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Software de gestión de eventos

Los productos de software de gestión de eventos automatizan el marketing, registro, coordinación y programación de eventos. Los planificadores utilizan aplicaciones de gestión de eventos para gestionar la planificación y procesos de reuniones y eventos, como marketing, registro de asistentes, creación de credenciales, generación de calendarios y gestión de espacios de recinto. Estas aplicaciones también ofrecen distintas funciones de autoservicio para asistentes a eventos como registro online, entrega de contenido y pago de cuotas. El software de gestión de eventos guarda relación con el software de registro y el software para venta de entradas.

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LineUpr es la plataforma más rápida para crear aplicaciones de eventos móviles para conferencias, reuniones anuales, cumbres, entre otros. Crea aplicaciones en solo algunos minutos y publícalas instantáneamente. No se necesitan conocimientos de codificación o diseño. Comunica tu agenda, oradores y patrocinadores. Utiliza encuestas para capturar datos de eventos valiosos y encuestas en vivo para involucrar a los participantes. LineUpr es la herramienta de acceso para más de 5000 clientes de grandes empresas a asociaciones locales sin ánimo de lucro. ¡Visita el sitio web para probar LineUpr gratis! Descubre más sobre LineUpr

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Herramienta completa y profesional que gestiona todos los preparativos para tu evento: inscripciones, reservas, pagos, etc. Descubre más sobre idloom.events
idloom.events proporciona todas las características necesarias para la organización de un evento, desde el registro de matrículas hasta la creación de distintivos y la facturación. • Gestión de asistentes: Gestiona listas de invitados, aplica filtros, comunícate con los asistentes y más. • Panel de transacciones: Gestiona los pagos y transacciones de los asistentes, reembolsos, transferencias y más. • Creación de distintivos: Crea diseños de distintivos o etiquetas de nombre para toda la lista de invitados. • Panel de estadísticas. • Exportación de datos: Exporta todos los datos en xls, csv o pdf. Descubre más sobre idloom.events

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SCOOCS: una plataforma todo en uno totalmente personalizable, muy interactiva y en conformidad con el RGPD para tus necesidades de eventos virtuales e híbridos. Descubre más sobre SCOOCS
SCOOCS es una plataforma de gestión de eventos todo en uno, atractiva, envolvente y con el enfoque puesto en la sostenibilidad. No importa si estás planificando un seminario web para 30 participantes, una feria de productos para 3000 asistentes o un foro anual internacional para 100 000 personas: SCOOCS te permite crear y gestionar eventos en varios idiomas, personalizables y en conformidad con el RGPD. Funciones: transmisiones en vivo, salas de vídeo, stands de expositores, carteles académicos, emparejamiento mediante IA, mesas de networking, cálculo de emisiones de carbono y más. Descubre más sobre SCOOCS

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RSVPify es una plataforma líder de gestión de eventos y emisión de entradas que ayuda a agilizar los eventos, desde el registro de los invitados hasta el lanzamiento. Descubre más sobre RSVPify
Gestiona eventos grandes y pequeños con facilidad y mantén el foco de la atención en tu marca. Miles de funciones y herramientas empresariales, incluidas invitaciones por correo electrónico; registro y confirmación de la asistencia online; recolección de datos personalizada; gestión de listas de invitados; preferencias de menú; gestión de subeventos; privacidad/exclusividad de eventos; esquemas de asientos con función de arrastrar y soltar; facturación y mucho más. Descubre más sobre RSVPify

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Azavista ha creado una plataforma completa, flexible, innovadora y fácil de usar. Fácilmente adaptable a las nuevas y cambiantes tendencias y necesidades del mercado. Descubre más sobre Azavista
Azavista es un software profesional que automatiza todos los aspectos clave de la gestión de eventos. Esta potente plataforma todo en uno proporciona un amplio conjunto de módulos flexibles y funcionalidades robustas que ayudan a automatizar y simplificar los procesos en todo el ciclo de vida de los eventos. Los usuarios pueden configurar múltiples eventos, integrarse con tus sistemas de automatización de marketing y CRM y gestionar registros, entre otras funciones. Descubre más sobre Azavista

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Tecnología de gran alcance, paquete ligero. Software serio de gestión de eventos con una plataforma diseñada para personas normales. Descubre más sobre Swoogo
Swoogo es un destacado software de gestión de eventos que permite a los organizadores de eventos llevar a cabo eficazmente eventos presenciales, virtuales e híbridos. Su plataforma crea una experiencia satisfactoria y te permite diseñar eventos reproducibles para tus asistentes con un ROI positivo. La plataforma incluye registros y eventos ilimitados, flujos de registro personalizados, analíticas de asistentes incorporadas, integración fluida con sistemas de pagos y CRM, herramientas de marketing por correo electrónico y sitio web con automatización y una excelente asistencia al cliente. Descubre más sobre Swoogo

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Reúnete con cualquier persona en cualquier dispositivo de escritorio, navegador, dispositivo móvil o dispositivo de video en cualquier lugar del mundo.
Cada mes, 113 millones de profesionales confían en WebEx para colaborar y hacer avanzar proyectos más rápido. Ahora los equipos pueden trabajar con cualquier persona desde un navegador, un dispositivo móvil o un sistema de video. WebEx Meeting Center ofrece capacidad integrada para compartir audio, video y contenido. Mantén la privacidad de las conversaciones con reuniones de WebEx altamente seguras de Cisco Collaboration Cloud. Descubre más sobre Webex Suite

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Software de seminarios web en video que incluye uso compartido de pantalla HD, control de host, cuadro de diálogo de preguntas y respuestas y creación de informes posteriores al seminario web.
Software de seminarios web en video que incluye uso compartido de pantalla HD, control de host, cuadro de diálogo de preguntas y respuestas y creación de informes posteriores al seminario web. Descubre más sobre Zoom Events and Webinars

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Plataforma de venta de entradas y marketing para crear, gestionar y promocionar eventos a la mayor red de asistentes del mundo.
Con Eventbrite, la mayor plataforma de venta de entradas y marketing del mundo, los organizadores de eventos crean, gestionan y promocionan eventos. Conciertos, festivales, eventos y conferencias. Eventbrite posibilita millones de eventos en 180 países, con acceso a una red de más de 83 millones de personas en busca de actividades únicas. Soluciones de venta de entradas sencillas, herramientas de gestión de eventos y marketing, para vender entradas, hacer crecer tu comunidad y tus ingresos. Descubre más sobre Eventbrite

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En monday.com, los equipos pueden organizar todos los aspectos de los próximos eventos, desde el registro hasta los comentarios, en una plataforma flexible y sin código.
Desde la planificación del presupuesto hasta la inscripción aeventosy la coordinación con los proveedores, monday marketer puede gestionar toda laoperación detuseventos. Supervisa la inscripción a eventos, fomenta la colaboración entre equipos, sigue el rendimiento y la asistencia con paneles personalizables y más. Asigna trabajos a colegas diferentes para que todos sepan exactamente qué hacer y con quéprioridad. Desde la inscripción previa hasta los comentarios posteriores, las organizaciones pueden supervisar las conferencias, los eventos empresariales, los seminarios web y más en tiempo real. Descubre más sobre monday.com

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Planifica, rastrea y administra tus eventos y campañas en Wrike.
Con Wrike, estás un paso más cerca de organizar el evento perfecto. Wrike te ayuda a crear y ajustar los programas de eventos, planificar los requisitos de activos y materiales, equilibrar las cargas de trabajo del equipo y asegurarte de que no se omita ninguna tarea. Para tu próximo evento, duplica la plantilla del proyecto y estarás listo para comenzar. Descubre más sobre Wrike

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El software de gestión de eventos integral de Whova es un ganador del Premio a la tecnología de eventos en 2016.
El software de gestión de eventos integral de Whova es amado por miles de eventos en todo el mundo y ganó el Premio a la tecnología de eventos en 2016. Hilton, L'Oreal, IKEA, Lego, NASA, Rockefeller Foundation, TEDx, Stanford, MIT, Harvard, IEEE, ACM y muchos más confían en Whova. Whova ayuda a los organizadores de eventos a crear los eventos más atractivos y organizados porque mejora la participación de los asistentes, aumenta las oportunidades de establecer contactos y facilita la planificación de eventos. https://whova.com/ Descubre más sobre Whova

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Airtable es la base de datos que cualquiera puede usar con una hermosa interfaz de hoja de cálculo.
Airtable es la base de datos relacional para el resto de nosotros. Con una interfaz tipo hoja de cálculo que cualquier persona puede usar, colaboración en tiempo real y funciones avanzadas, como archivos adjuntos y creación de informes, Airtable es la base de datos moderna más fácil de usar. Descubre más sobre Airtable

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Software de administración del ciclo de vida de activos creado para las necesidades de seguimiento de activos. Depreciación, códigos de barras y más. Pruébalo gratis.
Este software líder de gestión del ciclo de duración de activos te permite crear órdenes de compra, programar servicios y administrar los proveedores sin esfuerzo. La fácil administración de depreciación y los informes personalizados te ayudan a tomar decisiones empresariales bien informadas. Utiliza la aplicación móvil para leer RFID, códigos de barras y códigos QR; obtén la conformidad con los organismos reguladores. El historial de ubicación y mantenimiento hace que este software sea imprescindible para la administración de activos fijos. Este software también está integrado con Zendesk y Jira. Pruébalo gratis. Descubre más sobre EZOfficeInventory

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A complete event marketing and management platform that handles the entire event lifecycle (in-person & virtual) from start to finish.
Cvent is the global event marketing and management technology leader. Cvent offers software in-person and virtual event solutions for online event registration, in-event engagement, venue selection, event apps, e-mail marketing, and web surveys. Cvent solutions optimize the entire event marketing and management value chain and have enabled clients around the world to manage millions of meetings and events. Cvent solutions maximise the impact of in-person, virtual, and hybrid events. Descubre más sobre Cvent Event Management

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Multitud de empresas utilizan Bitrix24 como software de gestión de eventos gratuito, ya que viene con todas las herramientas necesarias para el trabajo.
Multitud de empresas utilizan Bitrix24 como software de gestión de eventos gratuito, ya que viene con todas las herramientas necesarias para el trabajo. Primero, hay un módulo de administración de clientes y CRM que te permite crear cotizaciones y facturas, enviar correos electrónicos y administrar proveedores. En segundo lugar, hay calendarios compartidos que te permiten programar y reservar múltiples sedes. En tercer lugar, cuenta con un módulo de gestión de proyectos y plantillas de tareas que facilitan la organización de los equipos sobre el terreno. Descubre más sobre Bitrix24

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Odoo es un conjunto de aplicaciones personalizables de código abierto ideadas para satisfacer todas las necesidades de su empresa.
Odoo es un conjunto de aplicaciones personalizables de código abierto ideadas para la gestión empresarial. Odoo está diseñado para satisfacer todas las necesidades de su empresa, independientemente del tamaño y presupuesto, con aplicaciones como gestión de relaciones con clientes (CRM), ventas, gestión de proyectos, manufactura, gestión de inventario, punto de venta (POS), contabilidad y más. Además, Odoo puede ser hospedado en la nube o instalado localmente. Descubre más sobre Odoo

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Software fácil de usar de administración de donantes, páginas de donaciones y recaudación de fondos que ha contribuido al logro de 2400 millones de dólares en donaciones a más de 125 000 organizaciones sin ánimo de lucro.
Software de gestión de donantes, increíblemente fácil de usar, que se integra completamente con las mejores páginas de recaudación de fondos, todo con el apoyo de instructores personales de recaudación de fondos. Desde 2001, Network for Good ha contribuido a que 125 000 organizaciones sin ánimo de lucro recauden más de 2400 millones de dólares en donaciones. La gestión de donantes, las páginas de recaudación de fondos y los instructores personales de recaudación de fondos están disponibles de manera individual o como una plataforma integrada para permitir las donaciones individuales y la recaudación de fondos online, y hacerlas crecer. Descubre más sobre Bonterra Guided Fundraising

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Software de gestión de membresías para voluntarios de la junta directiva que quieren ahorrar tiempo y dinero.
Los voluntarios de la junta directiva de los capítulos de asociaciones locales ahorran tiempo y dinero con StarChapter. El software combina correos electrónicos, registro de eventos, membresía, diseño de sitios web y procesamiento de pagos, todo en un solo lugar. Un gestor de proyectos de StarChapter configurará tu servicio contigo, coordinará el proyecto para ti y capacitará a los usuarios incluso cuando la junta directiva cambie. Los clientes obtienen acceso a los recursos de formación y de la industria de forma ilimitada y a la asistencia técnica online en horario ininterrumpido. Descubre más sobre StarChapter

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HoneyBook agiliza y automatiza la experiencia de tu cliente desde la consulta hasta la factura final.
HoneyBook agiliza y automatiza la experiencia de tu cliente desde la consulta hasta la factura final. Descubre más sobre HoneyBook

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Este software de gestión de bases de miembros y bases de datos reúne todas las herramientas que necesitas para administrar tu organización de manera eficiente.
Wild Apricot ayuda a miles de organizaciones a dedicar menos tiempo a las tareas administrativas (como procesar pagos y actualizar archivos de Excel) y más tiempo a hacer crecer su base de miembros. Está diseñado para organizaciones de voluntarios y personal reducido, con un back-end fácil de usar de modo que no tengas que ser un genio de la tecnología para llevar tu organización al siguiente nivel. Además, tendrás acceso a una comunidad de compañeros y expertos que comparten conocimientos y mejores prácticas. Tienes respaldo. Descubre más sobre WildApricot

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vFairs es una plataforma de eventos virtuales que permite a las organizaciones organizar eventos en línea de extremo a extremo y atraer audiencias relevantes.
vFairs es una plataforma de eventos virtuales que permite la organización de todos los tamaños para albergar eventos en línea. vFairs se especializa en la ejecución de eventos como ferias virtuales de carreras, ferias de empleo, exhibiciones en línea y ferias de incorporación. Permite que las organizaciones y los representantes de stands se comprometan con la audiencia a través de herramientas interactivas como chat de texto/video/audio y seminarios web integrados. vFairs también ofrece atención al cliente de primera categoría y un administrador de eventos dedicado para ayudarte en cada paso. Descubre más sobre vFairs

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Tripleseat es una aplicación web de gestión de eventos y ventas que aumenta las ventas y optimiza el proceso de planificación.
Tripleseat es una aplicación web de gestión de eventos y ventas que genera ventas y optimiza el proceso de planificación de restaurantes, hoteles y lugares únicos. Es el primer sistema basado en la web creado por gestores de eventos de hostelería, para gestores de eventos de hospitalidad. Desde 2008, Tripleseat ha invadido el negocio de restaurantes proporcionando soluciones y simplificando el proceso de eventos de principio a fin. Más de 2500 lugares y más de 18 000 expertos en eventos del sector confían en Tripleseat. Descubre más sobre Tripleseat

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Guía para el usuario de Software de gestión de eventos

¿Qué es el software de gestión de eventos?

Los planificadores de eventos usan software de gestión de eventos para simplificar y organizar la logística que conlleva planificar reuniones y eventos. El software de gestión de eventos ofrece a los planificadores un espacio digital para colaborar entre sí y con clientes, expositores y proveedores. Las herramientas contenidas en este tipo de aplicaciones gestionan la coordinación, el registro de asistentes, el marketing, la creación de credenciales, la generación de calendarios y la administración del espacio del evento.

Estas aplicaciones también ofrecen distintas funciones de autoservicio para los asistentes al evento, como registro online, entrega de contenidos y pago de tarifas.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de eventos?

Las ventajas del software de gestión de eventos son:

  • Planificar con eficiencia: la planificación de eventos conlleva una logística compleja; cualquier descuido en un área puede echar a perder el evento. El software de gestión de eventos mantiene todos los datos en un único lugar. Así es más fácil organizar los eventos, ya que los planificadores pueden centrarse en cumplir con las expectativas en lugar de perder tiempo en los detalles.
  • Gestionar proveedores y expositores: los expositores realizan un gran desembolso para conseguir acceso especial y espacio en sus stands; los proveedores facilitan los bienes y servicios necesarios para que los eventos sean un éxito. Esta logística es de vital importancia y las mejores aplicaciones de software de gestión de eventos cuentan con herramientas dedicadas a estas cuestiones.
  • Bloquear plazas hoteleras y gestionar viajes: cuando los planificadores de eventos invierten en aplicaciones de gestión de eventos dedicadas, el bloqueo de plazas hoteleras y los datos de los viajes son más fáciles de gestionar. Puedes consultar tarifas de bloqueo de plazas hoteleras, crear contratos sin papel y registrar itinerarios VIP desde la propia aplicación. La suma de estas capacidades puede contribuir al crecimiento de las empresas de planificación de eventos aportando ingresos por el bloqueo de plazas hoteleras y la gestión de viajes.

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de eventos?

Las funciones más comunes del software de gestión de eventos son:

  • Gestionar asistentes: registrar y almacenar información sobre las personas que acuden a los eventos, como datos de contacto, preferencias alimentarias, inicios de sesión, estado VIP y planes de llegada.
  • Gestionar clientes: colaborar con los anfitriones del evento y consolidar en un único sistema su información de contacto y preferencias.
  • Gestionar expositores: gestionar el espacio de mesas y stands, los niveles de patrocinio, las reservas de salas y otras métricas de exposición.
  • Gestionar proveedores: mantener las relaciones con técnicos audiovisuales, personal de TI y proveedores de catering, conserjería y otros. Estas bases de datos almacenan información de contacto, historial de conversaciones, datos de presupuestos, detalles de contrato, etc.
  • Programar eventos: planificar y supervisar las reservas de eventos con calendarios de gestión de los mismos.
  • Gestionar reuniones: programar reuniones individuales, encuentros, reuniones de grupo, reuniones de planificación y oportunidades similares de networking durante un evento.
  • Crear informes y analíticas: supervisar métricas para distintos fines, como gastos e ingresos del evento para la contabilidad o participación de los usuarios online para las analíticas de redes sociales.
  • Emitir entradas: organizar, publicitar, vender, distribuir y procesar entradas para el evento y paquetes de acceso especial.
  • Marketing por correo electrónico: mantener correspondencia por correo electrónico con clientes y posibles asistentes. Ofrecer ayuda para la venta de entradas online y otras llamadas a la acción.

La categoría de software de gestión de eventos te ayuda a preseleccionar las opciones que mejor se adapten a tu negocio filtrando las funciones que deseas.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de gestión de eventos?

Además del costo y las principales funciones, debes tener en cuenta algunos otros aspectos para asegurarte de que el software elegido satisfaga todas tus necesidades de gestión de eventos.

  • Asegúrate de que el software ofrece herramientas de marketing adaptadas a tus necesidades: un software de gestión de eventos estándar debería incluir un diseñador de sitios web de eventos, herramientas para la promoción en redes sociales y capacidades de marketing por correo electrónico.
  • Ten en cuenta las integraciones de software: las integraciones de software con soluciones de contabilidad, gestión de suscripciones y otras facilitan el intercambio de datos en distintos sistemas. Esto puede acelerar los flujos de trabajo y evitar los errores.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión de eventos?

Los desarrolladores de software de gestión de eventos están adoptando rápidamente las nuevas tecnologías. Un estudio de Capterra ha identificado dos tendencias tecnológicas clave que conformarán la próxima generación de software de gestión de eventos.

  • Tecnología wearable: según un estudio de Capterra, el 54 % de las pequeñas y medianas empresas ya usan o planean usar tecnología wearable en un plazo de uno o dos años. El 41 % cree que la tecnología es vital para su negocio. Los grandes eventos ya han adoptado sistemas de emisión de tickets mediante identificación por radiofrecuencia (RFID). Los asistentes solo tienen que pasar sus pulseras, etiquetas, relojes u otros wearables por un escáner. Este lee los chips RFID integrados para gestionar las admisiones, las compras, etc. Los sistemas de admisión mediante wearables estarán disponibles muy pronto en eventos de todo tipo. Los wearables convierten a las personas que los llevan en sensores. Así, los planificadores de eventos pueden recopilar valiosas analíticas sobre el movimiento de los asistentes por el recinto, el consumo de comida y bebida y mucho más.
  • Aplicaciones inteligentes con IA: según un estudio de Capterra, el 53 % de las pequeñas y medianas empresas usan o planean usar tecnología de IA en un plazo de uno o dos años. El 39 % cree que esta tecnología es vital para su negocio. La inteligencia artificial (IA) está creando un software cada vez más inteligente. Gracias a su amplia adopción y al aumento de la competencia, la IA es cada vez más asequible. Prevemos que las herramientas de software líderes emplearán algún tipo de IA adaptativa a lo largo de los próximos dos años. Esto incluye el segmento de aplicaciones de gestión de eventos. Muy pronto, las herramientas de IA predictiva podrán proporcionar a los planificadores de eventos previsiones de asistencia más precisas. Los asistentes recibirán ayudas para el registro más relevantes según sus intereses. En el futuro, es posible que el software de reconocimiento facial acabe con la necesidad de entradas y wearables.