3 formas de conseguir la aprobación para comprar nuevo software

Publicado el 22/12/2021 por Taylor Short y Bruno Peláez

Tres argumentos a la directiva para comprar nuevo software empresarial

Consigue luz verde en tu empresa para comprar nuevo software, ilustra cuál es el desafío del negocio, qué impacto tiene y cómo lo resolverá el software.

Lograr que un grupo de personas se ponga de acuerdo sobre dónde comer puede ser difícil. Imagínate ahora que consigues que tus jefes, compañeros de trabajo y empleados estén de acuerdo en comprar nuevo software que afecta a toda la empresa. Desde una herramienta común como software de gestión de proyectos hasta una más específica como software de diagrama de Gantt.

Esto sigue siendo un reto importante para cualquier negocio que introduzca una nueva tecnología. Los tres principales obstáculos para comprar nuevo software son el presupuesto, la preocupación por el rendimiento de la inversión y la falta de satisfacción con las opciones.

Con un poco de preparación, puedes ofrecer suficientes argumentos para disolver estas dudas, conseguir la aceptación y empezar a utilizar un software moderno que te ayude a resolver tus mayores retos. A continuación, te presentamos tres consejos para elaborar un caso de negocio de software sólido.

1. Desarrolla una propuesta concisa para comprar nuevo software

Un discurso tipo “elevator pitch” es una descripción rápida de un concepto, que incluye todos los aspectos destacados que atraerán al oyente para obtener más información. Como primer paso para conseguir la aceptación del software, elabora un discurso claro y conciso que resuma algunos puntos clave:

  • El aspecto más crítico del negocio que puede resolver el nuevo software. Describe claramente el reto para que todos entiendan lo que está en juego.
  • Cómo aborda el problema el software. Describe rápidamente cómo ayuda un CRM, por ejemplo, a resolver el problema que suponen los datos inexactos al automatizar la entrada de datos. Cuando sea posible, cuantifica esta mejora.
  • Por qué es la mejor opción el producto o los productos seleccionados. Aporta ejemplos rápidos de opiniones positivas, cómo se comunica y funciona con tu stack tecnológico actual, y cualquier nota sobre la facilidad de implementación, la experiencia del usuario, el soporte y la formación, u otros detalles relevantes para las necesidades de la empresa.

Cuanto más tiempo se necesite para explicar el beneficio de algo, menos convincente será el discurso. Elabora una declaración clara que explique el reto, el objetivo y la solución en dos frases o menos. Esto hará que sea más fácil captar apoyos, incluso cuando se conversa entre pasillos.

2. Incorpora apoyos con puntos de dolor reales

Gracias a tu discurso, podrás incorporar con más facilidad a dos o tres apoyos que puedan reforzar tu argumento comercial con ejemplos reales y cotidianos. A estas alturas ya deberías saber qué reto puede abordar el software que propones, así que busca algunos empleados que sufran ese reto para ilustrar la gravedad del problema.

Pídeles que participen en tu presentación para que puedan explicar brevemente el problema al que se enfrentan y las consecuencias si no se pone ninguna solución. Esto muestra a los interesados exactamente por qué es necesario actuar pronto.

Si tu reto actual es lidiar con tecnología antigua, los usuarios directos serán excelentes candidatos. Pero si el problema es más bien un reto de procesos, busca a los empleados que se encargan de esa tarea para que comprendan los aspectos más frustrantes.

A continuación, veremos otras consideraciones para reunir partidarios:

  • No te olvides de incluir a los directores cuyos equipos experimentan el reto. Tendrán una perspectiva diferente que compartir.
  • Si tienes un apoyo especialmente carismático, déjale que explique los problemas con sus propias palabras. Las peticiones emocionales pueden ser especialmente poderosas.
  • La variedad es poderosa, pero trata de agrupar los problemas de los empleados en un solo tema, como la “pérdida de productividad” o la “pérdida de oportunidades comerciales ventajosas”.

3. Explica por qué tu elección de software es la mejor

Pongamos que has decidido que un software CRM puede ayudaros a resolver el problema de los datos inexactos de los clientes con la automatización de gran parte del proceso de entrada. Es posible que escuches comentarios como: “Seguro que la mayoría de los CRM pueden agilizar la tarea de introducir la información de los clientes, pero ¿por qué has elegido al proveedor X?”.

Para demostrar por qué el software que has elegido es la mejor opción, tendrás que demostrar cómo ha sido el proceso de evaluación de todas las opciones posibles. Con más de 600 productos de CRM en el mercado, no sirve cualquier software.

Comparativa de productos para comprar nuevo software empresarial

Capterra puede ayudarte a comparar las distintas funciones de software similares para encontrar las mejores opciones basadas en el precio y la valoración

En la mayoría de los mercados de software, la diferencia está en los detalles. Considera los aspectos menos tangibles del software que pueden tener un gran impacto en el desafío, como:

  • Una interfaz de usuario limpia que hace que el software sea visualmente      agradable
  • Buen servicio de atención al cliente para solucionar rápidamente los problemas que se presenten
  • Asistencia en la implementación para migrar los datos fácilmente
  • Opciones de formación asequibles para que los usuarios se pongan al día

Estos detalles menos obvios son importantes: un sistema más sencillo que los empleados utilicen realmente de forma correcta es más valioso que un producto repleto de funciones que son un dolor de cabeza.

¿Debo mencionar el coste?

No necesariamente. Tal vez pienses que el coste debería abordarse antes, pero lo normal es que conozcas el presupuesto antes de evaluar las opciones. Los debates sobre el coste deben producirse antes de la investigación, de modo que tú y tus interlocutores sepáis que la lista de sistemas preseleccionados no va a costar un ojo de la cara.

Durante la presentación, puedes tener preparado el precio de la suscripción mensual o de la licencia por si surgen preguntas, pero asegúrate de no perder el foco en el reto principal que abordará la herramienta.

Resolver el reto es la clave para un caso empresarial sólido

Hay docenas de detalles que hay que tener en cuenta para una inversión en software, pero para conseguir la aceptación de los directores y de los empleados, el mensaje central de “El producto X resuelve el desafío Y porque puede hacer Z” es primordial.

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Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.

Sobre la autora o el autor

Content Analyst, experto en tecnología. Actualmente especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos y texto o dibujando un laberinto.

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