Software para planificación de personal

¿Qué es el software para planificación de personal?

El software para planificación de personal ayuda a las pequeñas empresas a organizar y gestionar los horarios de sus trabajadores. Estas soluciones proporcionan a los usuarios distintas opciones de visualización de calendarios para facilitar la asignación de tareas y turnos según la disponibilidad de los empleados.

Además, los empleados pueden visualizar su calendario y el de su equipo en tiempo real, así como realizar cambios desde la interfaz de planificación.

Ventajas de los programas para planificación de personal

• Realizar una planificación más rápida: la planificación manual del personal es un proceso laborioso, ya que requiere consultar la disponibilidad e introducir gran cantidad de datos. Las herramientas para planificación de personal incluyen funciones que evitan tener que realizar estas tareas manualmente y ayudan a los gerentes a planificar con más eficacia. Estas soluciones, por ejemplo, almacenan la información de bajas y vacaciones para no incluir en la planificación a aquellos empleados que están ausentes. Asimismo, incluyen plantillas de planificación personalizables para que no tengas que empezar de cero cada vez que creas un nuevo calendario.
• Gestionar los cambios de turno de manera eficiente: el software para planificación de personal también ayuda a los usuarios a gestionar con eficiencia los cambios de turno. En caso de ausencias inesperadas, el sistema notifica a los gerentes la necesidad de realizar cambios en la planificación y proporciona una lista de los miembros del equipo disponibles para encontrar a un sustituto. Algunas herramientas para planificación de personal también ofrecen funciones móviles que permiten gestionar estos procesos sobre la marcha.
• Cumplir con la legislación laboral: las herramientas para planificación de personal proporcionan a los usuarios informes en tiempo real sobre las horas programadas, calculan con precisión las horas extras y aseguran que estas se paguen de acuerdo con la legislación vigente.

Funciones comunes del software para planificación de personal

• Gestionar calendarios: rellenar los calendarios de los empleados con sus horarios. Los calendarios se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios en la planificación.
• Crear una base de datos de empleados: registrar información de los empleados como datos demográficos, disponibilidad y rol en la jerarquía de la organización.
• Cambiar turnos: gestionar solicitudes de cambios de turno según la disponibilidad de los empleados. Algunos programas para planificación de personal ofrecen también un portal para enviar las solicitudes de cambios de turno.
• Registrar horarios: registrar las entradas y salidas de los empleados. Esta información se usa para calcular las nóminas según el número de horas y horas extras trabajadas.
• Supervisar bajas/vacaciones: realizar un seguimiento de los períodos vacacionales y las bajas de los empleados.

Consideraciones a la hora de comprar software para planificación de personal

• Creación de informes y analíticas: los programas para planificación de personal ayudan a los gerentes a optimizar sus procesos de planificación. Estos sistemas proporcionan informes con los que las pequeñas empresas pueden trazar sus estrategias de gestión de personal. Los informes sobre duración de los turnos, por ejemplo, pueden ayudar a reducir las horas extras permitiendo a los gerentes supervisar la carga de trabajo de los empleados en tiempo real. Los informes de carga de trabajo también ayudan a la dirección a tomar decisiones de contratación. Tu pequeña empresa debe evaluar las funciones de creación de informes que ofrecen los distintos productos antes de adquirir un software.
• Acceso móvil: debido a la creciente tendencia a la movilización del personal en las pequeñas empresas, las aplicaciones móviles se están convirtiendo en una parte esencial de las operaciones del negocio. Esta tendencia aumenta la demanda de aplicaciones móviles en el software para planificación de personal. Las aplicaciones de este tipo resultan útiles tanto para los empleados como para los gerentes. Los empleados, por ejemplo, pueden enviar notificaciones a los gerentes en caso de que no estén disponibles. Así, estos pueden realizar cambios de turno cuanto antes. Además, los empleados pueden visualizar sus horarios mientras trabajan de forma remota. Si tu empresa cuenta o prevé contar con personal móvil, selecciona aquellos productos que ofrezcan aplicaciones móviles.

Tendencias relevantes en software para planificación de personal

• La inteligencia artificial (IA) es lo último en el ámbito del software para planificación de personal: la IA es una tecnología muy prometedora para las pequeñas empresas, ya que permite mejorar la eficiencia en todas las áreas de negocio. La planificación optimizada es una de esas áreas en las que la IA puede resultar de utilidad. Las pequeñas empresas saben que el exceso de personal reduce la productividad; por otra parte, la falta de personal conlleva altos costes. Con los algoritmos basados en IA, los programas para planificación de personal pueden realizar una programación óptima basándose en criterios como horarios de turnos, ausencias y prioridad de proyectos.
• Los chatbots gestionarán las solicitudes básicas de planificación de los empleados: los chatbots están ganando popularidad entre las pequeñas empresas. Según un estudio de Capterra, el 68 % de las pequeñas empresas usa ya chatbots o planea implementarlos en 2020. Los chatbots ya han entrado en el espacio de los programas para planificación de personal; las empresas han comenzado a desarrollar chatbots capaces de gestionar las solicitudes básicas de los empleados. Un chatbot puede, por ejemplo, gestionar la solicitud de baja por enfermedad de un empleado formulando una serie de preguntas y enviando la información a los gerentes para su aprobación.