La digitalización de las pymes en España: tendencias y uso de software

Publicado el 10/10/2019 por Bruno Peláez

Digitalización de las pymes

¿Cuál es el estado de digitalización de las pymes en España?

La transformación digital está cambiando nuestra manera de vivir, producir y consumir. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) no son la excepción pero ¿son conscientes de ello?, ¿aprovechan la tecnología?, ¿cuál es el estado de digitalización de las pymes en España?, ¿qué significa estar digitalizado?

La digitalización de empresas, como explica Juan Ramón Gil, es utilizar la tecnología para mejorar los procesos del negocio. Por ejemplo, el estudio de audiencia, el desarrollo de estrategias de mercado, los procedimientos de producción o los canales de comunicación.

Hemos realizado una encuesta* para conocer el nivel de digitalización de las pymes en España. El propósito era saber hasta qué punto está integrado el software en las empresas, si realmente facilita su trabajo, si se aprovecha la nube y más indicadores que ayuden a trazar el estado de la transformación digital en estas empresas.

Puntos destacados del estudio

  • Las pymes están inmersas en la transformación digital, un 87 % de ellas utiliza software.
  • La digitalización de las pymes depende de productos de terceros, sólo un 6 % desarrolla sus propias herramientas.
  • A pesar de percibirse digitalizadas, el 90 % de las pymes quiere aprovechar más las ventajas de la tecnología.

Software integrado y en fase de uso

Un dato clave para conocer el grado de digitalización de las pymes es saber si utilizan herramientas digitales. El 87 % de los participantes respondió que su empresa tiene software incorporado en sus actividades.

Software de terceros en pymes

La mayoría utiliza productos externos, un reducido grupo desarrolla sus propias herramientas, otro combina ambos y un 7 % no usa software; este último segmento está compuesto por los sectores de Arte, Cultura, Deportes, Educación y Sanidad.

A la vez es importante distinguir en qué fase de adopción de tecnología (digitalización) se encuentran las empresas que integran software en sus procesos. No es lo mismo que una empresa esté en fase de analizar si una herramienta es útil para su negocio que si está ampliando la capacidad de los programas que usa, por ejemplo.

Fase de digitalización de las pymes

La encuesta señala que la mayoría de las pymes ya está usando un software. El 18 % de ellas, sin embargo, se encuentra en fase de optimización. Es decir, los empleados no solo controlan sus herramientas, sino que quieren sacar el máximo provecho de ellas.

Hay que tener en cuenta que implementación y uso van de la mano con la formación en el software. No se puede esperar que los empleados aprendan a utilizarlos por ellos mismos o que los compañeros siempre sean los instructores, especialmente en programas complejos.

Formacion con implementación de herramientas digitales

En este caso, el estudio indica que la mayoría de los participantes recibió formación (79 %), un porcentaje está menos satisfecho que otro, pero al menos fue instruido en el funcionamiento de las herramientas.

Top 5 de software más utilizado en las pymes

Las pymes se apoyan principalmente en herramientas para desempeñar actividades de finanzas, gestión de clientes, ventas al público, gestión de proyectos, transporte y logística. Tendencias que se reafirman con las categorías de software más utilizadas por los encuestados.

Categorías de productos más utilizados por las pymes

Es congruente que los programas de contabilidad son el producto principal ya que todas las empresas tienen que llevar un control exhaustivo de sus finanzas.

Observar que los software de gestión de proyectos, gestión documental, marketing y CRM están en el top 5 apunta que la digitalización de las pymes va de la mano con el incremento de la complejidad de procesos, como el análisis de audiencia o la gestión de leads y clientes. Estos han aumentado gracias a Internet y el Big Data.

Las pymes se perciben como digitalizadas, y el software facilita su trabajo

¿Creen las empresas que están digitalizadas? La respuesta de los participantes es que sí, pero no totalmente.

Auto percepción sobre digitalización en las pymes

También coinciden en que el software les facilita su trabajo diario, en mayor o menor medida. Solo un reducido grupo no ve cambio alguno en su trabajo y un mínimo porcentaje percibe que el software le quita más tiempo de lo que es útil.

Digitalización de las pymes ayuda en el trabajo

Cabe señalar que casi la mitad (42 %) del segmento que menciona que el software no implica ningún cambio en su trabajo no recibió formación tras implementarse en su empresa un nuevo software.

Este dato contrasta con el grupo que reconoce que el software realmente ayuda en su trabajo, el 86 % de ellos afirma que sí recibieron formación específica sobre la herramienta. Esto subraya la importancia de la formación sobre un software para que cause impacto en las actividades laborales.

Las pymes ya apuntan a la nube

La nube es una tendencia de la digitalización, permite tener acceso a los datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y desde cualquier lugar. Además, es sumamente útil para las personas que trabajan a distancia.

¿Cuánto aprovechan las pymes en España esta tecnología?

Digitalización de pymes, software basado en la nube

Las respuestas de la encuesta indican que el software basado en la nube se usa considerablemente, ya sea externo, propio o una combinación de ambos.  En este caso, también los productos de terceros son los más comunes.

Sin embargo, los resultados apuntan a que hay un porcentaje considerable (18 %) que no se beneficia de la nube. Las empresas de 1 a 5 empleados son las que menos la usan.

Un 10 % de los encuestados no sabe si utiliza software en la nube, esto advierte que los usuarios, a pesar de estar inmersos en la transformación digital, no saben qué tipo de tecnología emplean.

Digitalización de las pymes depende de software externo

Las empresas tienen muchos procesos y requieren de diversas herramientas para controlarlos. Claro, existen productos que comprenden varias soluciones, pero no hay uno integral que cubra todas las necesidades.

Este es un motivo por el cual las empresas optan generalmente por productos de terceros, que ofrecen diversas funciones personalizables y normalmente son más económicos, en vez de invertir en desarrollo y mantenimiento de un software propio.

El estudio señala que estos son los productos más utilizados:

Top 5 de productos de software más utilizado en pymes

El top 5 es consistente con los datos expuestos previamente.

Los productos Office 365 se emplean en el día a día, especialmente Word y Excel; Adobe Creative Cloud es el más común en los departamentos de diseño e indispensable para utilizar documentos PDF; Sage es el principal proveedor de programas de contabilidad utilizado en España; G Suite presenta herramientas de oficina integradas totalmente en la nube; y SAP es un conocido software de gestión empresarial que integra soluciones para diversos procesos.

El desarrollo de software propio, lejos de ser una tendencia

Un porcentaje mínimo (6 %) decide desarrollar un software propio. Esta es una opción cuando se necesitan herramientas muy específicas y cuando el programa a desarrollar es sencillo y más económico que comprar uno de terceros (siempre y cuando se tenga el equipo humano en plantilla). Los sectores que más desarrollan software propio son: Construcción (20 %), Transporte y Logística (20 %), Internet e Informática (13 %) y Turismo y Restauración (13 %).

Aún no se aprovecha el móvil para trabajar

¿Es una tendencia utilizar el móvil para trabajar? Solo un 34 % de los participantes utiliza el móvil para trabajar.

Las apps de mensajería instantánea son muy prácticas debido a que solo requieren datos de Internet y se puede conversar y enviar archivos con clientes o compañeros en cualquier parte del mundo. La más popular en España es Whatsapp.

Productos de Google y Microsoft Office fueron los siguientes más mencionados, entre los cuales se incluyen los correos electrónicos o productos de oficina como Excel o Google Spreadsheets. En tercer lugar están las redes sociales Facebook, Instagram y Twitter, con las que se gestiona la imagen de una marca.

Las pymes entienden la importancia de la digitalización y quieren aprovecharla más

El estudio muestra que las pymes en España están inmersas en el proceso de digitalización y son consciente de ello. Algunas conclusiones:

  • El software en las pymes ya está en fase de uso, el cual tiene un impacto positivo en el día a día de los empleados.
  • Cuando se implementa un nuevo software en la empresa también se debe invertir en formar a los empleados ya que de esto depende si se utiliza correctamente o no.
  • El software basado en la nube está bien posicionado. Las pymes se han sumado a esta tendencia de digitalización.
  • A pesar de que el móvil se está convirtiendo en una mini oficina portátil, los trabajadores de las pymes aún no lo utilizan mucho.
  • Las pymes optan por utilizar productos de terceros en vez de desarrollarlos ellas mismas.
  • El desarrollo de software propio existe, pero es mínimo.

A pesar de estos resultados positivos, a la mayoría le gustaría que su empresa utilizara más las ventajas de la tecnología aunque ya le esté sacando algo de partido. Únicamente un 10 % cree que su empresa ya utiliza la tecnología de manera eficiente, segmento compuesto por sectores de Informática, Turismo, Marketing y Educación.

Empleados quieren que las pymes utilicen más la tecnología

Esto muestra a una industria en plena digitalización, consciente de ella, con mucho interés en continuar aprovechando las herramientas digitales, incluso en desarrollarlas.


* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos lanzado una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 809 personas, de las cuales se seleccionaron 251 participantes. Los participantes cualificados están empleados (a tiempo completo o parcial) y trabajan en una pyme (entre 1 y 250 empleados). Todos provienen de diferentes sectores empresariales.