5 apps que facilitan el método GTD para organizarte con eficacia

Publicado el 25/9/2019 por Andrew Conrad y Bruno Peláez

Apps para método GTD

Existen dos grupos de personas: aquellas que elaboran una lista con todo lo que hay que hacer durante el día y se van a casa con el trabajo hecho y otras a quienes les gustaría ser así pero terminan su horario laboral con un montón de proyectos pendientes, fechas de entrega aplazadas y correos electrónicos sin responder.

No nos engañemos: todos queremos pertenecer al primer grupo pero la mayoría terminamos librando una batalla continua para evitar formar parte del segundo.

La clave está en el método GTD (acrónimo en inglés de Getting Things Done, lo cual quiere decir: organizarse con eficacia).

Para organizarse con eficacia y hacer las cosas no hay que ser un superhéroe. Se trata más bien de contar con las herramientas adecuadas y emplearlas de una forma eficaz. Para hacerlo hay que parecerse más a Batman que a Superman.

Si la meta es cumplir los objetivos de forma eficaz, tanto en el ámbito personal como en el laboral, es necesario contar con un sistema que funcione. Como gestor de proyectos, ya sea tu puesto o te hayas visto cumpliendo esa función por casualidad, la organización y la administración del tiempo son cualidades imprescindibles.

A fin de cuentas, si no eres capaz de mantener tus propias prioridades ni llevar a cabo tu planificación, ¿cómo vas a liderar un equipo para que lo haga?

Filtrar miles de aplicaciones relacionadas con la productividad o intentar compaginar proyectos en una docena de aplicaciones diferentes puede llegar a ser contraproducente. 

Para facilitarte este proceso, te proponemos cinco aplicaciones que servirán para mejorar el método GTD.

¿Qué es el método GTD?

Si todavía no conoces el método GTD, aquí va un apunte rápido: organizarse con eficacia (Getting Things Done o GTD) es una teoría sobre la mejora de la productividad que se basa en el libro superventas con ese mismo título de David Allen.

La primera edición se publicó en 2001 y, desde entonces, el método GTD se ha convertido en un fenómeno que ahora cuenta con formadores certificados en la franquicia por todo el mundo y sobre el que se organizó un encuentro a nivel mundial en 2008.

El método GTD se puede resumir en una sola idea: cuanto más productivo seas, estarás sometido a menos estrés.

Es decir, consigue hacer más cosas en menos tiempo de forma que puedas relajarte más.

Según el método GTD que propone Allen, la clave es saber priorizar la bandeja de entrada de forma que se elimine todo el desorden y poder centrarse en la tarea principal mientras se mueven todas las tareas sin finalizar a una lista que mantenga un orden adecuado. De esta forma, estas últimas se pueden retomar cuando llegue su turno.

Para seguir el método GTD, es necesario contar con las siguientes herramientas:

  • Bandeja de entrada
  • Papelera
  • Sistema de archivo para los materiales de referencia
  • Listas
  • Calendario

En el año 2001, todas estas herramientas para GTD eran físicas, como en el caso del archivador y de la agenda de escritorio. En 2018, es posible tener una versión electrónica de todas ellas en el móvil.

Hay personas que prefieren tener un calendario o una lista de cosas pendientes sobre la mesa, porque para ellas es la forma más eficaz de organizarse. Esto también está bien.

Pero es verdad que la tecnología ha avanzado mucho desde el año 2000 y las aplicaciones han encontrado su sitio y no tienen intención de abandonarlo.

Las herramientas para GTD para el móvil pueden contener funciones, como la automatización o la colaboración, con las que no pueden competir nuestro antiguo cuaderno ni el calendario de planificación diaria, y es posible que, además, contribuyan a que la empresa ahorre tiempo y dinero y a que el equipo esté siempre conectado.

5 aplicaciones que te ahorrarán tiempo y reducirán el estrés

A partir de las cinco herramientas clave del método GTD (buzón de entrada, papelera, sistema de archivado, lista de comprobación y calendario), hemos elaborado una lista de cinco opciones que se pueden utilizar en cada una de las fases del método GTD.

Estas herramientas se han elegido tras un intenso estudio de varios foros relacionados con el método GTD en los que los usuarios que lo utilizan profesionalmente exponían sus opiniones y recomendaciones.

Estas cinco opciones que proponemos siempre estaban presentes. Algunas de ellas son únicamente compatibles con iOS, porque, como sabes, hay unos cuantos usuarios de Apple en el mercado, pero figuran también herramientas de otras plataformas para que nadie se quede fuera.

Las aplicaciones aparecen en orden alfabético.

  1. G Suite

Android | iOS

Software GTD G-Suite
Bandeja de entrada de Gmail en el entorno de aplicaciones G Suite  (Fuente)

El método GTD comienza con el buzón de entrada y en el caso de G Suite, un entorno de Google compatible con este método, la sencilla aplicación de Gmail es la encargada de gestionarlo. Es posible que la conozcas: al fin y al cabo, no es más que el cliente de correo electrónico más famoso del mundo que funciona en todas las plataformas.

Desde esta aplicación puedes archivar correos antiguos u organizarlos en carpetas de clasificación, como en el caso de aquellos correos sobre proyectos pendientes que tengas que utilizar en el futuro.

En G Suite también se pueden encontrar aplicaciones como Documentos de Google o Google Keep, con las que es posible tomar notas o elaborar listas de comprobación, así como el Calendario de Google, que permite hacer un seguimiento de la planificación de un equipo. La colaboración es uno de los puntos fuertes de G Suite: los miembros del equipo pueden hacer comentarios y responder en todos los aspectos, desde documentos y hojas de cálculo hasta presentaciones. Y, como no podía ser de otra forma, todo ello completamente integrado.

 La mejor solución para: Equipos muy colaborativos que están familiarizados con entornos basados en Gmail.

Precio: 5.20 € al mes por cada usuario con dominio de correo electrónico personalizado, almacenamiento de 30 GB y asistencia técnica en horario ininterrumpido. Las aplicaciones que incluye se pueden descargar por separado de forma gratuita.

  1. Microsoft To-Do

Android | iOS

Herramienta GTD To Do Microsoft
Versión de Microsoft To-Do para portátil y para iPhone (Fuente)

Si ya conocías las aplicaciones para GTD, es probable que te preguntes por qué no se ha incluido Wunderlist (la famosa aplicación alemana para gestión de tareas). Por una sencilla razón: Microsoft adquirió Wunderlist en el año 2015 y se ha comprometido a remplazarlo con Microsoft To-Do.

Wunderlist todavía estaba disponible durante el verano de 2018, pero, tal y como dijo Ori Artman, director general de Microsoft To-Do en 2017: “Una vez hayamos garantizado que las mejores funciones de Wunderlist están integradas en Microsoft To-Do, la retiraremos del mercado”.

La parte buena es que, tal y como afirmó Artman, Microsoft se ha comprometido a incorporar en To-Do los aspectos más importantes de Wunderlist, como la versión gratuita, la funcionalidad entre diferentes plataformas, las notificaciones y las subtareas.

To-Do también contará con su función más característica, Mi día, que permite a los usuarios quitar ciertas tareas de la lista de pendientes para que puedan centrarse en cumplir los objetivos del día. Si te encanta la gestión de proyectos Agile, esta función te fascinará.

 La mejor solución para: Gestores de proyectos Agile que están familiarizados con el entorno Office 365 y buscan una herramienta para GTD muy sencilla sin tener que pagar un euro.

Precio: Gratuita

  1. OmniFocus

iOS

Software GTD Omnifocus
Funcionamiento de OmniFocus en un iPhone (Fuente)

OmniFocus únicamente está disponible para dispositivos iOS, por lo que, si no eres usuario de Apple, puedes pasar directamente a la quinta recomendación. Si lo eres y estás buscando una aplicación para GTD, te aconsejamos que le dediques un buen rato a OmniFocus.

En OmniFocus se ha optado por la potencia en lugar de la simplicidad. Se ha mejorado el abanico de funcionalidades en beneficio de aquellos usuarios a los que no les importa que la interfaz esté más abarrotada si gracias a ello pueden contar con algunas funciones más.

La última actualización, OmniFocus 3, que se lanzó en primavera de 2018, incorpora nuevas características como la automatización, las etiquetas y la edición en lote. Si realmente te interesa el método GTD, te encantará ver que OmniFocus se ha creado específicamente para GTD y orienta al usuario desde las fases de buzón de entrada, procesamiento y delegación hasta las de organización, actuación y revisión.

Ten en cuenta que la colaboración no es uno de los puntos fuertes de OmniFocus, que se ha diseñado para usuarios individuales (el mismo desarrollador ofrece un producto diferente para los proyectos en equipo, OmniPlan). Si tus proyectos suelen ser colaborativos,necesitarás otra herramienta.

 La mejor solución para: Usuarios avanzados del método GTD que suelen trabajar solos, a los que les encantan los productos de Apple y no tienen ningún problema en gastar un poco más para conseguir una herramienta para GTD.

Precio versión Pro: 41,99

  1. Things

iOS

Things
Vista de listas en la aplicación Things (Fuente)

La aplicación “Things” (“Cosas” en español, un nombre de lo más curioso) era en su origen, en 2007, un programa para Mac de la startup alemana Cultured Code y fue una de las primeras aplicaciones que se lanzaron para iPhone cuando se creó el App Store en 2008.

Things ha sido siempre leal a Apple y ha contribuido al lanzamiento de las versiones actualizadas para iPad y para Apple Watch de esta famosa aplicación que se centra en mejorar la productividad. Recibió el premio Apple Design Award en 2009 y 2017 y ya cuenta con su tercera generación: el lanzamiento de “Things 3” se llevó a cabo en mayo de 2017.

¿Cómo ha logrado Things mantenerse en el mercado durante más de una década y cómo consigue elevar su número de adeptos cada año? Según las opiniones de los usuarios (en inglés), su diseño minimalista encaja a la perfección con el entorno de Apple y la aplicación cuenta con las funciones más importantes para implementar por completo el método GTD, como el buzón de entrada, el sistema de archivado, la lista de tareas pendientes o el calendario, sin características innecesarias que puedan distraer al usuario.

Mientras que OmniFocus sobresale por la personalización y el detalle de sus funciones, Things se distingue por su diseño sencillo y minimalista. Como ya se mencionaba en el caso de OmniFocus, Things tampoco es la aplicación adecuada cuando existe colaboración: con ella, el usuario puede llevar a cabo sus propias tareas, pero para implicar a un equipo deberá emplear otra herramienta.

 La mejor solución para: Usuarios individuales que quieren una herramienta sencilla para GTD que encaje perfectamente con la estética limpia y minimalista de Apple.

Precio: 10.99 €

  1. Todoist

Android | iOS

Herramienta Todoist
Vista de un día sin tareas planificadas (¿no sería maravilloso?) de Todoist en su versión para navegador (Fuente)

Si las dos últimas aplicaciones te han parecido perfectas pero no tienes un dispositivo de Apple, estás de suerte. Todoist combina las mejores características de OmniFocus y Things y las ofrece en un paquete compatible con diferentes plataformas. Cuenta incluso con una versión para navegador.

La aplicación tiene su origen en 2007, cuando el refugiado bosnio Amir Salihefendic la creó para organizar sus propios proyectos. Todoist ha conseguido desde entonces una cartera de más de cinco millones de usuarios.

¿Qué es lo que la hace diferente? Tiene una versión gratuita, incorpora herramientas de colaboración (a diferencia de OmniFocus y Things, que se han diseñado para usuarios individuales) e incluye una función de gamificación única que premia a los usuarios con “karma” cuando consiguen finalizar sus tareas.

Cuenta también con todas las funciones necesarias para implementar un método GTD optimizado. Pero su punto realmente fuerte es que se puede acceder a Todoist desde cualquier dispositivo que tenga un navegador.

 La mejor solución para: Líderes de proyectos que quieren cumplir sus objetivos pero no creen demasiado en las marcas y tienen que ajustarse a un presupuesto.

Precio: Gratuita

¿Qué aplicaciones para el método GTD prefieres?

Pues ya está. Con suerte, todas estas aplicaciones te ayudarán a poner en marcha tu método GTD para que funcione perfectamente y puedas organizarte. No olvides que cada usuario debe personalizar su propio método. La mejor opción es probar algunas de estas herramientas y ver cuál se ajusta mejor a tus necesidades.

¿Qué software para GTD prefieres? Comparte tu opinión en la sección de comentarios.

¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de proyectos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de proyectos.