¿Qué es el software de recursos humanos?

El software de recursos humanos (RR. HH.) , también conocido como HRIS (sistema de información de recursos humanos, por sus siglas en inglés) o HRMS (sistema de gestión de recursos humanos, por sus siglas en inglés), ayuda a las empresas a gestionar datos de sus empleados como contacto, asistencia, nóminas, formación y beneficios. La mayoría de sistemas HRMS se integran con programas de nóminas y de seguimiento de contratación/candidatos.

Ventajas del software de recursos humanos

El personal de RR. HH. debe realizar distintas tareas, como registrar los datos de los empleados, gestionar documentación administrativa o administrar el cumplimiento y las nóminas del personal. Si todo este trabajo se hace manualmente, su complejidad y responsabilidad pueden resultar una carga para el personal de RR. HH., especialmente en pequeñas empresas con pocos empleados.

El software de recursos humanos ayuda a tu empresa a automatizar las tareas básicas de RR. HH. para lograr una mayor eficiencia y productividad en los procesos. A continuación se presentan algunas ventajas de las soluciones de RR. HH. que ayudan a aumentar la eficiencia de los departamentos de personal:

• Mejorar la productividad: los procesos de RR. HH. implican distintas responsabilidades administrativas como la gestión de registros de empleados, el cumplimiento y las nóminas del personal. Cuando se realizan manualmente, estos procesos son laboriosos y proclives a errores. Las soluciones de RR. HH. te ayudan a automatizarlos con registros digitales de los datos del personal e información de cumplimiento. Además, también te ayudan a gestionar los procesos de nóminas desde la misma solución, lo que minimiza la posibilidad de errores manuales.
• Acceder fácilmente a la información: el software de recursos humanos permite a los usuarios almacenar información sobre empleados, cumplimiento, evaluaciones de rendimiento y nóminas en una base de datos centralizada y accesible en la nube para todo el personal autorizado. Este repositorio de datos también facilita la implementación de un portal de RR. HH. autoservicio para toda la empresa en el que los empleados pueden acceder a sus registros, como certificados de cumplimiento, nóminas y bajas.
• Mejorar el cumplimiento y la seguridad de los datos: actualmente, las empresas se enfrentan a más riesgos de seguridad de datos que nunca. Estos riesgos pueden ser externos, como el hackeo, o internos, como el robo de datos por parte de los empleados. La filtración de información crítica de RR. HH., como los datos personales y las nóminas de los empleados, podría dar lugar a cuantiosas multas. Por ello, es necesario que el departamento de RR. HH. cuente con estrictas políticas de seguridad de datos. Las soluciones de RR. HH. no solo proporcionan un acceso seguro a los datos, sino que también permiten supervisar las descargas de documentación crítica y contratos que realizan los empleados. Además, las soluciones de RR. HH. basadas en la nube aseguran que la ubicación de almacenamiento de los datos sea conforme a las leyes regionales o globales, como PII o RGPD.

Funciones comunes del software de recursos humanos

• Crear una base de datos de empleados: mantener un registro de todos los empleados que trabajan actualmente en la empresa.
• Gestionar el ciclo de vida del personal: supervisar las diferentes etapas del ciclo de vida de los empleados, como la contratación, la incorporación, la administración de beneficios, el desarrollo del empleado y la retención.
• Gestionar el rendimiento: administrar las evaluaciones de rendimiento (trimestrales, semestrales o anuales) y registrar el resultado de las evaluaciones y los comentarios de los gerentes.
• Facilitar la incorporación: gestionar la incorporación de nuevo personal. Los usuarios pueden supervisar los documentos de cumplimiento y de verificación I-9.
• Mantener un portal de autoservicio: ofrecer a los empleados un portal al que pueden acceder para realizar ciertas funciones, como ver sus datos personales, cargar documentos importantes, consultar las políticas de la empresa y los certificados de cumplimiento, etc.
• Gestionar tiempo y asistencia: permitir a los empleados registrar sus horas de trabajo, anotar su asistencia y solicitar bajas. También puedes exportar estos datos a los programas de nóminas y usarlos para calcular los pagos de los trabajadores contratados.

Consideraciones a la hora de comprar software de recursos humanos

• Tipos de software de RR. HH.: el software de RR. HH. incluye multitud de funciones. Por ello, para los gerentes de RR. HH. de pequeñas empresas puede resultar confuso diferenciar las funciones principales de aquellas accesorias. Según sus áreas principales, los sistemas de recursos humanos pueden categorizarse en los siguientes tipos:

  • Beneficios/nóminas
  • Contratación
  • Rendimiento
  • Formación
  • Talento
  • Personal

Como comprador, debes identificar detenidamente los tipos de software de RR. HH. relevantes para tu empresa y tomar una decisión de compra en consecuencia.

• Analíticas de datos: además de ayudar al personal de recursos humanos en las actividades cotidianas, los sistemas de recursos humanos también facilitan la creación de estrategias de contratación y gestión de personal ofreciendo informes basados en analíticas. Los informes sobre datos históricos del trasfondo de los candidatos pueden ofrecer a los reclutadores una valiosa información para tomar decisiones de contratación importantes. Estos datos pueden indicar, por ejemplo, la experiencia laboral que debe tener un candidato para un determinado puesto o las habilidades necesarias para el mismo. Además, los informes sobre rendimiento del personal en múltiples áreas pueden ayudar a la dirección de tu empresa a evaluar la falta de competencias para que los gerentes de formación preparen planes de capacitación adecuados.

Tendencias relevantes en software de recursos humanos

• Los chatbots están impulsando la automatización en el software de RR. HH.: Gracias a la escala comunicativa que ofrecen, los chatbots son útiles para la contratación, ya que pueden interactuar con candidatos en distintas ubicaciones y zonas horarias. También facilitan el trabajo de soporte de recursos humanos respondiendo las preguntas básicas de los empleados sobre políticas y procesos de RR. HH. A medida que estas tecnologías se abren paso en el espacio de software de recursos humanos, se espera que los chatbots mejoren multitud de procesos de RR. HH.
• Las empresas emplean aprendizaje automático para aumentar la eficiencia de los procesos de sistemas de recursos humanos: el aprendizaje automático está transformando el trabajo del personal de RR. HH., ya que ofrece información en tiempo real y ayuda en los procesos. En la contratación, por ejemplo, el software de recursos humanos puede ayudar a preseleccionar candidatos analizando sus datos y currículums. El aprendizaje automático también puede ayudar a los gerentes a realizar evaluaciones de rendimiento ofreciendo valoraciones sobre distintos parámetros, como opiniones de compañeros, ventas, número de proyectos, etc. Estas soluciones también permiten a los gerentes prever el rendimiento futuro de un empleado a partir de sus datos históricos.