¿Eres de los que opina como Richard Stallman? De los que comparten todo, incluso el software. En sus palabras, si no usas un software de código abierto es porque no tienes (o no quieres) amigos. Quizás es una declaración demasiado agresiva, pero bien es verdad que estas herramientas se basan en la transparencia. Los software de open source gozan de ciertas ventajas: ser capaz de cambiar el código a tu gusto y aprovechar el conocimiento de otros, son dos de ellas. También el que sea gratuito. Como desventaja, un software de código abierto requiere de conocimientos avanzados de programación. Si no cuentas con un equipo de IT en tu empresa, es posible que necesites la ayuda de especialistas del propio software, un servicio que suele ser de pago.
Piénsalo antes de tomar una decisión, pero si finalmente optas por este tipo de herramienta a la hora de adquirir un software para la gestión de proyectos, te mostramos a continuación una lista de cinco seleccionados. Todas son agilizarán los procesos en tu pyme. Al final de este artículo encontrarás el análisis que hemos llevado a cabo para elegir cada una. No ha sido fácil, pero esperamos ayudarte en tu búsqueda. Están ordenadas por orden alfabético y en cada una destacamos las fortalezas y debilidades del software, que deberás comparar según tus necesidades específicas.
Software de código abierto para la gestión de proyectos
GanttProject: veterana herramienta de planificación de proyectos
GanttProject, creada en 2003, es una de las herramientas más veteranas de esta lista. En los últimos 16 años ha pasado por varias versiones, la más reciente se lanzó en enero de 2019 (GanttProject 2.8.10). Puedes descargarla desde el proveedor o mediante uno de los repositorios de código registrados, como GitHub o SourceForge.
Es ideal para pequeñas empresas que necesiten funciones de planificación de proyectos, gestión de recursos y gestión de tareas, aunque es necesario contar con personal de TI que supervise la implementación y la resolución de problemas.
GanttProject está programada en Java (requiere Java RunTime) y es compatible con los sistemas operativos Windows, OSX y Linux.
Entre sus funciones se incluyen la gestión de tareas, la gestión de recursos y la planificación de proyectos mediante diagramas de Gantt y diagramas PERT. Los usuarios pueden exportar datos en .csv y generar informes en PDF.
Ventajas: es un producto muy sólido y, como es gratuito, el proveedor deja claro qué incluye y qué no. Por ejemplo, su página de preguntas frecuentes (en inglés) indica claramente que GanttProject no puede realizar nivelación de recursos. Esta claridad sobre las capacidades del producto demuestra que el equipo trata de satisfacer las necesidades de sus usuarios.
Además de las preguntas frecuentes, el proveedor ofrece distintos recursos de soporte (en inglés) , como tutoriales en vídeo creados por voluntarios y un foro de asistencia.
Desventajas: no es posible medir la duración de las tareas en horas, solo en días. Aunque esta desventaja no es exclusiva de GanttProject, puede disuadir a equipos que necesiten gestionar proyectos pequeños en los que las tareas se completan en menos de un día.
Precio de actualización: no aplicable
Aplicaciones móviles: no aplicable
Adecuado para: p equeñas y medianas empresas que necesiten supervisar la planificación de grandes proyectos y que cuenten con personal de TI dedicado a la supervisión del alojamiento, el mantenimiento del servidor y las actualizaciones del software.
OpenProject: robusta solución de gestión de proyectos
OpenProject Community es una sólida herramienta de gestión de proyectos creada en Ruby on Rails y compatible con sistemas operativos Linux.
Las capacidades gratuitas de OpenProject Community incluyen gestión de tareas, seguimiento del tiempo, colaboración de equipos, planificación de proyectos con diagramas de Gantt, presupuestos y creación de informes. También es compatible con gestión de proyectos ágil y ofrece paneles de tareas, backlogs, seguimiento de errores y hojas de ruta.
Los usuarios que deseen usar OpenProject en la nube o para fines empresariales pueden descargar una licencia de pago. Estos planes ofrecen funciones adicionales como personalización, mayor seguridad y soporte.
OpenProject se creó en 2012 y lanza mensualmente nuevas versiones. La más reciente se presentó en febrero de 2019 (OpenProject 8.2.1).
Puedes descargar o adquirir OpenProject en la web del proveedor o desde uno de los repositorios de código registrados, como GitHub o SourceForge.
Ventajas: OpenProject incluye todas sus funciones de gestión de proyectos en la versión gratuita.
Aquellas empresas que quieran actualizar a las versiones Cloud o Enterprise para obtener opciones de personalización, funciones de seguridad como la autenticación de dos factores y soporte profesional pueden hacerlo de forma asequible.
Desventajas: OpenProject Community no ofrece mucha asistencia más allá de los manuales de usuario. Además, como en cualquier solución de sobremesa autoinstalada, debes contar con conocimientos técnicos suficientes para resolver los problemas o con personal de TI que pueda supervisar la instalación y realizar el mantenimiento de la solución.
La herramienta no es compatible con Windows y para ejecutarla en OSX será necesario configurar un entorno de desarrollo. Linux puede ser el sistema operativo favorito de los desarrolladores, pero Windows es, sin duda, mucho más común. Esta incompatibilidad puede resultar problemática.
Precio de actualización: 4.95 euros mensuales por usuario para OpenProject Cloud, con un mínimo de cinco usuarios, y 9.95 euros mensuales por usuario para OpenProject Enterprise, con un mínimo de 15 usuarios.
Aplicaciones móviles: no aplicable
Adecuado para: p equeñas empresas ya establecidas que necesiten una solución de gestión de proyectos robusta y que cuenten con personal técnico de TI familiarizado con el sistema operativo Linux. Así podrán gestionar el alojamiento, las actualizaciones del software y el mantenimiento del servidor.
OrangeScrum: gestión de tareas básica para pequeñas empresas
OrangeScrum es una herramienta de gestión de proyectos y tareas. OrangeScrum Community es su aplicación gratuita de sobremesa y de código abierto. También se puede adquirir la versión en la nube o el software para alojamiento propio. Programada en CakePHP, es compatible con sistemas operativos Windows, OSX y Linux.
Sus funciones gratuitas incluyen gestión de tareas mediante listas o tableros Kanban, uso de recursos y creación de informes y analíticas. Los usuarios pueden adquirir funciones prémium para añadirlas a su plan gratuito o actualizar a un plan de pago.
Las funciones prémium incluyen seguimiento del tiempo, tareas recurrentes, diagramas de Gantt, plantillas de proyecto, gestión de clientes y gestión de roles de usuario. También se puede obtener formación y asistencia a un precio adicional.
OrangeScrum Community se creó en 2014 y se puede descargar desde la web del proveedor o desde el repositorio de código GitHub. La última versión de OrangeScrum se lanzó en enero de 2019 (V3.0).
Ventajas: los usuarios de OrangeScrum Community pueden acceder a un foro global y a la documentación disponible en línea para resolver problemas. También se ofrece una guía de instalación y soporte por correo electrónico, Skype y teléfono. Los usuarios de Capterra otorgan a este producto una valoración promedio de 4.5/5 estrellas por su atención al cliente.
Desventajas: la información sobre los planes de OrangeScrum puede resultar confusa para los usuarios, ya que la versión gratuita y la de pago comparten el mismo nombre. Si buscas en Google “OrangeScrum”, los resultados principales son orangescrum.com y orangescrum.org (versión gratuita y de código abierto), sin indicación clara de que sean el mismo producto.
En segundo lugar, el proveedor no distingue entre las capacidades gratuitas y los complementos de pago, presentándolos de igual manera a los visitantes de la web. Por ejemplo, al entrar en el apartado “funciones” de orangescrum.org, la primera capacidad que se enumera es el seguimiento del tiempo, una función prémium por la que el usuario debe pagar.
Puedes consultar las características de ambos planes en esta tabla comparativa (información en inglés).
Precio de actualización: la versión basada en la nube tiene un coste de 9 dólares mensuales para diez usuarios (Startup), 29 dólares mensuales para 20 usuarios (Basic), 49 dólares mensuales para 35 usuarios (Standard), 89 dólares mensuales para 60 usuarios (Professional) y 129 dólares mensuales para 100 usuarios (Corporate).
La versión autoinstalada se comercializa en paquetes similares, con pagos únicos de 259 dólares para diez usuarios (no incluye tasas de mantenimiento y soporte), 439 dólares para 20 usuarios y 709 dólares para 35 usuarios.
Aplicaciones móviles: iOS, Android
Adecuado para: p equeñas empresas que busquen una solución de gestión de tareas autoinstalada para personalizarla según sus necesidades. Es recomendable contar con personal de TI dedicado que pueda gestionar el alojamiento, las actualizaciones del software y el mantenimiento del servidor.
ProjectLibre: herramienta de diagramas de Gantt de código abierto
ProjectLibre es una herramienta de gestión de proyectos de código abierto muy popular que suma más de tres millones y medio de descargas. Sus funciones de diagramas de Gantt ayudan a crear tareas y visualizar al mismo tiempo el camino crítico en un solo panel.
Ventajas: los usuarios de Capterra otorgan a ProjectLibre una valoración media de 4.5/5 estrellas . Entre sus funciones destacan los diagramas de Gantt, que permiten visualizar dependencias de tarea, y los informes en hojas de cálculo, que facilitan el seguimiento de los costes del proyecto y la disponibilidad de recursos.
Los usuarios de Capterra mencionan también que su compatibilidad con Microsoft Project permite migrar archivos y diagramas de Gantt.
Desventajas: la interfaz de usuario de ProjectLibre no es muy atractiva para aquellos que no estén familiarizados con Microsoft Project y herramientas similares.
También es complicado encontrar asistencia. Hay un antiguo documento de Google de 2014 (en inglés) , de 35 páginas, con comentarios como “no comprendo cómo funciona la búsqueda, ¿alguien puede explicármelo?”. Por suerte, existe un foro en su web medianamente activo. En caso de que tengas algún problema con ProjectLibre, te encontrarás perdido hasta que este se resuelva por sí mismo.
ProjectLibre es compatible con OpenOffice, LibreOffice y Microsoft Project 2003, 2007 y 2010; sin embargo, no es plenamente compatible con Microsoft Project 2013 o 2016.
Precio de actualización: ProjectLibre no ofrece versión de pago (todavía). Se espera que durante este año se lance una versión de pago en la nube.
Aplicaciones móviles: no aplicable
Adecuado para: u suarios que busquen una herramienta de diagramas de Gantt gratuita y de código abierto.
ProjeQtOr: solución de gestión de proyectos de código abierto repleta de funciones
ProjeQtOr es una robusta herramienta de gestión de proyectos de código abierto creada en 2009 por el desarrollador francés Pascal Bernard.
A lo largo de los años, decenas de colaboradores han trabajado de manera significativa en el proyecto, ampliándolo hasta convertirlo en una completa solución de gestión de proyectos con innumerables funciones. Entre ellas se incluyen gestión de cartera, seguimiento de errores, gestión de riesgos y gestión de presupuesto.
Puedes probar todo lo que ofrece la solución con esta demo en línea. Además de las versiones instaladas, puedes ejecutar el software directamente desde el navegador.
Ventajas: ProjeQtOr es completamente gratuita. El desarrollador gana dinero con el alojamiento de la solución, el soporte prémium (el básico está disponible en el foro de la comunidad), la formación y el desarrollo de funciones personalizadas. Los usuarios pueden solicitar funciones de forma gratuita en el foro, pero el “patrocinio” de una solicitud siempre acelerará el proceso.
La solución se actualiza con frecuencia: se lanzan parches varias veces al mes y cada dos meses aproximadamente aparece una nueva versión con funciones adicionales y errores corregidos. El foro de la comunidad también es muy activo. Bernard (cuyo nombre de usuario en el foro es “babynus”) respondió a más de diez temas el día que lo consultamos.
Desventajas: como se puede ver en la captura de pantalla, ProjeQtOr ofrece mucho. Quizás demasiado. Esto puede resultar abrumador para los nuevos usuarios. La propia web indica: “ProjeQtOr puede dar miedo a primera vista, la cantidad de iconos disponibles tras instalar la aplicación es impresionante y quizá todo parezca demasiado complejo”.Sin embargo, el usuario puede desactivar cualquier botón que no necesite.
Precio de actualización: completamente gratuita, a menos que desees obtener el mencionado soporte de pago.
Aplicaciones móviles: no aplicable
Adecuado para: u suarios que busquen una solución de gestión de proyectos con muchas funciones y no necesite n demasiada asistencia ni una interfaz elegante.
La metodología aplicada
Productos gratuitos y de código abierto
Para incluir un software de código abierto en este artículo, la herramienta debe publicar su código fuente de modo que cualquiera pueda inspeccionarlo, modificarlo y mejorarlo.
Criterios de inclusión adicionales:
- El código fuente debe haber sido actualizado (versiones completas o pequeñas correcciones) en los últimos 12 meses.
- La puntuación promedio de las reseñas de usuarios de Capterra sobre la herramienta debe ser de, al menos, 3.5/5 estrellas.
- El software debe, como mínimo, ser compatible con uno de los siguientes sistemas operativos: Windows, Mac, Linux.
Productos gratuitos o freemium
En la primera fase de esta investigación, se evaluaron los productos del
directorio de software de gestión de proyectos
de Capterra para determinar si existen versiones gratuitas y si estas cumplen los criterios de inclusión.
A continuación, se ordenaron los productos admitidos según su categoría: gestión de tareas y gestión de proyectos.
La evaluación final califica cada producto según su experiencia en el sector, tendencias del mercado y capacidades específicas del software.
1. ¿Es gratuito y cumple estos criterios de oferta gratuita?
En este artículo se clasifica un producto como gratuito si:
- Ofrece una versión gratuita e independiente del software.
- No es una versión de prueba de un software que, tras un determinado período de tiempo, debe adquirirse.
Cuando la herramienta se clasifica como gratuita, se analiza según los siguientes criterios:
- Cuenta como mínimo con tres reseñas verificadas en la web de Capterra.
- Admite al menos tres usuarios independientes en el plan gratuito.
- Es identificada como aplicación “segura” en la tienda de Google Play.
- Su proveedor no envía más de diez correos electrónicos de marketing durante la primera semana de registro.
2. ¿Es un software de gestión de proyectos o de gestión de tareas?
Los productos que cumplen los criterios anteriores se evalúan según esta definición de software de gestión de proyectos:
El software de gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar y entregar proyectos a tiempo, según el presupuesto y dentro del alcance establecido. Estas herramientas ayudan a dirigentes de pequeñas empresas, equipos de proyecto y partes interesadas a planificar, supervisar y controlar sus proyectos.
Esta comprobación verifica las capacidades básicas de gestión de proyectos y su idoneidad para la categoría.
Los productos se clasifican como software de gestión de proyectos si contienen todas estas funcionalidades principales:
- Gestión de tareas: creación de tareas, establecimiento de plazos y asignación de tareas a los usuarios. Supervisión del progreso de cada tarea hasta su finalización.
- Funciones de colaboración: suministro de un espacio de trabajo centralizado que permite a múltiples usuarios comunicarse, debatir y coordinar.
- Gestión de documentos/intercambio de archivos: capacidad de intercambio de archivos y almacenamiento en un repositorio central, con seguimiento de versiones e historial de cambios.
- Planificación de proyectos: configuración de criterios de alcance, presupuesto y plazo. División de proyectos en hitos y tareas individuales. Definición de camino crítico e identificación de dependencias, limitaciones y recursos clave.
- Creación de informes/paneles: capacidad de mostrar gráficos, tablas, presentaciones de datos y flujos de actividad. Seguimiento de estimaciones reales y previstas de tiempo y costes.
Muchas pequeñas empresas necesitan este software únicamente para gestionar tareas y colaborar entre grupos reducidos. Por ello, si un software no cumple esa definición de gestión de proyectos, se evalúa según la siguiente definición de software de gestión de tareas:
El software de gestión de tareas ayuda a individuos y equipos a organizar, gestionar y completar tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, seguir los progresos de las mismas y colaborar.
Los productos se clasifican como software de gestión de tareas si contienen todas estas funcionalidades principales:
- Creación de tareas: creación de tareas, asignación a usuarios y establecimiento de plazos. Posibilidad de añadir descripciones a las tareas y de designarlas como parte de un proyecto.
- Seguimiento de progreso de tareas: visualización de historial y progresión de tareas.
- Colaboración: posibilidad de comentar en las tareas y adjuntar archivos.
- Especialización de asignación de tareas: posibilidad de añadir etiquetas a las tareas, mostrar su estado y marcar prioridades.
- Notificaciones: configuración de notificaciones por correo electrónico o en la aplicación para distintos elementos de acción o recordatorios basados en la ubicación.
- Posibilidad de mover o editar tareas: posibilidad de mover tareas arrastrándolas, y de elegir o designar nuevos estados.
3. Evaluación final
La evaluación final de los productos restantes combina siete factores específicos junto con el conocimiento del sector de los analistas, la experiencia con las herramientas y la comprensión de las tendencias y necesidades de los negocios en el panorama del software de gestión de proyectos.
Los factores de revisión final incluyen:
- Capacidades nativas: conjuntos de funciones indicados en las definiciones de mercado de gestión de proyectos y gestión de tareas.
- Móvil: disponibilidad para dispositivos de todo tipo (iOS, Android, Windows), puntuaciones generales de reseñas en tiendas de aplicaciones.
- Atención al cliente: asistencia en el producto (temas de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad), soporte por correo electrónico/texto, disponibilidad (24 horas, limitada, solo en EE. UU. o global).
- Seguridad: cualificación ISO/IEC 27001, HIPAA, SP 800-53 y/o DIACAP Nivel 2, AES, TLS/SSL y 2FA.
- API: disponibilidad, retrocompatibilidad.
- Facilidad de uso.
- Alcance de mercado.
Todas las soluciones se puntuaron en una escala de diez puntos para seleccionar los mejores productos, que se enumeran en este artículo en orden alfabético.
En esta investigación se contó con la colaboración adicional de Anthony Bradley, Rachel Burger y Laura Clymer.
