¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

La gestión de tareas es parte esencial de la gestión de proyectos. Estas herramientas ayudan a las empresas a segmentar un proyecto en tareas asociadas y secuenciales. Cada tarea se planifica, distribuye, programa y supervisa de manera individual. Las herramientas de gestión de tareas son programas que ayudan a tu equipo a trabajar de forma cohesionada con funciones como programación de tareas, creación de informes de progreso y seguimiento temporal. Los usuarios pueden comprobar el tiempo empleado en cada tarea y todo el equipo puede cumplir más fácilmente los plazos del proyecto. Los sistemas de gestión de tareas incluyen funciones adicionales como planificación de presupuesto, sincronización de correo electrónico, listas y recordatorios de tareas.

###¿Cuáles son las ventajas de las herramientas de gestión de tareas?

Las herramientas de gestión de tareas ayudan a tu empresa a agilizar el ciclo de vida de los proyectos, minimizan las posibilidades de obstáculos repentinos y facilitan la colaboración y comunicación del equipo. Todo ello sirve para ahorrar tiempo y dinero a tu empresa.

Sus ventajas específicas son:

• Aumentar la productividad: el software de gestión de tareas permite a los gestores de proyecto segmentar los proyectos en tareas y subtareas. Puedes asignar cada tarea a una persona o equipo específico y establecer un conjunto único de objetivos, KPI e hitos. Cada miembro del equipo tendrá unas responsabilidades y deberes concretos.
• Optimizar la gestión del flujo de trabajo: con los programas de gestión de tareas, tu empresa puede analizar todo el ciclo de vida de un proyecto para identificar cuellos de botella y actividades laboriosas que necesitan de atención especial. Así, los gerentes pueden priorizar y programar tareas, además de diseñar de manera eficiente la estrategia general del proyecto para una ejecución sin problemas.

Cuáles son las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas?

Las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas son:

• Alertar/notificar: supervisar los principales hitos y notificar a las partes interesadas sobre nuevas asignaciones, actualizaciones, errores y logros.
• Editar/actualizar tareas: editar y actualizar una tarea según las necesidades del proyecto o la disponibilidad de recursos.
• Seguir el progreso de las tareas: supervisar el progreso a través de todo el ciclo de vida y monitorizar los indicadores clave de rendimiento.
• Programar tareas: programar y asignar tareas a personas o equipos. Esto incluye el establecimiento de fechas de inicio y fin durante la creación de la tarea.
• Etiquetar tareas: crear etiquetas para tareas y subtareas que permitan organizarlas y categorizarlas, aportar contexto y recopilar información relacionada con las tareas.
• Crear subtareas: dividir las tareas en subtareas, más pequeñas y prácticas, que faciliten su ejecución y gestión.
• Gestionar tareas recurrentes: crear tareas y eventos que se repitan a una hora y día específicos a lo largo de la semana, mes o año. Así, las empresas evitan tener que reprogramar el trabajo redundante.
• Realizar un seguimiento temporal: supervisar el tiempo empleado colectivamente por todos en sus tareas asignadas.

Consideraciones a la hora de comprar herramientas de gestión de tareas

• Necesidades de la empresa: las herramientas de gestión de tareas suelen ofrecer distintas opciones de suscripción, desde planes básicos hasta otros más avanzados. Los costos de suscripción aumentarán a medida que añadas funciones. Tu empresa debe evaluar sus principales necesidades, comparar planes de precios de múltiples productos y elegir un producto que se adapte tanto a los requisitos como al presupuesto de la empresa.
• Software específico del mercado: si tu empresa pertenece a un nicho de mercado concreto, como atención sanitaria, marketing, logística o construcción, busca una solución de gestión de tareas diseñada específicamente para tu mercado. Estas soluciones te ayudarán a gestionar e informar de las tareas conforme a los requisitos legales y de cumplimiento de tu sector sin costo adicional. (Consulta, por ejemplo, este artículo de Capterra sobre soluciones de gestión de proyectos conformes a HIPAA).

Tendencias relevantes en herramientas de gestión de tareas

• La IA y los chatbots son el futuro: si tu solución principal integra capacidades de inteligencia artificial (IA), tu empresa podrá automatizar la mayoría de los flujos de trabajo redundantes. Los chatbots pueden automatizar flujos de trabajo cruciales del sistema de gestión de tareas, como asignaciones automáticas de tareas, promoción de contenido, creación de informes de estado y más.
• Movilidad: aunque la movilidad no es un concepto nuevo en los sistemas de gestión de tareas, sigue siendo una tendencia clave. Con una globalización y movilización de recursos cada vez mayor, los usuarios buscan herramientas de gestión de tareas preparadas para el entorno móvil que les permitan supervisar sus tareas asignadas, comprobar la programación, monitorizar el progreso y mantener la comunicación en todo momento.