¿En qué se diferencian el software de gestión de proyectos y el de gestión de tareas?

Publicado el 21/5/2019 por Marina Cabrera y Rachel Burger

Diferencia entre administrador de tareas y gestor de proyectos

¿Cuáles son las diferencias entre trabajar en un proyecto y trabajar en una tarea?

La respuesta es fácil: los proyectos suelen tener fechas claras de inicio y fin y normalmente se marcan hitos a lo largo de su duración. El resultado del proyecto es un servicio o producto completado.

Las tareas, por otra parte, son unidades únicas de trabajo. Wrike define las tareas como “acciones que llevar a cabo en un proyecto, pasos únicos a lo largo de un camino. Una tarea debe finalizarse en una determinada fecha y contribuir a objetivos relacionados con el trabajo. Así, la gestión de proyectos es la coordinación de tareas individuales. Dichas tareas, a su vez, pueden dividirse en subtareas, que también deben tener fechas claras de inicio y finalización”.

Si sigues sin tener claro qué tipo de software necesitas, a continuación encontrarás información sobre las características del software de gestión de tareas y las del software de gestión de proyectos. ¡Continúa leyendo para descubrir las ventajas (e inconvenientes) de ambos tipos y averiguar cuál es el más adecuado en tu caso!

Diferencias generales entre el software de gestión de tareas y el de gestión de proyectos

La finalidad del software de gestión de tareas es proporcionar soluciones para tareas específicas. Este tipo de programas deben permitir al usuario nombrar y categorizar las tareas, así como establecer las fechas de inicio y fin de las mismas. Existen multitud de opciones de software gratuito de gestión de tareas para todo aquel que busque una solución económica.

El software de gestión de proyectos, por otro lado, abarca muchos más aspectos. Suele ofrecer funciones de gestión de tareas e incluye otras capacidades, como estimación del esfuerzo previsto y real de los miembros del equipo, gestión de recursos y dependencias. Si solo necesitas una lista de verificación (es decir, un software de gestión de tareas), el software de gestión de proyectos puede resultar abrumador.

El software de gestión de tareas es rápido, el de gestión de proyectos es completo

El software de gestión de tareas es mucho más fácil de configurar y usar que el de gestión de proyectos. El primero, obviamente, es más sencillo de utilizar porque es menos detallado y solo gestiona tareas pequeñas.

El software de gestión de proyectos, por el contrario, permite trazar una planificación de proyectos más profunda y detallada. Es capaz de asignar varias tareas, en ocasiones de manera simultánea, a múltiples miembros del equipo, permitiendo así planificar tareas complejas y proyectos de forma ágil y coordinada.

¿Qué ocurre con las interdependencias entre tareas?

El software de gestión de tareas destaca de verdad en la gestión de tareas específicas o componentes individuales de un proyecto.

Este tipo de software es el más útil cuando la finalización de una tarea no influye directamente en el comienzo de otra.

Por el contrario, el software de gestión de proyectos se centra en las interdependencias entre tareas. Las actividades del proyecto se vinculan a tareas específicas, pero no terminan súbitamente con la finalización de una tarea. Aparte de que estas suelen estar relacionadas entre sí, también es frecuente que los miembros del equipo se comuniquen y opinen sobre las distintas tareas.

¿Y los diagramas de Gantt?

El software de gestión de tareas no suele ofrecer diagramas de Gantt; de hecho, las soluciones con estas capacidades, como Smartsheet o TeamGantt, también funcionan a modo de software de gestión de proyectos.

Los diagramas de Gantt muestran las distintas actividades de las que se compone un proyecto, sus fechas de inicio y finalización, la progresión o el estado del proyecto y las interdependencias entre tareas. El software de gestión de proyectos facilita la creación de estos gráficos de barras, que ofrecen una representación visual de la planificación del proyecto.

¿Y si tengo un proyecto muy pequeño?

El alcance del proyecto determina también el software más adecuado.

Los proyectos pequeños, con menos de cinco tareas individuales, se gestionan mejor con un software de gestión de tareas. Para proyectos más grandes o con muchas interdependencias entre tareas, el software de gestión de proyectos resulta más adecuado.

El software de gestión de proyectos suele usarse, por ejemplo, en el sector de la construcción (este software específico recibe el nombre de “software de gestión de construcción“). Esto es así porque los proyectos de perfil alto suelen requerir de gran planificación y seguimiento. Pueden durar meses (como en el caso de las implementaciones de software) o incluso años (por ejemplo, en la construcción de un estadio) y es necesario tener en cuenta múltiples factores, como interdependencias entre tareas, disponibilidad y consumo de recursos o cálculos de riesgo.

¿El tamaño del equipo influye en la idoneidad del software?

El software de gestión de tareas es capaz de administrar tareas que requieren de la participación de una sola persona o, como mucho, de un equipo pequeño de no más de cinco miembros.

En el caso de equipos más grandes, con más de cinco miembros que realicen distintas tareas en un proyecto multidimensional, es más adecuado el software de gestión de proyectos. Este ofrece un entorno ideal para la comunicación y realización de otras actividades en proyectos importantes; de hecho, las investigaciones sobre software de gestión de proyectos (información en inglés) indican que la comunicación del equipo es la mayor ventaja de este tipo de programas.

¿Buscas solo una lista de tareas o necesitas una solución más completa?

El software de gestión de proyectos permite profundizar más en aspectos complejos de planificación y seguimiento. El de gestión de tareas, sin embargo, se limita a dividir las tareas en listas de pasos específicos. Además de crear estas listas para los distintos componentes del proyecto, el software de gestión de proyectos es capaz de evaluar el progreso de las tareas individuales y administrar los matices más complejos del proyecto, como presupuesto, comunicación del equipo y plazos.

¿Nos hemos dejado algo?

¿Crees que se ha pasado por alto alguna otra diferencia entre el software de gestión de proyectos y el de gestión de tareas? ¿Cuáles son tus soluciones favoritas de software de gestión de tareas y proyectos? ¡Deja un comentario a continuación!