Cómo llevar a cabo un proceso de onboarding perfecto en 90 días

Publicado el 31/7/2019 por Brian Westfall y Bruno Peláez

Proceso onboarding jefe empleado

¿Por qué es vital ofrecer a los nuevos empleados un proceso de onboarding excelente? Porque si consigues que sea una experiencia interesante y memorable para el trabajador, se sentirá enormemente comprometido con la empresa.

Por el contrario, si el proceso de plan de acogida para nuevos empleados es aburrido, estresante y va acompañado de montañas de papeleo, es posible que el empleado esté dispuesto a cambiar de trabajo en cuanto tenga una oportunidad que le parezca mejor. Esto te situará de nuevo en el punto de partida, es decir, de vuelta al proceso de selección y todos los gastos que este implica.

Las empresas pequeñas pueden reducir de forma muy significativa su coeficiente de rotación de personal si desarrollan un plan estructurado que organice los primeros 90 días de trabajo de los nuevos empleados. Para ello pueden utilizar un software de onboarding, el cuál ayuda de forma significativa a gestionar los primeros meses de la nueva incorporación.

Plan para un proceso de onboarding perfecto 

A continuación, presentamos cómo llevar a cabo un exitoso proceso de acogida de nuevos empleados, dividido en las etapas clave.

La semana previa a la incorporación: bienvenida, asignación de tutor y papeleo 

Si decides esperar al primer día de trabajo del empleado para comenzar el proceso de onboarding, estarás cometiendo el primer error.

Intenta ponerte en la piel del nuevo trabajador. Llega a una oficina nueva que no conoce, con un nuevo trabajo que no domina y se encuentra rodeado de personas desconocidas. Es una situación que puede alterar los nervios de cualquiera y está en tus manos mitigarla antes de que llegue ese crucial primer día.

Una semana antes de que empiece a trabajar deberías enviar un correo electrónico al nuevo empleado para: 

  • Darle la bienvenida a la empresa.
  • Entregarle la programación de su primera semana.
  • Ponerte a su disposición para resolver cualquier duda que le surja.

Esta pequeña orientación previa a la llegada del nuevo trabajador puede ser muy significativa a la hora de allanarle el camino hacia el éxito.

También deberías asignar un tutor, que ya trabaje en la empresa, a cada nuevo empleado. Lo ideal es que sea alguien con más experiencia y que ocupe un puesto parecido. Puedes poner en contacto a ambos a través de una llamada de teléfono o un correo electrónico.

Con un software para gestionar el proceso de onboarding es posible sacar el máximo partido al tiempo del nuevo empleado durante la primera semana, una vez que han quedado atrás todos los trámites necesarios antes de su primer día.

Sistema plan acogida nuevos empleados
Incorporación de personal automática de un nuevo empleado en Namely

El día previo a la incorporación: crea un espacio de trabajo acogedor

¿Cómo te sentirías si tu empresa no se molestase ni en limpiar tu nuevo espacio de trabajo antes de tu llegada? Sería una primera impresión intensa, pero no del todo buena.

Plan onboarding correcto
“Bueno, pues esta es tu mesa… Oye, ¿a dónde vas?”

Las primeras impresiones son importantes. Por este motivo, es necesario que el día anterior a la incorporación de un nuevo empleado te esfuerces en crear un espacio de trabajo que le sorprenda.

 A continuación, te ofrecemos algunos consejos para que lo consigas:

  • Deshazte de cualquier objeto que haya dejado el trabajador que se ha marchado. Asegúrate de que el nuevo empleado empieza de cero y de que no quede ni rastro del trabajador anterior.
  • Proporciónale todo el equipo que pueda necesitar. Comprueba que el espacio de trabajo cuenta con todo lo necesario: un ordenador, un teléfono, material de oficina, sus credenciales, el directorio de la empresa, etc.
  • No escatimes en regalos. Arrasa el almacén y llévate cualquier objeto con el logotipo de la empresa: camisetas, tazas, bolígrafos y otros detalles. Regálaselo todo al nuevo empleado. Si eres capaz de personalizarlos, todavía ganarás más puntos. 
  • Consigue que los compañeros le den una agradable bienvenida. Si un nuevo empleado recibe mensajes de sus compañeros animándole, su primer día será mucho más especial.

Día 1: que sea memorable, sin monotonía

Si existe una fase en la que no se deberían escatimar esfuerzos en la planificación, es el primer día de un empleado. Es la oportunidad perfecta para generar una gran impresión. Se debe planificar al milímetro. El objetivo es conseguir que el nuevo trabajador salga por la puerta pensando: “Me encanta este trabajo”.

Asegúrate de que hay alguien que lo reciba a su llegada, a ser posible su tutor o su responsable. Es sorprendente la cantidad de empresas que dejan a sus nuevos trabajadores esperando. Deja que coloque sus cosas, llévale una taza de café o un aperitivo y enséñale la oficina.

Comunica a toda la empresa por correo electrónico su incorporación y no olvides incluir el puesto que va a desempeñar, quién es su responsable e incluso una breve información biográfica sobre él. Llévatelo a comer con algunos de sus compañeros e invítalos.

Es probable que ya te hayas dado cuenta de la meta: tu objetivo es que el primer día de tu nuevo empleado sea memorable. Para que así sea, hay que olvidarse de los trámites de papeleo, que ya debería haberse solucionado de antemano, y de la formación. En las semanas posteriores va a tener tiempo de sobra para esto último.

Días 2 al 10: formación, seguimiento, planteamiento de objetivos y opiniones iniciales

Una vez que el primer día quede atrás, es el momento de empezar a trabajar. Ahora ya puedes programar las sesiones de formación iniciales para que pueda manejar las herramientas y los procesos más importantes. Siéntate con el nuevo empleado y explícale con mayor detalle cuáles son sus funciones y sus responsabilidades, además, deberías dedicar un tiempo para describir la historia de la empresa, su cultura y sus valores.

Cuando los empleados encajan perfectamente con la cultura, se sienten más felices, son más productivos y se quedan en la empresa más tiempo. El gran descubrimiento: no des por hecho que el nuevo empleado va a entender y a encajar de inmediato con la cultura tan exclusiva de tu empresa, enséñale cómo hacerlo.

No ahogues a la nueva incorporación en formaciones. Durante esta etapa, te ofrecemos algunos consejos que deberías poner en práctica:

  • Haz que el nuevo empleado acompañe y observe las funciones de trabajadores de distintos departamentos. Haciéndolo contribuirás a que entienda no solo cómo funciona toda la empresa de forma interna, sino también cómo encaja su puesto dentro de la visión global. Además, puede fomentar la colaboración entre los distintos departamentos en el futuro.
  • Define y comunica los objetivos a corto y largo plazo. Para el nuevo empleado es importante tener conversaciones con su responsable y que se le comunique cuáles son sus objetivos de rendimiento.
  • Envíale una encuesta para que te facilite información sobre cómo va el proceso de incorporación hasta ese momento. Es posible que vayas demasiado rápido. Quizá el nuevo empleado todavía tiene dudas sobre algunas de las normas o de las políticas. No serás consciente si no le das la oportunidad de decírtelo. Esta información también puede contribuir a mejorar el plan de acogida para nuevos empleados.

Existen varias plataformas de software de encuesta con las que fácilmente puedes recopilar esta información. También es posible invertir en una herramienta de interacción para empleados con una función de encuesta, que permite recibir y analizar de forma periódica los comentarios de toda la plantilla.

Encuesta a nuevos empleados proceso incorporación
Diseño de una encuesta sobre percepciones de Honestly

Días 11 al 30: más formación, seguimientos y el comienzo de la normalidad

Cuando vaya a finalizar el primer mes, el empleado debería tener una idea más concreta sobre la empresa y sobre su puesto, de forma que pueda incorporarse a los entresijos del trabajo de un día normal. Aunque no contribuya en gran medida, el nuevo empleado debería comenzar a asistir a las reuniones habituales del equipo de trabajo para que vaya estableciendo su propia rutina.

Una vez que el nuevo trabajador haya asimilado los puntos básicos y se haya generado la confianza suficiente como para suponer que no se va a marchar a la competencia con información confidencial, es el momento de levantar el telón y darle a conocer los principios básicos de la estrategia de la empresa y de su posición en el mercado.

No intentes ofrecer esta formación mediante un PowerPoint o a través de un curso de formación e-learning. Todo esto debería comunicarse en persona y de manos de un responsable o de un miembro de la directiva a quien el nuevo empleado pueda preguntar el montón de dudas que le vayan surgiendo.

Finalmente, si no lo hecho anteriormente, deberías planificar seguimientos semanales tanto con el responsable del nuevo empleado como con su tutor para ofrecerle apoyo. Es muy posible que la nueva incorporación se sienta más cómodo con un compañero que con su responsable a la hora de comentar los problemas que le van surgiendo.

Las conversaciones personales con su responsable deberían continuar una vez transcurrido el periodo de incorporación, pero no es necesario mantener el seguimiento con su tutor una vez hayan pasado los primeros 90 días.

Días 31 al 60: colaboración, reconocimiento y planificación de la carrera profesional

 Es el momento de que el nuevo trabajador comience a contribuir, aunque sea con limitaciones. No olvides que un nuevo empleado puede tardar de 12 a 15 meses en pasar a ser completamente productivo. Todavía no es el momento de dejarlo a su suerte por completo.

Durante el segundo mes deberías asignarle su primer proyecto importante. Una opción es que colabore con algún compañero en un proyecto que ya esté en marcha y la otra, que se enfrente a uno nuevo con ayuda de su tutor o de otro compañero. Sea cual sea la opción elegida, siempre debe haber alguien supervisando y comprobando su trabajo de forma periódica.

Si su rendimiento es bueno, no olvides darle el reconocimiento que merece por sus logros.

Si utilizas un correo electrónico o una reunión de empresa para dar este reconocimiento a los trabajadores y estás buscando una forma más interactiva, oportuna y que se pueda ampliar, consulta las herramientas de reconocimiento al trabajo de los empleados. Estos sistemas, parecidos a los de las redes sociales, animan a los compañeros a pasar a la acción y a acumular los reconocimientos, e incluso cuentan con funciones de gamificación que fomentan la participación.

Proceso acogida nuevos empleados motivación
En Bonusly, la plantilla puede canjear los puntos que ha ganado al acumular reconocimientos por premios reales

Es también el momento de comenzar la planificación a largo plazo. Los responsables deberían sentarse con su nuevo empleado para hablar de sus planes en cuanto a la carrera profesional y establecer su posible trayectoria dentro de la empresa. Estos planes pueden modificarse, pero el hecho de mantener una conversación sobre ellos puede contribuir de forma muy significativa a que el nuevo empleado se implique mucho más.

Los responsables pueden registrar toda esta información en sistemas de software para los planes de sucesión, de forma que se pueda tener en cuenta al nuevo empleado en los futuros ascensos o cuando haya que encontrar a alguien si aparece una vacante relacionada con el puesto que tiene en mente.

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Plan de sucesión de TalentGuard

Días 61 al 90: autonomía, evaluación de rendimiento y opinión final

Si todo ha ido como la seda en el primer proyecto colaborativo del nuevo empleado, es el momento de quitar la red de seguridad y asignarle su primer proyecto en solitario. No olvides repasar los objetivos y comunicarle de forma muy clara cuáles son los factores que definen el buen resultado del proyecto. No puede existir ningún tipo de ambigüedad.

Una vez hayan transcurrido los 90 días, lleva a cabo la primera evaluación de rendimiento del nuevo empleado. Estas evaluaciones son el momento perfecto para hablar de todo lo que ha funcionado durante el proceso de onboarding y lo que no, y en qué puntos debe centrarse el nuevo empleado para mejorar en lo sucesivo. Esto no es un monólogo, es una conversación bilateral. El nuevo trabajador debería ofrecer también una opinión definitiva sobre aquellos aspectos del proceso de acogida que han funcionado y los que no.

¿Qué pasa si el empleado no está funcionando? En ese caso, no dudes en prescindir de él. Los costes que generará su reemplazo pueden ser altos, pero nunca tanto como los que conllevaría tener un empleado que no encaja.

La única lista del proceso de onboarding que necesitas

A continuación, una completa lista del plan de acogida para nuevos empleados, personalízala y utilízala en tu empresa.

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