Cómo sacar partido a una plantilla de horario de empleados (incluye Excel gratuito)

¿Cómo optimizar el proceso de crear los horarios de los empleados? Es posible recurrir a una plantilla de horario en Excel para hacer un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados. No obstante, crear una plantilla desde cero puede resultar complejo. Dicho esto, descubre la plantilla de horario anual en Excel de Capterra.

En función de la cantidad de empleados de la empresa, las soluciones para gestionar los horarios pueden ser más o menos eficientes. En caso de aquellas empresas en las que hay horarios rotativos, el software para planificación de personal puede resultar una opción más útil para gestionar este tipo de necesidades. 

Por otro lado, ciertos profesionales de recursos humanos (RR. HH.) consideran que es más fácil trabajar con plantillas prediseñadas. Hemos creado una hoja de Excel gratuita y que se puede descargar para hacer el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados y sus ausencias.

¿En qué consiste la planificación horaria de empleados?

La elaboración de horarios de trabajo para los empleados es un proceso que consiste en organizar las horas de los trabajadores de una empresa y hacer seguimiento de ellas.

Es una parte crucial de la gestión que forma parte de la administración de los recursos humanos y también es fundamental a fin de garantizar que las operaciones están cubiertas durante los horarios comerciales.

Planificación de permisos y ausencias

Una plantilla de horario es una herramienta que sirve para gestionar las horas de los trabajadores, sus vacaciones y sus ausencias, a fin de mantener el nivel de productividad y rendimiento. Es un resumen de la disponibilidad de los empleados en formato de calendario, lo que permite a los responsables de departamento organizar las sustituciones en función de las aptitudes y de las horas que ya se han trabajado.

Sobre todo, una plantilla de horario en Excel facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y de las políticas de empresa en cuanto a las horas de trabajo mientras se planifican los horarios de los trabajadores. Permite que los organizadores puedan anticiparse a las necesidades especiales de personal y gestionar las ausencias de los trabajadores.

Asimismo, se puede reducir el riesgo de cometer errores en la planificación gracias al rápido acceso que brinda la planificación a la información actualizada. Las aplicaciones de planificación de horarios de personal también simplifican el proceso de solicitud y aprobación de ausencias.

La planificación de los horarios de la plantilla puede ser compleja y requerir una gran inversión de tiempo de los departamentos de RR. HH., dado que es necesario vincular una gran cantidad de información muy dispar. Con nuestra plantilla gratuita de horario para empleados en Excel, te ayudamos a empezar a gestionar los permisos y las ausencias de los trabajadores.

Una plantilla de horario en Excel para una gestión eficaz

Nuestra plantilla Excel para gestionar los horarios de los trabajadores tiene en cuenta los permisos remunerados (P), las bajas (B) y otro tipo de ausencias (O). La primera hoja muestra la lista de trabajadores y el calendario anual. 

El registro de las ausencias de los trabajadores se lleva a cabo mediante la introducción de la letra correspondiente en el calendario, en la fila del trabajador, en función del tipo de ausencia. La tabla calcula de forma automática la cantidad de ausencias que ha tenido cada trabajador, así como la cantidad de empleados que están ausentes en un día concreto al final de cada columna. 

¿Cómo optimizar el uso de las plantillas de horarios para empleados en Excel?

Tener un calendario para planificar el horario de la plantilla resulta muy beneficioso a la hora de poder visualizar el ausentismo en la empresa, el cumplimiento de días de permiso remunerado y las bajas que solicita el personal.

Para un buen uso de las plantillas de horarios se deben insertar correctamente los datos personales de los trabajadores y también personalizar los días festivos en concordancia a la zona geográfica en la que se encuentre la empresa. 

De la misma manera, es necesario que el equipo de recursos humanos comente con transparencia e instruya a los empleados cómo deben insertar los datos de sus días ausentes para que el excel pueda ser rellenado adecuadamente. En caso de que esta sea una herramienta nueva, los líderes pueden organizar sesiones de formación online para que los empleados aprendan a manejar la plantilla de horario en Excel.

Por último, los responsables de departamento también deben entender la importancia de mantener un seguimiento de las ausencias de sus trabajadores, ya que así podrán anticiparse a las necesidades que vayan surgiendo y organizar la carga de trabajo de manera adecuada según la presencialidad del equipo.

Ventajas y desventajas de una plantilla de horario en Excel

Las principales ventajas de la plantilla en Excel son su sencillez, su funcionalidad y, por supuesto, que es gratuita. La interfaz es muy intuitiva, lo que simplifica la gestión diaria y permite que los responsables de departamento solo tengan que rellenar los cuadros cuando un empleado se ausenta. El grafismo, sencillo y ordenado, facilita la interpretación (y se puede editar para adecuarse a los colores corporativos de cada pyme). 

No obstante, la plantilla tiene ciertas limitaciones: no favorece la gestión colaborativa de las ausencias y su diseño no es apto para aquellas empresas que tengan más de 250 trabajadores. También es posible que la introducción manual de información dé lugar, en ocasiones, a cometer errores humanos.

En caso de que una empresa necesite una herramienta que permita almacenar gran cantidad de datos de empleados, se puede recurrir al software para la planificación de personal.

Funciones esenciales del software planificador del horario semanal de los empleados

Además de usar la plantilla de horario anual de empleados en Excel, una empresa puede usar herramientas que existen en el mercado del software para controlar el horario de los empleados.

El software para la planificación de personal es una herramienta muy útil para las empresas que quieren elaborar horarios de trabajo y contiene determinadas funciones, de las cuales se destacan a continuación las más importantes:

• Introducción sencilla de datos: el software permite registrar la ausencia de cada uno de los trabajadores y organizar e introducir la distribución de las tareas según la disponibilidad del empleado.
• Vista de calendario: estas herramientas ofrecen una vista de calendario (diaria, semanal, mensual o anual) de los horarios de cada trabajador.
• Notificaciones: el software puede emitir alertas en tiempo real cuando haya limitaciones legales de planificación que no se estén cumpliendo o cuando se detecte alguna anomalía.
• Opción de filtro: esta función permite buscar la información necesaria con mayor rapidez gracias a los filtros, que también ofrecen una visualización personalizada en función de criterios específicos.
• Espacio colaborativo: estas herramientas cuentan con capacidades de comunicación interna, lo que brinda a los profesionales de RR. HH., a los responsables de departamento y a los trabajadores la oportunidad de interactuar dentro del software.

Elige el método de control horario que mejor se adapte a tu empresa

El Excel de control horario del personal es un gran recurso para mantener actualizada la información sobre ausencia y disponibilidad de los empleados.

Si sientes que la plantilla gratuita de horario de empleados se queda corta, siempre puedes recurrir a diferentes herramientas de control horario pueden ayudarte. Con ellas podrás ir más allá en la planificación horaria del personal.

Estas herramientas contienen una gran cantidad de funciones esenciales que ofrecer en el día a día: gestión de nóminas, gestión de equipos, seguimiento en línea de las horas de trabajo e incluso creación de facturas. 

Con semejante diversidad en el abanico de funciones, es muy importante buscar a fondo en el catálogo para encontrar la herramienta adecuada para tu organización.