¿Buscas un administrador de tareas gratis?

Publicado el 8/3/2019 por Eileen O'Loughlin, Andrew Conrad, Lauren Maffeo, Marina Cabrera y Pritam Tamang

Encuentra un administrador de tareas gratis

Nos cuesta organizarnos la vida, no seamos ilusos. Sería fantástico tener un equipo de secretarios que supieran qué y cuándo tenemos que hacer cada cometido. ¡Seguiremos soñando! Hasta que llegue ese momento, nosotros vamos a ejercer de Mary Poppins del orden, al menos en el ámbito laboral. Porque cada vez existen más software que ejercen de administrador de tareas y muchos de ellos, como los que presentamos a continuación, tienen además una versión gratuita con la que podrás ahorrar costes además de tiempo.

Si tienes una pequeña empresa, o simplemente un proyecto en mente que te gustaría llevar a cabo con cierta organización, continúa leyendo. Hemos seleccionado quince software que utilizan diagramas de Gantt, tableros Kanban y la posibilidad de compartir, en algunos casos, con usuarios ilimitados. Además, los que disfrutan -o están obligados- a llevar el trabajo allá donde van, agradecerán que muchas de las soluciones de este listado cuenten con aplicaciones de planificación para Android e iOS.

Nota: las herramientas incluidas en la lista se encuentran entre las soluciones de gestión de tareas gratuitas más recomendables según la metodología que encontrarás al final del texto y se presentan en orden alfabético. Las fortalezas y debilidades de cada una de ellas deben examinarse en su conjunto y según las necesidades específicas (en lugar de comparar las herramientas entre sí). El lector deberá buscar las funciones más importantes para su caso concreto y considerar las necesidades de negocio y los objetivos que se pretenden cumplir con la implementación del software antes de tomar una decisión.

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Los mejores software de gestión de proyectos gratis

Agantty: herramienta de Gantt visualmente atractiva

Agantty es un software de planificación de proyectos gratuito (no una herramienta de pago que ofrece un plan gratuito), así que no hay niveles de producto ni costes de actualización. Todas las funcionalidades nativas son gratis para todos.

Incluye tareas, proyectos y usuarios ilimitados y permite configurar equipos y permisos de usuario. En la vista compartida de diagrama de Gantt, los usuarios pueden crear y ordenar tareas. También tienen un panel individual que muestra la asignación de tareas y proyectos.

Esta herramienta de diagramas de Gantt es perfecta para pequeñas y medianas empresas que buscan algo más allá de la mera gestión de tareas, pero no necesitan una solución completa de gestión de proyectos con funciones de creación de informes o gestión de recursos.

Organiación de tareas con Agantty
Vista del panel de Agantty (Fuente)

Ventajas: el proveedor es flexible en cuanto a su hoja de ruta del producto e informa de las funciones en desarrollo que pretende incorporar, como una aplicación nativa para móviles y seguimiento del tiempo.

La aplicación también cuenta con un botón de comentarios para que los usuarios informen de errores. Así puedan resolverse cuanto antes.

Desventajas: no es posible invitar a clientes o usuarios externos a colaborar en un proyecto de Agantty. Cada colaborador, ya sea interno o externo, debe crear una cuenta en el proveedor. Agantty permite configurar los permisos de usuario, pero es necesaria una supervisión del gestor de proyectos que asegure que clientes e invitados no tienen acceso a información que no les compete.

Precio de actualización: no aplicable

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: equipos pequeños que busquen una herramienta fácil de diagramas de Gantt y basada en el navegador, que ayude en la planificación de proyectos y gestión de tareas.

Airtable: flexible y polivalente

Airtable es una solución relativamente nueva en el mercado de gestión de proyectos, pero cuenta con altas valoraciones de los usuarios de Capterra. La herramienta ofrece un amplio conjunto de funciones y una interfaz personalizable para visualizar los flujos de trabajo de los proyectos.

La versión gratuita permite crear proyectos ilimitados (conocidos como “bases”), seguir hasta 1200 tareas (llamadas “registros”) por proyecto, añadir hasta 2 GB de archivos por base y comentar en las tareas.

Administrador de tareas Airtable
Gestión de tareas en Airtable (Fuente)

Ventajas: Airtable destaca como herramienta que ayuda monitorizar todo tipo de datos y además tareas. Diseñada como una hoja de cálculo, permite crear bases de datos con información como detalles de proyecto, cuentas de cliente y presupuestos de equipos. Es un software de fácil personalización en el que las tareas se pueden ver bien como listas en una hoja de cálculo o como tarjetas en un tablero Kanban o campos de datos en un calendario.

Desventajas: el principal inconveniente de Airtable es su curva de aprendizaje. Los nuevos usuarios pueden encontrar la solución abrumadora debido a sus muchas funcionalidades. Además, la versión móvil está limitada; por ejemplo, no permite ver múltiples tareas.

Precio de actualización: 10 dólares mensuales por usuario la versión Plus (unos 9 euros), y 20 dólares mensuales la versión Pro (unos 17 euros).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que necesitan una herramienta de gestión de tareas personalizable.

Asana: herramienta repleta de funciones

Asana es una herramienta de gestión de proyectos muy popular, con una puntuación promedio de 4.5/5 estrellas por parte de los usuarios de Capterra. Ofrece funciones como planificación de proyectos, intercambio de archivos, gestión de tareas y colaboración de equipos.

La versión gratuita permite crear tareas y proyectos ilimitados, pero con un máximo de 15 miembros por proyecto. Ciertas funciones, como la creación de dependencias de tarea o los proyectos privados, no se incluyen en el plan gratuito.

Asana. Software para la administración de tareas
Panel de resumen de proyecto en Asana (Fuente)

Ventajas: Asana permite al usuario crear hojas de ruta de productos, conocer las dependencias de tarea y colaborar con un equipo deslocalizado. Además, ofrece integraciones de terceros con seguimiento del tiempo, comunicación y creación de informes.

Desventajas: al ser una herramienta repleta de funciones, es más adecuada para usuarios avanzados. Los usuarios de Capterra indican un exceso de texto y falta de imágenes en la solución, por lo que los equipos que busquen una herramienta fácil de usar e intuitiva pueden encontrarla abrumadora.

Precio de actualización: 9.25 euros mensuales por usuario la versión Premium, y 18.75 euros mensuales la versión Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que trabajen en múltiples proyectos a la vez.

Easynote: gestor de tareas sencillo

Easynote es una solución de gestión de tareas básica que ayuda a los usuarios a organizar su lista de tareas. El plan gratuito incluye usuarios, tareas y proyectos ilimitados, así como 1 GB de espacio de almacenamiento de archivos por usuario.

Se puede elegir entre seis aplicaciones para añadir a los proyectos: calendario, actividad, subtareas, comentarios, urgencia y estadísticas. En la siguiente captura de pantalla, por ejemplo, puedes ver las pestañas de actividad y calendario. En la tarea “Implementar Google Calendar” hay un menú desplegable para indicar el estado de urgencia.

Aunque no cuenta con muchas reseñas en Capterra, los usuarios elogian la simplicidad y facilidad de uso de Easynote y le otorgan una valoración de 4.5/5 estrellas.

Captura de pantalla de las tareas en Easynote
Resumen de tareas en Easynote (Fuente)

Ventajas: las cuentas gratuitas incluyen atención al cliente por correo electrónico en un plazo de 48 horas, un soporte poco frecuente en el software gratuito. Para cuestiones menos urgentes, los usuarios pueden consultar la base de conocimiento y la documentación de ayuda de Easynote.

Desventajas: la solución es muy básica, sobre todo en el plan gratuito. Por ejemplo, puedes crear tareas y proyectos ilimitados, pero tienes que actualizar a una cuenta de pago para incluir fechas de entrega. Añadir comentarios es gratis, pero es necesaria la actualización para recibir notificaciones.

Además, no cuenta con aplicación móvil para iOS, lo cual puede ser problemático para usuarios de Apple.

Precio de actualización: 11.10 euros mensuales (Premium), 18.75 euros mensuales (Business).

Aplicaciones móviles: Android

Adecuado para: equipos pequeños que necesiten un gestor de tareas sencillo.

Hibox: gestión de tareas y colaboración

Hibox es ideal para equipos que necesiten una herramienta de gestión de tareas y colaboración. Los permisos basados en roles permiten designar administradores, gestores, usuarios básicos y usuarios externos. Después, los miembros del proyecto pueden crear flujos de trabajo para equipos y proyectos específicos.

En cada flujo de trabajo, los usuarios crean listas de tareas para ver los elementos de acción y distribuir responsabilidades. La versión gratuita de Hibox ofrece usuarios ilimitados, así que no tendrás que cambiar de herramienta si el equipo de proyecto crece.

Hibox, una aplicación para organizarse
Flujo de trabajo de Hibox (Fuente)

Ventajas: Hibox es ideal para equipos de proyecto no técnicos que necesiten una herramienta para colaborar y priorizar tareas. Es muy valorada por los usuarios de Capterra que trabajan con clientes, ya que pueden crear compartimentos en Hibox para cada uno.

Algunos usuarios de Capterra afirman que Hibox ha mejorado su comunicación tanto con equipos como con clientes, ya que permite gestionar tareas en diferentes grupos y estar al tanto de los mensajes fácilmente.

Desventajas: las funciones del plan gratuito de Hibox son limitadas. Es posible añadir usuarios, pero no ofrece mucho almacenamiento. La gestión de tareas y la asistencia en línea son muy básicas. Para integraciones con aplicaciones externas y videoconferencias, o gestionar tareas más avanzadas, es necesario contratar los planes Pro y Enterprise. Hibox tampoco tiene diagramas de Gantt ni ofrece la posibilidad de crear informes personalizados.

Precio de actualización: 4 dólares mensuales (unos 3 euros) por usuario la versión Pro y 8 dólares mensuales (unos 7 euros) la versión Enterprise.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que necesiten un gestor de tareas gratuito para muchos usuarios.

Hitask: aplicación intuitiva para autónomos y empresas unipersonales

Hitask es principalmente una herramienta de gestión de tareas, pero no creas que es una aplicación más para hacer listas con funciones limitadas. Ha sido desarrollada basándose en la metodología Getting Things Done (“hacer las cosas”) e incluye colaboración, seguimiento del tiempo y calendario compartido.

Hitask, programa para organizar las tareas
Pestaña de proyecto de Hitask (Fuente)

Ventajas: si tienes que organizar un proyecto en equipo, pero te aterra la idea de aprender a usar una complicada herramienta de gestión empresarial, Hitask puede ser la elección perfecta. Es lo suficientemente sencilla como para empezar a usarla de inmediato; todo lo que necesitas está en una pantalla. El software lleva más de una década perfeccionándose y mejorando con nuevas funciones como almacenamiento de documentos, tareas repetitivas y etiquetas. Es una herramienta estable y fiable que crecerá con tu equipo.

Desventajas: Hitask es, básicamente, un gestor de tareas. Si intentas usarla para organizar simultáneamente tres proyectos millonarios con múltiples equipos y organizaciones, es posible que te decepcione. La versión gratuita incluye medio giga de almacenamiento, adecuado solo para proyectos extremadamente sencillos. Cuenta con asistencia básica mediante correo electrónico (muy básica según algunos usuarios), preguntas frecuentes, formularios en línea y foro de la comunidad. El soporte prioritario solo está disponible para los clientes de pago.

Precio de actualización: 4 dólares mensuales (unos 3.50 euros) para cuentas individuales y 25 dólares mensuales (unos 22 euros) para equipos.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: individuos y pequeños equipos que necesiten una aplicación de gestión de tareas con algunas funciones de gestión de proyectos.

KanbanFlow: herramienta Kanban para consultores y grandes equipos

KanbanFlow, solución del desarrollador sueco CodeKick, es una excelente herramienta de gestión de tareas para fanáticos de los tableros Kanban. Si no eres ese tipo de persona será mejor que continúes tu búsqueda.

Modelo KanbanFlow de organizar tareas
Interfaz principal de KanbanFlow (Fuente)

Ventajas: con usuarios, tareas y tableros ilimitados en su versión gratuita, KanbanFlow puede adecuarse hasta al mayor de los equipos. Es una excelente elección para consultorías que trabajan con grupos de distintos tamaños en sus proyectos. La versión gratuita también incluye subtareas y tareas recurrentes.

Desventajas: KanbanFlow no cuenta con aplicación nativa, por lo que la interfaz puede verse algo tosca en dispositivos móviles. El proveedor afirma tener una “aplicación web móvil”, pero solo es un atajo móvil a su versión web.

Si necesitas funciones importantes como diagramas de carril, archivos adjuntos, búsquedas e integraciones, tendrás que actualizar a una cuenta de pago.

Precio de actualización: 5 dólares mensuales por usuario (unos 4 euros).

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: consultorías y grandes equipos.

MeisterTask: herramienta Kanban para la gestión visual de tareas

MeisterTask es una solución visual de gestión de tareas que ayuda a los equipos a organizar su trabajo en un tablero compartido de estilo Kanban. Los usuarios también cuentan con un panel individual que muestra un resumen de sus tareas y proyectos activos.

En el espacio de trabajo del proyecto, las tareas se presentan en tarjetas y columnas que representan las distintas etapas del flujo de trabajo. En la tarjeta de una tarea, los usuarios pueden añadir archivos, dividir el trabajo en una lista de tareas y colaborar con otros compañeros de equipo.

Es perfecta para quienes quieran agrupar las tareas relacionadas en un espacio de trabajo centralizado y no necesiten funciones avanzadas de seguimiento o planificación de proyectos (como creación de informes y analíticas). La versión gratuita de MeisterTask incluye tareas, proyectos y colaboradores internos ilimitados, espacios de trabajo de proyecto personalizados, almacenamiento ilimitado y la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 20 MB.

Software administrador de tareas MeisterTask
Lista de tareas en MeisterTask (Fuente)

Ventajas: la versión gratuita no limita el número de tareas, proyectos o colaboradores internos. Los usuarios de Capterra valoran la simplicidad del producto y afirman que es fácil de usar para los nuevos usuarios.

Desventajas: aunque la mayor parte de las funciones de gestión de tareas son gratuitas, la automatización de flujos de trabajo (creación de tareas recurrentes) y la búsqueda de texto completo en tareas y proyectos archivados son funciones de pago. El soporte prioritario y el acceso para invitados también se limitan a los planes de pago.

Precio de actualización: 8.25 euros mensuales por usuario (Pro) y 20.75 euros mensuales por usuario (Empresas).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: pequeñas empresas que necesiten funciones básicas de gestión de tareas y deseen organizarlas en tableros de estilo Kanban.

Pipefy: galardonada solución de gestión de operaciones

Pipefy es una herramienta de gestión de operaciones para equipos de proyecto de hasta diez usuarios. Permite crear flujos de trabajo personalizados y emplearlos en la gestión de proyectos. Pipefy ha sido muy elogiada por los usuarios de Capterra y ha ganado los premios Capterra a “Mejor valor” y “Mayor facilidad de uso” en 2018.

Cómo organizar los trabajos con Pipefy
Tarjetas Kanban en Pipefy (Fuente)

Ventajas: la interfaz limpia de Pipefy facilita su uso tanto con clientes como con equipos internos. Los usuarios de Capterra afirman que es fácil delegar y supervisar las tareas después de configurar flujos de trabajo personalizados. La capacidad de automatizar y personalizar las plantillas de correo electrónico es otra ventaja significativa.

Desventajas: Pipefy carece de función de seguimiento de tiempos y de integraciones con herramientas populares, entre ellas Slack. No es la mejor opción si necesitas una herramienta de gestión de flujo de trabajo con una sólida aplicación para iOS; los usuarios de Capterra e iTunes indican que la aplicación está muy limitada y no favorece la productividad. Muchas reseñas afirman que Pipefy carece de las funciones de automatización de algunos de sus competidores; el mantenimiento de flujos de trabajo y procesos es altamente manual.

Precio de actualización: 9 dólares mensuales por usuario (unos 8 euros) el plan Professional y 18 dólares mensuales (unos 16 euros) el plan Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto de hasta diez usuarios que necesiten una solución gratuita de gestión de flujos de trabajo.

Podio: gestión de flujos de trabajo personalizables

Podio cuenta con una base de usuarios de más de medio millón de organizaciones, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Es un espacio compartido que facilita la colaboración de equipos de todos los tamaños, permitiendo desde el envío de gráficas hasta la supervisión de proyectos.

Podio, para administrar tareas
Proyectos en Podio (Fuente)

Ventajas: los usuarios de Capterra valoran mucho las posibilidades de personalización de Podio y lo fácil que es de configurar sin necesidad de contar con un departamento de TI. También destacan la capacidad de seguir el progreso de tareas individuales en relación con los objetivos de proyecto compartidos.

Desventajas: el plan gratuito de Podio ofrece funciones limitadas. Los equipos de hasta cinco empleados pueden acceder a la gestión de tareas, las aplicaciones y los espacios de trabajo. Si se necesitan más funciones, como flujos de trabajo automatizados, acceso para usuarios externos o informes visuales, la versión gratuita de Podio se quedará corta. Los usuarios de Capterra indican que la herramienta carece de funciones cruciales de planificación de proyectos, como la capacidad de supervisar sprints e hitos.

Precio de actualización: 9 dólares (unos 8 euros) mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto de cinco o menos personas que necesiten una solución de gestión de tareas gratuita.

Process Street: gestión de procesos y flujos de trabajo

Process Street es una herramienta de gestión de flujos de trabajo que ayuda a equipos y empresas a estructurar y organizar tareas relacionadas con un procedimiento (o proceso) específico en una plantilla. Dicha plantilla se usará para crear listas de verificación cada vez que el equipo necesite seguir un determinado proceso.

Puedes elegir una plantilla de la biblioteca del proveedor o crear una propia mediante su editor de tipo arrastrar y soltar. Cuando quieras comenzar un proceso, “ejecuta” una lista de verificación de la plantilla, asigna elementos de la lista a los usuarios y marca las fechas límite. Podrás supervisar el progreso en el panel de resumen de plantilla.

El informe de actividad en la lista de verificación creará un registro de actividad con los comentarios y tareas completadas.

La versión gratuita de Process Street incluye usuarios ilimitados, cinco listas de verificación activas, cinco plantillas activas, función básica de creación de informes y asistencia por chat y correo electrónico.

Process Street, herramienta para ordenar tareas
Resumen de plantilla en Process Street (Fuente)

Ventajas: las listas de verificación y plantillas archivadas no cuentan en el total de listas activas de la versión gratuita. Es decir, puedes crear y archivar tantas plantillas como quieras siempre que tengas activas cinco o menos.

Además, Process Street reconoce dos tipos de usuario: los miembros (usuarios de pago) y los invitados (colaboradores gratuitos). El plan gratuito permite tener invitados ilimitados, que solo podrán acceder a la lista de verificación a la que hayan sido asignados.

Desventajas: si necesitas crear flujos de trabajo para un pequeño número de procesos sencillos, el plan gratuito será suficiente. Sin embargo, si tienes más de cinco procesos, deberás actualizar al plan Business. Para determinar el orden de las tareas (por ejemplo, que la tarea B no se pueda comenzar hasta haber completado la tarea A), hay que actualizar al plan Business Pro.

Precio de actualización: 12.50 dólares mensuales (unos 11 euros) por usuario (Business) y 25 dólares mensuales (unos 22 euros) por usuario (Business Pro).

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: equipos pequeños en sectores que deban estructurar cinco o menos procesos simultáneamente (estos procesos deben ser relativamente sencillos y no tener que realizarse en un orden específico).

Quire: un enfoque jerárquico de la gestión de tareas

Quire emplea una estructura de árbol para dividir los objetivos de proyecto en tareas organizadas según su importancia. Así, los usuarios pueden realizar las tareas según sus respectivas estrategias en el proyecto.

Quire. Programa de gestión de tareas.
Jerarquía de tarea de Quire (Fuente)

Ventajas: la facilidad de uso de Quire es su principal activo. Algunos usuarios de Capterra afirman que la estructura de árbol de la herramienta es la mejor forma de comprender las tareas del proyecto. Esta jerarquía es especialmente útil para autónomos que trabajen en proyectos para distintos clientes. Los usuarios también alaban la configuración de prioridad de Quire y la capacidad de pasar tareas de un proyecto a otro. Para aquellos gestores de proyectos que no paran en la oficina, las aplicaciones de Quire para iOS y Android ofrecen una experiencia similar.

Desventajas: la vista de lista de tareas de Quire puede no ser suficiente para los equipos que deseen visualizar su trabajo mediante diagramas de Gantt o tableros Kanban. Además, Quire carece de gestión de cartera, planificación de proyectos y creación de informes detallados. Si ordenas las tareas por fecha límite, será complicado saber las subtareas que corresponden a cada tarea. Esto puede ser problemático para equipos que trabajen en varios proyectos al mismo tiempo.

Por último, el límite preestablecido de Quire es de 30 miembros. Esta herramienta puede ser una buena elección para equipos de proyecto pequeños, pero los equipos más grandes deberán buscar otra solución.

Precio de actualización: la aplicación es gratuita, aunque Quire ha dejado entrever que en la segunda mitad de 2019 lanzarán versiones de pago.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto con menos de 30 miembros que deseen gestionar sus tareas con un enfoque jerárquico.

Streamtime: herramienta de gestión de trabajo colaborativa para agencias creativas

Streamtime es una solución de gestión de trabajo diseñada para autónomos, equipos creativos y agencias que trabajan para clientes. La plataforma cuenta con cuatro módulos principales: el plan de trabajo, la lista de tareas, el calendario y los informes.

En el plan de trabajo, los usuarios pueden crear nuevos proyectos, añadir tareas y colaboradores y estimar el número de horas necesarias para completar el trabajo. Streamtime obtiene información de salarios y calcula el coste total estimado para el trabajo, que puede exportarse al presupuesto para entregar al cliente.

La lista de tareas muestra con tarjetas qué tiene asignado cada usuario. El tamaño de la tarjeta representa el tiempo que tardará en completarse.

El calendario presenta las tareas y proyectos del equipo y ayuda a realizar un seguimiento de la carga de trabajo, disponibilidad y asignación. A través de los informes se ve el estado actual de todos los trabajos.

Los cuatro módulos están incluidos en el plan gratuito de Streamtime, limitado a cinco trabajos activos y 50 archivados.

Organizar tareas con Streamtime
Tarjeta de tarea en Streamtime (Fuente)

Ventajas: Streamtime es transparente en cuanto a la hoja de ruta del producto (en inglés). El equipo informa de lo que se está desarrollando en la actualidad (por ejemplo, la capacidad de presupuestar y facturar trabajos en múltiples monedas e idiomas) y de los cambios propuestos para futuras versiones.

El proveedor anima a los usuarios a votar las funciones que desean ver en próximas versiones, así que, si te mantienes activo en el foro de hoja de ruta, quizá veas tus deseos cumplidos. Los usuarios de Capterra indican que el proveedor responde rápidamente e incorpora los comentarios de los usuarios a su hoja de ruta.

Desventajas: los usuarios encuentran confuso el lenguaje empleado en las funciones de “seguimiento del tiempo” y “hojas de tiempo” de Streamtime. Además, Streamtime no ofrece seguimiento del tiempo automático mediante un temporizador en la aplicación, ni hojas de tiempo tradicionales. En lugar de ello, las tareas se configuran con una estimación que puede actualizarse manualmente. Cuando pasas el elemento de “pendiente” a “hecho”, se registra el tiempo real del trabajo. Los usuarios pueden crear, sin embargo, informes equivalentes.

Precio de actualización: 12.60 euros mensuales por usuario (Standard), 16.20 euros mensuales por usuario (Standard+) y 25.20 euros mensuales por usuario (Premium).

Aplicaciones móviles: iOS

Adecuado para: autónomos y pequeños equipos creativos que desarrollen hasta cinco trabajos simultáneamente y necesiten enviar presupuestos y facturas a sus clientes.

Trello: tablero Kanban sencillo y fácil de usar

Trello ofrece tableros Kanban para la creación y el seguimiento de tareas. Puedes asignar tareas a los miembros del proyecto con tarjetas digitales. Los miembros pueden añadir comentarios, adjuntar archivos, asignar fechas límite y mucho más.

No existe límite en el número de proyectos que puedes crear en la versión gratuita, pero será necesario actualizar si deseas controlar quién puede acceder a los proyectos, adjuntar archivos de más de 10 MB o acceder a integraciones avanzadas con herramientas como Jira, Bitbucket, Slack o Salesforce.

Ordena el trabajo con tarjetas con Trello
Vista de las tarjetas en un tablero Kanban de Trello (Fuente)

Ventajas: los tableros de Trello permiten seguir las tareas de forma visual, con un estilo parecido al de las notas adhesivas en una pizarra blanca. Aunque la herramienta fue ideada para gestionar proyectos de manera sencilla, su adquisición por parte de Atlassian en 2017 la ha convertido en una solución ampliable para negocios en crecimiento. Estos negocios pueden pasar a una solución de gestión de proyectos más avanzada (como Jira) cuando sea necesario sin la necesidad de migrar datos.

Desventajas: Trello facilita el seguimiento de tareas de unos pocos proyectos; para las empresas que trabajen en muchos proyectos simultáneamente, puede resultar complicado comprobar de un vistazo todas las tareas en curso. La herramienta también carece de funcionalidades como diagramas de Gantt para planificación de grandes proyectos, seguimiento del tiempo de empleados o sistema de contabilidad integrado.

Precio de actualización: 9.99 dólares por usuario al mes (unos 8 euros) la versión Business Class y 20.83 dólares (unos 18.42 euros) la Enterprise.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos pequeños que busquen una herramienta sencilla de gestión de proyectos.

Wrike: seguridad sólida para equipos muy pequeños

La experiencia de Wrike permite a los usuarios trabajar con tableros Kanban en tablas parecidas a las hojas de cálculo. Si buscas una herramienta con grandes capacidades de seguridad, que se encuentre justo en el límite entre las soluciones de gestión de tareas más completas y la gestión de proyectos fácil, Wrike es una excelente opción.

Herramienta Kanban Wrike
Diagrama de Gantt en Wrike (Fuente)

Ventajas: Wrike no limita el número de proyectos activos en las cuentas gratuitas. Además, su almacenamiento de 2 GB es muy atractivo para autónomos y equipos de dos personas.

Las aplicaciones de Wrike están muy bien valoradas (solo en Google Play, tiene una valoración de 4.3/5 estrellas y más de 5000 reseñas). Wrike ofrece una sólida protección: la seguridad física de sus centros de datos es conforme a SSAE 16 de Tipo II, ISAE 3402 e ISO 27001 y cuenta con AES 256 y cualificación HIPAA.

Wrike es una herramienta excepcional cuando pasas a una cuenta de pago. Es una solución elegante e intuitiva que ofrece multitud de características sin abrumar al usuario, sea cual sea su nivel de experiencia en gestión de proyectos.

Desventajas: por desgracia, la versión gratuita de Wrike está tan limitada que solo es adecuada para equipos muy pequeños de hasta cinco usuarios y que compartan el espacio de almacenamiento, de 2 GB. Así, el generoso límite de 500 MB de subida que ofrece este software se convierte en un lastre para la comunicación y la supervisión. Las agencias creativas con grandes activos digitales (que conforman una gran parte del mercado al que se dirige Wrike) no sacarán mucho partido de la versión gratuita. En el caso de grandes empresas, esta versión solo es válida como entorno de prueba.

Precio de actualización: 9.80 dólares mensuales por usuario (unos 8.50 euros). Se vende con suscripción anual para grupos de cinco, diez o quince usuarios. La versión business, para entre 5 y 200 usuarios, cuesta 24.80 dólares al mes (unos 22 euros).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: individuos o equipos de hasta cinco personas.


La metodología aplicada

Productos gratuitos o freemium

En la primera fase de esta investigación, se evaluaron los productos del directorio de software de gestión de proyectos de Capterra para determinar si existen versiones gratuitas y si estas cumplen los criterios de inclusión.

A continuación, se ordenaron los productos admitidos según su categoría: gestión de tareas y gestión de proyectos.

La evaluación final califica cada producto según su experiencia en el sector, tendencias del mercado y capacidades específicas del software.

1. ¿Es gratuito y cumple estos criterios de oferta gratuita?

En este artículo se clasifica un producto como gratuito si:

  • Ofrece una versión gratuita e independiente del software.
  • No es una versión de prueba de un software que, tras un determinado período de tiempo, debe adquirirse.

Cuando la herramienta se clasifica como gratuita, se analiza según los siguientes criterios:

  • Cuenta como mínimo con tres reseñas verificadas en la web de Capterra.
  • Admite al menos tres usuarios independientes en el plan gratuito.
  • Es identificada como aplicación “segura” en la tienda de Google Play.
  • Su proveedor no envía más de diez correos electrónicos de marketing durante la primera semana de registro.

2. ¿Es un software de gestión de proyectos o de gestión de tareas?

Los productos que cumplen los criterios anteriores se evalúan según esta definición de software de gestión de proyectos:

El software de gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar y entregar proyectos a tiempo, según el presupuesto y dentro del alcance establecido. Estas herramientas ayudan a dirigentes de pequeñas empresas, equipos de proyecto y partes interesadas a planificar, supervisar y controlar sus proyectos.

Esta comprobación verifica las capacidades básicas de gestión de proyectos y su idoneidad para la categoría.

Los productos se clasifican como software de gestión de proyectos si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Gestión de tareas: creación de tareas, establecimiento de plazos y asignación de tareas a los usuarios. Supervisión del progreso de cada tarea hasta su finalización.
  • Funciones de colaboración: suministro de un espacio de trabajo centralizado que permite a múltiples usuarios comunicarse, debatir y coordinar.
  • Gestión de documentos/intercambio de archivos: capacidad de intercambio de archivos y almacenamiento en un repositorio central, con seguimiento de versiones e historial de cambios.
  • Planificación de proyectos: configuración de criterios de alcance, presupuesto y plazo. División de proyectos en hitos y tareas individuales. Definición de camino crítico e identificación de dependencias, limitaciones y recursos clave.
  • Creación de informes/paneles: capacidad de mostrar gráficos, tablas, presentaciones de datos y flujos de actividad. Seguimiento de estimaciones reales y previstas de tiempo y costes.

Muchas pequeñas empresas necesitan este software únicamente para gestionar tareas y colaborar entre grupos reducidos. Por ello, si un software no cumple esa definición de gestión de proyectos, se evalúa según la siguiente definición de software de gestión de tareas:

El software de gestión de tareas ayuda a individuos y equipos a organizar, gestionar y completar tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, seguir los progresos de las mismas y colaborar.

Los productos se clasifican como software de gestión de tareas si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Creación de tareas: creación de tareas, asignación a usuarios y establecimiento de plazos. Posibilidad de añadir descripciones a las tareas y de designarlas como parte de un proyecto.
  • Seguimiento de progreso de tareas: visualización de historial y progresión de tareas.
  • Colaboración: posibilidad de comentar en las tareas y adjuntar archivos.
  • Especialización de asignación de tareas: posibilidad de añadir etiquetas a las tareas, mostrar su estado y marcar prioridades.
  • Notificaciones: configuración de notificaciones por correo electrónico o en la aplicación para distintos elementos de acción o recordatorios basados en la ubicación.
  • Posibilidad de mover o editar tareas: posibilidad de mover tareas arrastrándolas, y de elegir o designar nuevos estados.

3. Evaluación final

La evaluación final de los productos restantes combina siete factores específicos junto con el conocimiento del sector de los analistas, la experiencia con las herramientas y la comprensión de las tendencias y necesidades de los negocios en el panorama del software de gestión de proyectos.

Los factores de revisión final incluyen:

  • Capacidades nativas: conjuntos de funciones indicados en las definiciones de mercado de gestión de proyectos y gestión de tareas.
  • Móvil: disponibilidad para dispositivos de todo tipo (iOS, Android, Windows), puntuaciones generales de reseñas en tiendas de aplicaciones.
  • Atención al cliente: asistencia en el producto (temas de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad), soporte por correo electrónico/texto, disponibilidad (24 horas, limitada, solo en EE. UU. o global).
  • Seguridad: cualificación ISO/IEC 27001, HIPAA, SP 800-53 y/o DIACAP Nivel 2, AES, TLS/SSL y 2FA.
  • API: disponibilidad, retrocompatibilidad.
  • Facilidad de uso.
  • Alcance de mercado.

Todas las soluciones se puntuaron en una escala de diez puntos para seleccionar los mejores  productos, que se enumeran en este artículo en orden alfabético.

En esta investigación se contó con la colaboración adicional de Anthony Bradley, Rachel Burger y Laura Clymer.