En la actualidad, empresas de cualquier tamaño tienen acceso a herramientas que les permiten mejorar la productividad de sus empleados. En un contexto en el que los modelos de trabajo más flexibles están cobrando importancia, ¿cómo ayuda el uso de la tecnología en el trabajo a conseguir más flexibilidad y mejorar la colaboración y el trabajo en equipo?

Uso de la tecnología en el trabajo para conseguir más flexibilidad

Las circunstancias derivadas de la pandemia COVID-19 han afectado especialmente a las pymes, debido a que su tamaño las hace ser más vulnerables ante situaciones adversas. Según un estudio de Capterra realizado al principio de la pandemia, el 53 % de pymes españolas no disponía de un plan de continuidad de la actividad.

Como consecuencia de esta crisis sanitaria, en muchas empresas hubo un incremento notable del teletrabajo, lo que hizo necesario el uso de herramientas digitales para adaptarse al nuevo modelo. Así, el impacto de la tecnología en el trabajo también ha contribuido a mejorar la flexibilidad.

En la actualidad, la implementación de modelos de trabajos remotos, híbridos o con mayor flexibilidad también ha propiciado el uso de herramientas informáticas para facilitar el trabajo en entornos más flexibles y fomentar la productividad de los empleados. ¿Consideran los empleados españoles que el uso de software podría ayudarles a mejorar su rendimiento? ¿Creen que estas herramientas podrían contribuir a optimizar sus tareas, y así compensar la reducción de tiempo y aumentar la flexibilidad laboral?

En Capterra hemos realizado un estudio sobre flexibilidad en entornos de trabajo y el uso de diferentes programas informáticos para garantizar la flexibilidad, eficacia y productividad en los equipos. Para ello, se ha entrevistado a 1009 empleados de pequeñas y medianas empresas en España. Al final del artículo se encuentra la metodología completa de la encuesta.

Uso de software en pymes españolas: utilidad y ventajas percibidas por los empleados

En un estudio de Capterra de 2021 se averiguó que la mayoría de los empleados no se sentían muy abrumados por la cantidad de herramientas digitales que utilizaban. Esto indicaba que los empleados no tenían problema en utilizar diferentes herramientas o software en su trabajo. La adaptación al trabajo a distancia, híbrido o con semana reducida (como la semana laboral de 4 días) va de la mano con el uso de herramientas que faciliten la colaboración y comunicación entre equipos.

Aunque los empleados de pymes en España puedan utilizar diferentes categorías de software para desempeñar sus tareas y ser más productivos, en este artículo vamos a centrarnos en el uso de las siguientes cuatro categorías de software:

El 85 % del total de empleados encuestados afirmó utilizar uno o varios de los programas que acabamos de definir, mientras que el 15 % de ellos dijo no utilizar ninguno de ellos. ¿En qué proporción y con qué frecuencia utilizan los empleados de pymes españolas los diferentes tipos de software?

Tendencias de uso de software para la flexibilidad laboral

Como se aprecia en el gráfico, las herramientas que contribuyen al trabajo a distancia (software de colaboración y software de comunicación como herramientas para trabajar en equipo y programas para videoconferencias) son las más utilizadas. Por otra parte, las herramientas relacionadas con el rendimiento (software de gestión de proyectos y productividad y el software de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo) son las menos utilizadas. Más de la mitad de los empleados que utilizan alguno de esos programas (52 %) dicen usarlos con una frecuencia diaria.

Herramientas de comunicación y colaboración: las más útiles entre los empleados que las utilizan

Al igual que los software de colaboración y los de comunicación son los más utilizados entre los empleados de pymes en España, también estos parecen ser los de más utilidad para los trabajadores. Concretamente, un 95 % de los empleados que usan el software de colaboración lo considera útil; mientras que así lo considera el 90 % de empleados que utilizan el software de comunicación.

Las otras dos categorías de software analizadas son percibidas como menos útiles por los usuarios en nuestra encuesta, pero aun así siguen siendo consideradas útiles por la mayoría: un 79 % de los que utilizan el software de gestión de proyectos y productividad los consideran útiles; y un 69 % de usuarios de pymes del software de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo cree que estos son útiles.

¿Cuáles son las principales ventajas y desventajas de estos programas para los empleados?

El uso de las herramientas previamente mencionadas puede aportar numerosos beneficios para los empleados, pero al mismo tiempo están ofreciendo ventajas a las empresas, ya que cuentan con un personal mejor comunicado, organizado y más eficiente. Para los empleados de pymes españolas, ¿cuáles son las principales ventajas de utilizar estas herramientas?

  • Acceso más rápido a información y tareas importantes (41 %)
  • Mejor organización y colaboración del equipo (40 %)
  • Mejor comunicación del equipo (39 %)
  • Mejora de la gestión y la organización del tiempo (33 %)
  • Aumento de la eficiencia y la productividad (32 %)

A pesar de los beneficios que pueden ofrecer dichas herramientas a empresas y empleados, existen desventajas asociadas a su uso. Estas son las cinco principales:

  • Problemas técnicos o falta de fiabilidad (29 %)
  • Me siento más controlado por la empresa (25 %)
  • Se reciben demasiadas notificaciones o correos electrónicos de estas cuentas de software (25 %)
  • Falta de privacidad (20 %)
  • Tiempo que se invierte en aprender a utilizarlo (18 %)
Si a los empleados les preocupan sobre todo los aspectos técnicos, así como el control y la privacidad, ¿qué pueden hacer las pymes para resolverlo o aliviar esas preocupaciones? Para apoyar a los empleados en aspectos técnicos, las empresas pueden ofrecer formación y soporte continuo a través de canales como el help desk o el correo electrónico. En cuanto a la privacidad o la sensación de control, las compañías pueden mejorar su transparencia y compartir con los empleados las políticas de monitorización.

El 70 % de empleados que usan un software de colaboración cree que ayuda a la eficacia del teletrabajo

La flexibilidad laboral en las pymes españolas está siendo un tema muy presente entre los empleados que buscan mayor equilibrio entre su vida personal y profesional, como exploramos en el primer artículo de esta serie. En la actualidad, gracias al uso de la tecnología en el trabajo, las empresas disponen de herramientas que pueden facilitar la implementación de una política de trabajo flexible sin que esta afecte a la productividad de los empleados (e incluso pueda llegar a aumentarla).

En nuestro estudio de Capterra, el 92 % de empleados de pymes que utilizan alguno de los software pertenecientes a las cuatro categorías mencionadas anteriormente creen que el uso de software contribuye a la flexibilidad horaria y del lugar de trabajo. 

Uno de los factores relevantes para la búsqueda de talento humano en España es el de ofrecer a los empleados condiciones de trabajo flexibles. Durante los últimos años se han experimentado grandes cambios en el mercado laboral, y con ellos han surgido nuevas necesidades de los empleados. En este sentido, las empresas deben tener en cuenta que las herramientas que favorezcan el teletrabajo y los puntos de contactos digitales pueden ayudar al bienestar de sus empleados, y así favorecer la productividad y el crecimiento empresarial.

Con el aumento del teletrabajo y los horarios flexibles en las empresas en España, ¿cómo creen los empleados de las pymes en España que estos programas informáticos ayudan a conseguir flexibilidad en el trabajo?

Cómo ayuda el uso de software a conseguir flexibilidad laboral

El software de colaboración es la herramienta que más ayuda a la eficacia del trabajo a distancia, según los empleados que utilizan alguna de las cuatro herramientas. También les parece útil para el teletrabajo el software de comunicación (que incluye herramientas para trabajar en equipo y herramientas para videoconferencias). Ambas categorías de software ofrecen funcionalidades que facilitan la comunicación en diferentes tareas y proyectos, intercambiar archivos y gestionar contenido.

Para conseguir más flexibilidad horaria, los encuestados votaron el software de comunicación y el software de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo como los más útiles. Los sistemas de evaluación del desempeño permiten a los usuarios establecer objetivos para cada empleado, y así evaluar su desempeño basándose más en los objetivos cumplidos que en las horas trabajadas.

En cuanto a las herramientas que más ayudan a hacer posible la semana laboral de 4 días, los empleados de pymes que utilizan estas herramientas valoraron mejor el software de gestión de proyectos y productividad. Estas herramientas facilitan la creación de información y automatizan la asignación de tareas y recursos, lo que puede ayudar a optimizar las horas de trabajo y reducir o comprimir la semana laboral.

Un 23 % de empleados que usan alguno de los programas previamente mencionados opina que estos favorecen una mayor flexibilidad al planificar tareas y en el flujo de trabajo. En la primera parte de este estudio de Capterra, un 49 % de los encuestados consideraba que el riesgo de sobrecarga de trabajo era una desventaja a la hora de implementar la semana laboral de 4 días. En este sentido, un software de gestión de proyectos contribuiría a evitar esta desventaja y conseguir más eficiencia en los equipos que trabajan 4 días a la semana.

Pymes abiertas a invertir en software: el 76 % de sus empleados apoya más inversión para lograr flexibilidad

Ya lo vimos en un estudio de Capterra de 2022: más de la mitad de las pymes que invertirán más en estrategia digital cree que les ayudará a aumentar sus ingresos. En cuanto a inversión en digitalización para el desarrollo del negocio, las pymes parecen tener claro el camino a seguir. Pero, ¿qué opinan los empleados en cuanto a inversión en software que permita más flexibilidad laboral?

En este sentido, el 34 % de empleados que utilizan alguno de los cuatro software ya mencionados cree que su empresa tiene previsto invertir este año en programas que permitan mayor flexibilidad laboral; el 35 % de este segmento no cree que invertirá y otro 32 % no sabe si su empresa tiene previsto invertir este año en programas que permitan más flexibilidad. Las respuestas están muy divididas en materia de previsiones de inversión.

Entre los encuestados que trabajan en empresas abiertas a invertir en software (empleados que creen o no saben si su empresa invertirá), un 76 % cree que su empresa debería invertir más en software para lograr más flexibilidad. En un momento en el que las pymes están adoptando modelos más flexibles, la el uso de la tecnología en el trabajo puede ayudar mucho a dar el paso hacia estos nuevos escenarios, y los empleados son conscientes de ello.

El 85 % de empleados aceptaría más flexibilidad aunque ello supusiera un mayor control sobre sus tareas

En un estudio de Capterra de 2021, un 44 % de empleados admitió que la monitorización de su trabajo era positiva para la empresa. No obstante, a la hora de conseguir entornos de trabajo más flexibles, ¿cómo perciben los empleados más control sobre su trabajo? 

Los efectos positivos que los empleados perciben de una mayor supervisión en su trabajo varían según el trabajador y la empresa en la que trabaje. Nuestro estudio muestra los principales efectos positivos considerados por los empleados. 

Efectos positivos de una mayor supervisión del trabajo

Ya vemos que una mayor supervisión podría tener un efecto positivo en la productividad y la motivación de algunos empleados. Estos efectos positivos llevan a la siguiente pregunta: ¿qué efectos negativos perciben los empleados de una mayor supervisión de sus tareas? Estos son los tres que obtuvieron más votos: 

  • Aumentaría su nivel de estrés (46 %)
  • Le haría sentir que se está invadiendo su privacidad (34 %)
  • Le haría sentir menos confianza por la empresa (23 %)

A esta misma pregunta de nuestra encuesta, el 20 % de los participantes respondió que un aumento de la supervisión no tendría ninguna repercusión negativa en su trabajo.

A pesar de los efectos negativos percibidos, un 85 % del total de empleados encuestados aceptaría una mayor flexibilidad en el trabajo, aunque supusiera un aumento de la monitorización.

El 85% de empleados aceptaría más flexibilidad aunque ello implicara más control

El uso de software como motor de flexibilidad en las pymes españolas

Las nuevas formas de trabajar de muchos negocios que contribuyen a la flexibilidad laboral de los empleados (a distancia, de forma híbrida o con semana laboral reducida) también está suponiendo un aumento del uso de software. El impacto de la tecnología en el trabajo es notable: estas herramientas ayudan a empresas y empleados a mantener su productividad y eficacia en entornos de trabajo no presenciales.

Nuestro estudio indica que los empleados de pymes españolas han adoptado el uso de herramientas que permiten más flexibilidad, son conscientes de su eficacia y valoran las ventajas de su uso. Asimismo, los empleados que trabajan en empresas abiertas a invertir en herramientas informáticas apoyan una mayor inversión en software para conseguir más flexibilidad.

De la misma forma que un cambio en la cultura empresarial puede ayudar a fomentar más flexibilidad en el trabajo, también lo hace la adopción del software adecuado. Existen ciertas herramientas que las empresas aún no conocen y pueden incrementar la productividad de sus empleados y ayudarles a conseguir más flexibilidad.

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Metodología de la encuesta: 

Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online durante febrero de 2023. Participaron 1009 personas. El criterio de selección de los participantes fue el siguiente:

  • Residentes en España
  • Tienen entre 18 y 65 años
  • Su situación laboral actual es de empleado/a a tiempo completo
  • Trabajan en empresas que tienen entre 2 y 250 trabajadores
  • Trabajan 5 días a la semana o más
  • Suelen trabajar con un ordenador