Software de recursos humanos

Redacción: Alejandra Aranda y Brian Westfall

Información básica sobre la compra de un software de recursos humanos

Los software de recursos humanos (RR. HH. o HR, por sus siglas en inglés) permiten a las empresas gestionar los registros de los trabajadores, digitalizar los procesos de recursos humanos y automatizar las tareas más habituales de estos departamentos. Las soluciones de recursos humanos satisfacen una amplia variedad de necesidades de los trabajadores, como los procesos de selección, la gestión de nóminas, la administración de prestaciones y la gestión del rendimiento.

Los software de recursos humanos no solo satisfacen las necesidades de las grandes empresas con un sólido departamento de RR. HH., sino también las de las empresas pequeñas que no cuentan con profesionales de este tipo. De hecho, uno de los perfiles más habituales que se ponen en contacto con Capterra para obtener información sobre el software de recursos humanos son los propietarios de empresas pequeñas. Todos los sectores adquieren el software de recursos humanos y recurren a él.

La mayoría de los precios de los software de recursos humanos se suelen fijar mediante suscripciones mensuales que se pueden ampliar en función de la cantidad de funciones y el número de empleados que tenga la empresa. Los costes del software de RR. HH. habitualmente oscilan entre 360 USD al mes (aproximadamente 339 €), cuando son sistemas de nivel básico, y 2200 USD (aproximadamente 2072 €) cuando se trata de soluciones más avanzadas. [1]

Los compradores que adquieren el software de recursos humanos por primera vez deben tener en cuenta el presupuesto, la cantidad de empleados, los requisitos de la aplicación, los casos de uso y cualquier integración necesaria cuando vayan a tomar la decisión de compra. Consultar con los interesados para elaborar un listado con las preguntas más importantes que se deben hacer a los proveedores puede ayudarte a encontrar el sistema que mejor se adapte a tus necesidades:

• ¿Qué tareas de RR. HH. pueden gestionar por sí solos los trabajadores a través del sistema autoservicio?
• ¿Qué capacidades de paneles de control y análisis ofrece la plataforma?
• ¿Qué nivel de asistencia técnica me ofrece el software?
• ¿Cómo se integra la inteligencia artificial (IA) en la plataforma y cómo funciona?

¿Qué software de recursos humanos ha obtenido más opiniones de los usuarios?

Capterra identifica los mejores sistemas de software de recursos humanos en función de una combinación propia de valoraciones de los usuarios y popularidad, lo que ayuda a las empresas pequeñas a encontrar con eficacia la solución de RR. HH. que mejor se ajusta a sus necesidades. A continuación se muestran los cinco productos con más opiniones de los usuarios de esta categoría:

Estas valoraciones se consiguen combinando las valoraciones de los usuarios verificados y los datos de popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de valoración: puntuación relativa del software según las valoraciones que han enviado los usuarios a Capterra, normalizada en función de la cantidad de opiniones recibidas y las fechas de publicación más recientes.
• Puntuación de popularidad: popularidad relativa del software según las tendencias de búsqueda en la web y la presencia de los productos en Internet.

¿Qué es un sistema de recursos humanos?

Los software de recursos humanos pertenecen a una categoría de software que se ha diseñado para ayudar a las empresas a gestionar y optimizar sus procesos de recursos humanos. A través del software de recursos humanos, los usuarios pueden llevar a cabo las tareas propias del departamento, guardar información y analizar los datos de los recursos humanos.

Ya te dediques a seleccionar personal para un puesto de trabajo, incorporar a las nuevas contrataciones, gestionar las nóminas, administrar las prestaciones de los trabajadores, hacer un seguimiento de la asistencia, llevar a cabo las [entrevistas de rendimiento] o a cualquier otro aspecto relacionado con la gestión del talento, existe un software de RR. HH. que te puede ayudar a hacer tu trabajo.

Según Gartner, el mercado mundial del software de RR. HH. creció un 11,7 % hasta los 22.400 millones de USD (aproximadamente 21.100 millones de euros) en 2022. [2]

En Capterra hay 1986 productos de software para recursos humanos, lo que la convierte en una de las categorías de software más grandes que tenemos. Los usuarios también han enviado 12.747 opiniones sobre el software de RR. HH. solo durante el año pasado. [3]

Precios del software de recursos humanos

La mayoría de los precios de los software de recursos humanos se suelen fijar mediante suscripción mensual que se pueden ampliar en función de la cantidad de funciones y el número de empleados que tenga la empresa. Los costes del software de RR. HH. habitualmente oscilan entre 360 USD al mes (aproximadamente 339 €), cuando son sistemas de nivel básico, y 2200 USD (aproximadamente 2072 €) cuando se trata de soluciones más avanzadas.

• Los software de recursos humanos de nivel básico contienen las funciones principales, como la base de datos de trabajadores, gestión de funciones de recursos humanos básicas y elaboración de informes y análisis.
• Las soluciones de recursos humanos más avanzadas que cuestan algo más habitualmente contienen otras características, como los informes personalizables, un portal autoservicio para los empleados y un panel de control de actividades.

El 64 % de los compradores de software de recursos humanos con los que han hablado los asesores de Capterra en el último año están dedicando un presupuesto de entre 5 y 10 USD (4.70 y 9.40 €) por empleado al mes. [4]

Los clientes que vayan a comprarlo por primera vez deben tener en cuenta estos factores:

• Suele haber costes iniciales de implantación, integración y personalización
• El mantenimiento y la asistencia al cliente suelen figurar como costes recurrentes

Si estás buscando ahorrar costes en el software de RR. HH, hay algunas opciones disponibles. Las pruebas gratuitas son muy útiles para probar un tiempo el nuevo software antes de tomar la decisión de compra. Ciertos proveedores ofrecen software de RR. HH. gratis, pero los compradores deben ser conscientes de que, aun así, puede haber costes asociados con la versión "gratuita" del software, como los de mantenimiento y personalización.

Por último, los proveedores de software de recursos humanos pueden ofrecerte descuentos si optas por una suscripción anual en lugar de una mensual.

Características esenciales del software de recursos humanos valoradas por los usuarios

Todas las herramientas de recursos humanos contienen una base de datos de empleados, la gestión de RR. HH. y las características de elaboración de informes y analíticas y la mayoría tienen unas cuantas funciones adicionales en común, como el seguimiento de los candidatos, la gestión de nóminas y los procesos de incorporación.

Características principales del software de recursos humanos

• Base de datos de trabajadores: es posible almacenar y gestionar con total seguridad una base de datos con la información de los trabajadores. El 85 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de recursos humanos: puede automatizar funciones de RR. HH. como las nóminas, la administración de prestaciones y el cumplimiento normativo. El 84 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Elaboración de informes y análisis: ofrece la posibilidad de ver los parámetros importantes de RR. HH. y hacer un seguimiento. El 74 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.

Características habituales del software de recursos humanos

El análisis que hacemos de los datos de opiniones propios revelan que los usuarios también valoran las siguientes características comunes de los software de RR. HH.:

• Seguimiento de candidatos: es posible gestionar las candidaturas a un puesto de trabajo y los currículums a medida que los candidatos van avanzando por el proceso de selección. El 81 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de trabajadores: ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento de los horarios de los empleados, su disponibilidad y su rendimiento en proyectos y tareas. El 81 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Portal autoservicio: se puede contar con una pasarela para que los trabajadores accedan al software de RR. HH. y lleven a cabo tareas o busquen información. El 79 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de nóminas: es posible hacer un seguimiento y procesar las nóminas de los empleados. El 77 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Incorporación: permite automatizar el proceso de contratación legal e incorporación de los nuevos trabajadores. El 73 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Horarios y asistencia: es posible hacer un seguimiento de los horarios del trabajador y el tiempo libre pendiente. El 69 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Retroalimentación en 360 grados: ofrece la posibilidad de recoger y hacer un seguimiento de la información sobre el rendimiento del trabajador procedente de compañeros de trabajo, responsables y subordinados.
• Paneles de control de actividades: es posible visualizar el estado de los procesos que se encuentran en curso, identificar los incidentes que hay en ese momento y hacer un seguimiento de las actividades anteriores.
• Gestión de la compensación: es posible hacer un seguimiento de los presupuestos de compensaciones y optimizar las estructuras de remuneración de los trabajadores.
• Informes personalizados: se ofrece la posibilidad de modificar la distribución y el contenido de los informes de recursos humanos.

Ventajas más importantes de los software de recursos humanos identificadas por los usuarios

Aumento del rendimiento y la eficiencia de los RR. HH.: gracias a la automatización, al mantenimiento de registros digitalizados y a los sistemas autoservicio para los trabajadores, los usuarios afirman que el software de recursos humanos les permite hacer más en menos tiempo.

"Las capacidades que ofrece la plataforma han optimizado de forma significativa nuestras tareas y han contribuido a aumentar nuestra eficiencia en general".

-Mara D., responsable sénior de RR. HH., organización sin ánimo de lucro

Asistencia en el crecimiento de las pequeñas empresas: la gestión de los trabajadores se complica rápidamente a medida que la empresa crece. Los usuarios manifiestan que el software de RR. HH. ha conseguido mantener el ritmo de su crecimiento y les ha permitido ampliar los procesos de recursos humanos sin esfuerzo.

"Nuestra empresa ha pasado de tener 150 trabajadores a 800 en los últimos cinco años y [nuestro producto] sigue siendo un colaborador esencial en nuestro camino hacia el éxito".

-Julie G., responsable de RR. HH. y operaciones, ámbito de la alimentación

Espacio de almacenamiento seguro para los datos de los trabajadores: el software de recursos humanos reduce los errores y los problemas de seguridad asociados con los métodos más manuales, como los archivos en papel y las hojas de cálculo.

"Nos ofrece una base de datos consolidada de información precisa sobre los trabajadores".

-Jessica D., programadora de juegos, software informático

Inconvenientes más habituales de los software de RR. HH. que han identificado los usuarios

Los usuarios que han enviado su opinión recientemente sobre los software de recursos humanos mencionan unos cuantos problemas habituales. Uno de ellos es obtener asistencia técnica puntual para resolver problemas, ya sea con el software en sí o con los servicios asociados, como la gestión de nóminas. Otro de los problemas es el coste; los usuarios que han enviado su opinión mencionan que no son capaces de conseguir un precio asequible o que las características que querrían tener se encuentran en paquetes de pago más caros.

Cuando se trata de llegar a un acuerdo con los proveedores, encontrar una buena asistencia técnica debería ser prioritario. Pregúntales sobre el nivel de asistencia técnica que ofrecen y los costes asociados. También es importante separar las características "necesarias" de las que "queremos"; es necesario centrarse en aquellas opciones que únicamente tienen las funciones que necesitas para mantener los costes al mínimo.

En cuanto a funcionalidades, los inconvenientes más importantes del software de RR. HH. suelen ser la elaboración de informes personalizados y el establecimiento de normas para aprobar o rechazar automáticamente las ausencias de los trabajadores. Si la gestión de las ausencias y la elaboración de informes son importantes para ti, busca menciones de estas características en las opiniones de los usuarios para averiguar si los productos las manejan bien o no.

¿Para qué se usa el software de recursos humanos?

El análisis de un extenso conjunto de opiniones sobre los software de recursos humanos destaca que los casos de uso más habituales son los siguientes:

• Gestión de una base de datos de trabajadores centralizada: las empresas recurren al software de recursos humanos para mantener una base de datos segura que contenga la información de los empleados, como el nombre, el puesto, el sueldo y los detalles de contacto, entre otros aspectos.
• Seguimiento de la asistencia del trabajador y vacaciones remuneradas: el software de recursos humanos puede ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de los horarios de los trabajadores mediante el registro manual del tiempo o la integración con programas de control horario.
• Captación, evaluación y contratación de candidatos a los puestos de trabajo: las empresas recurren al software de recursos humanos para publicar ofertas de trabajo, programar entrevistas con los candidatos, evaluar los currículums y hacer un seguimiento de los candidatos más prometedores a través del flujo de trabajo de selección de personal y contratación.
• Gestión de nóminas automática: en lugar de tener que calcular y emitir manualmente las nóminas, el software de RR. HH. es capaz de calcular la remuneración y las retenciones fiscales con precisión y de enviar los fondos directamente y de forma segura a las cuentas bancarias de los trabajadores.

Los software de recursos humanos habitualmente se encuentran dentro de una de estas dos categorías: la categoría de "recursos humanos básicos" y la de "recursos humanos estratégicos".

La categoría de recursos humanos básicos abarca todos los software de RR. HH. que asisten a las funciones cruciales de recursos humanos que tienen que llevar a cabo las empresas. Entre ellas figuran:

• Sistema de seguimiento de candidatos: publicación de ofertas de trabajo, gestión de solicitudes, evaluación de las opciones de los candidatos y seguimiento de los candidatos a medida que avanzan por el proceso de selección de personal.
• Software de onboarding: automatiza y gestiona el proceso por el que las nuevas contrataciones pasan a ser trabajadores.
• Programas de nóminas: procesan las nóminas, hacen un seguimiento de los costes de las remuneraciones y generan informes importantes sobre las nóminas y los impuestos.
• Software de gestión del tiempo: hace un seguimiento de la asistencia de los trabajadores, sus horarios y las horas facturables de los contratistas.
• Software de administración de prestaciones: inscribe a los trabajadores en las prestaciones que se ofrecen, hace un seguimiento de su uso y elabora informes al respecto.

La categoría de RR. HH. estratégicos abarca los software de recursos humanos que ayudan a las empresas a optimizar su personal o a aumentar la productividad e implicación de los trabajadores. Entre ellos figuran:

• Software de evaluación del desempeño: establece los objetivos individuales de los trabajadores, recoge información en 360 grados y lleva a cabo las revisiones de rendimiento.
• Sistemas de gestión de aprendizaje (LMS): crean, gestionan y administran los módulos de formación de los trabajadores y los de desarrollo de aptitudes.
• Soluciones de motivación para empleados: con ellas se pueden hacer encuestas a los trabajadores para diagnosticar los problemas más habituales que generan insatisfacción en el trabajo.
• Software de gestión de la compensación: optimiza los presupuestos de compensación y permite el pago por el rendimiento.
• Software para planes de sucesión: detecta a los trabajadores con los niveles de rendimiento más alto y desarrollan un marco de liderazgo para el futuro.
• Software de gestión de personal: ofrece la posibilidad de planificar, supervisar y gestionar la asignación y requisitos de personal.
• Software de análisis de recursos humanos: ofrece la posibilidad de acumular los datos de los trabajadores y visualizar las tendencias con el tiempo.

En función de las necesidades de la empresa, es posible que quieras adquirir un sistema de RR. HH. autónomo que solo lleve a cabo una función o prefieras un paquete completo de gestión del talento con el que poder hacer varias cosas.

¿Quién recurre a los software de recursos humanos?

El software de recursos humanos lo usan empresas de todo tipo de sectores para lograr que los procesos de RR. HH. sean más eficientes o porque les falta algún tipo de funcionalidad importante en los modelos que ya están usando.

El personal de recursos humanos es el principal usuario de los software de este tipo, pero no el único. Los responsables recurren al software de RR. HH. para administrar las entrevistas de evaluación del desempeño, aprobar las vacaciones y llevar a cabo el proceso de incorporación de los nuevos trabajadores. Los empleados pueden también recurrir al software de recursos humanos para actualizar sus datos de contacto, ver los comprobantes de pago, inscribirse en las prestaciones o llevar a cabo otras tareas asociadas a los recursos humanos.

Las anotaciones de nuestros asesores relativas a llamadas del último año revelan que los compradores de software de recursos humanos habitualmente proceden de pequeñas empresas con entre 1 y 24 trabajadores y con unos ingresos anuales de 5 millones de USD (cerca de 5 millones de euros) o inferiores. Uno de los perfiles que con mayor frecuencia se pone en contacto con nosotros para preguntar sobre el software de RR. HH. ni siquiera está especializado en esta disciplina, sino que son propietarios de empresas pequeñas que no tienen un departamento de recursos humanos.

Integraciones habituales de los software de RR. HH.

El análisis de nuestra extensa base de datos de opiniones determina que las tres categorías con las que más habitualmente se integra el software de recursos humanos son el software de contabilidad, el software de gestión documental y los programas CRM.

Los compradores necesitan una integración sólida entre los software de RR. HH. y los de contabilidad para poder procesar las nóminas. La integración con los software de gestión documental ayuda a gestionar las páginas de los manuales para empleados y con las descripciones de los puestos de trabajo, mientras que la integración con los programas CRM pueden proporcionar datos de ventas precisos para calcular los pagos de comisiones.

Las necesidades en cuanto a integración variarán en función del tamaño de la empresa, según las conversaciones que hemos mantenido en el último año con los compradores del software de recursos humanos. Mientras que las empresas pequeñas con entre 1 y 100 trabajadores prefieren ligeramente los productos de RR. HH. autónomos (53 %), las empresas más grandes, con 101 trabajadores o más, optan por paquetes más integrados (66 %). Existe habitualmente un aumento gradual a medida que va creciendo la empresa: los clientes comienzan con sistemas autónomos que llevan a cabo las funciones principales de RR. HH, como la gestión de nóminas o los turnos de trabajo de los empleados, y luego amplían los sistemas a paquetes de recursos humanos integrados cuando su departamento de recursos humanos madura.

Existen tanto ventajas como inconvenientes en cada estrategia. La fragmentación de la pila de software de RR. HH. con varios sistemas independientes permite adoptar un sistema de primer nivel para cada función de recursos humanos, pero su integración puede llegar a provocar algunos problemas. Tener un paquete todo en uno de software de recursos humanos evita los problemas con las integraciones, dado que todas las funciones se encuentran alojadas en la misma plataforma, pero puedes tener algún problema con la funcionalidad, porque los paquetes no pueden ofrecer una experiencia de nivel superior en todo.

Independientemente de lo que decidas hacer, lo importante es planificar el aspecto que debe tener tu pila de software de recursos humanos de antemano. Sin la planificación oportuna, es posible que adoptes sistemas que lleven a cabo tareas por duplicado, lo que añade costes, tiempos de formación y vulnerabilidades relacionadas con las lagunas de seguridad innecesarias.

Tendencias recientes del software de RR. HH.

Los asistentes virtuales de recursos humanos toman las riendas de la prestación de servicios: cada vez hay más chatbots virtuales en los sistemas de software de RR. HH. que interactúan con los solicitantes de empleo o con los trabajadores y les responden preguntas, además de llevar a cabo una serie de tareas comunes de características de este departamento. Con la ayuda de la inteligencia artificial (IA), los chatbots pueden ahorrarle al departamento ingentes cantidades de tiempo en la prestación de servicios de recursos humanos. En este sentido, es crucial evaluar las capacidades del chatbot en caso de que este se implemente, así como conocer sus limitaciones antes de comprometerse a adquirirlo. Esto puede prevenir a la empresa de posibles quejas de empleados y solicitantes de empleo.

El desarrollo del liderazgo se convierte en una prioridad: el desarrollo de líderes y responsables es una de las mayores prioridades de 2024 para los líderes de recursos humanos, según la encuesta anual de Gartner sobre las prioridades de RR. HH. [5] En los departamentos de recursos humanos, es posible que los empleados puedan estar teniendo la sensación de estar abrumados o estresados. Para contrarrestar esta situación, los departamentos de RR. HH. pueden recurrir al software para desarrollar módulos de formación para los responsables de equipo, conectar a los responsables con los mentores y hacer un diagnóstico de las áreas en las que están pasándolo peor los responsables.

La transparencia en los pagos se convierte en tendencia: en 2024, el 40 % de los líderes del ámbito de la selección de personal prevén que su empresa compartirá la información sobre el salario en las publicaciones de ofertas de trabajo en todas sus ubicaciones, una cifra que era del 15 % en 2022. [6] La transparencia en cuanto a la remuneración se ha convertido en un factor cada vez más importante para atraer al talento de mayor nivel, de forma que las empresas están aprovechando las plataformas de gestión de compensaciones para garantizar que los sueldos son competitivos en su zona.

Obtén más información sobre cómo puede el software de RR. HH. ayudar a la empresa

• Cómo afrontar el reto de la búsqueda de talento humano cualificado en las pymes españolas
• 5 programas para la evaluación anual del desempeño laboral
• Ayuda a tus empleados a mejorar sus competencias con nuestra plantilla de plan de desarrollo profesional
• La administración de los recursos humanos en la actualidad: retos y oportunidades
• Los 4 mejores programas para publicar ofertas de empleo gratis en España
• Cómo sacar partido a una plantilla de horario de empleados (incluye Excel gratuito)
• Los 5 software de recursos humanos mejor valorados y sus características clave

Fuentes

1. Datos de precio del software de Capterra: solo se incluyen en los análisis de precios los productos con información a disposición del público sobre precios y los productos de software cualificados dentro de la categoría. Las conversiones de divisas se basan en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y pueden diferir de los tipos de cambio actuales. Consulta la metodología completa aquí.

2. Análisis de la cuota de mercado: software de recursos humanos a nivel mundial, 2022, Gartner

3. Datos de opiniones de Capterra: las opiniones de Capterra proceden de usuarios verificados de cada uno de los productos de software. A efectos de este informe, hemos analizado las opiniones del año anterior a fecha de producción. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo. Consulta la metodología completa.

4. Notas de los asesores de Capterra procedentes de llamadas: las conclusiones se basan en las conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra ha mantenido con empresas pequeñas y medianas que buscaban un software de recursos humanos. A efectos de este informe, hemos analizado las interacciones telefónicas del año anterior a fecha de producción. Consulta la metodología completa.

5. En qué se va a centrar RR. HH. en 2024, Gartner

6. Las ocho tendencias que darán forma a la estrategia de adquisición de talento en 2024, Gartner