Sistemas de gestión de bibliotecas

¿Qué son los sistemas de gestión de bibliotecas?

Los sistemas de gestión de bibliotecas ayudan a colegios, institutos y bibliotecas, tanto públicas como privadas, a gestionar distintas actividades como la administración de libros, la adquisición de títulos, la creación de catálogos, la indexación y los préstamos. Este software automatiza las principales operaciones repetitivas de los bibliotecarios y permite buscar títulos en un registro central de libros, asignar números de serie únicos a cada título, categorizar los libros y supervisar su ubicación desde el sistema de la biblioteca. El software de gestión de bibliotecas también supervisa los préstamos vencidos, calcula las multas por devoluciones tardías y registra los ingresos generados por los miembros, las suscripciones, las multas y las sanciones.

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión de bibliotecas?

Las ventajas de los programas para gestionar bibliotecas son:

• Modernizar las actividades de la biblioteca: actualmente, las bibliotecas suelen gestionar grandes colecciones de títulos y recursos. Los métodos de gestión manual son poco realistas en la era digital; el software de gestión de bibliotecas sustituye los métodos del pasado (como las tarjetas físicas de catalogación y préstamo) para gestionar los catálogos de manera moderna. Al gestionar un número ilimitado de registros de libros y agilizar la introducción de datos y el seguimiento, las bibliotecas y su personal pueden modernizarse con eficacia gracias a estas soluciones.
• Seguir títulos e introducir datos sin errores: los sistemas de gestión de bibliotecas emplean escáneres RFID (identificación por radiofrecuencia, por sus siglas en inglés) para registrar las entradas y salidas de libros y los datos de los socios. Así, los bibliotecarios evitan tener que ingresar la información manualmente y se evitan errores en la introducción de los datos.
• Acceder desde el móvil: los sistemas de gestión de bibliotecas más populares ofrecen aplicaciones móviles para socios y personal. Los socios pueden buscar fácilmente en el catálogo de la biblioteca, enviar solicitudes de reserva y acceder a los recursos digitales disponibles en cualquier momento desde sus smartphones.

¿Cuáles son las funciones más comunes de los sistemas de gestión de bibliotecas?

Las funciones más comunes de los programas para gestionar bibliotecas son:

• Emplear códigos de barras/RFID: usar tecnologías de RFID y códigos de barras para gestionar préstamos y devoluciones, etiquetado, estanterías y detección antirrobo.
• Gestionar el catálogo: mantener un catálogo con los recursos de la biblioteca (como libros, periódicos y boletines de noticias).
• Buscar: permitir que los usuarios realicen búsquedas en el catálogo de la biblioteca y accedan a información como la disponibilidad y ubicación de los libros.
• Realizar préstamos y devoluciones uno mismo: tomar y devolver artículos de la biblioteca usando los ordenadores y/o los puestos exclusivos.
• Gestión de series y préstamos: generar números de identificación únicos (o etiquetas) para todo el contenido de la biblioteca y para los socios. Supervisar el estado y ubicación de los recursos de la biblioteca.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar sistemas de gestión de bibliotecas?

• Facilidad de uso y oferta de soporte. A usuarios sin conocimientos técnicos, puede resultarles difícil acostumbrarse a la interfaz y las funciones de un nuevo software. Antes de realizar la compra, asegúrate de que el sistema elegido tiene una curva de aprendizaje sencilla y un soporte de calidad que ayude a tu equipo cuando se atasque o no sea capaz de resolver problemas por sí solo.
• Pruebas y demos. Antes de comprar un software de gestión de bibliotecas, evalúa las soluciones para asegurarte de que satisfacen tus necesidades. Tras haber probado unas cuantas herramientas de gestión de bibliotecas podrás tomar una decisión más fundamentada y elegir el sistema más adecuado para tu biblioteca.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en sistemas de gestión de bibliotecas?

• La inteligencia artificial (IA) mejorará la experiencia de los socios: la IA está redefiniendo las bases de muchos mercados y, aunque aún no ha tenido un impacto significativo en el ámbito de las bibliotecas, algunos sistemas de gestión de bibliotecas ya cuentan con mejoras impulsadas por aplicaciones de IA. La inteligencia artificial integrada en los sistemas de gestión de bibliotecas puede ayudar a mejorar la experiencia de los socios recopilando datos sobre preferencias de libros y autores, tiempo promedio de lectura y más; estos datos pueden servir para recomendar contenido futuro. Además, las bibliotecas podrán identificar los libros, autores, categorías y publicaciones más populares para adaptar sus catálogos a las preferencias de sus socios y así aprovechar al máximo sus limitados fondos.
• Paso de un sistema de gestión de bibliotecas local a uno basado en la nube: muchas bibliotecas han comenzado a implementar modelos flexibles y rentables de software basado en la nube para sustituir a los tradicionales desarrollos de software locales que, normalmente, requerían de grandes inversiones en TI. Cada vez más bibliotecas buscan maneras de recortar costes y liberar a su personal para centrarse en los socios, por lo que es de esperar que esta tendencia continúe en los próximos años.