Gestiona el rol del patrocinador del proyecto: 4 consejos para lograr una fructífera colaboración

Publicado el 20/9/2019 por Bruno Peláez y Eileen O'Loughlin

Rol de patrocinador de proyecto

Cómo evitar que los proyectos descarrilen debido a un apoyo deficiente de los patrocinadores

¿Cómo reaccionaría el patrocinador del proyecto si le dijeran que no está dando un apoyo eficaz al proyecto, a pesar de su gran esfuerzo? ¿Puedes exponerle con claridad lo que funciona y lo que no funciona? ¿Explicarle de una forma clara y amigable que no está cumpliendo correctamente con su rol del patrocinador del proyecto?

Si haces una mueca ante la mera idea de este escenario, te recomendamos que sopeses tu capacidad de lograr gestionar un proyecto con esa persona con éxito, recomienda Michael Hanford, analista de Gartner (artículo completo en inglés disponible para los clientes de Gartner).

“La falta de un nivel efectivo de compromiso [del patrocinador] supone una carga de esfuerzo, aumenta las revisiones necesarias para dar por acabado el trabajo e incrementa los riesgos debido a la imposibilidad de tomar decisiones oportunas y viables”, afirma Hanford.

A pesar de la importancia del rol del patrocinador del proyecto, está claro que muchos negocios se debaten con este aspecto de la gestión de proyectos. Según el informe Pulse of the Profession de 2018 del PMI, un apoyo deficiente de los patrocinadores es la causa principal del fracaso de los proyectos para una media del 26 % de las organizaciones y para el 41 % de las organizaciones con una baja madurez en la gestión de proyectos (donde se incluye la mayor parte de los pequeños negocios).

Así de decisivo es el rol del patrocinador del proyecto en el éxito del proyecto. Y, por qué es tan importante que como gestor de proyectos sepas desenvolverte con los distintos tipos de personalidad de tus patrocinadores para que puedas mantenerlos implicados y comprometidos con tu proyecto.

En este artículo, echaremos un vistazo a algunos perfiles frecuentes de patrocinadores de proyectos que es probable que encuentres y te daremos consejos para ayudarte a lograr una fructífera colaboración.

El rol del patrocinador del proyecto: responsabilidades y funciones

La razón principal por la que muchos negocios tienen problemas con el apoyo de los patrocinadores es que hay muy poca claridad (o coherencia) en torno a la definición del rol del patrocinador del proyecto y el alcance de sus responsabilidades.

Los patrocinadores del proyecto, los gestores de proyectos; cada uno tiene su propia idea de lo que implica esta función.

Recientemente, el PMI ha intervenido y ha publicado algunas orientaciones muy necesarias (artículo disponible en inglés) sobre la definición de patrocinador del proyecto, que destacamos a continuación:

¿En qué consiste el rol del patrocinador del proyecto?

El rol del patrocinador del proyecto consiste en un ejecutivo (o perfil comparable) con responsabilidad general por un proyecto. Es decir, que está alineado con el éxito del proyecto. Se le nombra con motivo de una iniciativa de proyecto y supervisa todo el ciclo de vida del proyecto desde su concepción hasta su implementación.

Responsabilidades del patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto, también conocido como sponsor del proyecto, se encarga de iniciar, asegurar, aprobar y establecer la visión, el gobierno y la ejecución de los valores y beneficios del proyecto. El PMI ha presentado un desglose detallado de estas áreas de trabajo en el artículo “Project sponsorship senior management’s role in the successful outcome of projects” (disponible en inglés).

Algunos ejemplos concretos de las responsabilidades del patrocinador del proyecto:

  • Proporcionar contexto empresarial y orientación al gestor de proyectos y al equipo.
  • Defender el proyecto, lo que incluye la promoción y la garantía de apoyo de los distintos departamentos interdisciplinares.
  • Asegurar la capacidad de recursos, garantizar la financiación y comunicar la prioridad del proyecto dentro de la organización.
  • Actuar como punto de escalada y ayudar a resolver problemas más allá del gestor de proyectos.
  • Servir como punto de contacto principal para las partes interesadas internas y externas (por ejemplo, el equipo del proyecto y los clientes).

Los sponsor comprometidos tienden puentes, eliminan los obstáculos y se aseguran de que las partes interesadas estén alineadas para que los proyectos cumplan sus objetivos. Sin embargo, la mayoría de las personas no suelen destacar de inmediato en este rol. Se precisa experiencia, formación y entrenamiento para desarrollar las habilidades necesarias para ser un patrocinador eficaz.

Funciones de patrocinador de proyecto

¿Cómo de comprometido está el patrocinador del proyecto?

A continuación, se enumeran cuatro perfiles frecuentes de patrocinadores con los que es probable que te encuentres a lo largo de tu carrera:

1. Implicado y comprometido

Este patrocinador del proyecto está bien informado sobre el tema y encuentra el equilibrio adecuado entre la participación y la confianza en el equipo para tomar decisiones. Proporciona apoyo y emplea su influencia para eliminar los obstáculos de forma activa.

Este enfoque requiere tiempo y experiencia para que se produzca. Y se puede beneficiar de la orientación del gestor de proyectos sobre la mejor forma de ayudar al equipo.

2. Moderadamente comprometido, pero quiere titulares

Este patrocinador del proyecto quiere estar informado, pero no tiene tiempo para detalles. Escalará los problemas y comunicará el estado del proyecto hacia sus superiores, pero puede pasar por alto o trivializar las responsabilidades clave de un buen patrocinador.

Este enfoque a menudo se produce cuando el patrocinador del proyecto tiene otras prioridades y no se ha descargado de trabajo para poder atender el proyecto.

3. Controlador y dominante

Este patrocinador del proyecto trata de controlarlo todo, convirtiéndose a menudo en un cuello de botella para las decisiones importantes de los proyectos. Esto tiene como resultado que presenta demasiadas cosas que necesitan acción, pero que no se ejecutan, lo que puede convertirse en un estancamiento completo del proyecto.

Este enfoque a menudo se deriva de una falta de confianza o de seguridad; por ejemplo, si ha tenido una mala experiencia previa, si acaba de incorporarse al equipo o si son nuevos en el tema.

4. No se involucra y no tiene interés

Este patrocinador del proyecto ni está implicado ni involucrado en el proyecto ni con el equipo y es difícil conseguir que se implique. Suelen no participar a menos que haya un problema que capte la atención de sus superiores.

Este enfoque puede surgir cuando el patrocinador del proyecto no entiende su rol ni sus responsabilidades, tiene otras prioridades o tiene una experiencia limitada en la materia.

Cómo lograr y mantener el apoyo de los patrocinadores del proyecto

Establece expectativas

El perfil del patrocinador que no se involucra ocurre porque el rol del patrocinador del proyecto está mal definido y los patrocinadores no están seguros de lo que se supone que deben hacer y la mayoría de los gestores detestan tener que decírselo.

El gestor de proyecto debe reunirse con el patrocinador y revisar en conjunto una hoja de responsabilidades que contiene la descripción del trabajo del gestor de proyectos y otra para el patrocinador. Este proceso tiende a abrir los ojos al sponsor del proyecto.

Muchos patrocinadores saben tan poco sobre la gestión de proyectos que se sorprenden de todo el trabajo que les corresponde. En caso de que las funciones del patrocinador del proyecto no queden claras o no esté de acuerdo se debe debatir con el gestor en ese momento y decidir quién va a ocuparse y cómo debe escalarse.

Fijar un plan de comunicación

Es fundamental que fijes un plan de comunicación y un calendario con tu sponsor del proyecto, que puede variar según el perfil de la persona con la que estés trabajando. Si todo esto no se fija con antelación, será muy complicado que se involucre.

Las personas se comunican y responden a las interacciones de modo diferente. Por eso, tendrás que asegurarte de que lo estás haciendo de una forma que concuerde con ellos y a través de un canal con el que se sientan cómodos.

Por ejemplo, ¿qué herramienta de colaboración o comunicación prefieren? ¿Usan las hojas de cálculo de Google o Excel? ¿Quieren estar al día a diario o semanalmente?

Los gestores de proyecto deben ser capaces de estar continuamente cambiando sus enfoques de liderazgo y comunicación para que se adapten a cada uno de los miembros del equipo. Y entre ellos siempre se debe tener en cuenta al patrocinador ejecutivo.

La mejor forma de saber cuáles son sus necesidades, qué los motiva y cómo prefieren comunicarse es reunirse con ellos y preguntarles directamente.

Siempre puedes pedir consejos a sus compañeros de trabajo sobre cómo comunicarse con ese sponsor en particular, pero advierte que debes anticiparles que estás buscando canales de comunicación que hayan funcionado previamente y que no buscas comentarios o reacciones negativos. Así te aseguras de que las conversaciones sean constructivas y profesionales.

Atender las áreas problemáticas

Si tu patrocinador no está implicado y comprometido, tómate el tiempo para averiguar el motivo de fondo por el que su enfoque no es el idóneo para que puedas aplicar medidas correctivas.

Por ejemplo, un sponsor del proyecto que trata de controlar el proyecto a menudo lo hace por falta de confianza.

Ya sea porque haya acabado quemado en un proyecto anterior, que no tengan un conocimiento tan profundo del tema como desea o puede que se trate de un equipo totalmente nuevo, un patrocinador del proyecto puede llegar a ser dominante.

Con este tipo de sponsor del proyecto, las áreas problemáticas que deben atenderse son, entre otras, la necesidad de recopilar todos los detalles, dirigir el comportamiento de cada miembro, microgestionar a los miembros del equipo y mostrar una tolerancia limitada a la toma de decisiones en colaboración.

El reto con este tipo de patrocinador del proyecto es lograr que concentre su energía en tareas productivas que contribuyan a que el proyecto avance, mientras que al mismo tiempo se le permita sentir que tiene el control.

Una vez que haya confianza, le puede ayudar a convertir su energía en un activo para el proyecto: será la mejor forma de velar por que todos se sientan y queden satisfechos.

Efectuar controles periódicos “de sintonía”

Si tu patrocinador del proyecto comienza a desinvolucrarse o no responder, es recomendable tomar medidas correctivas. Entre ellas, es importante que verifiques que el proyecto sigue siendo una prioridad para el patrocinador y al mismo tiempo descárgale trabajo en los que no sea indispensable.

Luego, si surge un problema urgente y el patrocinador no responde, escala el problema para resolver la falta de respuesta. Finalmente, si el problema persiste, inicia el proceso para cambiar el sponsor del proyecto.

Qué hacer y qué no hacer para lograr una colaboración fructífera con el patrocinador del proyecto

Hemos resumido los consejos anteriores en una lista de lo que debes y no debes hacer para lograr y mantener el apoyo del sponsor a tu proyecto.

Como relacionarse con el sponsor de proyectos

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