¿Cómo evaluar a un trabajador? 5 factores clave para medir el desempeño laboral

Publicado el 26/8/2019 por Andrew Conrad y Bruno Peláez

Como evaluar a un trabajador

Cualquier gestor de proyectos o líder de una pequeña empresa debería saber que los empleados son su activo más importante. Su valor es muy superior al de cualquier software, ordenador, máquina de café o vehículo de transporte, e incluso superior al de la combinación de todos estos elementos.

Los trabajadores cuentan con poderosos cerebros capaces de gestionar rasgos como las habilidades, el carisma, la versatilidad, la voluntad y, en definitiva, todos los factores básicos que caracterizan a los seres humanos. 

Cuentan también con un gran abanico de capacidades y cualidades que jamás podría aprender un ordenador.

Pero también tienen días buenos y días malos. Se ponen enfermos, cogen vacaciones, tienen niños, desarrollan aficiones y pasan por etapas personales complicadas que a veces afectan a su horario laboral.

En resumen, no hay un método perfecto o único para responder a la pregunta “¿Cómo evaluar a un trabajador?”. Obviamente medir el desempeño laboral de acuerdo con una escala de 0 a 100 tampoco es buena idea.

Lo que sí se debería poner en marcha es un sistema que establezca una referencia en cuanto a lo que se considera un desempeño satisfactorio, de forma que se pueda compensar adecuadamente el esfuerzo adicional de aquellos empleados que rinden más.

Para el director de una empresa pequeña, es posible que medir el desempeño laboral no sea la parte más divertida, pero es crucial para labrar el camino al éxito.

Si se ponen en práctica las pautas que se recomiendan a continuación, será posible medir la eficacia de los empleados sin tener la sensación de considerarlos máquinas.

Los 5 factores clave para medir el desempeño laboral

Si se opta por un método en el que se compense a los empleados que registran más horas en la empresa, se está escogiendo el camino incorrecto. Cabe la posibilidad de recompensar a un trabajador que se pasa mucho tiempo al día navegando por Internet en lugar de a otro que trabaja de forma eficaz y se va a su casa.

Si el método pasa por cuantificar “unidades de trabajo” para establecer la producción diaria de cada trabajador, conseguiremos medir algo mejor su eficacia, pero seguiremos dejándonos buena parte en el tintero.

Por ejemplo:

En una fábrica de sudaderas, el empleado A consigue terminar 15 sudaderas al día, mientras que el empleado B produce solo 12. Se supone que el empleado A debería obtener una puntuación de desempeño mayor, pero no es necesariamente el caso: si únicamente 7 de las sudaderas del empleado A pasan el control de calidad, frente a 11 de las que ha producido el empleado B, se observa claramente que este método, que mide la eficiencia basándose simplemente en la producción, sigue siendo deficiente.

Para poder medir el desempeño de un trabajador de forma justa y precisa, se deberá utilizar un planteamiento más global. Para elegir la dirección adecuada hay que tener en cuenta los siguientes cinco factores cruciales.

1. Definir el significado de eficiencia

No se puede medir la eficacia a menos que se sepa lo que significa “eficacia” para el equipo. La definición debería ajustarse a uno o varios de los objetivos de la empresa. Durante un trimestre determinado, esa eficiencia puede significar obtener mayor cantidad de ingresos, mientras que el siguiente, la meta puede consistir en aumentar la calidad.

Es necesario establecer cómo puede contribuir cada empleado a alcanzar un objetivo (para un comercial puede ser conseguir nuevos clientes y para un programador, crear un código útil) y ponderar su efectividad a partir de esa métrica. En otras palabras, para saber cómo evaluar a un trabajador primero se tiene que saber qué objetivos tiene, cada uno puede tener una función distinta y por lo tanto la regla para medir su desempeño laboral también debe ser distinta.

Eileen O’Loughlin, analista sénior de gestión de proyectos de Capterra en Estados Unidos, sugiere que se haga un seguimiento únicamente de tres a cinco métricas en cada momento dado.

Por ejemplo, en esta guía de Eileen O’Loughlin (contenido en inglés) se muestra una forma hacer un seguimiento del retorno de la inversión, del índice de rendimiento de costes, del índice de rendimiento de programación y de la capacidad de recursos.

Proceso de como evaluar a un trabajador
Infografía elaborada por O’Loughlin que muestra cómo los indicadores clave del rendimiento pueden contribuir a establecer la eficiencia de los empleados

2. Priorizar la consecución de objetivos frente a las horas trabajadas

Pedro Picapiedra tenía que fichar a la entrada y a la salida del trabajo en la cantera metiendo una tarjeta de piedra en la boca de un dinosaurio; ya estamos en 2019 y nuestro mundo ha cambiado mucho. Los trabajadores tienen ordenadores portátiles y teléfonos móviles, y cuentan con la posibilidad de trabajar desde casa, elegir su horario y fichar a distancia.

No es responsabilidad del director llevarlos de la mano ni ejercer de padres. Más bien al contrario, su función es ayudarlos para que consigan hacer mejor su trabajo y logren los objetivos establecidos. Lo ideal es saber cómo evaluar a un trabajador a partir de sus contribuciones, en lugar de basarse en las horas diarias que necesitan para terminar una tarea.

Teniendo en cuenta todo esto, si se observa que los empleados consiguen terminar el trabajo en una o dos horas al día, significa que ha llegado el momento de ascenderlos o de asignarles más trabajo.

3. Retroalimentación continua

Permitir que un empleado aporte absolutamente nada durante un año entero antes de informarle de una evaluación negativa no sirve para nada. 

Hay que hacer un seguimiento periódico, ya sea semanal, mensual o trimestral, e informarle de cómo está rindiendo y de los puntos en los que puede mejorar.

No se puede olvidar nunca que los trabajadores no son robots y que es previsible que su rendimiento varíe. Por ejemplo, no es necesario que cunda el pánico si un empleado tarda varios días en recuperar su ritmo de trabajo habitual tras las vacaciones de verano o si está atravesando un problema personal que se resolverá en un determinado momento.

Lo más importante es hacer un seguimiento constante de forma que se consigan mejoras progresivas durante todo el año antes de que surjan problemas que sea necesario abordar.

 4. Recurrir a la retroalimentación de los compañeros

El objetivo de la retroalimentación de los compañeros, denominada también evaluación 360 grados o encuesta circular, no es fomentar que los compañeros se critiquen unos a otros. Muy al contrario, se ha diseñado para ofrecer una perspectiva valiosa del rendimiento de los trabajadores a la que su superior no podría acceder de ningún otro modo.

Independientemente del nivel de implicación de un director, nunca pasará tanto tiempo con cada uno de los miembros de su equipo como el que pasan juntos entre ellos.

Para conseguir que no se pierda el anonimato y obtener la evaluación, es posible elaborar una encuesta mediante formularios de Google o cualquier otra herramienta gratuita. Someterse uno mismo a esta retroalimentación de los demás es también necesario para mostrar la implicación personal en este proceso y demostrar que no hay excepciones.

La retroalimentación de los compañeros, bien conducida, permite que empleados y jefes, en conjunto, realicen correcciones en el flujo de trabajo y en el entorno laboral. De esta forma se impulsa el aprendizaje y se mejora la confianza entre el equipo.

5. Medir el rendimiento del equipo

En el 2014 se retiró Carles Puyol del fútbol, jugador del Club Barcelona y de la selección española. Él no marcaba goles pero quedaba claro que su trabajo era, en gran medida, responsable de las victorias del equipo, frenando a los contrincantes y contagiando de carácter al equipo. Durante su carrera como jugador, el Barcelona tuvo su mejor momento y la selección española ganó un Mundial y dos Eurocopas.

Es importante aislar el rendimiento individual pero no siempre cuenta toda la historia (en este caso, medir el desempeño de Puyol en función de sus goles sería un error tremendo). Siempre van a existir las contribuciones intangibles, como facilitar el entendimiento entre los miembros del equipo o contribuir a la reducción del estrés, que únicamente se van a poder valorar si se mide el rendimiento del equipo en su conjunto.

El software para la gestión de proyectos permite hacer un seguimiento profundo del rendimiento del equipo para que siempre se cuente con un sólido conocimiento de su nivel de desempeño.

¿Cómo evaluar a un trabajador?

Para medir el desempeño laboral no existe una solución única que sirva para todo el mundo. Se trata más de un arte que de una ciencia y es, además, un proceso continuo de aprendizaje y reafirmación, tanto para los trabajadores como para el director.

Sin embargo, merece la pena invertir tiempo en ello: los empleados son el activo más valioso para una pequeña empresa y, por tanto, hay que tratarlos como los colaboradores únicos y valiosos que son.

Para hacerlo, se debe establecer objetivos realistas, desarrollar un método fiable para hacer un seguimiento de su evolución, aportar retroalimentación y motivación constantemente y priorizar el éxito del equipo frente al rendimiento individual.

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