¿Cómo organizar un evento? Guía de 10 pasos

Publicado el 24/7/2019 por Bruno Peláez y Nick Morpus

Equipo gente como organizar un evento

Vaya, el frenético y, a la vez, gratificante mundo de la organización de eventos. Lo más probable es que si estás leyendo esta guía, estés empezando tu primera gran incursión en una aventura como esta.

Tanto si estás formando un equipo de organización de eventos en el trabajo o si estás abriendo tu propio negocio de organización de eventos, necesitarás alguna orientación sobre cómo se prepara un evento importante, desde el software de gestión de eventos hasta la selección de un proveedor de servicios de catering.

En esta guía te presentamos consejos, instrucciones y recomendaciones de software, para que estructures un exitoso plan de cómo organizar un evento.

Cómo organizar un evento: guía de 10 pasos

 1. Define la visión de tu evento

La visión es la base de tu evento. Tienes que saber a dónde vas. ¿Cómo puedes averiguarlo? Hazte estas tres preguntas, te ayudarán a definir la visión:

A. ¿Cuál es tu objetivo final con este evento? Determina qué esperas lograr y por qué este evento es la forma de conseguirlo.

B. ¿Cuántos asistentes esperas atraer? Si el evento es anual, ponte como objetivo un mayor número de asistentes que el año anterior. Si es la primera vez que organizas un evento de este tipo, investiga los datos de asistentes a eventos similares organizados en los últimos años para hacerte una idea de lo que puedes esperar.

C. ¿Cuánto dinero esperas recaudar con este evento? Esta pregunta te ayudará a definir tu presupuesto y a diseñar las acciones que te permitirán recuperar tu inversión.

Mantente atento desde el principio y prepara la justificación del evento. Regístralo todo y mantén tus notas organizadas en un software o aplicación de gestión de proyectos.

2. Reúne a tu equipo de organización de eventos

equipo de gestión de eventos

Como director del evento, eres responsable de elegir a las personas que conformarán tu equipo, incluidos aquellos que requieren habilidades técnicas específicas. Aunque no se aplica a todo tipo de eventos, el organigrama siguiente es un buen resumen de los coordinadores y departamentos que puedes necesitar.

Organigrama de departamentos de eventos empresariales

Después de reunir tu equipo, establece canales de comunicación para una colaboración exitosa y una dinámica saludable. El software de chat como Slack, el software de gestión de trabajo en equipo como Wrike y el antiguo y fiable Google Hangouts son excelentes opciones de comunicación.

 3. Crea un presupuesto para el evento

Sin dinero, no hay evento posible.

Las finanzas son posiblemente el componente más importante de la gestión de eventos.

Tanto si estás justificando económicamente la organización de un evento empresarial, preparando un evento para un cliente o planificando la financiación para un evento que se ha aprobado, es crucial contar con un presupuesto detallado.

Esta es una lista de gastos clave que debes tener en mente en el presupuesto:

  •  Centro del evento: Alquiler de salas, fianza, aparcamiento.
  •  Audiovisuales: Proyectores, internet/wifi, altavoces, micrófonos, cámaras.
  •  Catering: Camareros, alimentos, bebidas, mantelería, decoración de mesas.
  •  Marketing: Software de marketing para redes sociales, materiales y diseños impresos, software de gestión de registro.
  •  Entretenimiento: Músicos/DJ, tarifas de los ponentes, dietas de alojamiento y transporte asociados.
  •  Otros: Tu cajón de sastre particular; aquí puedes incluir la decoración del centro del evento, los asientos, el personal adicional para el evento, los impuestos y las tarifas.

4. Elige un centro para celebrar el evento y la fecha

Antes de empezar a buscar la locación del evento, haz una lista de los elementos prácticos clave (estos deben estar alineados con la visión del evento). Ten a mano esta lista y consúltala a menudo cuando estés barajando y visitando opciones.

A continuación, algunas sugerencias de puntos a verificar: 

  • ¿Qué tipo de aparcamiento necesitarás?
  • ¿Te hará falta contar con tu propio equipo de audiovisuales o te lo proporcionarán en el centro del evento?
  • ¿Dispone el lugar una cobertura estable para móviles en todo momento o tendrás que ofrecer una conexión wifi?
  • ¿Cuánta superficie necesitas?
  • ¿Necesitas un espacio abierto o zonas/salas independientes?
  • ¿Con cuánta antelación debes reservar el centro del evento?
  • ¿Cuáles son las políticas de fianza, cancelación y devolución?

 5. Encuentra e involucra a socios y patrocinadores

patrocinadores socios de organización de eventos

Conseguirás estirar el presupuesto y aumentar el alcance del evento gracias a patrocinadores y socios.

Además de ayudarte a reducir costes, la participación de grandes operadores puede abrirte nuevas vías de publicidad y de exposición frente a posibles asistentes a los que no habrías tenido acceso. También aumenta la viabilidad económica del evento y que las probabilidades de éxito sean mayores.

Cuando busques patrocinadores y socios, sigue estos cuatro consejos:

  • Comprende sus objetivos de marketing. Es importante saber lo que el patrocinador o el socio espera conseguir con tu evento para que no te pillen por sorpresa cuando te pidan espacios publicitarios o que los incorpores a una propuesta del evento.
  • Identifica a los que toman las decisiones. Es importante saber a quién debes dirigirte. Algunos negocios delegan estas decisiones a sus equipos de marketing, mientras que otros puede que implique alzarse hasta el escalafón del nivel ejecutivo.
  • Asegúrate de que su negocio vaya alineado con tu visión. Busca socios con una visión de negocio que coincida con la de tu evento para garantizar una relación más armoniosa.
  • Averigua cuándo preguntar. Es importante informarse con suficiente antelación cuándo tu posible socio planea su presupuesto de patrocinio, para asegurarte de que te tengan presente cuando llegue el momento.

 6. Desarrolla la conciencia de marca del evento

Ya tienes definidas tus metas, tu presupuesto y tu equipo. Todo listo para empezar con la parte más divertida.

  • ¿Cómo se llamará el evento?
  • ¿Cuál es el tema del evento?
  • ¿Tienes logo?
  • ¿Cuál es la paleta de colores y la estética general que buscas?

Si dispones de un presupuesto ajustado, la creación de materiales de marca (especialmente para el marketing online) no debería tener mucha repercusión en tus gastos si utilizas las herramientas adecuadas, por ejemplo, software de diseño gráfico gratuito como Canva, Piktochart, Pixlr o GIMP. 

Cuando diseñes gráficos y otros materiales de marketing, optimízalos para cada canal. Las plataformas sociales no siguen un tamaño de imagen estándar, y si lo haces mal, tu imagen puede quedar mal ajustada o quedar pixelada.

Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y las demás redes sociales tienen sus propias guías de tamaño de imagen y vídeos, las cuales actualizan cada año. Recuerda verificarlas y seguirlas siempre que estés creando material para ellas.

7. Desarrolla e implementa tu campaña de marketing de eventos

Hay muchas formas de promocionar tu evento entre los potenciales asistentes y cada una de ellas atrae a generaciones concretas.

A menudo, las estrategias de marketing digital son las más útiles en nuestra era tecnológica. Casi todo el mundo tiene teléfono móvil y perfil en alguna red social. Por ello, los organizadores de eventos (tradicionales y menos tradicionales) deberían centrarse en el ámbito del marketing digital.

Sin embargo, los métodos tradicionales de marketing, como las llamadas telefónicas y los envíos por correo, resultan ser los más adecuados para captar asistentes potenciales de mayor edad.

Vía de marketing digital: Redes sociales

Vamos a desglosar las opciones de marketing en redes sociales por plataforma y a examinar las mejores prácticas para cada canal:

 Facebook

  • Únete a grupos relevantes para el tema de tu evento y publica en ellos.
  • Usa imágenes para que tus mensajes sean lo más atractivos posible.
  • Publica al menos dos veces al día en tu página de Facebook para potenciar la interacción.
  • Invierte una parte de tu presupuesto de marketing en promocionar los mensajes y crear anuncios para tu evento.

Twitter

  • Limita las etiquetas a dos por publicación.
  • No envíes más de tres tuits al día.
  • Usa imágenes y GIF en tus tuits para aumentar la interacción.

Instagram

  • Publica al menos una vez al día en Instagram.
  • Adopta una mentalidad de “cuantos más, mejor” con el uso de las etiquetas en Instagram.
  • Asegúrate de usar diferentes etiquetas con cada publicación de Instagram para evitar que Instagram tepenalice“.

Vía de marketing digital:  Marketing de contenidos

El marketing de contenidos consiste en la creación de materiales en línea para compartir y promocionar una marca (en este caso, tu evento) a través de vídeos, blogs y publicaciones en redes sociales.

El marketing de contenidos es una excelente forma de atraer a los asistentes y de contarles los beneficios de asistir a tu evento. Estos contenidos deben ser útiles y relevantes para tu evento, ya sean guías de instrucciones o listas de recursos.

Trabaja en tu posicionamiento en buscadores (SEO)

Además de las redes sociales como Facebook o Twitter, deberías aparecer (sobre todo tu evento) en los resultados de los motores de búsqueda (Google, Bing, etc.).

¿Esto cómo se consigue? Con la magia del SEO.

A continuación, cinco acciones clave para optimizar tu contenido y que funcione bien en los resultados de los motores de búsqueda: 

  • Publica contenido de forma regular. La publicación de contenido con regularidad muestra a Google que eres una fuente de información constante y fiable, y lo premia con una mejor clasificación en los motores de búsqueda.
  • Mantén tu contenido centrado en el tema. Google usa rastreadores web para evaluar el contenido, contrastarlo con la promesa del titular y asegurarse de que cumple esa promesa. Si tu contenido no funciona, lo reflejará con una baja calificación en los resultados de búsqueda.
  • Investiga las palabras clave. El uso de palabras clave con alto volumen de búsqueda y baja competencia es esencial para obtener un buen posicionamiento en la página de resultados de búsqueda de Google, pero tus palabras clave deben ser relevantes para la promesa de tu contenido. Si necesitas encontrar palabras claves con las que dirigirte, usa herramientas como el Planificador de palabras clave de Google y KeywordTool.io.
  • Usa enlaces internos. Los enlaces a contenido relevante en tu sitio web o canal ayudan a disminuir la tasa de rebote (el porcentaje de visitantes que abandonan tu sitio después de visitar solo una página). Cuanto más tiempo pase un visitante en tu sitio web, más probable será la conversión (es decir, que se registren en tu evento).
  • Busca oportunidades para publicar en otros blogs como invitado (guest posting). Es importante forjar alianzas con otros canales de marketing que sean relevantes para tu evento. La publicación de artículos invitados es una estupenda forma de lograrlo y te da la oportunidad de aumentar la exposición al evento y de atraer tráfico a tu sitio web. Mayor exposición implica un rango más amplio de potenciales asistentes. Una amplia exposición desde otras fuentes también indica a Google que el contenido es útil y relevante (en función de la frecuencia con la que se hace referencia a los enlaces).

8. Determina tus necesidades técnicas

Se precisa tecnología para que el evento pueda ser un éxito. Eso ya lo sabes. Y tu equipo también. Pero ¿qué necesitas exactamente?

 A continuación, tres ejemplos de tipos de tecnología que necesitarás en tu evento.

Software de registro

Asegúrate de que tu sitio web tenga un campo de registro para que se inscriban los asistentes y un sistema de recopilación de datos que permita almacenar y gestionar toda esa información.

La mayoría de software de gestión de eventos proporcionan una funcionalidad de registro, pero si tu actual sistema de software carece de funciones de registro, tendrás que adquirir software de registro de eventos, encontrarás numerosas opciones en el directorio de registro de eventos de Capterra.

Equipos audiovisuales

Las necesidades particulares variarán según el evento, pero la mayoría de los eventos requieren alguna combinación de los siguientes elementos: 

  • Micrófonos
  • Proyectores
  • Altavoces
  • Tarjetas de sonido
  • Iluminación

Si no tienes alguno de estos equipos a mano, consulta con el centro del evento para comprobar si te lo pueden facilitar. Si no disponen del equipo que necesita, consulta con las tiendas cercanas de alquiler de equipos.

Equipos de comunicación

Si organizas un evento a gran escala, que la comunicación sea fluida es esencial. Los equipos de comunicación no tienen por qué ser caros (ni costar nada en absoluto). Puedes organizar un evento de chat concreto utilizando plataformas con aplicaciones móviles como Slack o Google Hangouts, o puedes consultar con las tiendas cercanas para alquileres de walkie talkies y auriculares.

9. Localiza y contrata otros proveedores

A continuación, toca contratar al resto de proveedores. Tu evento puede que precise proveedores específicos, pero la mayoría de los eventos necesitan (como mínimo) alguna forma de catering y entretenimiento.

Catering: Consulta a los asistentes que se han registrado para averiguar cuáles son sus gustos y si tienen alguna necesidad alimentaria particular que haya que tener en cuenta. Existen múltiples herramientas de encuestas gratuitas que pueden ayudarte a recopilar esta información.

Investiga y selecciona varios proveedores con los que ponerte en contacto y que te presenten presupuesto para que valores el que mejor se ajuste a tu bolsillo.

Entretenimiento/ponentes: Hay una serie de pasos que deben darse para contratar músicos, entretenimiento o ponentes invitados para tu evento:

  1. Consulta a los asistentes para saber qué despierta su interés.
  2. Ponte en contacto con el agente o el gerente de reservas para definir los costes asociados y las necesidades particulares que tengas.
  3. Reserva vuelos/transporte y haz los preparativos de alojamiento pertinentes.

10. Preparativos finales

Ya puedes ver la luz al final del túnel, pero aún falta el último tramo del recorrido.

Qué hacer antes del evento:

  1. Llama a los proveedores para que confirmen que todo está en orden con el equipo, el catering y los patrocinadores.
  2. Verifica con los administradores del centro del evento la fecha y hora en que se puede iniciar el montaje.
  3. Prueba todo el equipo a medida que vaya llegando al centro del evento.
  4. Configura el sistema de tickets para el registro de asistentes.
  5. Imprime el programa definitivo del evento.
  6. Prepara las bolsas promocionales que se entregarán.
  7. Configura un sistema de gestión de voluntarios para hacer un seguimiento de los turnos y responsabilidades de ellos.

Después del evento: Qué hacer y recursos adicionales

Asegúrate de evaluar el rendimiento del evento cuando haya finalizado.

Tu software de gestión de eventos debería haber registrado a todos los asistentes, los ingresos y las cifras de interacción en redes sociales. Sumérgete de lleno en estos datos, compara los resultados con tus objetivos y regístralos para tenerlos como referencia en el futuro. Brinda por tus éxitos y observa cualquier contrariedad como un reto que superar la próxima vez.

Aparte de tus datos internos, asegúrate de hacer una encuesta a los invitados después del evento. Esto te dará la información externa que necesitas para evaluar la percepción del evento, así como aprender qué salió mejor y qué se podría mejorar en el futuro. Si tu software de gestión de eventos no proporciona esta función, hay muchas herramientas de software de encuestas entre las que elegir. 

Es indispensable que siempre almacenes y analices toda la información de los eventos que vas organizando ya que con ella podrás hacer tu propia guía de cómo organizar un evento, ya sea un evento empresarial o privado.

¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de eventos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de eventos.