Adopción digital: ¿cómo se adaptan las distintas generaciones al uso de herramientas digitales en el trabajo?

El mundo laboral ha experimentado una transformación única en las últimas décadas, y cada vez más generaciones trabajan juntas en el mismo entorno. Cada generación se comporta de forma diferente con la tecnología en el lugar de trabajo. En Capterra hemos analizado cómo varía este comportamiento de una generación a otra y qué pueden hacer las empresas para adaptarse.

Si hay un denominador común en todas las generaciones es que a su alrededor se emiten diferentes opiniones y clichés. Se habla de que los Baby Boomers lo tuvieron fácil para entrar en el mundo laboral, pero son más conservadores en el uso de la tecnología. Los Millennials o la Generación Z tienen más facilidad para usar la tecnología, puesto que la usaron desde pequeños, pero se han encontrado con más obstáculos para encontrar trabajo. 

Ahora, además, hay otro denominador común para todas las generaciones: por primera vez, Baby Boomers (nacidos entre 1946 y 1964), Generación X (1965-1979), Millennials (1980-1994) y Generación Z (1997 en adelante) conviven en el mismo espacio de trabajo. 

Los equipos multigeneracionales demuestran que la diferencia de edad puede ser un factor muy positivo en las empresas. La diversidad generacional permite que los más jóvenes introduzcan nuevos conocimientos en tecnología y que se conserve la experiencia de los más veteranos.

En Capterra queríamos saber cuál es la adopción digital de los empleados en España de las herramientas de software que su empresa les facilita, y si hay diferencias en el uso de estas herramientas en el trabajo por generación. Para ello, realizamos una encuesta a 987 empleados (89 eran Baby Boomers, 375 eran de la Generación X, 399 Millennials y 124 de la Generación Z) a tiempo completo o parcial que usan un ordenador para sus tareas diarias en el trabajo. Al final del artículo se encuentra la metodología completa.

Trabajo a distancia o en la oficina: ¿qué prefiere cada generación?

Desde la pandemia, ha habido muchas idas y venidas sobre el tema del teletrabajo. Algunos empleados prefieren trabajar desde la comodidad de su casa, mientras que otros sostienen que crear conexiones en la oficina es esencial para un ambiente de trabajo positivo.

En el estudio de 2023 de Capterra sobre flexibilidad en entornos de trabajo y semana laboral de 4 días descubrimos que al 76 % de los que trabajan en la oficina les gustaría tener la opción de teletrabajo.

Sin embargo, ¿es cierta esta preferencia por el teletrabajo en todas las generaciones? En este estudio, quisimos averiguar si los empleados tienen alguna preferencia de modelo de trabajo según su generación:

Los Millennials y la Generación Z son los que más votan por el modelo 100 % virtual, mientras que los Baby Boomers son los que más apostaron por el modelo completamente presencial. Por detrás, un cuarto de los encuestados de la Generación X prefieren el modelo presencial.

Los datos muestran que, en general, todas las generaciones prefieren un modelo de trabajo híbrido por encima de exclusivamente virtual o presencial. Un 62 % del total de empleados encuestados de todas las generaciones votaron por el modelo híbrido. Esto puede ser un factor determinante para las pymes a la hora de buscar talento cualificado.

Ahora que hemos visto cuáles son las preferencias de cada generación, ¿se corresponden las preferencias de los empleados con su modelo de trabajo actual?

En general, los datos muestran que el 38 % de empleados trabajan en un modelo híbrido, frente al 52 % que trabaja de manera presencial, y solo un 10 % hace teletrabajo. Estos datos chocan con las preferencias de los empleados, que apuestan por el modelo híbrido.

El 59 % de empleados creen que pueden realizar sus tareas de forma 100 % remota

Parece ser que los empleados en general prefieren que sus empresas les permitan realizar su trabajo en un modelo híbrido, lo que implica que a veces estén trabajando desde casa. Sin embargo, ¿es una preferencia realista? ¿Se pueden llegar a realizar de forma remota las tareas del día a día? En el estudio de Capterra, el 59 % de empleados encuestados afirmaron que, en su opinión, se pueden gestionar sus funciones profesionales de forma 100 % remota. 

Al contemplar este mismo dato por generación, ¿hay diferencias en las opiniones de una generación a otra?

Observamos aquí una gran diferencia entre la generación con más experiencia y la que se ha incorporado más tarde al entorno de trabajo. Un 42 % de los Baby Boomers piensan que sus tareas se pueden realizar de forma remota, frente a un 73 % de los miembros de la Generación Z. 

Esta diferencia puede significar que aquellas generaciones más veteranas, acostumbradas al trabajo en la oficina, mantienen la creencia de que algunas de sus tareas deben realizarse de forma presencial. Por otro lado, las generaciones más jóvenes han llegado al mundo laboral cuando el modelo híbrido y virtual estaban más asentados, por lo que para ellos puede ser más natural realizar sus tareas de forma remota.

Ahora que sabemos qué cantidad de empleados cree que sus actividades se pueden gestionar de forma completamente virtual, ¿cómo prefieren realizar diferentes actividades específicas? En el siguiente gráfico se muestran los datos generales:

De nuevo, vemos que la mayoría de empleados prefieren el modelo híbrido por encima de los exclusivamente presencial o virtual. La gestión de tareas es la actividad que más empleados prefieren realizar de forma virtual (48 %), seguida de las sesiones de formación (35 %) y la evaluación del rendimiento (32 %). Una pyme podría tener en cuenta estos datos para saber en qué áreas debe reforzar las herramientas digitales que ofrece a sus empleados.

La mayoría de empleados cree que las competencias profesionales dependen cada vez más de la destreza en el uso de software

La UNESCO ha identificado el desarrollo de habilidades digitales como una contribución a la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible. 

Hoy en día, la digitalización en empresas se ha disparado debido principalmente a los avances en tecnologías de comunicación digital y el auge del trabajo remoto. Esta transformación digital en empresas requiere que los empleados también se adapten y desarrollen habilidades digitales para estar al día de diferentes procesos y tecnologías.

La adopción digital en la empresa parece imparable. ¿Creen los empleados que las competencias profesionales dependen cada vez más de la destreza en el uso de software?

Es una realidad que los empleados creen que las competencias profesionales dependen de las competencias digitales. Pero ¿se sienten cómodos con esto aquellos que lo creen? En términos generales, un 23 % dice sentirse incómodo (moderadamente o extremadamente incómodo) y un 77 % dice sentirse cómodo (moderadamente o extremadamente cómodo). ¿Hay diferencias entre generaciones?

El gráfico muestra que aquellas generaciones más cómodas con esta realidad son Millennials y Generación X. Los que muestran más incomodidad pertenecen a la Generación Z y a los Baby Boomers. Ante niveles de incomodidad en la plantilla, vale la pena que la compañía se esfuerce en conocer cuáles son los motivos que la provocan y cómo pueden ayudar a los empleados. En este sentido, una herramienta para hacer encuestas podría resultar útil.

El 91 % cree que hace falta más formación en el uso de herramientas digitales

Según los datos de Capterra, un 56 % de los empleados afirman que el uso de nuevas tecnologías para realizar su trabajo le genera mucho interés, y a otro 37 % le genera cierto interés.

Este alto interés choca con la opinión de los encuestados de Capterra con respecto a la formación en herramientas digitales que han recibido por parte de la empresa: más de 9 de cada 10 empleados que han sido formados o están interesados en recibir formación consideran que la empresa debería esforzarse más.

En el siguiente gráfico se pueden observar algunos de los datos más destacados por generación en torno a la formación en el uso de herramientas digitales en el trabajo:

En primer lugar, destaca que el 40 % de los empleados de la Generación Z tuvieron la iniciativa para recibir este tipo de formación, es decir, la solicitaron a su empresa. Muy por detrás (20 %) están los Baby Boomers que solicitaron formación en herramientas digitales.

Estamos viendo que las diferentes generaciones que conviven en la empresa tienen expectativas diferentes con respecto a la formación que les pueda ofrecer la empresa. Tener en cuenta estos requisitos puede ser crucial para un espacio multigeneracional inclusivo.

¿En qué herramientas digitales se desenvuelven mejor los empleados en España?

La facilidad de uso de las herramientas digitales para los empleados puede variar dependiendo de su roles, habilidades y la naturaleza de sus tareas. En el estudio de Capterra, destacan tres tipos de herramientas digitales que resultan más fáciles de utilizar para los empleados encuestados:

• Procesadores de texto (un 88 % los considera fáciles de usar)
• Herramientas de videoconferencia (un 86 % los considera fáciles de usar)
• Almacenamiento en la nube (un 85 % los considera fáciles de usar)

Sin embargo, existen otras herramientas que también pueden resultar algo difíciles de usar para los empleados. En el siguiente gráfico se detallan aquellas herramientas digitales que más cantidad de encuestados señalaron como “algo difíciles” o “muy difíciles” de utilizar.

Las herramientas de gestión de proyectos son las que los empleados consideran más difíciles de utilizar, seguidas de las de inteligencia artificial y de las herramientas de seguridad. Precisamente estas tres herramientas pueden resultar muy útiles para empresas que:

1. Quieran que sus empleados administren y hagan seguimiento de la gestión de sus proyectos de forma virtual.
2. Busquen crear un espacio digital seguro para los empleados y para la empresa a través de programas de ciberseguridad que protejan los datos.
3. Pretendan automatizar proyectos a través de la tecnología que ofrece la inteligencia artificial para que sus empleados puedan centrarse en otras tareas de mayor valor.

Según los datos de la encuesta, existen ciertos ámbitos que a los empleados les gustaría que su empresa incrementase el uso de las herramientas digitales. Curiosamente, dos de las herramientas que resultan más difíciles de usar para los empleados encuestados pertenecen a estos ámbitos:

• Gestión de tareas (46 %)
• Ciberseguridad (39 %)
• Gestión del aprendizaje (34 %)

¿Cómo ayudar a los empleados a aprender a usar herramientas digitales?

A la hora de crear una estrategia de formación digital a los empleados, las empresas pueden considerar los siguientes consejos:

1. Conocer cuáles son las necesidades de formación de los empleados. Antes de implementar cualquier estrategia de formación en herramientas digitales, es necesario saber cuáles son las necesidades de los empleados y si existen herramientas particulares en función del departamento.
2. Implementar la formación online. La formación virtual se adapta tanto a los empleados que trabajan de manera presencial como a los que teletrabajan. De esta forma, será más fácil que todos los empleados reciban la formación adecuada.
3. Elegir las herramientas de formación adecuadas para la plantilla. Hay varios tipos de herramientas que pueden servir a las empresas para implementar programas de formación. Por ejemplo, existen herramientas de adopción digital que permiten a las empresas formar a sus empleados para las aplicaciones o sitios web de la empresa. Otras herramientas, como las plataformas LMS, permiten crear entornos de aprendizaje y gestionar el contenido de los cursos.
4. Ofrecer y recoger feedback de los empleados tras la formación. Cuando acabe la fase de aprendizaje, vale la pena concertar entrevistas individuales con los empleados para ofrecerles retroalimentación sobre su desempeño en el curso y conocer cómo ha sido su experiencia de formación.

Inclusión generacional y ambición digital como motores de cambio

Con cuatro generaciones conviviendo en la misma plantilla, es normal pensar que existen diferencias en cómo estas generaciones se comportan con la tecnología, y así lo hemos comprobado en el estudio de Capterra. Es importante que la empresa tenga en cuenta las preferencias de cada generación a la hora de interactuar con la tecnología. 

En el momento de elegir nuevas herramientas de software, la empresa debería considerar la relación con la tecnología de los empleados y ofrecer formación a aquellos que más la necesiten.

La tecnología está creando nuevas formas de trabajo y cambiando muchos procesos. Esto puede beneficiar tremendamente a la plantilla, fomentando la colaboración y ayudando a superar barreras generacionales.