Las empresas que deseen contar con un equipo de gestión de proyectos eficiente deben empezar por diseñar un stack tecnológico de gestión de proyectos eficaz compuesto por las herramientas adecuadas.
No hay dos proyectos idénticos. Lo mismo ocurre con los equipos de proyecto: cada uno tiene sus propias maneras de trabajar, formas concretas de gestionar los procesos y diferentes estilos de comunicación.
Por ejemplo, un equipo de proyecto ágil será muy comunicativo, ya que consigue que el trabajo se lleve a cabo con un flujo de comentarios y de revisiones frecuentes. Por otro lado, un equipo que gestiona proyectos en cascada puede que no se comunique tan a menudo, pero se centrará mucho en la planificación y en asegurarse de que las expectativas están claras desde el principio.
Incluso si estos dos equipos siguen el mismo enfoque de gestión de proyectos, podría haber muchas otras variaciones, como su preferencia por Kanban o Scrum.
Estas variaciones hacen que una herramienta de gestión de proyectos única sea incapaz de satisfacer las distintas necesidades de cada equipo. Las empresas deberían considerar la posibilidad de crear una combinación de recursos tecnológicos de gestión de proyectos propios, también conocidos como tech stack o stack tecnológico para gestionar proyectos, que se integren a la perfección con los procesos y las prácticas de colaboración de los distintos equipos.
¿Qué es un stack tecnológico de gestión de proyectos?
Un stack tecnológico es un conjunto de herramientas relacionadas que permiten a los equipos gestionar eficazmente los proyectos. El stack se compone de soluciones diseñadas para integrarse entre sí, lo que hace que el intercambio de datos sea fluido. En consecuencia, los equipos no pierden tiempo en tareas repetitivas de recopilación de datos y se centran en las necesidades más estratégicas del proyecto.
El stack tecnológico de gestión de proyectos resuelve muchas de las dificultades a las que se enfrentan los equipos, como la mala planificación, los retrasos en la comunicación y el fracaso del proyecto debido a una gestión inadecuada de los riesgos.
Diseñar una combinación de recursos tecnológicos adecuados para gestionar proyectos requiere analizar el tamaño actual de la empresa (empleados e ingresos), la complejidad de los proyectos y una comprensión estratégica de las tecnologías de gestión de proyectos disponibles en el mercado.
Para ayudarte a empezar, hemos elaborado este artículo que explica las consideraciones principales que hay que tener en cuenta a la hora de explorar soluciones para diseñar el stack tecnológico de gestión de proyectos ideal.
Evalúa los procesos de gestión de proyectos
Para crear el tech stack de gestión de proyectos idóneo, debes comprender los requisitos de tu equipo.
Prueba este ejercicio con tu equipo:
Convoca una reunión con los gestores para hablar de sus procesos y herramientas de gestión de proyectos en estos momentos. Utiliza una pizarra blanca (una pizarra digital si trabajas con un equipo remoto) y utiliza notas adhesivas y diagramas de flujo (como en el ejemplo siguiente) para anotar cada paso y ver los flujos de trabajo del proceso.
A continuación, pide a los miembros de tu equipo que señalen los pasos y los flujos de trabajo con los que tienen dificultades. Esto te ayudará a identificar los cuellos de botella (como los procesos manuales o la comunicación ineficaz) que obstaculizan la eficacia de tu equipo.
Estas áreas de dificultades son en las que debes centrarte en resolver con la ayuda del stack tecnológico para gestionar proyectos.
3 áreas que conforman un sólido stack tecnológico de gestión de proyectos
Muchas soluciones, como las herramientas de gestión de requisitos o herramientas para teletrabajo , pertenecen a la categoría de software de gestión de proyectos. Para evitar el caos y seleccionar las herramientas adecuadas, hay que centrarse en tres áreas fundamentales: la planificación, la supervisión y la colaboración.
1. Planificación
Durante esta fase inicial, el gestor de proyectos calcula el tiempo, el presupuesto y las competencias humanas necesarias para llevar a cabo un proyecto. Para ello es preciso usar herramientas de planificación de proyectos para priorizar las tareas clave y asignar estas tareas a las personas adecuadas.
Las herramientas de planificación de proyectos y de gestión de recursos son los dos tipos de soluciones de gestión de proyectos esenciales para crear planes de proyecto con éxito.
¿Qué son las herramientas de planificación de proyectos?
Las herramientas de planificación de proyectospermiten a los gestores trazar la ruta clave de un proyecto. Esto implica desglosar los proyectos en una secuencia de tareas y estimar el tiempo necesario para completarlas.
El software ofrece funciones como diagramas de Gantt, calendarios, programación de recursos y herramientas de comunicación. Las capacidades adicionales de estas herramientas pueden incluir la gestión de tareas, la elaboración de presupuestos y el seguimiento de los gastos.
El software ayuda a tu equipo de proyecto a:
- Visualizar el cronograma del proyecto en un calendario
- Identificar la prioridad de las tareas y las tareas dependientes
- Comprender los riesgos y los cuellos de botella
- Comunicarse con los miembros del equipo sobre las programaciones del proyecto
Cuándo considerar un software de planificación de proyectos: Tu empresa debería plantearse la posibilidad de añadir una herramienta de planificación de proyectos al stack tecnológico de planificación de proyectos si tu equipo busca una herramienta con la que gestionar las prioridades de las tareas para completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es un software de gestión de recursos humanos?
Un software para administración de recursos permite a las empresas hacer un seguimiento eficaz de las habilidades y de la disponibilidad de los empleados. La herramienta se utiliza básicamente para planificar y optimizar la asignación de recursos (personas) a un proyecto. Entre las principales características de la herramienta se encuentran la programación de los empleados, la adecuación de las competencias, la previsión de la dotación de personal y la gestión del control de horas.
El software de gestión de recursos ayuda a tu equipo de proyecto a:
- Planificar la asignación de personal a los proyectos
- Comprender la disponibilidad o la falta de mano de obra cualificada
- Hacer seguimiento del tiempo requerido de los empleados para completar las tareas
Cuándo plantearse el software de gestión de recursos: Tu empresa debería plantearse la posibilidad de añadir un software de gestión de recursos al stack tecnológico de gestión de proyectos si los miembros de tu equipo trabajan en varios proyectos simultáneamente y están desbordados de trabajo. El software puede ayudar a los gestores de proyectos a conocer los cuellos de botella e identificar los conflictos de asignación de trabajo.
2. Monitorización
El seguimiento constante de los hitos y objetivos del proyecto es necesario para la ejecución satisfactoria de los planes del proyecto. Es preciso un conjunto de herramientas de supervisión del proyecto para hacer un seguimiento eficaz de los resultados clave.
El software de seguimiento de proyectos y el software de tiempo y gastos son las dos soluciones esenciales que pueden ayudar a supervisar los proyectos con éxito.
¿Qué es un software de seguimiento de proyectos?
El software de seguimiento de proyectos está diseñado para permitir a las empresas controlar diferentes aspectos de un proyecto, como el calendario y el presupuesto. El software cuenta con funciones avanzadas de elaboración de informes que permiten a las empresas visualizar los datos y medir los KPI de los proyectos.
Las herramientas de seguimiento de proyectos pueden ayudar a tu equipo de proyectos a:
- Comprender el estado de los plazos e hitos del proyecto
- Visualizar la utilización de los recursos
- Tomar decisiones basadas en los resultados de proyectos anteriores
Cuándo plantearse el software de seguimiento de proyectos: Tu empresa debería considerar la posibilidad de añadir un software de seguimiento de proyectos al tech stack de gestión de proyectos si tus gestores están experimentando un aumento del alcance, es decir, la ampliación de los plazos y el presupuesto del proyecto. El software permite un seguimiento constante de las métricas clave del proyecto y el análisis del rendimiento de proyectos anteriores para optimizar los planes de proyectos futuros.
¿Qué es un software de tiempo y gastos?
Una herramienta para controlar tiempo y gastos se utiliza para hacer seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y proyectos; así como para registrar y procesar los costes relacionados con los proyectos. Ofrece funciones como el control de fichajes, el seguimiento de gastos y la contabilidad basada en proyectos, que ayudan a crear facturas para los clientes y a identificar los costes innecesarios de los proyectos.
El software de tiempo y gastos puede ayudar a tu equipo de proyectos a:
- Controlar las horas de trabajo de los empleados
- Hacer seguimiento del coste de los materiales y de los gastos de viaje relacionados con un proyecto
- Analizar el rendimiento de los empleados con la visualización de informes
Cuándo plantearse el software de tiempo y gastos: Tu empresa debería plantearse la posibilidad de añadir un software de tiempo y gastos al stack tecnológico de gestión de proyectos si tu equipo participa en proyectos basados en el cliente que se facturan por horas.
3. Colaboración
El éxito de un proyecto depende de la eficacia de la colaboración entre los miembros del equipo. Lo que puede impulsar la colaboración en equipo es el uso de programas informáticos específicos. Sin embargo, hay que tener cuidado al añadir una herramienta de colaboración a tu tech stack, ya que existen numerosas soluciones en el mercado como los programas de gestión de comunidades o herramientas para gestionar redes sociales para evitar gastar dinero en software que no es necesario.
A continuación, te enumeramos dos herramientas esenciales de colaboración en proyectos: el software de comunicación en equipo y el software de gestión documental.
¿Qué es un software de comunicación en equipo?
El software de comunicación en equipo ayuda a los miembros del proyecto a evitar los retrasos en la comunicación que pueden provocar el incumplimiento de los plazos. El software incluye funciones como canales de chat privados y de grupo, llamadas de voz y vídeo, uso compartido de la pantalla y uso compartido de archivos.
El software de comunicación en equipo puede ayudar a tu equipo de proyecto a:
- Enviar mensajes y archivos a personas o grupos
- Compartir pantallas y presentaciones
- Hacer llamadas de voz o vídeo en un ordenador o una aplicación móvil
Cuándo plantearse el software de comunicación de equipo: Tu empresa debería plantearse la posibilidad de añadir un software de comunicación de equipo al tech stack para gestionar proyectos si tu equipo se dispersa cuando teletrabaja o participa en proyectos que necesitan una comunicación constante para aclarar dudas, aportar ideas o compartir actualizaciones del proyecto.
¿Qué es el software de gestión documental?
El software de gestión documental ayuda a las empresas a crear un repositorio de documentos y registros relacionados con los proyectos en el que se puedan realizar búsquedas y que esté organizado. El software ofrece funciones, como la indexación, la gestión de permisos de documentos y la publicación de documentos, que ayudan a las empresas a crear, editar documentos y a mantener versiones de documentos en bibliotecas digitales organizadas.
El software de gestión documental puede ayudar a tu equipo de proyecto a:
- Crear un repositorio digital de documentos
- Mantener la información sensible en un portal seguro
- Controlar el acceso de los usuarios a la información del proyecto
¿Cuándo plantearse el software de gestión documental? Tu empresa debería plantearse la posibilidad de añadir un software de gestión documental al stack tecnológico de gestión de proyectos si tu equipo maneja mucha información sensible. La herramienta ayuda a crear una biblioteca en línea segura y centralizada para los documentos.
¿Cómo funcionan estas herramientas entre sí?
Las herramientas incluidas en este stack tecnológico de gestión de proyectos suelen integrarse entre sí con la función de integración incorporada, vía plataformas de terceros o por medio de una API abierta. Esto mejora la eficiencia de los equipos, ya que pueden compartir y acceder a la información del proyecto con más rapidez.
Por ejemplo, cuando se efectúan cambios en los plazos de las tareas en una herramienta de seguimiento de proyectos, las actualizaciones pueden estar disponibles para los miembros del equipo al instante gracias a la solución de comunicación del equipo.
Del mismo modo, la información derivada de las soluciones de seguimiento de tiempos y gastos puede fluir fácilmente hacia el software de planificación de proyectos o de asignación de recursos, lo que contribuye a planificar mejor los proyectos futuros.
Qué hay que tener en cuenta al explorar las herramientas para tu stack tecnológico para gestión de proyectos
Este artículo pretende ser una guía de iniciación y ofrece las herramientas más esenciales que componen un tech stack de gestión de proyectos. Es preciso evaluar otras soluciones de gestión de proyectos y consideraciones adicionales para diseñar el tech stack de gestión de proyectos adecuado para tu negocio.
Integraciones: Lo ideal es encontrar herramientas que ofrezcan incorporaciones integradas. Sin embargo, en caso de que no haya una integración directa, asegúrate de comprobar la disponibilidad de integraciones a través de plataformas de terceros como Zapier, IFTTT y Automate.io.
En el caso de que no existan estas integraciones, averigua la facilidad con la que puedes transferir datos de una herramienta a otra. Por ejemplo, comprueba si el software admite diferentes formatos de archivo para la descarga de informes.
Software específico para el sector, el proceso o el tamaño: El tamaño de tu empresa, el sector al que pertenece y los procesos de gestión de proyectos que sigue son consideraciones importantes a la hora de evaluar las herramientas para el stack tecnológico de gestión de proyectos.
Por ejemplo, las herramientas de planificación de proyectos, como las independientes, completo es adecuado para las grandes empresas con una amplia gama de proyectos. soluciones de diagramas de Gantt son ideales para las pequeñas y medianas empresas con unos pocos proyectos, mientras que un software de gestión de la cartera de proyectos completo es idóneo para grandes empresas con una amplia variedad de proyectos.
Asimismo, algunas herramientas de gestión de proyectos están diseñadas para sectores específicos. Por ejemplo, las empresas de software pueden utilizar sistemas de seguimiento de errores para supervisar el trabajo de sus equipos de desarrollo, mientras que las empresas de construcción utilizarán un programa para calcular materiales de construcción para planificar los costes y recursos necesarios para completar sus proyectos.
Reseñas de profesionales de tu sector: Averiguar qué piensan los usuarios de la herramienta que estás considerando merece la pena, ya que te informa rápidamente de los pros y los contras de la solución. Esto puede acelerar en gran medida tu investigación de software, así como ahorrarte la compra de la solución equivocada.
Para mejorar tu selección de software, visita sitios de opiniones de software de terceros. Puedes probar nuestra plataforma, que permite filtrar las opiniones de productos en función de parámetros como el cargo del revisor y el tamaño de la empresa.
La longevidad del software: Por último, hay que entender el uso a largo plazo de la herramienta en la que se está invirtiendo. Si lo que se pretende es evaluar de forma correcta las herramientas en función de este parámetro, hay que contar con las principales partes interesadas (como el equipo de TI o los analistas de negocio) para entender si la herramienta se convertirá en un activo o una limitación a largo plazo.
Nota: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una función dentro de un contexto y no tienen la intención de ser recomendaciones ni promociones de estas. Se han extraído de fuentes que se consideran fiables en el momento de publicación.
