Programas de contabilidad

Redacción: Alejandra Aranda y Lisa Morris

Información básica para la compra de un programa de contabilidad

El programa de contabilidad simplifica la gestión financiera de una empresa mediante la automatización de tareas, como el seguimiento de lo que se debe (cuentas por pagar) y lo que está pendiente de cobro (cuentas por cobrar), la gestión de las facturas (facturación) y la conservación de unos registros financieros precisos (libro mayor). Integra todas las funciones de contabilidad para ofrecerte una vista en tiempo real del estado financiero.

El programa de contabilidad, por lo general, lo emplea un amplio abanico de profesionales, como los contables, los responsables de los libros de contabilidad, los propietarios de empresas, los responsables del departamento financiero y los equipos de operaciones. Los profesionales utilizan este software para mantener el orden en los libros, supervisar los gastos y elaborar informes sobre el rendimiento financiero de la empresa mientras cumplen con las normativas fiscales.

La mayoría de las soluciones de contabilidad que hay en el mercado tienen un precio mensual, y los planes básicos habitualmente oscilan entre los 12 € y los 273 € al mes y son compatibles con un máximo de cuatro usuarios. Las suscripciones a sistemas premium y más avanzados pueden llegar a costar hasta 456 € al mes. Casi la mitad (47 %) de los compradores de programas de contabilidad con los que han hablado los asesores de Capterra en los últimos dos años asignaron a esta cuestión un presupuesto inferior a los 192 € al mes.

Los compradores que van a adquirir un software de este tipo por primera vez deberían tener en cuenta su presupuesto, el número de usuarios, los casos específicos de uso y las integraciones necesarias al evaluar diferentes opciones. Consultar a las partes interesadas para obtener un listado con las preguntas más importantes puede resultar útil de cara a la búsqueda del sistema que mejor se adapte a tus necesidades. Realiza preguntas como las siguientes:

• ¿Es fácil elaborar informes financieros personalizados, gestionarlos y compartirlos?
• ¿Cuándo y cómo avisa el sistema de que hay errores de conciliación bancaria?
• ¿Se integra sin problemas con los sistemas que ya tiene la empresa para garantizar una conectividad de datos exhaustiva?
• ¿Es sencillo monitorizar los gastos de la empresa y consultar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo?
• ¿Se pueden gestionar con facilidad las facturas de los clientes? ¿Es posible configurar una facturación periódica para clientes recurrentes?
• ¿Cómo monitoriza el software la actividad de los usuarios que hacen contribuciones y de qué manera impone los protocolos de autorización?

¿Qué programas de contabilidad han recibido más opiniones de usuarios?

Capterra identifica los mejores programas de contabilidad en función de una combinación propia de valoraciones de los usuarios y popularidad, lo que ayuda a las empresas pequeñas a encontrar con eficacia el programa de contabilidad que mejor se ajusta a sus necesidades. A continuación se muestran los cinco productos con más opiniones de los usuarios de esta categoría:

Producto Evaluación general Puntuación de popularidad Puntuación de valoración QuickBooks Online 96/100 50/50 46/50 Xero 88/100 41/50 47/50 FreshBooks 87/100 40/50 47/50 Wave 85/100 39/50 46/50 Quickbooks Enterprise 72/100 24/50 48/50

/ Estas valoraciones se obtienen de la combinación de las valoraciones de los usuarios verificados y los datos de popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de valoración: puntuación relativa del software según las valoraciones que han enviado los usuarios a Capterra, normalizada en función de la cantidad de opiniones recibidas y las fechas de publicación más recientes.
• Puntuación de popularidad: popularidad relativa del software según las tendencias de búsqueda en la web y la presencia de los productos en Internet.

¿Qué es el programa de contabilidad?

El software para contabilidad ayuda a las empresas a hacer un seguimiento diario de las finanzas. Es el equivalente a tener un asistente digital que va registrando el dinero que entra y sale de la empresa, clasifica de forma ordenada las transacciones en categorías sencillas y ofrece una vista general de todo el rendimiento financiero de la empresa.

Al recurrir a un software para contabilidad, deja de ser necesario usar hojas de cálculo o registros en papel para hacer el seguimiento de los gastos. El sistema, además, ayuda a registrar todas las transacciones, a crear y enviar las facturas y a preparar informes financieros detallados.

Según las previsiones de Gartner, el mercado de gestión financiera mundial llegará a estar valorado en 24 400 millones de dólares en 2026. [3]

En Capterra hay 1081 productos diferentes en el ámbito de la contabilidad y se han publicado 6762 opiniones verificadas de los usuarios de este tipo de software tan solo en el último año. [4]

Precios del programa de contabilidad

La mayoría de los productos del mercado del software para contabilidad fijan sus precios en función de la suscripción mensual y el precio medio de los planes básicos es de 132 € al mes con entre uno y cuatro usuarios. Las suscripciones a opciones premium y avanzadas suelen costar alrededor de 285 € al mes.

• Los sistemas de contabilidad básicos contienen la función principal del libro mayor, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, la elaboración de informes financieros y las conciliaciones bancarias.
• Un producto premium o avanzado con un coste más elevado habitualmente contiene características adicionales, como hojas de ingresos y balances, seguimiento de los gastos, facturación y gestión de inventario.

Casi la mitad (47 %) de los compradores de software para contabilidad con los que han hablado los asesores de Capterra en los dos últimos años habían asignado un presupuesto inferior a 192 € al mes.

Los clientes que vayan a comprarlo por primera vez deben tener en cuenta estos factores:

• La configuración, la formación y la migración de datos suelen conllevar costes iniciales.
• El mantenimiento y la asistencia al cliente suelen figurar como costes recurrentes.

Algunos proveedores ofrecen versiones gratuitas del software; sin embargo, estos productos, por lo general, cuentan con conjuntos de características mucho más austeros y no son compatibles con grandes cantidades de usuarios.

Además, muchos productos ofrecen la posibilidad de acogerse a pruebas sin coste que permiten a los usuarios probar el software antes de comprometerse a firmar un contrato de pago a largo plazo. Es una buena opción para los usuarios que ya hayan hecho una selección de muy pocos productos y se quieran asegurar de que les gusta el producto antes de tomar la decisión definitiva.

Características del programa de contabilidad valoradas por los usuarios

Todas las herramientas de contabilidad ofrecen las funcionalidades básicas necesarias para hacer balance de los libros de una empresa, como las opciones de libros mayores y la conciliación de cuentas bancarias, y la mayoría tiene otras características comunes.

Características principales de los programas de contabilidad mejor valoradas

• Creación de informes financieros: genera informes para evaluar el rendimiento financiero de la empresa. El 90 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Libro general: también conocido como libro mayor, el libro general es donde quedan registradas y centralizadas todas las transacciones financieras. El 86 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Conciliación bancaria: compara y empareja los registros de contabilidad con los extractos del banco para detectar las discrepancias. El 82 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Cuentas por pagar y por cobrar: hace posible el seguimiento del dinero que la empresa debe a acreedores o proveedores (cuentas por pagar) y del dinero pendiente que los clientes deben a la empresa (cuentas por cobrar). El 77 % de los usuarios considera que la característica de cuentas por cobrar es crucial o extremadamente importante y el 73 % tiene esta misma percepción de la funcionalidad de cuentas por cobrar.

Características comunes del programa de contabilidad mejor valoradas

El análisis que hacemos de los datos de opiniones propios revelan que los usuarios también valoran las siguientes características comunes de los software de contabilidad:

• Balance contable y cuadro de resultados: es posible crear estados de cuenta con información detallada sobre la posición financiera de la empresa incluyendo los activos, las obligaciones y el patrimonio en un momento dado. El 92 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Seguimiento de gastos: mantiene un registro detallado de los gastos cotidianos, como las compras o las facturas, para que se pueda consultar el flujo de fondos. El 80 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Facturación: es posible crear, gestionar y enviar facturas a los clientes y proveedores. El 81 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de nóminas: posibilita la gestión de los procesos de pago de salarios a los empleados, los datos, la información fiscal y la administración de registros con eficacia. El 73 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.

Ventajas más importantes del programa de contabilidad identificadas por los usuarios

Gestión financiera más fluida: los usuarios afirman que el software para contabilidad les ofrece la posibilidad de llevar un control más férreo de las finanzas, ya que pueden supervisar todas las actividades financieras en la misma plataforma y tienen fácil acceso a la información financiera en tiempo real.

«Me gusta su capacidad para centralizar y automatizar todos los procesos financieros, desde la contabilidad y la gestión de activos hasta la planificación financiera y el análisis de datos».

- Mark P., analista financiero en el ámbito de bienes de consumo

Mejora de la colaboración en el equipo: los usuarios valoran el acceso centralizado a los datos financieros, lo que simplifica los procesos de revisión y aumenta la productividad del equipo. Garantiza que tareas como la revisión de facturas y de extractos bancarios sean más rápidas, ya que no hace falta esperar a que alguien envíe los archivos.

«Me gusta que todo el equipo de contabilidad pueda trabajar de forma conjunta y sencilla en los mismos aspectos (facturas, informes, etc.)».

- Hannah H., especialista de RR. HH. y contabilidad en el ámbito del software informático

Apoyo al crecimiento de las empresas pequeñas: los usuarios creen que el software para contabilidad resulta muy útil para apoyar y hacer crecer sus pequeñas empresas, especialmente aquellas soluciones «todo en uno» que cuentan con todas las funciones necesarias en un solo lugar y que son perfectas para las startups. De este modo, se pueden agregar características al software sin problema a medida que la empresa se va haciendo más grande.

«Tiene diversos módulos que te ofrecen la posibilidad de ampliar la implementación a medida que crece la empresa y va cambiando con el tiempo».

- Phillip S., contable sénior en el ámbito de los seguros

Mantenimiento de libros optimizado: los usuarios afirman que con el software para contabilidad se simplifican enormemente los procesos de los libros mayores, ya que las transacciones se detectan automáticamente con las descripciones, de modo que toda la información se encuentra en el mismo lugar y es fácil acceder a ella.

«La función de mantenimiento de libros generales es muy eficaz. Se pueden almacenar todos los documentos relacionados con las finanzas, los archivos, los contratos, las facturas y los recibos de manera organizada para poder acceder a ellos con facilidad».

- Robert M., contable de una organización sin ánimo de lucro

Inconvenientes más habituales de los programas de contabilidad que han identificado los usuarios

Las dificultades operativas son un motivo importante de la percepción negativa que tienen la mayoría de los usuarios que envían opiniones sobre el software de contabilidad. La conectividad lenta, el retardo del sistema y las actualizaciones con fallos que interrumpen el flujo de trabajo son los problemas que los usuarios han señalado con más frecuencia. Estos problemas se agravan si la asistencia al cliente no responde con rapidez o facilita soluciones poco eficaces.

Muchos usuarios, especialmente de empresas pequeñas, han indicado tener dudas sobre los precios. Casi la mitad (47 %) de los posibles compradores que buscaban una solución de contabilidad ya estaban recurriendo a una herramienta para la contabilidad, pero se planteaban cambiar de proveedor por cuestiones de asequibilidad, seguidos muy de cerca por la escasez de funcionalidades.

Para abordar con eficacia estas limitaciones, deberías buscar demostraciones de productos y consultar a los proveedores de software antes de hacer la compra. Por otro lado, casi el 45 % de las herramientas para contabilidad que aparecen en el listado de Capterra ofrecen periodos de prueba sin coste, lo que te permite probar completamente las características básicas y avanzadas a tu ritmo para que puedas encontrar la que mejor se ajusta a tus necesidades.

¿Para qué se usan los programas de contabilidad?

El análisis de numerosas opiniones sobre los software de contabilidad destaca que los casos de uso más habituales son los siguientes:

• Digitalización de los libros generales: las empresas suelen adoptar los software para digitalizar todas las tareas de contabilidad, desde el mantenimiento de registros de ventas hasta la conciliación de extractos bancarios, lo que ayuda a cometer menos errores y a invertir menos tiempo en introducir los datos.
• Automatización de la facturación: el software para contabilidad permite a los usuarios enviar las facturas de forma automática y configurar una facturación recurrente, lo que garantiza tanto la coherencia como la profesionalidad en la gestión de las facturas.
• Seguimiento de gastos: los usuarios aprovechan el software para contabilidad para monitorizar los gastos y los ingresos de la empresa, lo que facilita aprobar o rechazar las transacciones y controlar los presupuestos.
• Gestión de impuestos: el software para contabilidad facilita la búsqueda de los importes que se pueden deducir en las declaraciones (para reclamar deducciones fiscales) y simplifica la preparación de las declaraciones fiscales trimestrales o anuales.
• Perfeccionamiento de los informes financieros: las empresas recurren al software de contabilidad para acortar sus ciclos de elaboración de informes y generar estados financieros con mayor frecuencia y precisión. De este modo se pueden crear informes detallados y personalizados y así tomar decisiones más fundamentadas.

Algunos software para contabilidad se han diseñado especialmente para determinados sectores:

• Software de gestión de operaciones contables
• Software para la contabilidad de concesionarios de automóviles
• Software para contabilidad para construcción
• Software de contabilidad para iglesias
• Software contable de arrendamientos
• Software de contabilidad para organizaciones sin ánimo de lucro

¿Quién utiliza los programas de contabilidad?

El programa de contabilidad es una de las primeras herramientas que las empresas implantan para gestionar las finanzas. Su importancia es máxima en empresas de todos los tamaños y sectores, y ha demostrado resultar muy útil para diversos profesionales que deben hacerse cargo de las responsabilidades financieras, como, por ejemplo:

• Tenedores de libros
• Profesionales de contabilidad
• Peritos contables
• Contables públicos certificados (CPC)
• Directores financieros
• Directores de operaciones

La mayoría de las empresas que se han puesto en contacto con nosotros en busca de información sobre programas de contabilidad en los últimos dos años son propietarios de empresas con ingresos anuales inferiores al millón de dólares y equipos reducidos: cinco empleados o usuarios del software o menos. Entre las empresas con las que hemos hablado, las organizaciones sin ánimo de lucro (15 %) y las empresas de contabilidad (9 %), incluidos los contables públicos autónomos con certificación (CPA), figuraban como los dos segmentos de compradores más importantes en este tipo de software.

Los usuarios clave desempeñan, habitualmente, puestos como el de fundador o propietario, interventor, director financiero y tesorero.

Integraciones habituales del programa de contabilidad

Según el análisis de nuestra amplia base de datos de opiniones, hemos identificado que las tres integraciones más habituales del software de contabilidad son los software para procesadores de pagos, nóminas y CRM. Mediante la integración con estos sistemas tan populares, los usuarios pueden disfrutar de un flujo automatizado de la información financiera con varias fuentes en un sistema de contabilidad centralizado.

La mayoría (68 %) de los compradores prefiere paquetes de contabilidad integrados a los software para contables. Las soluciones «todo incluido» satisfacen un amplio abanico de necesidades de contabilidad, como la facturación, el control de gastos y las nóminas, lo que conduce a una conectividad impecable entre las diversas operaciones empresariales.

Obtén más información sobre cómo puede el software para contabilidad ayudar a la empresa

• Los 3 mejores programas de contabilidad para pymes que simplifican las operaciones diarias

Fuentes

1. Datos de precio del software de Capterra: solo se incluyen en los análisis de precios los productos con información a disposición del público sobre precios y los productos de software cualificados dentro de la categoría. Las conversiones de divisas se basan en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y pueden diferir de los tipos de cambio actuales. Consulta la metodología completa aquí.

2. Metodología de las notas de las llamadas de los asesores de Capterra: las conclusiones se basan en las conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra ha mantenido con empresas pequeñas y medianas en busca de un software para contabilidad. A efectos de este informe, hemos analizado las interacciones telefónicas del año anterior. Consulta la metodología completa aquí.

3. Software Market Insights: Accounting and Finance, Gartner

4. Datos de opiniones de Capterra: las opiniones de Capterra proceden de usuarios verificados de cada uno de los productos de software. A efectos de este informe, hemos analizado las opiniones del año anterior a la fecha de producción. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo. Obtén más información sobre nuestro proceso de verificación de opiniones.