Programas para agendar citas

Redacción: Molly Burke y Alejandra Aranda

Información básica para la compra de un programa para agendar citas

El programa para agendar citas optimiza el proceso de programación de citas para los clientes, los pacientes y los compañeros de trabajo y aumenta la eficiencia, ya que evita que se agenden dos citas al mismo tiempo y automatiza la programación de las citas recurrentes. También ofrece a los trabajadores y a los proveedores de servicio acceso en tiempo real a las agendas de sus compañeros (así como a las propias), lo que permite hacer cambios en el sistema directamente desde la interfaz de programación de las citas y ofrecer a los clientes las opciones de horarios más adecuadas.

El personal de administración de oficinas, los gestores de empresa y los emprendedores pueden recurrir al programa para agendar citas a la hora de programar de forma impecable las citas con los clientes, los solicitantes de empleo o los compañeros de trabajo. Los usuarios de este tipo de software a menudo trabajan en los sectores sanitarios, de fitness y bienestar y de servicios al consumidor.

La mayoría de los programas para agendar citas fijan el precio mediante suscripciones mensuales. El precio de inicio de los planes de nivel básico es de 4,21 € al mes, con precios que varían en función de factores como las características o la cantidad de usuarios. Las herramientas premium y avanzadas que tienen un precio superior contienen características y funcionalidades adicionales. Los planes de precio premium o avanzados oscilan entre los 6,30 € y los 126 € al mes.

Los compradores que van a adquirir este tipo de software por primera vez deberían evaluar a los proveedores en función del presupuesto, de los usuarios finales y de las integraciones que tengan planeadas. Antes de hacer una inversión, haz las siguientes preguntas a los proveedores:

• ¿Se integra bien el software con las soluciones de calendario, creador de páginas web y CRM que ya usa la empresa?
• ¿El software ofrece una experiencia de usuario sencilla cuando se trata de usuarios finales externos, como los clientes o los candidatos a un puesto de trabajo?
• ¿La herramienta contiene características que satisfacen las necesidades de la empresa, como acceso a través del móvil, sincronización con los calendarios y posibilidad de hacer pagos online?
• ¿En qué medida se pueden personalizar las plantillas de notificaciones por SMS y correo electrónico que ofrece la herramienta?

¿Cuáles son los mejores programas para agendar citas?

Capterra identifica los mejores programas para agendar citas en función de una combinación propia de valoraciones de los usuarios y popularidad, lo que ayuda a las empresas pequeñas a encontrar con eficacia el programa para agendar citas que mejor se ajusta a sus necesidades. A continuación se muestran los cinco productos con más opiniones de los usuarios de esta categoría:

Estas valoraciones se consiguen combinando las valoraciones de los usuarios verificados y los datos de popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de popularidad: popularidad relativa del software según las tendencias de búsqueda en la web, de la presencia de los productos en Internet y de la cantidad de opiniones que ha recibido el producto y la fecha de envío de estas.
• Puntuación de valoración: puntuación relativa del software según las valoraciones medias (en una escala del 1 al 5) que han enviado los usuarios a Capterra, normalizada en función de la cantidad de opiniones recibidas y las fechas de publicación más recientes.

¿Qué es el programa para agendar citas?

El programa para agendar citas permite a las empresas agendar, gestionar y hacer un seguimiento de las citas de los clientes, las sesiones o las reuniones. La herramienta es capaz de automatizar el proceso de reserva de citas y avisar a los proveedores de servicios y a los clientes de las próximas reservas y pagos pendientes. Es una plataforma centralizada en la que se aloja toda la información relacionada con las citas, como los nombres de los clientes y los proveedores de servicios, las dudas, los documentos, las fechas de vencimiento y los pagos (si corresponde). Además, el panel de control de la elaboración de informes de la herramienta hace un seguimiento de los parámetros de varias reuniones, como el índice de éxito, el índice de personas que no se han presentado y la tendencia de programación de citas general, de forma que se puedan identificar las carencias y optimizar el proceso de reserva de citas.

El programa para agendar citas permite que los clientes puedan agendar las citas, modificarlas o cancelarlas de forma independiente en un portal online especializado. Todas las reuniones que se han programado se pueden consultar por ambas partes en el calendario integrado compartido.

Capterra contiene información sobre 866 soluciones para agendar citas y en ella se han publicado 8965 opiniones procedentes de usuarios de programas para agendar citas en el último año. [2]

Precios del programa para agendar citas

La mayoría de los programas para agendar citas fijan el precio mediante suscripciones mensuales. El coste mensual puede variar en función de diversos factores, como las características, la cantidad de usuarios, los requisitos en cuanto a infraestructura y el tamaño de la empresa, entre otros. Los planes de precio de niveles básicos comienzan en 4,21 € al mes. Los planes de precio premium o avanzados oscilan entre los 6,30 € y los 126 € al mes.

• Las herramientas para agendar citas de nivel básico contienen la funcionalidad principal de enviar notificaciones de confirmación y recordatorios y de agendar la cita online.
• Los productos premium o avanzados que tienen un coste superior habitualmente incorporan características adicionales, como el acceso a través de dispositivos móviles, la sincronización de los calendarios y las bases de datos de clientes.

Los clientes que vayan a comprarlo por primera vez deben tener en cuenta estos factores:

• Suele haber costes iniciales de implantación, integración y personalización.
• El mantenimiento y la asistencia al cliente suelen figurar como costes recurrentes.

También se encuentran disponibles los programas para agendar citas gratis y las versiones de prueba sin coste.

• Versión gratuita: los planes gratuitos de software ofrecen características básicas y son perfectos para empresas que tienen que ceñirse a un presupuesto ajustado.
• Periodos de prueba sin coste: las empresas pueden probar el software con los planes de prueba sin coste de hasta 14 días. Los periodos de prueba sin coste ofrecen acceso a los usuarios a todas o a algunas de las características del software.

Características del programa para agendar citas valoradas por los usuarios

Todos los programas para agendar citas contienen características dedicadas a la comunicación de confirmaciones y recordatorios y a la programación de citas online. La mayoría de los software de esta categoría también incorporan una base de datos de clientes, acceso desde el móvil y características de pago online, así como otras funciones para agendar de forma automática las citas recurrentes.

Características principales del programa para agendar citas mejor valoradas

• Confirmaciones y recordatorios: es posible confirmar las citas del cliente y definir recordatorios por correo electrónico o SMS para que se notifique automáticamente a los clientes que han agendado la cita sin problemas, recordarles las próximas citas o los pagos que han vencido. El 87 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Programación de citas online: se ofrecen portales para los clientes con el objetivo de permitir la programación de las citas online, la modificación de las citas o su cancelación en función de los horarios que prefiera el cliente. Esta característica permite acceder a las cuentas de los clientes para buscar la información detallada necesaria y cerrarlas cuando se interrumpe la prestación del servicio o en caso de controversia. El 85 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.

Características comunes de los programas para agendar citas mejor valoradas

• Gestión de citas: es posible programar citas, cambiarlas o cancelarlas. El 91 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de calendarios: es posible hacer un seguimiento de las programaciones y las reuniones y gestionarlas mediante un calendario integrado. El 84 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de clientes: ofrece la posibilidad de gestionar los detalles de contacto y la comunicación con los clientes. El 80 % de los usuarios afirma que esta característica es de suma importancia.
• Acceso a través del móvil: es posible acceder al software de forma remota a través de dispositivos móviles. El 78 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de la disponibilidad: es posible monitorizar y analizar la disponibilidad de los recursos a fin de ayudar a planificar y optimizar la prestación del servicio a los clientes. El 78 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Base de datos del cliente: es posible almacenar electrónicamente la información de contacto de los interesados. El 73 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Programación automatizada: ofrece la posibilidad de crear programaciones de forma automática en función de las necesidades de la empresa o de la disponibilidad de los trabajadores y sus cualificaciones. El 64 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Pagos online: página web de pagos en la que los clientes pueden pagar sus facturas con varios métodos, como las tarjetas de débito y crédito o banca en red, entre otras posibilidades. El 57 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Citas recurrentes: es posible programar citas recurrentes en función de la duración a lo largo del tiempo. El 52 % de los usuarios afirma que esta característica es crucial o extremadamente importante.

Ventajas más importantes del programa para agendar citas identificadas por los usuarios

Facilita la programación de las citas: los usuarios manifiestan que el programa para agendar citas mejora las relaciones con los clientes, ya que estos pueden reservar sus citas de forma flexible y sencilla con sus dispositivos móviles.

"Una de las características que más destaca es el sistema impecable de programación de citas, que permite a los clientes agendar las consultas, las sesiones de coaching profesionales y las revisiones de currículums sin problemas y de forma sencilla".

-Rahul G., consultor de RR. HH., recursos humanos

Reduce la cantidad de clientes que no se presentan a la cita: los usuarios afirman que este tipo de software envía automáticamente confirmaciones de la cita y notificaciones de recordatorio a los clientes, lo que permite ahorrar tiempo y evita la mayor parte de las ausencias.

"Los recordatorios por correo y por mensaje de texto han contribuido a reducir el índice de clientes que no se presentan a la cita en un 60 % y el CRM me ha ayudado a gestionar todas las citas en un mismo lugar".

-Rishi G., fundador y CEO, marketing y publicidad

Evita los conflictos en las programaciones: los usuarios consideran que la capacidad de sincronizar los calendarios de varios usuarios que ofrecen los programas para agendar citas ayuda a evitar que se agenden dos citas al mismo tiempo y que se pasen por alto los plazos límite.

"[Nuestro programa] se integra sin problemas con los calendarios que ya tenemos, lo que nos evita muchos conflictos entre citas y mantiene la información organizada. La sincronización garantiza que no se nos pasen por alto las reuniones o las citas importantes, incluso cuando tenemos plazos muy estrictos y trabajamos en varios proyectos a la vez".

-Collins O., gestor de proyectos, ámbito hospitalario y sanitario

Inconvenientes más habituales de los programas para agendar citas identificados por los usuarios

Cuando se trata de los inconvenientes de los programas para agendar citas, los usuarios citan con mucha frecuencia los problemas con la cancelación de las citas. Los procesos de cancelación complicados, las notificaciones de cancelación incoherentes y los errores a la hora de volver a agendar las citas pueden generar mucha confusión y provocar retrasos entre los clientes y los proveedores de servicios.

Algunos usuarios también han tenido que enfrentarse a problemas con el software, y algunos afirman que puede resultar difícil acceder a la asistencia que ofrecen los proveedores. Los tiempos de carga lentos, los reenvíos forzosos, los errores de programación y la falta de accesibilidad o la poca efectividad de los agentes de mantenimiento de cara al cliente son otros problemas que pueden surgir.

También supone un problema el procesamiento de pagos. Los usuarios que han enviado opiniones afirman que tienen que lidiar con tarifas elevadas por el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito en algunas transacciones de clientes, así como con la frecuente clasificación incorrecta de los pagos de los clientes en las características de elaboración de informes.

Cuando se trata de los proveedores de programas para agendar citas, debes hacer las siguientes preguntas para asegurarte de que no te encuentras con estos mismos problemas:

• ¿Con qué frecuencia saca el equipo actualizaciones de software para reparar errores que se conocen?
• ¿Con qué rapidez actúa el equipo de servicio de atención al cliente para abordar y solucionar las dudas sobre el servicio al cliente?
• ¿Se ofrece una incorporación personal y asistencia dentro de la suscripción?
• ¿Qué métodos de pago de los clientes son compatibles con el software? ¿Se cobran tarifas adicionales por alguno de ellos?

¿Para qué se usan los programas para agendar citas?

El análisis de un extenso conjunto de opiniones sobre los programas para agendar citas destaca que los casos de uso más habituales son los siguientes:

• Optimización del proceso de agendar citas del cliente: el software ofrece una interfaz fácil de usar para los clientes que quieren agendar citas por su cuenta, ya sea desde un ordenador o desde un dispositivo móvil.
• Automatización de los recordatorios de citas: el software programa automáticamente los recordatorios de la cita para que se envíen al cliente y a los proveedores de servicios, de forma que todo el mundo esté informado sobre los eventos del calendario.
• Sincronización de calendarios para garantizar la disponibilidad: el software sincroniza varios calendarios para mostrar la disponibilidad del usuario, lo que reduce las posibilidades de agendar dos citas al mismo tiempo.

Algunos programas para agendar citas se han diseñado especialmente para determinados sectores:

• Software para programación médica
• Software para programación de pacientes
• Software para reuniones
• Herramientas para planificación de turnos de enfermería
• Software de programación de muelles
• Software de planificación para constructoras

¿Quién utiliza los programas para agendar citas?

El programa para agendar citas es una herramienta a la que recurren las empresas de cualquier tamaño y sector con el fin de programar servicios, sesiones y reuniones tanto internas como externas, como en el caso de las reservas o las citas de clientes, las reuniones o las entrevistas de los candidatos a un puesto de trabajo. El mercado de este software abarca proveedores que satisfacen las necesidades de determinados sectores, como el sanitario, el de RR. HH., la construcción o el ámbito del bienestar y la salud.

Los datos de las opiniones de Capterra revelan que los usuarios principales de los programas para agendar citas tienden a trabajar en puestos administrativos, de gestión o son emprendedores. Los sectores más habituales son el sanitario, el del bienestar y el fitness (20 %), el de la tecnología de la información y los servicios (5 %) y el de los servicios de consumo (5 %).

Integraciones habituales del programa para agendar citas

Hemos analizado nuestra exhaustiva base de datos de opiniones y hemos llegado a la conclusión de que los programas para agendar citas se integran con mayor frecuencia con tres categorías de software: herramientas de email marketing, programas para crear páginas web y software para calendario.

Las integraciones permiten que los clientes puedan acceder con facilidad a las herramientas para agendar citas online, mantenerse al día con las notificaciones por correo y los recordatorios y consultar la disponibilidad de los proveedores de servicios. De este modo, las empresas pueden optimizar sus procesos de programación de citas y sincronizar los calendarios en tiempo real para evitar que se agenden dos citas al mismo tiempo, entre otros conflictos.

Tendencias recientes en el ámbito de los programas para agendar citas

Algunos proveedores de programas para agendar citas ofrecen integraciones con experiencias como la reserva de salas, la orientación y la gestión de visitas. De este modo, las empresas con servicios de citas en persona pueden gestionar mejor la experiencia de la cita de principio a fin, permitiendo a los usuarios reservar y localizar fácilmente los lugares de reunión que se han asignado. [3]

La inteligencia artificial (IA) puede mejorar la experiencia de los candidatos en las entrevistas de trabajo: la IA ha mejorado significativamente el espacio de soluciones de programación de entrevistas en los últimos cinco años y sigue causando una buena impresión en aquellos que acuden a las entrevistas. Que el candidato tenga la flexibilidad de seleccionar las fechas que tiene disponibles a través del software de programación de entrevistas facilita el trabajo de la empresa durante el proceso de contratación. Asimismo, envío automático de invitaciones de calendario a los asistentes a las entrevistas reduce la carga de trabajo administrativo de las personas que se dedican a la selección de personal. [4]

Obtén más información sobre cómo el programa para agendar citas puede ayudar a la empresa

• Las 7 mejores aplicaciones gratuitas para agendar citas

Fuentes

1. Datos de precio del software de Capterra: los productos que se han evaluado a fin de calcular los precios se extrajeron de nuestro directorio de programas para agendar citas. Los rangos de precio no incluyen las versiones freemium de los productos. Las características que se destacan se identificaron según su relevancia y el porcentaje de productos que las ofrecían dentro de nuestro directorio. Las conversiones de divisas se basan en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y pueden diferir de los tipos de cambio actuales. Consulta la metodología completa aquí.

2. Datos de opiniones de Capterra: las opiniones de Capterra proceden de usuarios verificados de cada uno de los productos de software. A efectos de este informe, hemos analizado las opiniones del año anterior a la fecha de producción. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo. Consulta la metodología completa aquí.

3. Hype Cycle for Unified Communications and Collaboration, 2024, Gartner

4. Innovation Insight: AI-Enabled Interview Technology to Improve Candidate Experience, Gartner