Los 5 mejores software de gestión de inventarios gratis y de código abierto

Este artículo se publicó por primera vez el 4 de marzo de 2019 y se ha actualizado el 24 de agosto de 2023.
Una gestión eficaz del inventario puede suponer la diferencia entre conseguir una venta o dársela a la competencia. Mantener un buen sistema de control y gestión de stock también puede hacer que un negocio deje de malgastar dinero y funcione de forma más eficaz. Descubre nuestros 5 sistemas de control de inventarios gratuitos mejor valorados para empresas.

Si no cuentas con una correcta gestión del almacén, si no sabes lo que tienes o dónde encontrarlo, será difícil que puedas venderlo. Gestionar el inventario de una organización implica pedirlo, almacenarlo, hacer seguimiento, utilizarlo, venderlo y contabilizarlo. 

Ya se trate de materias primas, componentes, productos acabados, equipos o incluso recursos humanos, el inventario de tu pyme probablemente requiera procesamiento, almacenamiento y transporte entre ubicaciones para evitar la escasez o el exceso de existencias.

Con el software de gestión de inventario y almacén, las organizaciones pueden digitalizar, simplificar y agilizar diversas operaciones, además de reducir costes. Como señala Forbes (artículo en inglés), esto puede incluir la generación de SKU, la gestión de los niveles de existencias, el seguimiento de las unidades, la generación de informes de rendimiento y la previsión de la demanda.

Un software de gestión de inventario eficiente puede arreglar este problema y además optimizar los procesos logísticos y el estado de tu stock, manteniéndote al día de tus existencias y sabiendo qué pedidos tienes que hacer en cada momento. Te recomendamos encontrar una solución en los próximos meses para que no pierdas cientos, incluso miles, de euros en ventas.

Afortunadamente, no necesitarás llegar a números rojos para mejorar. Hay productos gratuitos que te pueden ayudar a gestionar tu inventario y adaptarte a la demanda (y no te costarán un céntimo).

Los mejores software gratis de gestión de inventario

El siguiente artículo detalla cinco de los programas de gestión de inventario mejor valorados en Capterra España, siendo uno de ellos de código abierto, ordenados alfabéticamente. Para esta lista, se han tenido en cuenta los software que cuentan con una valoración global mínima de los usuarios de 4,1 sobre 5 estrellas. Cada uno de estos programas ofrece una versión gratuita con funciones relevantes para la planificación, identificación, gestión y optimización de inventarios. Puedes consultar la metodología completa al final del artículo.

1. monday.com

• Valoración global: 4,6/5
• Facilidad de uso: 4,5/5
• Servicio de atención al cliente: 4,5/5
• Características: 4,4/5
• Relación calidad-precio: 4,3/5

El programa monday.com ofrece gestión de inventarios que puede ayudar a importar datos de productos con la herramienta integrada "Sistema operativo de trabajo". Permite crear vistas personalizadas, flujos de trabajo y automatizaciones utilizando plantillas de inventario, widgets y fórmulas. El cuadro de mandos central muestra los productos y cualquier deficiencia, lo que permite a las empresas comprobar los registros de inventario, supervisar los niveles de existencias y acceder a las valoraciones de ventas en tiempo real.

Los usuarios también tienen la posibilidad de gestionar los pedidos de compra, hacer un seguimiento de los envíos y su estado y procesar las devoluciones. La vista predeterminada ofrece la opción de agrupar las existencias por fabricante u otros parámetros, así como alternar entre las vistas de gráfico y tabla para obtener informes y análisis pertinentes.

Este software de gestión de inventario es gratuito indefinidamente para dos usuarios. Asimismo, monday.com pone tableros personalizables a disposición de todo el mundo. Ofrece hasta tres tableros, más de 200 plantillas, ocho tipos de columnas y herramientas de colaboración para una segunda persona. 

La versión gratuita de este programa de inventario y gestión de stock no incluye automatizaciones basadas en fórmulas. Los usuarios también pueden acceder a una prueba gratuita de 14 días de los paquetes de pago de monday.com. Si deciden cambiar a una versión superior, los suscriptores pueden elegir entre los planes "Básico", "Estándar", "Pro" o "Corporativo". 

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2. Odoo

• Valoración global: 4,1/5
• Facilidad de uso: 4/5
• Servicio de atención al cliente: 3,6/5
• Características: 4,1/5
• Relación calidad-precio: 4/5

No es la primera vez que se habla de Odoo en esta web, y es que tiene muchos aspectos positivos. Odoo Inventario es completamente gratuito para cualquier número de usuarios. Este sistema de control de inventario gratuito y de código abierto ofrece trazabilidad para unidades sueltas, productos agrupados y envíos completos. 

Odoo ha sido ideada como solución de software ERP, pero gracias a su diseño de aplicación con complementos puedes adaptarla a las necesidades de tu negocio, por pequeñas o grandes que sean. Si necesitas gestionar el inventario, puedes aprovechar su solución de gestión de almacén y, quizá, la solución de compras o punto de venta. Odoo Inventario forma parte de un conjunto modular de aplicaciones de gestión de inventario y operaciones empresariales de código abierto para pymes.

Con los datos de existencias y ventas en tiempo real que se muestran en la pestaña Inventario, Odoo permite a los gestores de almacén mantener bajo control los niveles de existencias y facilitar las transferencias entre ubicaciones, evitando el exceso de oferta y el desabastecimiento. Desde el panel de inventario, los gestores pueden crear, ver y editar entradas relevantes para una variedad de procesos: pedidos de compra, pedidos pendientes, artículos disponibles para kitting, proveedores, envíos, oportunidades de cross-docking, opciones multialmacén y devoluciones.

Al ser un ERP, todos los datos se combinan en el backend, por lo que puedes transmitir directamente las compras al inventario y a la contabilidad. La versión en línea de Odoo es una solución fantástica de código abierto para pequeñas empresas. Para empresas grandes resultará más útil el software completo y autoinstalado.

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3. ProfitBooks

• Valoración global: 4,4/5
• Facilidad de uso: 4,5/5
• Servicio de atención al cliente: 4,3/5
• Características: 4,3/5
• Relación calidad-precio: 4,5/5

ProfitBooks es un software que cuenta con herramientas de gestión de inventarios, aunque se centra en la contabilidad y la gestión de nóminas. Desde el menú principal, los usuarios pueden acceder al menú "Inventario" para ver las unidades en stock y añadir nuevos productos. 

También ofrece al usuario la posibilidad de configurar alertas de reposición, preferencias de lote y otras opciones de control de inventario y ventas. Si se activa la casilla de inventario, se incluirán los artículos en stock en las métricas, que se generan y muestran a través del menú "Informes".

La pestaña "Gestionar existencias" permite a los gestores de inventario hacer seguimiento de las materias primas, los pedidos de compra, las devoluciones y los productos terminados. También permite emitir vales para materias primas, comprobar el espacio disponible en el almacén, registrar información sobre transferencias y documentar las mermas a medida que se producen.

Los suscriptores del plan "Startup" para un solo usuario pueden utilizar ProfitBooks de manera gratuita. Este plan admite hasta 100 clientes, el seguimiento de hasta 25 artículos y la generación de facturas de hasta 25 documentos al mes, además de asistencia gratuita. 

Más allá de las opciones de gestión de inventario y mercancía con opciones de uso de varias divisas y seguimiento de cuentas por cobrar, los usuarios pueden acceder a herramientas de informes de gastos e impuestos. El plan de pago para pymes aumenta estos límites y está disponible con una prueba gratuita de 14 días.

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4. Rentle

• Valoración global: 4,6/5
• Facilidad de uso: 4,6/5
• Servicio de atención al cliente: 4,9/5
• Características: 4,2/5
• Relación calidad-precio: 4,5/5

Rentle es una solución de gestión de inventarios y ejecución de pedidos basada en la nube. Las pymes que ofrecen servicios de alquiler o productos por suscripción pueden implantar este programa de inventarios para crear un comercio electrónico personalizado. Además, se pueden gestionar diversos aspectos del control de inventario y la tramitación de pedidos, como el seguimiento de las órdenes de compra y la gestión de materias primas. 

El menú "Inventory" muestra las unidades de mantenimiento de existencias (SKU) actuales y permite a los usuarios añadir nuevos productos manualmente, importar archivos de inventario, filtrar resultados y hacer seguimiento de artículos individuales o en bloque.

Desde el mismo menú "Inventory", puedes asignar artículos específicos a un pedido de alquiler, fijar determinados tipos de artículos para alquiler o venta, seleccionar las opciones de entrega que se ofrecen y gestionar sus devoluciones. La plataforma es personalizable en cuanto a opciones de seguimiento, generación de informes, kitting y procesamiento de envíos. 

Para visualizar los análisis de inventario, se dispone de integraciones personalizadas mediante webhooks y una interfaz de programación de aplicaciones (API). La versión gratuita de Rentle admite un usuario y una tienda. También incluye una tienda virtual personalizable, flujo de reservas, catálogo y procesamiento de pagos en línea. 

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5. Zoho Inventory

• Valoración global: 4,4/5
• Facilidad de uso: 4,4/5
• Servicio de atención al cliente: 4,3/5
• Características: 4,2/5
• Relación calidad-precio: 4,3/5

Zoho Inventory es un sistema de control de inventario que admite el cumplimiento multicanal (MCF). Se integra con más de 25 servicios de envío para solicitudes de presupuesto instantáneas y seguimiento de envíos en tiempo real. Mediante la aplicación web o móvil Zoho Inventory, puedes ver artículos, grupos, paquetes y transferencias de un vistazo en el panel principal.

Zoho Inventory incluye herramientas para la valoración de inventarios, comprobaciones puntuales, gestión de devoluciones, seguimiento del estado, preparación de kits, gestión de pedidos de compra de mercancía y elaboración de inventarios periódicos o continuos. El panel principal de la aplicación móvil también ofrece un resumen del inventario con estadísticas sobre las unidades disponibles y las existencias que se recibirán. Además, muestra un resumen de los artículos que deben embalarse, enviarse y entregarse.

Zoho Inventory es totalmente gratuito para dos usuarios, un almacén y hasta 50 pedidos y etiquetas de envío al mes. La versión gratuita también incluye kitting y soporte de opción de uso de varias divisas. Otros planes de pago se facturan anualmente y vienen con una prueba gratuita de 14 días. Los paquetes de pago de Zoho Inventory están diseñados para organizaciones que ordenan más de 1.500 pedidos al mes, e incluyen herramientas de seguimiento de lotes y listas de selección.

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Consideraciones finales

Todas estas soluciones pueden gestionar los principales requisitos de inventario de las pequeñas empresas y muchas de ellas ofrecen flexibilidad para seguir contigo a medida que tu empresa crece. 

Las empresas pueden utilizar software de gestión de stock, mercancía e inventario para mejorar la eficiencia operativa y la posible rentabilidad general. 

Una pyme en crecimiento debería valorar una solución de software de gestión de inventario cuando se vea incapaz de hacer frente a cualquiera de los siguientes problemas:

• Agotamiento de existencias
• Pedidos pendientes
• Procesos de seguimiento manuales que consumen mucho tiempo
• Excesos de inventario costosos

Antes de comprometerse con una versión de pago de un software de gestión de almacenes, los usuarios deberían aprovechar las pruebas y demostraciones gratuitas de varios sistemas de planificación y control de inventarios. Busca funciones como la gestión de devoluciones, la gestión de pedidos de compra, la preparación de kits, el seguimiento del estado y las herramientas de informes o análisis. 

Una vez que te hayas decidido por la solución de gestión de inventario adecuada y busques reducir costes, comprueba si hay ofertas especiales, como descuento si se paga una suscripción anual por adelantado.