Software de gestión de mantenimiento

¿Qué es el software de gestión de mantenimiento?

El software de gestión de mantenimiento es un programa que ayuda a supervisar el estado de bienes de la empresa como herramientas, activos, flotas, equipos y máquinas de las instalaciones. El estado de estos elementos aporta información relevante a los equipos de mantenimiento.

El software incluye herramientas para programar el mantenimiento, definir prioridades, asignar tickets a los ingenieros y generar informes de mantenimiento. Estas soluciones ayudan a las empresas a optimizar su proceso general de mantenimiento, supervisar el buen estado de la maquinaria y reducir las interrupciones, lo que, a su vez, mejora la eficiencia operativa y ahorra tiempo y dinero.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de mantenimiento?

Es de sobra conocido que un mantenimiento inadecuado puede provocar averías repentinas en la maquinaria e interrumpir todo el ciclo de producción. Estas interrupciones son muy costosas para las empresas y también peligrosas para los operadores de la maquinaria, ya que no es posible predecir con precisión las averías y el alcance de las mismas.

El software de gestión de mantenimiento puede ser de gran ayuda en este aspecto. Ofrece las siguientes ventajas:

• Ampliar la vida útil de la maquinaria: la principal labor de este software es definir los requisitos de mantenimiento de los activos individuales y fijar un calendario de mantenimiento recurrente. Las revisiones puntuales y el mantenimiento adecuado amplían la vida útil y la calidad de las máquinas, que pueden funcionar durante mucho más tiempo sin interrupciones (o con interrupciones mínimas).
• Mantener el cumplimiento y crear un entorno laboral seguro: este software ayuda a las empresas a establecer comprobaciones de seguridad y salud y transmitirlas a toda la planta para reducir el número de incidentes. También registra el mantenimiento y los incidentes de acuerdo a los requisitos regulatorios para facilitar las auditorías, creando informes para el equipo de mantenimiento y la unidad de negocio.
• Adoptar un enfoque de mantenimiento preventivo: el software de gestión de mantenimiento puede crear alertas de mantenimiento. Para ello, emplea sensores de monitorización en tiempo real que supervisan el estado del sistema. Además, define una hoja de ruta en caso de interrupciones para volver a la normalidad lo antes posible.

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de mantenimiento?

Las funciones más comunes del software para gestión del mantenimiento son:

• Supervisar los activos: realizar un seguimiento de todos los activos, como herramientas, equipos y piezas de maquinaria. Supervisar el uso, ubicación, movimiento y devoluciones a lo largo de todo el ciclo de vida del activo.
• Realizar mantenimiento preventivo: llevar a cabo un mantenimiento adecuado y frecuente de las máquinas y equipos para evitar las interrupciones y los elevados costes de reparación.
• Gestionar órdenes de trabajo: crear órdenes de trabajo para solicitudes de mantenimiento, asignarlas a los equipos de mantenimiento y supervisar su estado hasta la conclusión.
• Programar: planificar y programar las operaciones de mantenimiento y comunicar el calendario de mantenimiento a las partes afectadas.
• Gestionar inventarios: supervisar el flujo de activos, piezas de repuesto y equipos en la planta y controlar la cantidad de existencias.
• Acceder desde el móvil: enviar, recibir y acceder a calendarios de mantenimiento desde teléfonos móviles. Este software también permite actualizar el progreso del trabajo, enviar pruebas de la realización del mismo y comunicarse con el equipo de mantenimiento.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de gestión de mantenimiento?

• Tipo de instalación: el software de mantenimiento puede usarse en distintos sectores, incluso en escuelas y hospitales. Los software de mantenimiento para sectores específicos ofrecen plantillas prediseñadas e interfaces personalizadas que facilitan una rápida adopción por parte de los usuarios. Es posible que un software de mantenimiento genérico no ofrezca todas las funciones que tu empresa necesita.
• Opciones de implementación: el software de gestión de mantenimiento puede implementarse de manera local o en la nube. La opción de la nube es más económica, pero los datos de tu empresa se almacenarán en el servidor del proveedor o en un servidor de terceros. Si no te convence la idea de que un tercero almacene tus registros, quizá sea mejor que elijas una solución de implementación local.
• Cargos ocultos: la mayoría de planes de software de mantenimiento se ofrecen con modelos de suscripción, pero no todos los proveedores indican de manera clara los costes adicionales de formación, asistencia o actualizaciones. Es recomendable que te informes de todos los cargos y tarifas de los proveedores seleccionados para que puedas calcular correctamente el coste total de propiedad del software. Así evitarás sorpresas que podrían afectar a tu presupuesto y hacerte perder dinero.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión de mantenimiento?

• La accesibilidad móvil aumentará la eficiencia: la accesibilidad móvil no es un concepto nuevo en el mercado de software de mantenimiento. Esta tendencia ofrece muchas ventajas, como una mejor comunicación y un procesamiento de solicitudes más rápido. Muchos proveedores como eXpress, UpKeep y Fiix ofrecen software de mantenimiento con aplicaciones móviles dedicadas o accesibilidad móvil. Esta función aumenta la eficiencia de los técnicos, ya que pueden comenzar a trabajar en la próxima solicitud sin tener que regresar a la oficina.
• La inteligencia artificial (IA) potenciará las aplicaciones: las nuevas soluciones de gestión de mantenimiento sirven para mucho más que para crear, asignar y cerrar órdenes de mantenimiento. Con el fin de mejorar el rendimiento del software, los proveedores están añadiendo capacidades de IA; esta recopila y analiza los registros de mantenimiento, las causas de las averías y las medidas preventivas tomadas. Así, el sistema puede analizar todos estos datos y ofrecer recomendaciones para priorizar los calendarios de mantenimiento y encontrar la causa exacta de las averías repetitivas.