El trabajo en remoto no tiene por qué ser complicado. Aquí tienes cinco herramientas que ayudan a gestionar equipos a distancia y te ayudan a tener un teletrabajo efectivo.
El teletrabajo efectivo es cada vez más necesario debido a la globalización de la mano de obra y, más recientemente, a la pandemia de coronavirus. Gartner predice que para 2030, cuando la Generación Z haya entrado de lleno en la población activa, la demanda de teletrabajo aumentará un 30 % (informe disponible en inglés para clientes de Gartner).
Pero el teletrabajo no es solo un incentivo ventajoso para los empleados, sino que también aumenta su productividad. Gallup Research revela que los empleados que pasan el 60-80 % de su tiempo trabajando en remoto son los más comprometidos en un entorno de trabajo (información en inglés). Esto puede suponer directamente un 40 % menos de defectos de calidad y un 21 % más de rentabilidad.
No obstante, el trabajo a distancia plantea algunos retos únicos, como:
- ¿Cómo te aseguras de la seguridad de los datos de los dispositivos fuera de la red de la oficina?
- ¿Cómo colaboras con un equipo geográficamente disperso?
- ¿Cómo consigues que los empleados sean responsables con los plazos y la calidad del trabajo?
Aunque son retos complejos, por suerte solucionarlos es más sencillo. Todos estos desafíos se pueden gestionar con herramientas de software especializadas. En este artículo, revisaremos estas herramientas y veremos que tu empresa puede aprovecharlas para lograr un teletrabajo efectivo.
Las herramientas de dispositivos seguros: Mantén la seguridad de tu empresa
Los dispositivos que se conectan a una red empresarial, como los ordenadores portátiles, los teléfonos inteligentes y los servidores, son los más susceptibles de sufrir ataques de malware y virus. El software de seguridad para dispositivos contribuye a mantenerlos seguros.
¿Qué es el software de seguridad para dispositivos?
Los sistemas de seguridad informática para dispositivos son herramientas que ayudan a asegurar los dispositivos conectados en remoto a una red empresarial. La herramienta permite a los administradores de sistemas y a los equipos de TI realizar un seguimiento constante de las amenazas y el estado de la seguridad, en tiempo real, con paneles centralizados. Cualquier amenaza que se identifique se puede etiquetar, alzar y gestionar al instante.
Las funciones comunes de este software incluyen la aplicación de parches y la instalación de actualizaciones de software, los permisos y el control de los dispositivos y la seguridad web.
Consejo de selección de productos
Todos los sistemas de seguridad para dispositivos no cubren la totalidad de cuestiones de seguridad de los dispositivos remotos. Por ejemplo, una herramienta concreta puede proporcionar únicamente protección contra virus y malware. Por lo tanto, antes de adquirir una solución, comprueba si la herramienta satisface tus necesidades de seguridad.
Software para videoconferencias: Organización de reuniones virtuales
Las reuniones de negocios se han trasladado a la web en la actualidad. Aunque no sustituyen a las reuniones en persona, amplían la capacidad de una organización para hacer negocios más allá de los límites geográficos y ayudan al teletrabajo efectivo.
¿Qué es un software de videoconferencia?
Un software de videoconferencia permite a los usuarios a organizar reuniones virtuales y a colaborar mediante videollamadas. La herramienta también ayuda a los usuarios a colaborar compartiendo archivos para anotar y comentar.
Ofrece funciones como el chat dentro de la aplicación, las pizarras virtuales, la pantalla compartida, la gestión de los asistentes y la grabación de las llamadas.
Consejo de selección de productos
El número de asistentes que admite cada sesión y ciertas funciones, como la marcación telefónica y los mensajes de texto, varían con cada herramienta y según el paquete de suscripción que se contrate. Por esta razón, comprueba cuántos asistentes admite la herramienta en todos sus planes de precios y elige la que ofrezca las características que necesitas dentro de tu presupuesto.
Software de colaboración: Ayuda a los equipos a colaborar en los proyectos
Una de las preocupaciones de muchos empresarios es que el teletrabajo reduzca la colaboración dentro de los equipos y con otros equipos. Sin embargo, con software de colaboración, se puede simplificar la colaboración en remoto en cuanto a proyectos y a la comunicación.
¿Qué es software colaboración?
Las herramientas de colaboraciónson un recurso que ayuda a los miembros de un equipo a conectarse entre sí, ya sea para el trabajo o para momentos más distendidos. Ayuda a los equipos a comunicarse a través de mensajes de texto y chat de audio y vídeo; a compartir actualizaciones de estado y documentos; y a responder a preguntas.
Algunas de las características más comunes de las herramientas de colaboración son los comentarios y el etiquetado de personas, el intercambio de archivos y los foros de discusión en grupo.
Consejo de selección de productos
Comprueba con el proveedor el tamaño del equipo que admite la herramienta y si se corresponde con el tamaño de tu equipo. Además, algunas capacidades, como la colaboración con partes interesadas externas, pueden no estar disponibles en todas las versiones o planes de precios de una herramienta concreta. Por lo tanto, asegúrate de comprobar a fondo las características antes de comprar.
Ofrecemos más información sobre las características comunes y la compra de herramientas de colaboración en nuestra guía de compra.
El software de gestión de tareas: Ayuda a los trabajadores remotos a mantenerse concentrados en la tarea
Gestionar las tareas de un proyecto en remoto puede ser complicado, y especificar los requisitos de las tareas a cada miembro y pedir actualizaciones del estado puede ser tedioso. El software de gestión de tareas ofrece una plataforma desde la que se puede gestionar todo esto con facilidad y fomentar el teletrabajo efectivo.
¿Qué es el software de gestión de tareas?
Las herramientas de gestión de tareas ayudan a dividir un proyecto en tareas asociadas y secuenciales. Cada tarea se puede planificar, distribuir, priorizar, programar y supervisar por separado.
Si alguna tarea supera la duración o la fecha de vencimiento establecida, se envían notificaciones automáticas a los gestores para que puedan ponerse en contacto con el empleado remoto y averiguar qué está pasando.
Consejo de selección de productos
Las herramientas de gestión de tareas ofrecen diferentes capacidades de visualización de tareas, como tableros Kanban o diagramas de Gantt. Mientras que los tableros Kanban pueden representar distintos detalles fundamentales de las tareas, los diagramas de Gantt van un poco más allá y te muestran las dependencias entre las tareas. Consulta con el proveedor sobre la visualización preferida de tu equipo antes de decidirte por un producto concreto.
Para conocer otros aspectos de las herramientas de gestión de tareas, consulta esta guía de compra.
Software de gestión del tiempo: Registra y haz seguimiento preciso de las horas de trabajo
El seguimiento de las horas de trabajo de los empleados que teletrabajan ya no es un problema. El software de gestión del tiempo permite a las empresas controlar y registrar en remoto las horas laborales de los empleados.
¿Qué es un software de gestión del tiempo?
Las herramientas de gestión del tiempo son un software que ayuda a los empleados a fichar a la entrada y a la salida a través de teléfonos inteligentes o dispositivos informáticos. Para garantizar la exactitud de los registros de tiempo y ubicación, algunos programas utilizan el GPS para rastrear la ubicación del reloj, una gran opción para las empresas de servicios de campo que necesitan rastrear su fuerza de trabajo allí donde se encuentre.
Algunas herramientas de gestión del tiempo también proporcionan notificaciones si los miembros del equipo se desvían de sus horarios o políticas de fichaje.
Consejo de selección de productos
Las herramientas de seguimiento del tiempo están disponibles como productos independientes o como parte de suites de productos como el software para administración de recursoso software de análisis para recursos humanos. En función de tus necesidades de prestaciones y de tu presupuesto de TI, podrás elegir el tipo de aplicación más adecuado.
Para saber más sobre las herramientas de gestión del tiempo, consulta esta guía de compra.
Fomenta el teletrabajo efectivo con programas informáticos
A continuación, se indican algunos pasos adicionales que puedes seguir para elegir una herramienta adecuada para tu empresa:
- Leer opiniones: Si te cuesta elegir una herramienta adecuada para tu equipo, puedes leer los comentarios de los usuarios en un sitio web de terceros, como Capterra, para obtener una opinión imparcial sobre el rendimiento de una herramienta, los planes de precio, la facilidad de uso y las opciones de soporte.
- Habla con el equipo: Elige una herramienta con la que tu equipo se sienta cómodo, ya que ellos serán los usuarios finales de la herramienta. Consulta con el equipo sobre el tipo de características que podrían considerar de valor. Intenta conseguirles una demo de la herramienta para ver si se sienten cómodos con la interfaz de usuario.
Comprueba también con el proveedor si tu equipo tendrá que recibir formación especializada para utilizar la herramienta. En caso afirmativo, ¿implicará cargos adicionales?
Nota: La información contenida en este artículo se ha obtenido de fuentes consideradas fiables. Los productos seleccionados son ejemplos para mostrar una característica en su contexto, y no pretenden ser una recomendación. Este documento, aunque pretende explicar la importancia de una política de trabajo a distancia, no pretende en ningún caso ofrecer asesoramiento jurídico ni respaldar una línea de actuación específica.
