Software de inventario

¿Qué es el software de inventario?

El software de inventario supervisa el inventario, por lo que ayuda a las empresas a agilizar su creación y a organizar las operaciones de ejecución de pedidos. Estas soluciones permiten que los negocios optimicen sus inventarios y mejoren la eficiencia de la cadena de suministro. Los sistemas de inventario avanzados permiten ejercer funciones de control y auditoría del inventario en tiempo real.

¿Cuáles son las ventajas del software de inventario?

Los métodos manuales de inventario son ineficientes y laboriosos. Con ellos es imposible llevar a cabo tareas complejas dentro de un inventario, como auditorías, controles o seguimientos en tiempo real. Una gestión de inventarios ineficaz resulta dañina para cualquier negocio, ya que el exceso de unidades en el inventario aumenta el coste total de almacenamiento, mientras que las existencias inadecuadas provocan pérdida de ventas y experiencias negativas para los clientes.

La gestión de inventarios es un factor clave que influye a la hora de ganar una venta o perderla frente a un competidor; el software de inventario ayuda a tu negocio a evitar estas pérdidas al mismo tiempo que te permite abordar otros problemas relacionados. 

Sus ventajas específicas son:

• Mejorar el seguimiento del inventario
• Disminuir los incidentes y las sustracciones de inventario
• Mejorar la visibilidad de la cadena de suministro para tus proveedores
• Mejorar el rendimiento financiero
• Crear informes financieros y contables precisos

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de inventario?

Las funciones más comunes del software de inventario son:

• Auditoría de inventario:  ejecutar revisiones periódicas de los registros de inventario y enviar alertas a la dirección ante cualquier discrepancia o lapso en el proceso.
• Control de inventario: optimizar los niveles de inventario y reducir los casos de exceso o falta de existencias. 
• Categorización de producto:  supervisar el inventario según atributos del producto como peso, altura, lote, serie, fecha o número de serie.
• Gestión de órdenes de compra: crear, revisar y modificar órdenes de compra de los proveedores sin necesidad de registros en papel. 
• Creación de informes/analíticas:  resumir y analizar el rendimiento del inventario. Algunas plataformas avanzadas ofrecen herramientas de visualización y registro de datos en tiempo real.
• Búsqueda/filtro:  buscar productos según características como ubicación, tipo de producto, número de serie o tamaño.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de inventario?

• Integración con software de contabilidad: los sistemas de inventario mantienen una relación muy estrecha con las plataformas de contabilidad. El control y la auditoría del inventario son funciones importantes favorecidas por la integración de una solución contable. Cuando adquieras software de inventario, pregunta al proveedor sobre las integraciones con terceros y busca una solución que pueda integrarse con tu software de contabilidad actual (o preferido).
• Coste total de propiedad: los distintos programas de inventario ofrecen diferentes modelos de precios que dificultan la comparación directa. Ciertos proveedores pueden cobrar por el soporte de producto, el almacenamiento de datos, la formación, la implementación, las actualizaciones, etc. Antes de comprar una solución, contacta con el proveedor y calcula el coste total según las necesidades de tu negocio.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de inventario?

• Los proveedores añaden analíticas de datos avanzadas que permiten un mejor control del inventario: las tecnologías analíticas de datos han crecido a pasos agigantados en los últimos años. Como respuesta a ello, los proveedores de sistemas de inventario incluyen módulos de analíticas avanzadas en sus productos para ofrecer visualización de datos, acceso a los datos en tiempo real y múltiples conectores de datos. Las analíticas de datos ayudan a los responsables a adoptar medidas correctivas en caso de desviaciones del rendimiento.
• El Internet de las cosas es cada vez más real: en los próximos años, el IoT (Internet de las cosas, por sus siglas en inglés) continuará superando todas las expectativas. De hecho, según el informe de tendencias tecnológicas de Capterra, el 73 % de las pequeñas empresas planean usar el IoT a lo largo de los próximos dos años. El IoT se está convirtiendo en realidad con el lanzamiento de productos como BlackBerry Radar, que incluye capacidades avanzadas de seguimiento y sensores, o los cubos de basura inteligentes, que transmiten su estado (indicando su nivel de llenado) mediante wifi para optimizar las rutas de recogida de residuos.