Este artículo se publicó originalmente el 21/07/2021 y se ha actualizado el 11/06/2024.
A continuación se recoge nuestra selección de las siete mejores aplicaciones gratuitas para agendar citas para las empresas españolas. Estos programas para agendar citas vienen con muchas prestaciones que te ayudarán optimizar la comunicación con tus clientes, el marketing, las ventas y la gestión de tu empresa.
En este artículo
Ya seas el propietario de una empresa pequeña que busca un sistema para agendar citas o el dueño de un spa, una peluquería o un gimnasio que quiere optimizar los procesos de reserva, agendar las reuniones y las citas de forma manual puede exigir una gran cantidad de recursos. Los propietarios de este tipo de empresas deberían buscar en su lugar un software para agendar citas que permita a los usuarios concertar, gestionar y hacer un seguimiento de las reuniones y automatizar el proceso de reserva.
Existen diferentes aplicaciones para ordenadores, portátiles y dispositivos móviles que le dan a los clientes la posibilidad de elegir el día y la hora que desean concertar una cita. Algunas de estas aplicaciones son capaces de enviar alertas a los proveedores de servicios y a las empresas para avisar de las reuniones que tendrán lugar próximamente y ofrecen una plataforma centralizada que contiene toda la información relacionada con las citas, como los nombres, las dudas, los plazos, etc.
Sin embargo, las herramientas pueden resultar caras para una empresa de tamaño pequeño o mediano (pymes) que habitualmente tiene que ceñirse a un presupuesto bastante estricto. En estos casos, las empresas pueden optar por el uso de las versiones gratuitas de este tipo de software. Estas versiones ofrecen muchas de las funcionalidades del software premium sin su elevado precio.
¿Qué ventajas aporta el software para agendar citas?
Algunas de las ventajas que ofrece el software para agendar citas son:
- Aumento de la accesibilidad. Gracias a la capacidad de agendar citas en línea, los clientes pueden reservar sus citas en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que les ofrece la posibilidad de llegar a un público más amplio.
- Mejor experiencia del cliente. Los sistemas de reserva en línea ofrecen a los clientes la flexibilidad de concertar sus citas cuando más les conviene, sin necesidad de llamar por teléfono o enviar un correo electrónico.
- Mejora de la organización. Los sistemas para agendar citas centralizados contribuyen a hacer un seguimiento de las citas, lo que reduce el riesgo de duplicar las reservas o perder citas.
- Ahorro de tiempo. Los sistemas automatizados para agendar citas reducen el tiempo y el trabajo que se invierte en las tareas de concertación de citas manuales, por lo que la plantilla se puede centrar en otros proyectos más complicados.
- Toma de decisiones fundamentada. El software para agendar citas suele contener funciones de elaboración de informes que ofrecen información sobre las tendencias de las citas y ayudan a optimizar los procesos de programación. De este modo, facilitan una toma de decisiones más fundamentada.
- Características. Las versiones de pago ofrecen funcionalidades más avanzadas, como la personalización, opciones avanzadas de elaboración de informes, recordatorios automatizados y procesamiento de pagos. Sin embargo, las versiones gratuitas pueden ofrecer o no algunas de estas características.
- Limitaciones en cuanto a usuarios. Las versiones gratuitas habitualmente limitan la cantidad de citas, de clientes o de usuarios. Las versiones de pago, en cambio, ofrecen más flexibilidad en este sentido.
- Asistencia técnica. Los planes premium a menudo incluyen una asistencia técnica y gestores especializados para el cliente, mientras que las versiones gratuitas no suelen ofrecer asistencia técnica prioritaria.
- Integraciones. Las versiones de pago, por lo general, ofrecen opciones de integración más avanzadas en comparación con las herramientas gratuitas.
En este artículo se recogen, por orden alfabético, los mejores 7 software para agendar citas que tienen un sitio web en español. Todas las herramientas ofrecen también una versión premium gratuita; es decir, una versión gratuita y autónoma del software, no una versión de prueba sin coste que, tras un plazo determinado, se debe adquirir. Cada una de las herramientas ha obtenido una valoración general media mínima de 4 sobre 5 estrellas. Para conocer todos los criterios de selección, consulta la sección de metodología que se encuentra al final del artículo.
1.
BookyWay es una aplicación gratuita para agendar y reservar citas que ofrece las herramientas necesarias a las empresas que requieren una programación de citas. Permite a los usuarios no solo agendar las citas y las reservas, sino también estructurar las programaciones de clases y cursos e incorporar varias clases y franjas horarias mediante una variedad de dispositivos. La aplicación también ofrece la opción de comprar créditos que se pueden emplear para pagar las clases. Además, automatiza la gestión de los registros, e incluso puede bloquearlos cuando vencen las suscripciones, y establece limitaciones de registros semanales que se pueden personalizar en cada usuario.
En el caso de los seminarios web o virtuales, se genera un enlace con la opción “Unirse” que se puede integrar en diversas plataformas, mientras que los paneles de control de los instructores se rellenan de forma automática con las actividades que se les asignan.
Esta información procede de opiniones verificadas de usuarios de BookyWay
¿Cuáles son las características principales de la versión gratuita de BookyWay?
- Todos los usuarios que se agregan en los primeros 30 días tienen acceso gratuito a la herramienta
- Permite varios registros
- Ofrece una base de datos de clientes
- Permite la autoinscripción en las listas de espera
- Ofrece la posibilidad al usuario de establecer límites de visibilidad de las clases
- Facilita la sincronización con el calendario
2.
Calendly es una plataforma para agendar citas gratis que ofrece herramientas para los equipos, integraciones y funciones. Los usuarios pueden definir su calendario en la plataforma Calendly y crear enlaces de programación y páginas para reservas. Los enlaces de reserva pueden servir para coordinar diversos tipos de reuniones de cualquier duración. Además, la herramienta se puede integrar en varias aplicaciones de terceros, como las de gestión de la relación con los clientes (CRM), los software de videoconferencia y los sistemas de procesamiento de pagos.
La función de enrutamiento de la plataforma permite a las empresas solicitar información a los visitantes del sitio web sobre los servicios que necesitan y redirigir las solicitudes a los miembros del equipo correspondientes. También contribuye a automatizar y enviar correos electrónicos personalizados relacionados con las reuniones y mensajes de texto a compañeros, clientes potenciales y clientes.
Esta información procede de opiniones verificadas de usuarios de Calendly
¿Cuáles son las características principales de la versión gratuita de Calendly?
- Reuniones 1:1 ilimitadas
- Videoconferencia integrada
- Notificaciones automáticas sobre los eventos
- Asistencia técnica de un tipo de evento
- Aplicación móvil y extensión del navegador
- Compatible la sincronización con el calendario
3.
Doodle es una herramienta gratuita para programar citas que simplifica el proceso de organizar las reuniones y las citas. Sirve para diversas actividades empresariales en las que es necesario programar citas y horarios con frecuencia, como la contratación, las reuniones de la junta directiva, las llamadas de ventas y las sesiones de formación. Doodle ofrece una plataforma centralizada en la que los participantes tiene acceso a las solicitudes de programación y pueden responder a ellas. La plataforma se integra con otras herramientas, como Zoom y Meet, y permite también a los usuarios controlar quién reserva las citas y cuándo.
Esta información procede de opiniones verificadas de usuarios de Doodle
¿Cuáles son las características principales de la versión gratuita de Doodle?
- Es compatible con un usuario y una página de reservas
- Sondeos de grupo ilimitados
- Ofrece una reunión 1:1
- Permite a los usuarios compartir una hoja de registro
- Ofrece la sincronización con el calendario
- Es compatible con la programación automática
- Permite definir citas recurrentes
4.
Fresha es una plataforma gratuita de reservas para servicios de belleza y bienestar que permite gestionar citas y cancelaciones y reprogramar citas en diferentes lugares. Ofrece a los usuarios la posibilidad de buscar tratamientos en función de sus preferencias, como la ubicación, la fecha o la hora. Fresha también puede generar notificaciones automáticas de cita a través de mensajes de correo electrónico o dentro de la aplicación. Entre otras características adicionales figuran el “Pago de equipos” para gestionar las nóminas, así como la capacidad de enviar mensajes promocionales a través de campañas masivas.
Esta información procede de opiniones verificadas de usuarios de Fresha
¿Cuáles son las características principales de la versión gratuita de Fresha?
- Reservas ilimitadas de citas
- Miembros de equipo ilimitados
- Gestión de ubicaciones ilimitadas
- Notificaciones a clientes y por correo electrónico sin límites
- Análisis y elaboración de informes
- Compatible con la sincronización con el calendario
- Permite definir citas recurrentes
- Ofrece una base de datos de clientes
5.
Setmore permite a los usuarios introducir información sobre la empresa, ofertas de servicios e información sobre la plantilla en un sistema centralizado y gestionar las citas mediante un calendario integrado. Los usuarios pueden compartir su página de reservas en varias plataformas, como sitios web o plataformas de redes sociales, tales como Facebook o Instagram. De este modo, los clientes pueden pedir una cita en línea a través del canal que prefieran. Además, Setmore ofrece características como las alertas y los recordatorios automáticos por correo electrónico, la sincronización con Google Calendar, la asistencia técnica para las clases y las aplicaciones móviles tanto de dispositivos Android como iOS.
Esta información procede de opiniones verificadas de usuarios de Setmore
¿Cuáles son las características principales de la versión gratuita de Setmore?
- Reservas ilimitadas de citas
- Página de reservas personalizada
- Procesamiento de pagos
- Notificaciones personalizadas
- Compatible con la sincronización con el calendario
- Compatible con la programación automática
- Facilita definir citas recurrentes
- Ofrece una base de datos de clientes
6.
SimplyBook.me es una app para agendar citas gratis que ayuda a los clientes a concertar sus citas en cualquier momento y recibir recordatorios para minimizar las ocasiones en las que el cliente no se presenta a la cita. El usuario tiene acceso a características como los sitios web de reservas personalizados, la integración de las reservas por Facebook, la sincronización con Google Calendar, las estadísticas de reserva y la capacidad de aceptar pagos por anticipado.
La plataforma ofrece a los usuarios la capacidad de crear formularios para pedir información al cliente, emitir tarjetas regalo o cupones, vender suscripciones, ofrecer paquetes de servicios y definir precios y procesar los pagos por los servicios y las citas. Además, viene con un editor con el método de arrastrar y soltar para que se puedan crear y compartir comunicaciones personalizadas por correo electrónico con los clientes. Los usuarios también pueden elaborar y gestionar listas de espera, añadir intervalos personalizados entre las franjas horarias y etiquetar las citas con los detalles del cliente.
Esta información procede de opiniones verificadas de usuarios de SimplyBook.me
¿Cuáles son las características principales de la versión gratuita de SimplyBook.me?
- Un máximo de 50 reservas al mes
- Una función personalizada
- Ofrece un sitio web de reservas para los clientes
- Los usuarios pueden obtener un widget de reservas para ponerlo en la página web que ya tienen
- Es compatible con la programación automática
- Permite definir citas recurrentes
- Ofrece una base de datos de clientes
7.
TuCalendi es una aplicación para agendar citas gratis online que permite a los usuarios programar, organizar y gestionar las citas y los eventos. Entre otras características figuran la capacidad de aceptar reservas para eventos y reuniones, la programación de videoconferencias y la posibilidad de aceptar pagos directamente a través de la plataforma de calendario. Los usuarios pueden crear formularios personalizables de admisión y agregarlos como widgets al sitio web.
Las citas se pueden asignar de forma automática al siguiente agente o miembro del equipo que quede disponible de forma rotatoria. Los usuarios también pueden definir la duración de los eventos, establecer el aforo máximo en cada franja horaria de reserva, actualizar la disponibilidad en función de los husos horarios y crear invitaciones para los eventos en el idioma nativo del destinatario.
Además, los usuarios de TuCalendi pueden compartir los calendarios de citas a través del correo electrónico, del sitio web y de las plataformas de redes sociales. Asimismo, es posible integrar la aplicación con herramientas de terceros, como Google Calendar.
¿Cuáles son las características principales de la versión gratuita de TuCalendi?
- Disponible para un solo usuario
- Compatible con un calendario
- Tipos de reuniones ilimitados por calendario
- Compatible con subdominios personalizados
- Ofrece la sincronización con el calendario
- Compatible con la programación automática
Cómo elegir la herramienta para agendar citas ideal para tu empresa
A continuación se recogen algunos de los factores que hay que tener en cuenta antes de decidirse definitivamente por un software para agendar citas:
- Evalúa las características que ofrece el software, entre otras, la reserva de citas, las integraciones con calendarios y las notificaciones a clientes, para garantizar que satisface las necesidades de la empresa.
- Valora la capacidad de ampliación de la herramienta y si podrá ajustarse al crecimiento de la empresa y al aumento del volumen de citas.
- Plantéate el nivel de asistencia técnica que ofrece, entre otros aspectos, la disponibilidad del servicio de atención al cliente y la asistencia técnica, a fin de abordar cualquier problema que pueda surgir.
- Estudia la compatibilidad de la herramienta de programación de citas con los paquetes tecnológicos que ya tengas para que la gestión del flujo de trabajo sea mejor.
- Sopesa el coste y la estructura de precios de la herramienta para agendar citas a fin de garantizar que se ajusta a tu presupuesto y presta atención a los costes ocultos y los gastos de mantenimiento.
Metodología
Para formar parte de esta lista, todos los productos han tenido que justificar que, en abril de 2024, se ajustan a los siguientes criterios:
- Una valoración global mínima de 4 sobre 5 estrellas.
- Han recibido, al menos, 20 opiniones sobre el software en los últimos dos años (desde el 1 de abril de 2022 al 1 de abril de 2024).
- Han recibido, al menos, una opinión de un usuario español en los últimos dos años (desde el 1 de abril de 2022 al 1 de abril de 2024).
- El producto se ajusta a la definición de Capterra de software para agendar citas: «Los productos de software para agendar citas agilizan el proceso de programación de clientes, pacientes y reuniones. Este tipo de software fomenta la eficiencia al eliminar las reservas duplicadas y automatiza la programación de citas recurrentes. También permite a los empleados tener acceso en tiempo real a los calendarios de sus compañeros, hacer cambios en el sistema directamente desde la interfaz de programación y ofrecer a los clientes las opciones de citas más adecuadas».
- Ofrecen las siguientes características para agendar citas: confirmación y recordatorios y reservas en línea.
- Tienen un dominio web en español.
- Ofrecen una versión gratuita premium (una versión sin coste y autónoma del software y no una versión de prueba que, tras un periodo de tiempo concreto, se convierte en una versión de pago que hay que adquirir).
Del listado resultante, hemos elegido las siete mejores herramientas con las puntuaciones de valoración general más altas.
