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Sistema de gestión de eventos
El sistema de gestión de eventos automatiza todos los procesos de planificación, organización y ejecución de reuniones y eventos de todo tipo. Los organizadores de eventos utilizan software para eventos para gestionar diferentes tareas de la organización de eventos, como el marketing, el registro de asistentes, la creación de credenciales, la generación de calendarios, la gestión de espacios del recinto, la coordinación de proveedores y la creación de presupuestos. Una plataforma de gestión de eventos también ofrece distintas funciones de autoservicio para asistentes a eventos como registro online, entrega de contenido y pago de cuotas. Además, el software de organización de eventos permite tener todas las operaciones de la gestión del evento centralizadas en un mismo lugar, lo cual ayuda a eficientizar costes y tiempos a las empresas. El sistema de gestión de eventos guarda relación con el software de registro y el software para venta de entradas. Compara y elige el mejor software de organización de eventos para tu empresa en España. Leer más Mostrar menos
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Guía para el usuario de Sistema de gestión de eventos
Tabla de contenido
¿Qué es el software de gestión de eventos?
Los planificadores de eventos usan software de gestión de eventos para simplificar y organizar la logística que conlleva planificar reuniones y eventos. El software de gestión de eventos ofrece a los planificadores un espacio digital para colaborar entre sí y con clientes, expositores y proveedores. Las herramientas contenidas en este tipo de aplicaciones gestionan la coordinación, el registro de asistentes, el marketing, la creación de credenciales, la generación de calendarios y la administración del espacio del evento.
Estas aplicaciones también ofrecen distintas funciones de autoservicio para los asistentes al evento, como registro online, entrega de contenidos y pago de tarifas.
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de eventos?
Las ventajas del software de gestión de eventos son:
- Planificar con eficiencia: la planificación de eventos conlleva una logística compleja; cualquier descuido en un área puede echar a perder el evento. El software de gestión de eventos mantiene todos los datos en un único lugar. Así es más fácil organizar los eventos, ya que los planificadores pueden centrarse en cumplir con las expectativas en lugar de perder tiempo en los detalles.
- Gestionar proveedores y expositores: los expositores realizan un gran desembolso para conseguir acceso especial y espacio en sus stands; los proveedores facilitan los bienes y servicios necesarios para que los eventos sean un éxito. Esta logística es de vital importancia y las mejores aplicaciones de software de gestión de eventos cuentan con herramientas dedicadas a estas cuestiones.
- Bloquear plazas hoteleras y gestionar viajes: cuando los planificadores de eventos invierten en aplicaciones de gestión de eventos dedicadas, el bloqueo de plazas hoteleras y los datos de los viajes son más fáciles de gestionar. Puedes consultar tarifas de bloqueo de plazas hoteleras, crear contratos sin papel y registrar itinerarios VIP desde la propia aplicación. La suma de estas capacidades puede contribuir al crecimiento de las empresas de planificación de eventos aportando ingresos por el bloqueo de plazas hoteleras y la gestión de viajes.
¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de eventos?
Las funciones más comunes del software de gestión de eventos son:
- Gestionar asistentes: registrar y almacenar información sobre las personas que acuden a los eventos, como datos de contacto, preferencias alimentarias, inicios de sesión, estado VIP y planes de llegada.
- Gestionar clientes: colaborar con los anfitriones del evento y consolidar en un único sistema su información de contacto y preferencias.
- Gestionar expositores: gestionar el espacio de mesas y stands, los niveles de patrocinio, las reservas de salas y otras métricas de exposición.
- Gestionar proveedores: mantener las relaciones con técnicos audiovisuales, personal de TI y proveedores de catering, conserjería y otros. Estas bases de datos almacenan información de contacto, historial de conversaciones, datos de presupuestos, detalles de contrato, etc.
- Programar eventos: planificar y supervisar las reservas de eventos con calendarios de gestión de los mismos.
- Gestionar reuniones: programar reuniones individuales, encuentros, reuniones de grupo, reuniones de planificación y oportunidades similares de networking durante un evento.
- Crear informes y analíticas: supervisar métricas para distintos fines, como gastos e ingresos del evento para la contabilidad o participación de los usuarios online para las analíticas de redes sociales.
- Emitir entradas: organizar, publicitar, vender, distribuir y procesar entradas para el evento y paquetes de acceso especial.
- Marketing por correo electrónico: mantener correspondencia por correo electrónico con clientes y posibles asistentes. Ofrecer ayuda para la venta de entradas online y otras llamadas a la acción.
La categoría de software de gestión de eventos te ayuda a preseleccionar las opciones que mejor se adapten a tu negocio filtrando las funciones que deseas.
¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de gestión de eventos?
Además del costo y las principales funciones, debes tener en cuenta algunos otros aspectos para asegurarte de que el software elegido satisfaga todas tus necesidades de gestión de eventos.
- Asegúrate de que el software ofrece herramientas de marketing adaptadas a tus necesidades: un software de gestión de eventos estándar debería incluir un diseñador de sitios web de eventos, herramientas para la promoción en redes sociales y capacidades de marketing por correo electrónico.
- Ten en cuenta las integraciones de software: las integraciones de software con soluciones de contabilidad, gestión de suscripciones y otras facilitan el intercambio de datos en distintos sistemas. Esto puede acelerar los flujos de trabajo y evitar los errores.
¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión de eventos?
Los desarrolladores de software de gestión de eventos están adoptando rápidamente las nuevas tecnologías. Un estudio de Capterra ha identificado dos tendencias tecnológicas clave que conformarán la próxima generación de software de gestión de eventos.
- Tecnología wearable: según un estudio de Capterra, el 54 % de las pequeñas y medianas empresas ya usan o planean usar tecnología wearable en un plazo de uno o dos años. El 41 % cree que la tecnología es vital para su negocio. Los grandes eventos ya han adoptado sistemas de emisión de tickets mediante identificación por radiofrecuencia (RFID). Los asistentes solo tienen que pasar sus pulseras, etiquetas, relojes u otros wearables por un escáner. Este lee los chips RFID integrados para gestionar las admisiones, las compras, etc. Los sistemas de admisión mediante wearables estarán disponibles muy pronto en eventos de todo tipo. Los wearables convierten a las personas que los llevan en sensores. Así, los planificadores de eventos pueden recopilar valiosas analíticas sobre el movimiento de los asistentes por el recinto, el consumo de comida y bebida y mucho más.
- Aplicaciones inteligentes con IA: según un estudio de Capterra, el 53 % de las pequeñas y medianas empresas usan o planean usar tecnología de IA en un plazo de uno o dos años. El 39 % cree que esta tecnología es vital para su negocio. La inteligencia artificial (IA) está creando un software cada vez más inteligente. Gracias a su amplia adopción y al aumento de la competencia, la IA es cada vez más asequible. Prevemos que las herramientas de software líderes emplearán algún tipo de IA adaptativa a lo largo de los próximos dos años. Esto incluye el segmento de aplicaciones de gestión de eventos. Muy pronto, las herramientas de IA predictiva podrán proporcionar a los planificadores de eventos previsiones de asistencia más precisas. Los asistentes recibirán ayudas para el registro más relevantes según sus intereses. En el futuro, es posible que el software de reconocimiento facial acabe con la necesidad de entradas y wearables.