Cómo diseñar el stack tecnológico ideal

Publicado el 15/6/2021 por Bandita Awasthi y Bruno Peláez

Qué es y cómo diseñar un stack tecnológico para tu negocio

¿Tienes dudas a la hora de elegir el software para diseñar un stack tecnológico? A continuación enumeramos los pasos clave que se deben seguir para encontrar las herramientas adecuadas para cada empresa.

 En la actualidad, no hay empresa capaz de progresar sin recurrir a las soluciones de software. Independientemente del tamaño de la empresa, el uso del software está vinculado de forma indisociable a aquellos planes de negocio que aspiran a algo más que la supervivencia. Ya sea un software de gestión de proyectos, un software CRM o herramientas de colaboración para el equipo.

De este modo, podría ser una buena idea estudiar la posibilidad de contar con una combinación limitada de herramientas para perfeccionar el funcionamiento y eliminar las deficiencias del negocio. En esta combinación pueden figurar las herramientas que ya se utilizan en la empresa con nuevas herramientas o acudir a una mezcla de herramientas completamente nuevas. Esta combinación será la base del stack tecnológico de la empresa, también denominado tech stack.

No obstante, para diseñar un stack tecnológico eficaz no basta con elegir las herramientas de software e implantarlas. Primero, es necesario averiguar lo siguiente: ¿qué tipo de herramientas de software necesita la empresa? ¿Qué procesos van a mejorar con la automatización? ¿En qué medida van a ser idóneas las herramientas que has elegido a largo plazo? Y, lo más importante, ¿las herramientas van a funcionar correctamente en conjunto?

En resumen, no se trata de empezar a adquirir las aplicaciones para el stack directamente, es necesario estudiar y trazar una estrategia.

Para ayudarte, en este artículo compartimos un plan estratégico para montar un tech stack. También se tratarán los factores clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir las herramientas adecuadas para la empresa. 

¿Qué es un stack tecnológico?

Un stack tecnológico es una combinación de herramientas de software, principalmente en la nube, que funcionan conjuntamente para lograr un objetivo empresarial determinado. Estas herramientas se pueden integrar directamente entre sí o pueden funcionar a la perfección sin que exista ninguna integración (como en el caso de Microsoft Excel y Spreadsheet Web).

La empresa puede contar también con diferentes stack tecnológicos, como un tech stack para los procesos de marketing y otro de desarrollo de aplicaciones para los procesos relacionados con este ámbito.

A continuación se explican los pasos que hay que seguir para montar el stack tecnológico más adecuado:

Paso 1: Descubre qué procesos es necesario automatizar

Para identificar qué procesos están preparados para llevar a cabo su automatización, escoge los procesos empresariales principales y desglósalos en pasos individuales. Puede resultar muy útil escribirlo en una sola línea o en notas adhesivas que se puedan disponer de forma lineal. También puedes utilizar un software de gestión de procesos para llevar a cabo tu análisis.

Fíjate en los pasos y averigua la relación entre ellos dentro del proceso y con otros procesos. Trata de detectar las zonas en las que existen deficiencias. Para ello, intenta identificar lo siguiente:

  • ¿Existen zonas en las que los procesos se ralentizan?
  • ¿Cuentas con diversas aprobaciones, confirmaciones o transferencias durante los procesos?
  • ¿Hay algún proceso especialmente largo, que tenga más de 10 pasos? ¿Es posible simplificarlo?
  • ¿Se observan pasos innecesarios que no añaden valor al proceso?
  • ¿Se detecta algún cuello de botella en el proceso?

Las respuestas a todas estas preguntas son muy útiles para identificar las zonas en las que los procesos están perdiendo eficacia. Cada zona que identifiques en la que la eficacia sea deficiente te ofrece la posibilidad de llevar a cabo la automatización.

 Consejo avanzado

No olvides los factores operativos cuando estés tratando de identificar los procesos que hay que automatizar. Por ejemplo, puede haber procesos en los que los errores humanos sean más probables y sus repercusiones más costosas por su complejidad o aquellos cuya transparencia dependa de documentación actualizada y que funcionen en sistemas heredados cuyo coste sea excesivo para seguir utilizándolos.

Es necesario tener en cuenta todos estos detalles para poder obtener una visión general de los riesgos y las deficiencias.

Paso 2: Elige entre las herramientas específicas del sector o del proceso

A la hora de diseñar un stack tecnológico, es posible que tengas dudas sobre si debes optar por una herramienta específica del sector o una que se centre en un proceso.

Las herramientas específicas del sector se diseñan a partir de las prácticas recomendadas del sector, mientras que las herramientas para procesos concretos son más sencillas de configurar y de utilizar en un principio. 

Mientras que las herramientas específicas del sector suelen ser bastante caras, las herramientas específicas de procesos son soluciones ya preparadas, pero pueden carecer de capacidades más avanzadas de personalización.

Entre las herramientas específicas del sector figuran soluciones como las plataformas de comercio electrónico, el software bancario o el software de gestión de obras, mientras que en las herramientas específicas de procesos se encuentran soluciones como los programas de facturación, las herramientas de automatización de marketing y los software CRM.

A la hora de elegir la herramienta adecuada, céntrate en el mayor reto al que se enfrenta tu empresa y estudia si es un caso único en el sector. Por ejemplo, si la empresa está relacionada con el ámbito bancario y está enfrentándose a problemas en cuanto a la apertura de operaciones de crédito, deberás optar por una herramienta específica del sector para la apertura de créditos. Si los problemas que debes afrontar provienen de un proceso que no es único en el sector, como la gestión de facturas o la generación de clientes potenciales, es probable que debas elegir una herramienta específica para estos procesos.

 Consejo avanzado

Cuando vayas a seleccionar una aplicación, ten siempre en cuenta las diferencias que existen entre las plataformas de software todo en uno con las herramientas especializadas, y la diferencia entre las herramientas preparadas con el desarrollo de software personalizado. A la hora de elegir una de estas opciones, es más importante tener en cuenta las obligaciones de funcionamiento (como los plazos de los proyectos, la capacidad de recursos y el presupuesto de TI) que el problema principal al que se enfrenta la empresa.

Paso 3: Comprueba las opiniones de los usuarios para saber lo que piensan profesionales como tú

Te contamos cómo puedes sacar el mayor partido de las opiniones durante tu búsqueda:

  • Busca opiniones que sean específicas del sector o del proceso, ya que en ellas se debatirá sobre el software en relación con los puntos que más te preocupan.
  • Consulta opiniones que hablen tanto de los puntos fuertes del software como de los débiles. Es posible que también se comenten funciones importantes que la herramienta debería ofrecer, pero con las que no cuenta.
  • Busca los temas que aparecen de forma común en las opiniones, como las reclamaciones o los elogios más habituales en cuanto a una función específica, la interfaz de usuario o sobre la facilidad de uso. Si varios usuarios están teniendo un mismo problema, lo más probable es que tú también lo sufras.

Consejo avanzado

Intenta encontrar referencias (usuarios conocidos). Pueden ser útiles no solo para que conozcas su experiencia de primera mano sino también para aclarar ciertas dudas. Podrás preguntar sobre el producto (¿han tenido que personalizar la solución? Y, de ser así, ¿por qué motivo?), su implementación (¿qué tareas se han tenido que gestionar durante la implementación?) o cualquier otra duda que te parezca oportuna.

Paso 4: Planifica a largo plazo

Al diseñar un stack tecnológico es necesario reflexionar sobre las necesidades que se plantearán en el futuro, de forma que no tengas que enfrentarte a ningún problema en el transcurso del crecimiento de la empresa.

Para evitar tener que cambiar de proveedores en mitad del recorrido del software, te proponemos algunos criterios que deberías tener en cuenta:

  • Personalización: una plataforma de software que se puede personalizar será útil a la hora de modificar la herramienta en función de las necesidades de la empresa. Por ejemplo, si añades otro producto y otro servicio en la empresa, es posible que necesites ciertas funciones adicionales. Una plataforma que se pueda personalizar es muy útil para modificar la herramienta y que se adapte a esas necesidades.
  • Posibilidad de ampliación: a medida que crezca la empresa, en cuanto a tamaño o en cuanto a expansión geográfica, habrá que gestionar una mayor cantidad de datos. La aplicación que se elija debe ofrecer la posibilidad de ampliación para adaptarse al aumento de los datos.
  • Integración: las herramientas del stack tecnológico deberían facilitar la integración con terceros. Esto contribuye al intercambio fluido de datos entre el stack y permite que se trabaje de forma homogénea.
  • Viabilidad económica: algunas herramientas pueden resultar demasiado caras en cuanto a su mantenimiento a medida que la empresa necesita llevar a cabo modificaciones. Debes asegurarte de hablar con el proveedor no solo de las opciones de precios actuales sino también de las que puedas necesitar en el futuro.

 Consejo avanzado

Cuando te plantees todos estos factores, haz partícipes a los equipos que se verán afectados en mayor medida por las herramientas de tu tech stack. La identificación de los equipos resultará sencilla en el caso de las herramientas específicas para procesos. En el caso de aquellas específicas del sector, detecta los problemas empresariales principales y estudia a qué equipos van a afectar en mayor medida.

Consulta con los equipos todos los factores que hay que tener en cuenta, dado que ellos son quienes tienen la información más valiosa sobre el proceso. Por ejemplo, el equipo de marketing conocerá bien en qué medida van a ampliarse sus necesidades con el tiempo y cómo van a adaptarse a ellas las herramientas del stack tecnológico de marketing.

Siguientes pasos para diseñar un stack tecnológico:

Una vez que tengas la certeza de lo que necesitas que ofrezca una herramienta y los criterios en base a los que la vas a evaluar, enumeramos ciertos pasos que deberás seguir para llevar a cabo la elección definitiva:

  • Crea una lista preliminar: elabora una lista inicial en la que incluyas de tres a cinco productos.
  • Consigue experiencia práctica: una vez hayas elaborado la lista preliminar, comprueba si los proveedores ofrecen un periodo de prueba gratuito. Este periodo de prueba puede ser útil para conseguir experiencia práctica con las herramientas. El equipo puede utilizarlas y señalarte cualquier problema que pueda surgir.
  • Consigue una demo: si no tienes la opción de disfrutar de un periodo de prueba gratuito, intenta programar una demostración práctica con el proveedor. Es muy útil a la hora de ver en primera persona las funcionalidades de las herramientas y consultar tus dudas. Antes de acudir a la demo, es necesario que lleves a cabo un estudio de la herramienta en profundidad y que tengas a mano una lista con las dudas más importantes. 

Una vez que hayas resuelto las dudas con el proveedor y hayas podido evaluar el rendimiento de la herramienta, habrá llegado el momento de tomar la decisión definitiva. Antes de adquirir la herramienta, comenta las condiciones del contrato con el proveedor, comprueba si puedes beneficiarte de ciertos descuentos, confirma los planes de pago y verifica las responsabilidades del proveedor posteriores a la venta.

Cuando hayas comprado el producto, date una palmadita en el hombro y olvídate de las dudas, porque con toda seguridad habrás diseñado un stack tecnológico adecuado del que puedes sentirte orgulloso. Como resultado de todo el estudio que has llevado a cabo durante el proceso de compra obtendrás una mayor eficacia y un ahorro en los costes.

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Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.

Sobre la autora o el autor

Content Analyst for Capterra and GetApp. Tech expert, currently specialized in B2B software trends. You can find him immersed in data and text or in drawing a labyrinth.

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