Descubre los programas de gestión de flotas mejor valorados en España que ayudarán a tu negocio a planificar rutas y vehículos de una forma optimizada.
En este articulo
¿Te has cansado de hacer frente a los desmedidos costes del combustible, los excesivos tiempos de inactividad de los vehículos y las preocupaciones de los conductores sobre la seguridad? Invertir en la solución de software de gestión de flotas correcta puede contribuir a evitar que todas esas ineficiencias operativas se terminen convirtiendo en una sangría importante para los resultados de la empresa.
Muchas de estas herramientas ofrecen un seguimiento de los vehículos en tiempo real, una planificación optimizada de las rutas y un análisis del comportamiento del conductor. Los gestores de logística y de la cadena de suministro pueden sacar partido de estas funcionalidades con el objetivo de optimizar la gestión logística de la flota, tomar decisiones informadas y aumentar la eficiencia en general.
Sin embargo, encontrar la herramienta adecuada que se ajuste a las necesidades de la empresa puede resultar complicado. Para ayudarte a elegirla, hemos destacado los tres mejores software de gestión de flotas para empresas españolas por orden alfabético y según las opiniones verificadas del software.
1.
eLogii ayuda a los distribuidores y a las empresas de servicios sobre el terreno a optimizar las actividades de transporte y de ejecución de pedidos. Contiene, entre otras características, una optimización de ruta automatizada que asigna la ruta más corta y garantiza la seguridad, evitando zonas en las que suele haber accidentes o atascos y respetando las normas y la legislación vigente en cuanto a los límites de carga. Los usuarios pueden elegir las rutas que comienzan en un lugar de origen o en varios y establecer un límite de tiempo total o de distancia recorrida en cada ruta para evitar tener que hacer horas extras.
La herramienta también permite optimizar las rutas para que supongan un coste mínimo en función del tipo de vehículo y de las limitaciones en la conducción. Además, puedes elegir entre una variedad de opciones de planificación de rutas, como únicamente de recogida, de varios días, de largo recorrido e incluso configurar planes de ruta recurrentes.
Características principales de eLogii
- Situaciones y comparativas: compara los diversos planes de rutas cambiando las variables, como la duración del recorrido o el tipo de vehículo, y encuentra la ruta más eficiente.
- Modo de equilibrio: consigue el equilibrio entre los turnos de los conductores y el uso de los vehículos para lograr que el rendimiento sea óptimo y evitar que los conductores estén agotados.
- Comprobante de la entrega: recibe los documentos de prueba electrónica de la entrega (POD, por sus siglas en inglés) con sus correspondientes firmas en tiempo real cuando el conductor finalice una tarea que tenga asignada.
Precio inicial: disponible previa solicitud al proveedor.
Ciclo de facturación: N/A
Opciones de asistencia técnica al cliente: base de datos de conocimientos, centro de ayuda y asistencia por chat, correo electrónico y por teléfono.
¿Quién debería elegir eLogii?
Los gestores de cadenas de suministro y de logística que quieren optimizar sus rutas y la ejecución de sus actividades pueden sacar partido de eLogii. La herramienta ayuda a crear las rutas más eficientes teniendo en cuenta factores como la distancia, el tiempo, el tipo de vehículo y otro tipo de limitaciones. Puedes distribuir con uniformidad la carga de trabajo entre los conductores y los vehículos para evitar la carga excesiva de trabajo, que puede dar lugar a la ineficiencia en el rendimiento o incluso a sufrir accidentes en carretera.
Esta información procede de opiniones verificadas de usuarios de eLogii
2.
Esta herramienta ofrece una interfaz en la que gestionar los plazos y donde los usuarios pueden arrastrar los elementos y soltarlos en las programaciones. Entre otros elementos figuran los vehículos, los conductores y las tareas, que están representados por iconos o bloques diferentes y a los que se pueden asignar códigos de color para identificarlos con claridad. De este modo, se pueden crear y modificar las programaciones en tiempo real en función de los cambios en los requisitos de las tareas o de situaciones imprevistas, como pueden ser las averías o los accidentes. Las programaciones se muestran en un calendario o con formato de cuadrícula, lo que ofrece una vista general de la disponibilidad de los vehículos y los conductores, las asignaciones de tareas y las rutas.
Características principales de Visual Planning
- Seguimiento de vehículos: con el GPS se puede hacer un seguimiento de la ubicación de cada vehículo en tiempo real y en un solo mapa.
- Gestión de conductores: obtén y conserva un registro con la información de los conductores, como el nombre, el número de contacto, los vehículos asignados e incluso sus datos de formación y de matrícula.
- Programación de mantenimiento: gestiona un repositorio digital de todo el mantenimiento de los vehículos y de los contratos de leasing.
Precio inicial: 9 € por usuario al mes (para usuarios de móvil)
Ciclo de facturación: mensual
Opciones de asistencia técnica al cliente: base de datos de conocimientos, asistencia telefónica, preguntas frecuentes y sistema de tickets online.
¿Quién debería elegir Visual Planning?
Los gestores de proyectos de logística y de cadenas de suministro pueden aprovechar Visual Planning para estandarizar la programación de tareas. La interfaz con el método de arrastrar y soltar resulta muy útil para mover las tareas y colocarlas en la cronología visual del proyecto, de forma que se creen líneas temporales claras con los vehículos y los conductores. También es posible incorporar los programas de mantenimiento a las cronologías para evitar que olviden fechas importantes de mantenimiento. Con todas estas funcionalidades, la herramienta ofrece una visión clara de los proyectos en curso y de los requisitos de mantenimiento, lo que reduce los retrasos debidos a la mala comunicación o a las imprudencias.
3.
Si trabajas como proveedor de gestión de flotas, esta herramienta garantiza la seguridad de los conductores en cumplimiento de los requisitos normativos. Contiene características como la puntuación a los conductores, las alertas por frenazos y las integraciones de cámaras «dashcam» para que puedas hacer un seguimiento del comportamiento del conductor y de las condiciones del recorrido en tiempo real.
Es posible hacer un seguimiento de todos los vehículos vinculados para poder llevar a cabo las reparaciones y el mantenimiento con inspecciones periódicas. La función de cumplimiento normativo del dispositivo de registro electrónico (ELD, por sus siglas en inglés) de Motive ayuda a los conductores a respetar las pautas de las horas de servicio (HOS). La característica ELD registra de forma automática el tiempo de conducción y los tiempos de servicio y fuera de servicio, de forma que no sea necesario conservar los libros de registro manuales.
Características principales de Motive
- Vinculación automática de conductores: hace un seguimiento de las horas de servicio, los descansos, el estado del servicio y los requisitos concretos del conductor o las limitaciones. Con los dispositivos de monitorización integrados, se puede incluso determinar los vehículos que puede operar el conductor y su rendimiento en el pasado para asignar las tareas de forma automática.
- Control remoto de los vehículos: con los sistemas de telemática integrados se puede inmovilizar un vehículo a distancia en caso de robo, de cumplimiento de los programas de mantenimiento, de emergencia o si se determina que el conductor no es apto para continuar con la tarea.
- Temporizador con cuenta atrás y alertas: el acceso a los temporizadores con cuenta atrás en el panel de control del vehículo permite ver las horas restantes de servicio y enviar alertas a los dispositivos móviles del conductor en caso de que haya incumplimientos.
Precio inicial: disponible previa solicitud al proveedor.
Ciclo de facturación: N/A
Opciones de asistencia técnica al cliente: preguntas frecuentes, base de datos de conocimientos, asistencia telefónica y por correo electrónico y centro de ayuda.
¿Quién debería inclinarse por Motive?
Los equipos de gestión de logística y cadena de suministro que busquen la automatización de la seguridad del conductor y el cumplimiento de los requisitos normativos le pueden sacar un gran partido a Motive. La herramienta hace un seguimiento del comportamiento del conductor para detectar si hay riesgos de seguridad y mejorar así el rendimiento. Además, notifica a los gestores de flotas cualquier evento de frenazos para evitar la conducción temeraria. Con la ayuda de la cámara con IA se pueden grabar vídeos que resultan muy útiles durante la revisión de incidencias y la rendición de cuentas. De este modo se garantiza el respeto a las normativas HOS mediante la grabación automática de las horas de conducción.
Tipos de planes de precios del software de gestión de flotas
La mayoría de los proveedores de gestión de flotas necesitan que las empresas soliciten un presupuesto para ofrecer los precios que mejor se ajusten a las necesidades del cliente y a su presupuesto. El precio del software varía en función de diversos factores, como las características, la cantidad de usuarios, el tamaño o tipo de empresa, la disponibilidad de formación, las opciones de despliegue, las integraciones o la capacidad de almacenamiento o acceso técnico. Por lo general, los proveedores de software de gestión de flotas ofrecen los siguientes planes de precios:
- Pruebas gratuitas: varían entre los 14 y los 30 días de duración y ofrecen a los usuarios acceso temporal a todas las características del software o a algunas de ellas. Este tipo de planes de prueba sin coste son perfectos para empresas que quieren probar una herramienta antes de adquirirla.
- Versiones gratuitas: ofrecen acceso indefinido a características limitadas de la herramienta de gestión de flotas. Los planes gratuitos son perfectos para las empresas pequeñas o los profesionales que necesitan ceñirse a un presupuesto.
- Planes de niveles básicos: estos planes ofrecen acceso a las características estándar de la gestión de flotas. Se recomiendan a aquellas empresas pequeñas con requisitos de características básicas, como el seguimiento de los vehículos, la programación de tareas y el mantenimiento.
- Planes de niveles intermedios: estos planes brindan funciones como las tarjetas de combustible, los registros de rutas, el cumplimiento automatizado, la formación del conductor y un panel de control de analíticas muy detallado. Son aptos para las empresas a las que se les han quedado pequeñas las soluciones de gestión de flotas básicas, pero todavía no necesitan toda la gama de funcionalidades que ofrecen las herramientas de nivel empresarial.
- Planes de nivel alto: estos planes ofrecen una amplia gama de funcionalidades, como el acceso ilimitado a las características de los planes de nivel básico e intermedio, y una asistencia al cliente prioritaria. Son recomendables para los equipos de logística y cadena de suministro de nivel empresarial que necesitan una solución personalizada que se ajuste a las necesidades específicas de la gestión de flotas.
Aparte de los costes de la licencia del software, puede haber otros importes adicionales, como:
- Limpieza de datos: es posible que haga falta hacer limpieza de los datos de flotas que ya existen, formatear el sistema o llevar a cabo una estandarización antes de la integración. Este proceso va a requerir la presencia de otros miembros del equipo, mayor ancho de banda y costes añadidos.
- Integración del sistema: la integración del software de gestión de flotas con otras herramientas de la empresa, como la contabilidad de RR. HH., la gestión de la relación con los clientes (CRM) o el software de planificación de recursos empresariales (ERP) puede resultar compleja y costosa.
- Cumplimiento y formación: la formación de los empleados para que puedan usar las funciones del software o la de los conductores sobre el comportamiento correcto y la utilización óptima de los recursos puede suponer un coste añadido.
Preguntas frecuentes a la hora de elegir un software de gestión de flotas
A continuación te proponemos algunas preguntas que debes hacer al proveedor de software de gestión de flotas antes de llevar a cabo la compra definitiva.
- ¿Cómo gestiona el software los diferentes tipos de flotas?
Comprueba si la herramienta de gestión de flotas que has elegido puede adaptarse a varios tipos de vehículos y datos de seguimiento. Entre otros, el seguimiento de atributos del vehículo como la marca, el modelo, el año, el número de matrícula, el tipo de combustible y la capacidad. Deberías poder personalizar los planes de mantenimiento y crearlos en función de los tipos de vehículo, el kilometraje o las horas de funcionamiento. Además, la solución debería permitirte elaborar informes específicos de diversos tipos de vehículos, como el consumo de combustible de los camiones o el comportamiento de los conductores en los coches de pasajeros.
- ¿Se puede integrar el software con otras herramientas empresariales?
La capacidad de integrarlo con otras herramientas empresariales es crucial a la hora de seleccionar un software de gestión de flotas. Hay muchas herramientas que ofrecen la integración con software de ERP para llevar a cabo la gestión financiera, el control de inventario y la gestión de la relación con los clientes. También es posible integrar el software de gestión de flotas con un sistema telemático para recopilar la información sobre el vehículo y los sistemas de elaboración de mapas y navegación para optimizar las rutas o hacer un seguimiento de la ubicación de los vehículos en tiempo real.
- ¿Qué datos de análisis y capacidades de elaboración de informes ofrece la herramienta?
La mayor parte de las soluciones de gestión de flotas ofrecen funciones sólidas de análisis de datos y de elaboración de informes para facilitar información de gran valor en cuanto a las operaciones de la flota. Por lo general, incluyen datos en tiempo real e históricos sobre la ubicación del vehículo, la velocidad, el tiempo de inactividad y el consumo de combustible. Deberías poder generar informes personalizados con diversas métricas, como la eficiencia operativa del consumo de combustible, el comportamiento de los conductores, los costes de mantenimiento y el uso del vehículo. Los datos se pueden visualizar con mayor profundidad para destacar los parámetros clave y detectar las áreas donde pueden hacerse mejoras.
Metodología
Para formar parte de esta lista, todos los productos han tenido que justificar que, en julio de 2024, se ajustan a los siguientes criterios:
- Una valoración global mínima de 4 sobre 5 estrellas.
- Han recibido, al menos, 20 opiniones sobre el software en los últimos dos años (desde el 17 de julio de 2022 al 17 de julio de 2024).
- Han recibido, al menos, una opinión de un usuario español en los últimos dos años (desde el 17 de julio de 2022 al 17 de julio de 2024).
- El producto se ajusta a la definición de Capterra de software de gestión de flotas: «Los software de gestión de flotas ofrecen una visión general de los vehículos. Estas soluciones incluyen seguimiento, mantenimiento y contabilidad de vehículos y flotas. Un software de gestión de flotas ayuda a programar actividades de mantenimiento preventivo, licencias de vehículos, reparaciones y otra información. Los programas de gestión de flotas suelen incluir funciones de registro de impuestos de combustible y conductores».
- Ofrecen las siguientes características de gestión de flotas: gestión de mantenimiento y rutas y seguimiento de vehículos.
- Están disponibles en España y en idioma español.
Del listado resultante, hemos elegido las tres mejores herramientas con las puntuaciones de valoración general más altas.
