¿Cómo prepararse para la llegada de la IA en la empresa? La estrategia de un gestor de proyectos

¿Cómo implementar la inteligencia artificial en la gestión de proyectos? Descubre las 3 claves esenciales para los gestores de proyectos que quieren aprovechar los beneficios de la IA en la empresa.

Es el momento de recurrir a la inteligencia artificial en gestión de proyectos si quieres estar a la altura de tus compañeros. Un nuevo estudio de Capterra en el que participaron gestores de proyectos de todo el mundo* concluyó que casi la mitad (46 %) ya recurren a las herramientas de gestión de proyectos que funcionan con IA y está previsto que se incrementen las inversiones en inteligencia artificial, de media, un 36 % para finales de año. 

Si quieres utilizar cada vez más la inteligencia artificial en gestión de proyectos de la empresa pero te preocupa cómo hacerlo, comienza con los pasos que ha compartido con nosotros Peter Taylor. [1] Taylor lleva más de 30 años liderando oficinas de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés). Suele formar a las empresas para que mejoren sus procesos y ha escrito varios libros sobre técnicas de gestión de proyectos y la tecnología emergente asociada a ellas. 

1. Evalúa tu stack tecnológico para comprobar si estás desaprovechando las funciones de IA o necesitas nuevas herramientas 

«La IA tiene el potencial de convertirse en un compañero digital del gestor de proyectos, ahorrándole tiempo para que pueda atender mejor la gestión de su equipo», afirma Taylor. Desde el punto de vista de Taylor, las empresas deberían prepararse y preparar a sus gestores de proyectos para sacar el máximo partido a las capacidades de la tecnología y el software que funcionan con inteligencia artificial. Tendrán que hacer un inventario de los software de gestión de proyectos que están utilizando en esos momentos y descubrir de qué forma están empleando sus gestores de proyectos esas herramientas. Las empresas pueden evaluar su stack o pila de software en tan solo unos sencillos pasos:

• Crea un inventario integral de todas las herramientas de gestión de proyectos y sus capacidades de inteligencia artificial. Evalúa los objetivos de cada herramienta, la frecuencia de uso y el nivel de satisfacción de los usuarios. 
• Reúne información sobre la opinión que tienen los gestores de proyectos al respecto. Te ayudará a entender qué características y herramientas son esenciales y cuáles se desaprovechan o son innecesarias.
• Comprueba la seguridad y la conformidad de todas las herramientas. De ese modo te asegurarás de que cumplan con todas las normativas de la empresa. 
• Valora el nivel de formación y asistencia de cada herramienta. De este modo podrás identificar las brechas en la formación y organizar sesiones de formación o recursos adicionales.

En función de las opiniones de los gestores de proyectos, las empresas pueden tomar decisiones cada vez más fundamentadas sobre cómo pueden aprovechar mejor los beneficios de la IA en las empresas y qué inversiones deben hacer.

Esa decisión depende en parte de las necesidades de la empresa y sus gestores de proyectos. No obstante, realizar una auditoría en este sentido resultará útil para detectar las áreas donde la IA puede aportar un valor añadido. «La IA funciona mejor cuando se utiliza como copiloto o como asistente digital», nos explica Taylor. Puede hacerse cargo de tareas repetitivas y rutinarias, como la introducción de datos, la programación y la toma de notas durante las reuniones. 

Estos son algunos ejemplos de las funciones que se pueden encontrar en los software de gestión de proyectos que funcionan con inteligencia artificial:

• Saca partido a la IA para crear un plan de proyectos optimizado, con asignación de tareas, subtareas y recursos. La herramienta encuentra al miembro del equipo que se ajusta a las necesidades del proyecto de forma automática. Todo ello se lleva a cabo según las aptitudes de los miembros del equipo y su rendimiento en proyectos anteriores.
• Pizarra digital con IA para las planificaciones y la colaboración del equipo.Sirve como plataforma central en la que identificar las tareas con notas adhesivas y compartir las ideas y las opiniones. La herramienta identifica los temas clave y los pasos que se deben dar a continuación.
• Generador de flujos de trabajo con IA. Ofrece sugerencias sobre flujos de trabajo optimizados para organizar las tareas y las actividades, de forma que los gestores de proyectos puedan manejar varios proyectos con diversos plazos y tareas.

2. Diseña programas de aprendizaje y desarrollo para fomentar las competencias técnicas y emocionales 

«Si las empresas quieren favorecer el uso de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos, primero tienen que saber dónde existe una brecha de conocimientos», nos explica Taylor. «El segundo paso consiste en ofrecer a los profesionales todo el apoyo preciso en cuanto a la formación. No es necesario un curso de dos días. Hay un movimiento orientado a lo que llamamos "microaprendizaje" en el que se ofrecen conocimientos en pequeñas cápsulas de un par de minutos cuando el usuario lo necesita».

Parte de la formación también deberá especializarse para mejorar las aptitudes emocionales de los empleados. La IA es capaz de hacerse cargo de las tareas técnicas, como la planificación y la elaboración de informes, por lo que los gestores de proyectos tendrán más tiempo para el trabajo en equipo y la gestión del personal. 

La mayoría de los gestores de proyectos tienen la sensación de que ha aumentado el uso de la inteligencia emocional durante los dos últimos años. Más de la mitad de los directores de proyecto que participaron en la encuesta (un 56 %) creen que tiene una repercusión significativa en la capacidad del equipo para alcanzar sus objetivos.

En la encuesta de Capterra se preguntó a los gestores de proyectos cuáles eran las aptitudes emocionales que más problemas les creaban. Las que se mencionaron con mayor frecuencia fueron la resolución de conflictos (43 %), la gestión de las relaciones con los miembros del equipo (39 %) y la comunicación de las necesidades y las expectativas (34 %). 

Por suerte, existen ciertos métodos eficaces a los que los líderes pueden recurrir para formar a sus gestores de proyectos:

• Ejercicios de intercambio de roles y de simulación de situaciones, quepermiten que los gestores de proyectos puedan experimentar las situaciones reales y probar con diferentes estrategias para manejar los conflictos, las negociaciones y la incentivación de las relaciones positivas.
• Talleres interactivos con actividades como debates de grupo, estudios de casos y ejercicios interactivos para enseñar estrategias de escucha activa, comprensión hacia los diferentes tipos de personalidades, gestión de conversaciones complicadas y favorecimiento de un entorno de colaboración. 
• Programas de mentorías y coachingque ofrecen a los gestores de proyectos el apoyo y la orientación personalizada continua que necesitan mediante su emparejamiento con mentores con experiencia de la empresa que puedan ayudarles a abordar problemas específicos y a definir objetivos concretos para mejorar y hacer un seguimiento de la evolución. 

El uso cada vez más frecuente de la IA también conlleva la necesidad de desarrollar nuevas aptitudes técnicas, como el análisis de datos, la gestión de datos y cómo sacar el mayor partido a las herramientas de gestión de proyectos que funcionan con IA. 

Las plataformas LMS (sistemas de gestión del aprendizaje, por sus siglas en inglés) pueden resultar extremadamente útiles para crear, gestionar, ofrecer y hacer un seguimiento del contenido y las actividades de formación. Permiten a las empresas crear rutas de aprendizaje orientadas a los conocimientos y aptitudes concretas que necesitan los gestores de proyectos.

A través de las empresas de software se puede tener acceso a los seminarios web, a las clases en vídeo y a los artículos de especialistas del sector y, a menudo, suelen acompañarse de paneles de debate y foros en los que los gestores de proyectos pueden compartir su opinión, hablar sobre los desafíos que supone o colaborar en cuestiones específicas. Los gestores de proyectos pueden acceder al contenido educativo e interactuar con él y con los materiales del curso a su propio ritmo y en los horarios que quieran.

3. Implementa medidas de seguridad para reducir el uso incorrecto de los datos generados por las herramientas de IA

«En todas las empresas en las que he trabajado, la calidad de los datos que generaba la IA suponía un problema», asegura Peter Taylor. «Hay un refrán muy famoso que dice: "si lo que metes es basura, solo saldrá basura". Con la IA la única diferencia es que entra y sale con mayor rapidez, por lo que es necesario tener en marcha un proceso de gestión del conocimiento para garantizar que los datos que salen como resultado son fiables». 

Las conclusiones de la encuesta de Capterra confirman esta afirmación, ya que el 41 % de los gestores de proyectos declararon que sus empresas habían tenido problemas con la calidad de los datos y el 22 % obtuvo muchos sesgos no deseados en los resultados. Puede ser uno de los motivos por los que casi la mitad (49 %) de los gestores de proyectos se consideraban escépticos en cuanto al uso de la inteligencia artificial en la empresa.

La cuestión es de qué forma pueden las empresas crear las medidas de seguridad para reducir el riesgo de que los gestores de proyectos tomen decisiones basadas en datos erróneos.

El primer paso es conocer las ventajas y las limitaciones de las herramientas que funcionan con IA. Por ejemplo, según Gartner, la inteligencia artificial generativa resulta muy útil para generar contenido y descubrir conocimientos, pero bastante inútil para la elaboración de predicciones o previsiones y la planificación. [2] Las empresas deberían elegir las herramientas en función de los objetivos que quieren lograr.

El segundo paso es crear el proceso de gestión de datos adecuado. Gartner recomienda a los líderes de las empresas que pongan en marcha diversas buenas prácticas [3] para garantizar la calidad constante de los datos, como: 

• Favorecer la mentalidad adecuada, lo que incluye aceptar que la gestión de cambios es necesaria para mantener un nivel aceptable de la calidad de los datos.
• Implantar la responsabilidad de garantizar la calidad de los datos en diversas funciones y no delegarla únicamente en el departamento de IT.
• Sacar partido a la tecnología para integrar las fuentes de datos y para cuantificar y comunicar la calidad de los datos que facilitan las fuentes operativas.
• Establecer de forma coherente la repercusión de la calidad de los datos en los resultados de la empresa, en cuanto al rendimiento y al ámbito financiero.

Las empresas más grandes que quieren que la gestión de los riesgos de los datos sea operativa pueden aprovechar el software de gestión de riesgos, que se puede integrar en las herramientas de gestión de proyectos. Hay diversas formas de recurrir a la inteligencia artificial en la gestión de riesgos, como:

• Monitorizar la calidad de los datos que se introducen en las herramientas de IA. Al establecer métricas de calidad predefinidas para los datos, el software puede generar alertas de forma automática cuando la calidad se encuentre por debajo de los niveles aceptables. El software puede mantener registros de auditoría detallados de todas las actividades relativas a los datos, como la recopilación de datos, el tratamiento y el uso. 
• Crear situaciones hipotéticas, cambiando las variables del proyecto, como las fechas, el presupuesto y la asignación de recursos para su repercusión. Gracias a la IA generativa, los gestores de proyectos pueden crear varios riesgos que podrían encontrarse en los proyectos y debatirlos con las partes interesadas.
• Analizar grandes volúmenes de datos sin estructurar, como correos electrónicos, anotaciones de reuniones e informes de evolución, con la ayuda del procesamiento del lenguaje natural (NLP). Las herramientas NLP permiten a los ordenadores entender el lenguaje humano y comunicarse con él. Pueden servir para examinar las comunicaciones de un proyecto e identificar los indicios de que existan riesgos potenciales.

Formar a los gestores de proyectos para trabajar con la IA es esencial

Las capacidades de las herramientas de IA evolucionan constantemente, al igual que las aptitudes necesarias para trabajar con ellas. Las empresas van a tener que invertir en la formación en cuanto a conocimientos y habilidades de sus gestores de proyectos para asegurarse de que pueden seguir el ritmo de los nuevos desarrollos tecnológicos. 

Peter Taylor recomienda a las empresas que ofrezcan «sesiones de microformación» para desarrollar las habilidades técnicas y emocionales. Mientras que las aptitudes emocionales deben centrarse en desarrollar su coeficiente intelectual, las técnicas deberían centrarse en convertirlos en especialistas en datos que puedan tomar decisiones más fundamentadas en los datos.

El próximo paso sería trabajar con el equipo directivo de la empresa para alinear los aspectos recomendados por Peter Taylor con los objetivos de la empresa. Prepárate para conseguir el éxito identificando de antemano dónde se encuentran las brechas de conocimiento en tus gestores de proyectos y qué medidas puedes tomar para solucionarlas.