¿Qué son los sistemas de reservas?

Los sistemas de reservas ofrecen herramientas y funciones que ayudan a las empresas del sector hostelero a agilizar sus procesos y gestionar las solicitudes de reserva. Estas soluciones ofrecen funciones de reserva (de habitaciones, mesas, vehículos, etc.), procesamiento de pagos, comprobación de disponibilidad y gestión de calendario. Es un software muy adecuado para los sectores hostelero e inmobiliario, así como para las empresas de alquiler.

Los sistemas de reservas guardan relación con el software para agendar citas, el software para hoteles y el software de registro.

Ventajas de los sistemas de reservas

Los sistemas de reservas permiten a los propietarios y gerentes de negocios basados en reservas implementar soluciones de reserva fluidas y sencillas para el usuario. Algunas de las principales ventajas de los sistemas de reservas son:

• Admitir reservas en horario ininterrumpido: si cuentas con un software de reservas bien implementado, tu empresa podrá aceptar reservas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los clientes pueden acceder a tu portal online o usar otras plataformas de reserva asociadas para realizar sus reservas en cualquier momento.
• Evitar errores en las reservas: una de las ventajas más importantes que ofrecen los sistemas de reservas es evitar las reservas incorrectas o duplicadas. Con una solución de reservas centralizada, todos tienen acceso a la información más actualizada sobre la disponibilidad de habitaciones o alquileres.
• Automatizar los procesos de reserva: los sistemas de reservas automatizan todo el ciclo de la reserva, desde la solicitud hasta el pago. Los propietarios y gerentes de alojamientos pueden agilizar varias operaciones del proceso de reserva, como resolver las consultas de los clientes, aceptar pagos y gestionar calendarios. Los sistemas basados en reglas permiten a los usuarios definir flujos de trabajo automatizados con los que, por ejemplo, los huéspedes reciben automáticamente la confirmación de su reserva mediante mensaje de texto o correo electrónico una vez realizado el pago.

Funciones comunes de los sistemas de reservas

• Realizar reservas online: aceptar solicitudes de reserva online y procesarlas según la disponibilidad.
• Procesar pagos: aceptar y procesar pagos y enviar los recibos a los clientes.
• Realizar reservas de grupo: gestionar las solicitudes de grupos que realizan su reserva al mismo tiempo.
• Añadir notas a las reservas: registrar las solicitudes de los clientes durante el proceso de reserva y compartir estas notas con los miembros del equipo.
• Ofrecer asistencia al cliente: proporcionar asistencia a los clientes por teléfono, chat en vivo o correo electrónico.

Consideraciones a la hora de comprar sistemas de reservas

• Define tus necesidades: los proveedores de sistemas de reservas ofrecen una amplia variedad de funciones básicas y prémium. Tu empresa necesitará distintas capacidades en función de su tamaño y tipo. Las funciones básicas, como la reserva en tiempo real y el soporte para pagos, suelen ser necesarias en todas las empresas, mientras que las funciones prémium, como las automatizaciones de marketing integradas, las pasarelas de pago multidivisa o la integración con las aplicaciones existentes, pueden no ser útiles en tu caso. Antes de seleccionar proveedores, elabora una lista con aquellas funciones imprescindibles para tu empresa y aquellas que te gustaría tener.
• Comprueba la integración con los sistemas existentes: puede que ya uses otras soluciones en tu empresa, por lo que los sistemas de reservas seleccionados deberán integrarse con tu tecnología actual. Antes de elegir una solución, asegúrate de que el sistema de reservas puede integrarse por completo con tu software para punto de venta, tus sistemas de gestión de base de datos y tu software de cumplimiento, entre otros.
• Compra un sistema de reservas o desarrolla el tuyo propio: la decisión de elegir un software de terceros o desarrollar un sistema internamente dependerá de las complejidades de tu proceso de reservas y del nivel de personalización deseado. El software desarrollado internamente puede adecuarse a tus requisitos de funciones e interfaz, pero supone una gran inversión de tiempo y dinero. Por otra parte, los sistemas de reservas de terceros (especialmente los alojados en la nube) pueden implementarse en unas pocas horas a un precio razonable, aunque ofrecen menos personalización.

Tendencias relevantes en sistemas de reservas

• Los chatbots transforman el proceso de reserva: los chatbots (interfaces conversacionales con IA) están transformando la recepción y respuesta a las solicitudes de reserva. Los chatbots pueden gestionar total o parcialmente las consultas de los clientes y responder a sus dudas sin necesidad de intervención humana. Según Humley, a más de dos tercios de los estadounidenses les gustaría usar chatbots para mejorar su experiencia de viajes online.
• La inteligencia predictiva mejorará la experiencia de los huéspedes: los sistemas de reservas incluyen herramientas que registran distintos datos de los clientes. Según Zebra Technologies, el 49 % de los propietarios de hoteles y complejos vacacionales buscan maneras de convertir los datos de los clientes en información relevante que pueda mejorar su estancia y aumentar la fidelidad. La mayoría de proveedores de sistemas de reservas han comenzado ya (o comenzarán) a ofrecer capacidades de análisis predictivo en sus soluciones.