Encuesta 2019: el software de gestión de proyectos en las pymes de España

Publicado el 22/7/2019 por Marina Cabrera

Características del uso de software de gestión de proyectos en España

Toda empresa, desde una multinacional a una pyme, encuentra desafíos a la hora de gestionar un proyecto. Conseguir los objetivos siguiendo el presupuesto marcado y solucionar incidencias que puedan surgir en el proceso es esencial. Para facilitar este trabajo existen los software de gestión de proyectos, con más de 800 entradas en nuestro catálogo. Estas herramientas mejoran la comunicación y la colaboración en los equipos y facilitan el flujo de trabajo.

Nos interesa conocer la opinión que tienen las pymes sobre este tipo de software. Para ello hemos lanzado una encuesta* en la que hemos preguntado, entre otras cuestiones, si usan un software de gestión de proyectos y si es instalado o en la nube, qué desafíos encuentran y cuáles son las funciones que ven más importantes. Algunas respuestas nos han sorprendido. Por ejemplo, que siga habiendo un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal, o que los métodos ágiles solo están implementados en un 11 % de las empresas.

Hemos dividido a los encuestados entre puestos de mando y producción, viendo que en algunos casos difieren los desafíos ante los que se topan al comenzar un proyecto. También al llevarlo a cabo. En cuanto al uso que dan a estas herramientas, ambos trabajan, por lo general, con las mismas funciones de los programas.

Preámbulo: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos ofrece la posibilidad de organizar el tiempo y encargar tareas a diferentes grupos o personas específicas y definir la dificultad de cada una. Gracias a estos programas, el equipo entero está informado de los procesos y sabe en qué fase se encuentra cada usuario. La transparencia, la comunicación (interna y externa) y la facilidad con la que se detectan posibles problemas son otras ventajas del uso del software de gestión de proyectos.

¿Quién usa el software de gestión de proyectos en España?

En España el uso de software de gestión de proyectos en pymes es, según los datos recopilados, del 57 %. Sigue el mismo patrón que otros países europeos como Alemania (información en alemán), algo más rezagada con un 54 %, y Francia (información en francés), que adelanta esta cifra con un 67 % de usuarios de software de project management. No hemos incluído en estos datos otros programas de gestión y manipulación de datos como Excel, que es sin duda la herramienta con más recorrido en este campo empresarial.

Uso de software en la gestión de proyectos

Desafíos a la hora de organizar un proyecto

No debemos empezar la casa por el tejado cuando queremos organizar un proyecto relativamente costoso y en el que están implicados diferentes actores. La organización del tiempo y saber cuáles son las fechas de entrega sería uno de los primeros pasos a tomar, sobre todo por aquellos que dirigen los equipos. No es de extrañar que el 41 % de los encuestados, tanto directivos como empleados, vean este factor como clave. Un software con estas funciones ayudará no solo a tener en mente los plazos, sino en muchos casos a saber en qué punto de la cadena está trabajando cada compañero.

Si continuamos con la opinión de los gestores, en orden de importancia sigue la organización de tareas, con un 37 %, esencial para un buen desarrollo del trabajo y después la capacidad de reaccionar a cambios inesperados en el proyecto, con un 29 %. No es que un gestor de proyectos informatizado vaya a resolver por arte de magia cada incidencia que pueda surgir, pero gracias al uso de software, el proceso seguirá cierto orden y, si el problema aparece en una parte concreta del proceso, la capacidad de reacción será más acertada.

Desafíos como gestor en la gestión de proyectos

Como decíamos, cumplir con los plazos es también el mayor desafío para los trabajadores. También la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir (el 29 % de los encuestados ven ambas cuestiones como importantes). Por otro lado, el 22 % destaca la dificultad de enfrentarse a problemas e incidencias inesperadas. Sí, trabajadores y gestores parecen estar de acuerdo. Sin embargo, cabe destacar que entre los empleados el desafío es la distribución de los roles. Concretamente para el 22 % de los que respondieron a nuestra encuesta.

Viendo estas respuestas, parece curioso que solo el 15 % de los directivos, y el 5 % de los trabajadores (una cifra muy baja) usan los métodos ágiles. Este tipo de funcionamiento, con software específicos de gestión del tipo Scrum o Kanban, surgió de ámbitos informáticos, donde la relación entre proveedor y cliente es constante y los proyectos están abiertos a muchos cambios. Aun así, la metodología ágil favorece a cualquier tipo de proyecto. Nos gustará saber en el futuro cómo evoluciona esta tendencia que, por ahora, en España sigue siendo bastante menor: en términos totales, del 11 %. Una cifra que dobla a la de Francia, donde un 5 % de los encuestados asegura usar los métodos ágiles; y que está muy por encima de Alemania, donde la implementación de estas herramientas no llega al 2 %.

Desafíos como empleado en la gestión de proyectos

Principales funciones del software de gestión de proyectos

Encontramos varias similitudes al comparar los desafíos a los que se enfrentan los trabajadores con las características que más utilizan el software de gestión de proyectos. La gestión de las tareas (el 52 % de los gestores y el 56 % de los trabajadores la destacan) y la organización del tiempo (importante para el 40 % de los gestores y el 56 % de los trabajadores) siguen siendo las más importantes para ambos grupos.

Funciones que más utilizan los directivos de los software de gestión de proyectos

Cabría destacar una diferencia significativa. El 32 % de los gestores utiliza un software de gestión de proyectos para organizar el presupuesto. Es esencial conocer los costes que tiene cada fase del proyecto. También los que puede acarrear encontrarse con problemas que surjan a lo largo del proceso.

Por el contrario, el 41 % de los trabajadores utiliza este tipo de herramientas para la gestión de documentos, algo que destacan solo el 27 % de quienes gestionan. Tener una buena organización del trabajo, sobre todo si hay un equipo amplio implicado, es crucial para llegar a finalizar un buen proyecto.

Funciones que más utilizan los empleados en la gestión de proyectos

El 43 % de los encuestados no usan software de gestión de proyectos

Cerca de la mitad de quienes respondieron a nuestra encuesta aseguran no utilizar otro software para la gestión de proyectos más allá de Excel o Outlook. Esto no significa que no se enfrenten a desafíos al comenzar un trabajo en equipo de cierta envergadura. Es más, se encuentran prácticamente con los mismos. El 43 % de los gestores que no usan un software de gestión de proyectos da importancia al cumplimiento de los plazos, frente al 34 % de los trabajadores; el 35 % de quienes organizan ve como desafío la capacidad de reaccionar a los cambios, una cifra parecida a la de los trabajadores, del 30 %. Para ambos grupos la distribución de los roles debe ser acertada: el 21 % en el caso de los gestores, frente al 29 % de los trabajadores.

Las pymes están dispuestas a  invertir en un software de gestión de proyectos, pero no más de 10 €

El 34 % de los encuestados, aún sin utilizar ningún software de gestión de proyectos y sabiendo los desafíos a los que se enfrentan, confirman no estar dispuestos a invertir en un software de estas características. No así el 32 %, que sí los usa, y le gustaría continuar invirtiendo en ellos. El 44 % gastaría hasta 10 € en un nuevo software, y el 29 % llegaría hasta los 50 €. Tan solo un 12 % de los que no usan software se plantea adquirir uno.

¿Cuánto está dispuesto a pagar por un software de gestión de proyectos?

El futuro para los proveedores de software de gestión de proyectos

Los proveedores de software de gestión de proyectos tienen un futuro muy prometedor. En España, algo más de la mitad de los encuestados asegura utilizar una herramienta de gestión de proyectos, una cifra que tiene vistas de seguir creciendo. Si desarrollas estos programas, te recomendamos mejorar y promover las funciones de organización de las tareas, la capacidad de reacción frente a cambios o la ayuda en el cumplimiento de los plazos marcados. Todas estas características son, como hemos visto, los desafíos y funciones que más destacan los profesionales involucrados en proyectos.

¿Quieres saber más?

Existen programas de gestión de proyectos de muchos tipos y también con diferentes rangos de precios. Para aquellos que quieren bien reducir costes, o probar si les conviene o no el uso de este tipo de herramientas, tenemos buenas noticias: existen herramientas de gestión de proyectos gratuitas (o con una versión sin coste) y otras solo de gestión de tareas. Además, si cuentas con un buen equipo de IT, también puede que te interese el software de código abierto para la gestión de proyectos.

Infografía. Características de la gestión de proyectos en España.


  • Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos lanzado una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 716 personas, de las cuales se seleccionaron 261 participantes. Los participantes cualificados están empleados (a tiempo completo, parcial o de manera autónoma) y trabajan en una pyme (entre 1 y 250 empleados). Todos provienen de diferentes sectores empresariales.