La gestión de conocimiento en las empresas: definición y métodos de trabajo

Publicado el 23/4/2021 por Bruno Peláez y Ines Bahr

Cada empresa tiene su propia base de conocimiento. En mayor o menor medida, el éxito de la empresa depende de esa base. Incluso a partir de ella pueden crearse ventajas competitivas, siempre que se gestionen con profesionalidad. Para lograrlo, se necesita un sistema que funcione y en este contexto entra en juego la llamada gestión del conocimiento. A continuación te mostraremos todo lo que necesitas saber: desde la definición hasta los métodos, y cómo el software de gestión del conocimiento puede ayudarte a aplicarlos.

qué es la gestión del conocimiento

Desde la definición hasta los métodos de gestión del conocimiento

Definición de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se considera por lo general uno de los factores más importantes del éxito empresarial. El acceso al conocimiento y su transferencia son requisitos básicos para la capacidad de innovar de las empresas.

Según su definición, la gestión del conocimiento se ocupa de la adquisición, el uso, la transferencia, el desarrollo y el almacenamiento del conocimiento con el fin de hacerlo transparente y accesible para la empresa y sus empleados.

Con este fin es preciso organizar el manejo y la reserva de conocimientos en el marco de una gestión profesional. La base es lo que se denomina conocimiento implícito, que se almacena en forma de patrones de pensamiento, vínculos complejos y experiencias en la mente de los empleados. Por tanto, es mucho más difícil de acceder a este que al conocimiento explícito, pero posee la ventaja decisiva de que se actualiza y amplía continuamente a través del trabajo diario y el intercambio permanente. 

Gartner la define de la siguiente manera: “la gestión del conocimiento es un proceso empresarial que formaliza la gestión y el uso de los recursos intelectuales de una organización. La gestión del conocimiento promueve un enfoque colaborativo e inclusivo para crear, recopilar, organizar, acceder y utilizar los activos de información, incluido el conocimiento implícito y no registrado de las personas”.

¿Qué es la gestión del conocimiento en las organizaciones?

Una vez hemos visto la definición nos gustaría adentrarnos en qué es la gestión del conocimiento en las organizaciones. La gestión del conocimiento, como ya hemos mencionado, no se centra tanto en el conocimiento explícito, sino en el expertise de las personas y en el cúmulo de experiencia de cada empleado. Este conocimiento implícito debe ponerse en red y estar accesible dentro de la empresa. Su transformación en conocimiento explícito, expresándolo o documentándolo, es solo una de las tareas de la gestión del conocimiento: también se trata de generar nuevos conocimientos y de transferir conocimientos externos. Para lograrlo, hay que diseñar la transferencia entre ellos de forma activa. En consecuencia, la gestión del conocimiento es un proceso integral que debe incorporarse de forma permanente en los procesos organizativos para identificar, usar productivamente y poner en red los conocimientos disponibles en la empresa. 

Esto es importante porque la gestión profesional del conocimiento hace que las empresas sean más competitivas en nuestra economía moderna del conocimiento. Además, aumenta la productividad, da como resultado productos de mayor calidad y mejores servicios y acentúa la satisfacción de los clientes. Al facilitar a los empleados la búsqueda de la información que necesitan, no solo se puede aumentar la productividad de forma sostenible, sino que también se puede conseguir que los procesos empresariales sean más eficientes en general.

Objetivos de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se basa en el supuesto fundamental de que el conocimiento es uno de los recursos más importantes de los que puede disponer una empresa. A diferencia de los bienes o la información, no puede adquirirse o incrementarse a través del comercio. Por esta razón, la gestión del conocimiento se distingue claramente de la gestión de la información. Sus objetivos son utilizar, adquirir, almacenar y desarrollar el conocimiento. 

A este respecto, la transferencia de conocimientos también desempeña un papel crucial. Se trata de transformar el conocimiento implícito en explícito, creando así una especie de conocimiento colectivo disponible en toda la empresa. Sin embargo, la gestión del conocimiento también pretende transformar el conocimiento explícito en implícito, por ejemplo, incorporándolo a la propia rutina. 

En principio se pueden distinguir entre tres objetivos de conocimiento diferentes: los objetivos normativos, que constituyen las directrices de la gestión del conocimiento; los objetivos estratégicos, en cuyo marco se formulan las medidas a largo plazo; y los objetivos operativos, que están orientados a medidas concretas de aplicación. Con la ayuda de estos, se creará un concepto integral que combine aspectos técnicos, humanos y organizativos. 

De este modo, que los conocimientos estén disponibles más rápidamente significa que el proceso de familiarizarse con nuevas áreas de especialización puede acortarse de forma considerable. En definitiva, las empresas que incorporan la gestión del conocimiento pueden aumentar significativamente su competitividad en muy poco tiempo.

Métodos de gestión del conocimiento

Para incorporar la gestión del conocimiento se pueden utilizar varios métodos. El objetivo es introducir instrumentos a medida que refuercen notablemente y desarrollen de forma eficaz el manejo empresarial del conocimiento. 

  • La primera pregunta debería ser siempre: ¿En qué momento se dispone de conocimientos relevantes en la empresa? Ya sea un chat en equipo o una discusión en grupo; existen numerosas formas de averiguar qué conocimientos están latentes en la empresa y en qué medida. 
  • Recopilar los conocimientos en la empresa de forma selectiva y registrarlos de forma lógica. Esto puede lograrse, por ejemplo, en el contexto de una presentación o entrevista en la que se expone brevemente la información más importante. Lo ideal es que los conocimientos recogidos se almacenen en formato digital para que todos los empleados puedan acceder a ellos en cualquier momento. 
  • Otro método eficaz: rondas de intercambio, en las que el equipo se pone al día. Para que no se pierda ningún conocimiento valioso, es aconsejable redactar siempre un acta breve de la reunión. 
  • También se puede traer el conocimiento exterior a la empresa para optimizarlo después. Los nuevos impulsos, por ejemplo en forma de vídeos, literatura especializada o seminarios web, ayudan a perfeccionar las habilidades internas a largo plazo. 
  • La creación de vínculos a través de las redes sociales también puede ayudar a obtener consejos valiosos y sugerencias útiles para tu propio negocio. 

El siguiente paso es crear una base de datos de conocimientos en la que se estructuren de forma lógica y sean accesibles. Esto no solo facilita la búsqueda de información relevante, sino también la transferencia interna de conocimientos, por ejemplo, cuando se incorporan nuevos empleados a la empresa. Las herramientas digitales tienen una clara ventaja en este contexto porque siempre están disponibles desde cualquier lugar. A la hora de elegir la solución adecuada, es importante escoger una herramienta que todos puedan usar con regularidad.

Software de gestión del conocimiento

Un software de gestión del conocimiento permite a las empresas almacenar y compartir los conocimientos que los empleados han adquirido a lo largo de los años en función de su experiencia. Con su ayuda, los datos pueden recogerse y almacenarse de forma estructurada. Asimismo, la información puede evaluarse a través de un software de gestión del conocimiento para facilitar a los empresarios la toma de decisiones importantes en este sentido. Una representación clara de conocimientos relevantes facilita a los empresarios la identificación de oportunidades y riesgos para sus productos y servicios. 

Además, los procesos internos de la empresa pueden estandarizarse mejor con la ayuda de este tipo de software; requisito básico si una compañía quiere obtener la certificación. Las ventajas derivadas parecen bastante obvias: el software de gestión del conocimiento no solo elimina los costes de impresión, sino que también mejora el control y la velocidad de la información, puesto que ahora las noticias pueden difundirse más rápidamente y de forma más específica. Las pérdidas de tiempo derivadas de la tediosa búsqueda de información relevante se reducen notablemente porque los conocimientos necesarios pueden encontrarse agrupados. También puede lograr que la formación de los empleados sea más eficiente, lo que contribuye a que las empresas sean más ágiles en general. 

Al ofrecer la posibilidad de debatir ideas y sugerencias de mejora, el software de gestión del conocimiento también aumenta la capacidad de innovación de la empresa. Esto es especialmente ventajoso para las empresas que desean ser capaces de reaccionar de forma más dinámica a los cambios del mercado en el futuro.

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