¿Qué es el software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

El software de gestión del flujo de trabajo (workflow) es una herramienta que coordina el flujo de tareas diarias en el entorno laboral y asegura una correcta implementación de los procesos de la empresa. Estos sistemas dotan a los usuarios de un entorno colaborativo en el que pueden supervisar y evaluar fácilmente sus procesos.

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) ayudan a las empresas a:

• Coordinar múltiples proyectos y miembros del equipo.
• Mantener datos precisos y actualizados sobre proyectos y rendimiento.
• Sincronizar modificaciones en múltiples calendarios (como Outlook, Google Calendar o iCal).
• Probar la efectividad de las estrategias de negocio.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

Las ventajas del software de gestión del flujo de trabajo son:

• Gestionar las aprobaciones de manera eficiente: en el actual entorno colaborativo de las empresas, la gestión de aprobaciones es necesaria en casi todos los procesos. Así, las demoras en el proceso de aprobación provocan retrasos en el proceso general y una reducción de la eficiencia. El software de gestión del flujo de trabajo (workflow) automatiza distintas etapas del proceso de aprobación permitiendo a los usuarios enviar solicitudes de aprobación, asignar encargados y fijar plazos. Cuando se crean las solicitudes de aprobación, el sistema envía automáticamente notificaciones por correo electrónico a las personas responsables.
• Colaborar en procesos eficazmente: la mayoría de procesos laborales implican colaboración, ya sea de todo el equipo, entre distintos departamentos o incluso con otras organizaciones. La gestión manual de estos procesos colaborativos, que emplean múltiples métodos, es ardua y laboriosa. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) ayudan al usuario a diseñar, personalizar y supervisar sus procesos colaborativos con ayuda de formularios personalizados, flujos de proceso, portales para el procesamiento de solicitudes de cambios y gestión de aprobaciones.
• Mejorar la visibilidad del rendimiento del equipo: el software de gestión del flujo de trabajo (workflow) sirve como ubicación centralizada para almacenar los datos relacionados con los procesos, como tareas en curso, aprobaciones pendientes y completadas y tareas finalizadas. Con esta información, los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) pueden crear informes sobre el rendimiento de los procesos en la empresa. Los gerentes también pueden implementar KPI para los miembros de su equipo y evaluar a los empleados a partir de atributos predefinidos, como puntualidad y eficiencia.

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

Las funciones más comunes del software de workflow son:

• Automatizar los procesos empresariales: diseñar flujos de trabajo de procesos mediante una interfaz de tipo arrastrar y soltar. Los usuarios pueden añadir formularios para registrar datos en cada etapa del proceso.
• Gestionar tareas: crear listas de tareas estándar y listas de verificación para distintas etapas del proceso y supervisar el progreso de las tareas en tiempo real.
• Configurar flujos de trabajo: secuenciar las etapas de un proceso (como aprobación, revisión, etc.) y diseñar los flujos de proceso.
• Acceder a controles/permisos: gestionar el acceso a datos por parte de individuos o grupos según su jerarquía o departamento.
• Controlar el proceso de aprobación: gestionar las aprobaciones en distintas etapas. Las partes implicadas reciben una notificación cuando se generan solicitudes de aprobación.
• Gestionar calendarios: supervisar las fechas límite de actividades y tareas con un calendario. Los usuarios pueden sincronizar esta información con soluciones de calendario como Outlook y Google Calendar.

¿Qué consideraciones hya que tener a la hora de comprar software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

• Crear informes y analíticas: el software de gestión del flujo de trabajo (workflow) aligera la carga de trabajo de los directivos ofreciendo informes de rendimiento en tiempo real sobre las distintas etapas del proceso (como progreso, revisión y aprobación). Estos sistemas también pueden proporcionar información que facilite la mejora de los procesos ayudando a los usuarios a identificar cuellos de botella y eliminar las redundancias. Los informes generados por este software también supervisan y muestran el rendimiento individual y de los equipos, lo que ayuda a los gerentes a diseñar planes de formación. Tu empresa deberá definir claramente sus necesidades de creación de informes y analíticas y evaluar aquellas herramientas de gestión del flujo de trabajo (workflow) más adecuadas.
• Diseñar formularios de tipo WYSIWYG: los datos de los procesos son el corazón de los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow). Estos datos no solo garantizan la calidad de los resultados en cada paso, sino que también ofrecen a los usuarios información significativa para mejorar el rendimiento. Por ello, un registro de datos eficaz es de vital importancia en cualquier software de gestión del flujo de trabajo (workflow). Con las herramientas de diseño de formularios de tipo WYSIWYG ("lo que ves es lo que hay", por sus siglas en inglés), los usuarios pueden crear formularios con campos, fuentes, formatos y diseños personalizados. Esta funcionalidad también permite a los usuarios implementar lógica de procesos (por ejemplo, enviar un proceso automáticamente para su aprobación al seleccionar un formulario específico) y garantiza que se completen los campos obligatorios en cada etapa. Las empresas con capacidades de registro de datos insuficientes deben buscar sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) que ofrezcan esta funcionalidad.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

• El aprendizaje automático impulsa la automatización en la gestión de flujos de trabajo: el aprendizaje automático ayuda a los usuarios a diseñar procesos y flujos de trabajo con una mínima intervención humana. Las soluciones con capacidades de aprendizaje automático ayudan a los profesionales de marketing a crear flujos de trabajo automatizados para sus campañas. Otros usuarios pueden crear listas de tareas automatizadas y formularios para cada etapa del proceso. La adopción del aprendizaje automático en las pequeñas y medianas empresas es cada vez mayor. Nuestro estudio de Capterra indica que el 53 % de las pymes usan ya o planean usar esta tecnología en sus empresas a lo largo de los próximos dos años.
• Los chatbots aumentarán su presencia en el software de gestión del flujo de trabajo (workflow): los chatbots son interfaces conversacionales que simulan la comunicación humana y ayudan al usuario en tareas básicas. Con los chatbots, los usuarios pueden automatizar tareas con ayuda de instrucciones por escrito. El usuario puede, por ejemplo, instruir a un chatbot para que cree un nuevo flujo de trabajo o tarea en un proceso sin tener que navegar manualmente por la solución. La adopción de chatbots aumenta en el entorno de las pymes, por lo que es de esperar que aparezcan más funciones para el uso de chatbots en los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) a lo largo de los próximos años.