que actualmente se comercializan funcionan a través de algoritmos capaces de analizar las prioridades preestablecidas o calculadas de forma automática para fijar un orden con base en estas. El análisis de las variables tiene en cuenta numerosos parámetros, entre ellos el estado del tráfico en las horas punta y en los lugares clave. Existe la posibilidad de configurar el programa para indicarle cuáles son los clientes que deben ser atendidos con prioridad. También brinda la oportunidad de identificar quién tiene por costumbre desequilibrar el calendario de entregas, retrasando la recepción de la mercancía. Asimismo, puedes analizar la situación para valorar qué mensajeros son más adecuados para cada tipo de entrega, en función de su rapidez o de su conocimiento de un barrio o zona concreta de la ciudad.

Esta interacción entre los conocimientos del usuario y los cálculos realizados por el software se traduce en grandes beneficios, optimiza los métodos de trabajo y minimiza el riesgo de que se produzcan errores. Además, puesto que a lo largo del día pueden presentarse otras urgencias o necesidades impredecibles, gracias a estos programas es posible modificar la planificación en cualquier momento para establecer otras rutas o prioridades de entrega. Es tan sencillo como realizar un drag-and-drop de las tareas o cambiar directamente los recorridos de un vehículo a otro.

Las ventajas para la actividad empresarial que conlleva la utilización de un programa para la planificación de rutas son evidentes: desde el departamento de compras hasta los departamentos de producción, pasando por el área de marketing e incluso por los propios conductores, todos los empleados van a poder desempeñar sus funciones diarias en un ambiente más tranquilo y relajado.

Propiedades específicas de programas de planificación de entregas y áreas de uso 

Tal como comentábamos, en el mercado hay una gran cantidad de programas destinados a organizar las entregas, algunos con una larga trayectoria a sus espaldas y otros desarrollados recientemente. Muchas de las características esenciales de estos programas son bastante parecidas, pero siempre hay matices. Es importante tener en cuenta estas particularidades a la hora de escoger el software que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu empresa.

En cualquiera de estos programas de gestión siempre encontrarás las mismas herramientas básicas: base de datos de clientes, mapas interactivos, gestión de pedidos, búsqueda de la ruta idónea, impresión de etiquetas, soporte para códigos de barras, firma vía teléfono móvil, seguimiento GPS de entregas, tiempo estimado de llegada, seguimiento del conductor en tiempo real y notificaciones en tiempo real sobre eventuales cambios de ruta.

Las herramientas más completas exigen, por lo general, el pago de una tarifa mensual, aunque es habitual que dispongan de prueba gratuita. Son programas que pueden o no tener versión en español, con servicio de asistencia online en horario laboral, e implementaciones en la nube y dispositivos iOS y Android, aparte de ofrecer interesantes herramientas de formación (documentación escrita, webinars y reuniones). Entre los servicios adicionales puedes encontrar cámaras de salpicadero integradas para los vehículos, avisos por exceso de velocidad, facturación automática, notificaciones vía SMS, exportación de rutas en Excel, registro de pagos por servicios externos y creación de informes detallados.

Estos tipos de software se emplean con frecuencia en diferentes áreas de negocio, algunas de ellas son:

  • Producción de bienes de consumo
  • Hostelería, catering y servicios de reparto de comida
  • Flotas navales
  • Gestión de residuos y servicios de mantenimiento
  • Mensajería y agencias de transporte

Las opciones disponibles en el mercado varían para adaptarse a las necesidades de organización específicas de cada empresa.

Cómo escoger un software de planificación de rutas

Hay que tener en cuenta varios aspectos. Para tomar la decisión correcta necesitarás valorar factores como el tamaño de la empresa, el volumen de trabajo y la actividad concreta que realiza el negocio. En aquellos casos en los que la cantidad de entregas diarias es muy elevada, conviene optar por un software con funciones avanzadas, sobre todo en lo referido a la gestión de las zonas y la planificación de rutas y tiempos de entrega. Si, por el contrario, la empresa tiene necesidades más limitadas, será más rentable invertir en un programa básico por una tarifa mensual más reducida.

En sectores específicos como las flotas navales, los restaurantes, el reciclaje de metales, los sanitarios portátiles y la gestión de residuos, es mejor optar por un programa específicamente diseñado y desarrollado ad hoc o, cuanto menos, destinado a este tipo de negocios en concreto.

Independientemente de la alternativa que se elija, siempre es conveniente utilizar antes la prueba gratuita para garantizar que el programa cumple con todas las expectativas. Con la cantidad de alternativas existentes, diversificadas y con capacidad para ofrecer una respuesta efectiva a cualquier exigencia, sería un error lanzarse a por la primera opción sin hacer una prueba. La adopción de un buen programa para la organización de las entregas puede ayudar a fidelizar a los clientes que ya forman parte de la cartera habitual, adquirir nuevos usuarios, reducir costes y generar confianza y respeto hacia la empresa.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software de planificación de rutas para descubrir más productos.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.