La primera parte de este artículo presentó los retos que tienen las pymes en gestión, organización y responsabilidades en relación a la Dirección de Proyectos. Cómo la Dirección de Proyectos debe ser un sistema sencillo y flexible hecho a medida o tailoring, en dónde la metodología, procesos y herramientas se adapten a la empresa y el proyecto.
Esta segunda parte trata sobre cómo se puede aplicar la Inteligencia Artificial (IA) para adaptar e implementar un sistema de Dirección de Proyectos en las pymes.
Evaluar las necesidades del proyecto para ajustar las herramientas y el sistema para realizarlo
La implementación de la Dirección de Proyectos en las pymes mejora significativamente gracias a tecnología que se adapta al tamaño de los proyectos (contenido disponible en inglés).
Un proceso para implementar las prácticas de project management debería identificar objetivos estratégicos, KPIs o factores de éxito, así como las herramientas y técnicas que coincidan con estos criterios. Los propietarios y project managers de pymes deben evaluar sus necesidades generales y ajustar los requisitos flexibles de estas aplicaciones a necesidades concretas.
Los resultados y conclusiones de los estudios consultados coinciden en la necesidad de una gestión de proyectos “básica” o “lite”, mientras que una metodología más formal y estructurada se percibe como un corsé menos flexible que consume recursos y dedicación, lo que representa una desventaja difícilmente salvable para las pymes.
Adaptar la Dirección de Proyectos con la ayuda de herramientas y tecnología de automatización mediante inteligencia artificial deben estar en el corazón de los procedimientos de gobierno y toma de decisiones. Aportando el apoyo a la dirección en la gobernanza.
Esto es clave para salvar el escepticismo inicial de la alta dirección sobre el consumo de tiempo y recursos en procesos percibidos como “mera burocracia”.
Aplicaciones de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes: chatbots, recursos humanos, automatización de proyectos
La relación con los clientes es clave para cualquier organización. En el caso de las pymes, este vínculo es más estrecho y directo por el tamaño de sus estructuras, así como por las relaciones personales entre interesados y equipo de proyecto.
En este sentido, la gestión de las expectativas de los clientes y usuarios es una parte crítica para valorar el éxito de sus proyectos. Los procesos de comunicación son la herramienta principal para gestionar estas expectativas, y la tecnología permite su automatización mediante asistentes de voz. Un chatbot que atiende a los clientes es IA, es un software que ayuda a conocer mejor a los clientes para ofrecerles atención personalizada.
Aunque son las grandes empresas las que más están apostando por la tecnología de los chatbots, en unos años esta tecnología se democratizará llegando a empresas de todos los tamaños y particulares. De hecho, la utilizan ya pequeños negocios donde la atención al cliente es crucial.
También están utilizando IA los departamentos de RRHH en los procesos de selección de personal, gestión del talento y formación.
La lista de tareas que se pueden asignar a la IA incluye pronósticos de rendimiento, estimaciones de tareas y optimización de trabajos. La inteligencia artificial puede hacer suposiciones sobre el desarrollo futuro del proyecto aprendiendo de nuestros datos históricos.
En el área de la automatización de procesos, las grandes corporaciones están investigando en la creación de modelos que apliquen Deep Learning de las máquinas y la IA para mejorar la planificación de los proyectos.
El ejemplo de la constructora Bechtel, con 44.000 empleados y una trayectoria de más de 120 años es un exponente a tener en cuenta. A pesar de las múltiples lecciones aprendidas a lo largo de toda su experiencia planificando y ejecutando proyectos, Bechtel dio un salto cualitativo en la mejora de su productividad cuando empezó a utilizar Deep Learning con todos esos datos históricos. La idea de que las máquinas sean capaces de aprovechar todo ese conocimiento para buscar alternativas a la planificación de los próximos proyectos no fue tarea sencilla.
La compañía ahora utiliza una red neuronal 3D que permite a los equipos de proyecto comparar distintas posibles planificaciones para encontrar la alternativa más productiva. En este caso, es un bot que planifica y analiza diferentes escenarios basándose en las lecciones aprendidas de miles de proyectos anteriormente ejecutados, al tiempo que los humanos se dedican a tareas más atractivas.
Basándose en este principio, las herramientas de gestión de tareas están desarrollando sus propios bots, ayudando a empresas de cualquier tamaño a planificar mejor.
Son una herramienta indispensable para controlar la evolución de los proyectos, asegurando el estado del mismo dentro de los márgenes de tiempo y costes establecidos en sus líneas base.
Las herramientas y las predicciones propuestas por la tecnología también nos facilitan el proceso de toma decisiones durante el control del proyecto para identificar riesgos y activar planes de contingencia en caso necesario para devolver al proyecto a la planificación original.
La comunicación con el resto del equipo de proyecto a través de estas herramientas supone un avance respecto a la asignación de tareas utilizando herramientas no profesionales. El control sobre la información y el enganche con todas las personas involucradas en las tareas facilita un rendimiento mayor del equipo y los recursos asignados al proyecto. Por lo que estas aplicaciones proporcionan opciones de integración con otras herramientas de colaboración y comunicación, conferencias online, chat, calendario, etc.
Los propietarios de las pymes también pueden beneficiarse de las funcionalidades de la IA aplicada de los softwares de gestión de proyectos, siempre y cuando sean versátiles, flexibles y fáciles de implementar. No es necesario investigar y desarrollar costosas soluciones a medida, que estarían fuera del alcance de las pequeñas compañías.
Cualquier empresa puede aprovechar las herramientas de inteligencia artificial existentes ahora mismo en el mercado para aplicarlas a software de gestión de proyectos o tareas.
Al alcance de un clic, algunas de estas funcionalidades pasan por la sincronización de las reuniones de Google Calendar, transcribiendo y compartiendo los resúmenes de las reuniones a través de las aplicaciones más comunes utilizadas para videoconferencias; coordinación de tareas y recursos entre los miembros asignados al proyecto, integrándose en distintas aplicaciones de gestión; administración automática del correo electrónico para asignar los mensajes asociados a cada proyecto, compartiéndola automáticamente con los miembros del equipo interesados; consolidación de la información del proyecto que nos llega a través de distintos canales y aplicaciones, automatizando su registro y clasificación; entre otras muchas. Todas ellas de forma automática e integrada con las distintas aplicaciones que ya estamos utilizando en el día a día.
Impulsar una mentalidad tecnológica
La Inteligencia Artificial establece la importancia de la participación de la dirección: promoviendo una mentalidad abierta que posibilite la experimentación, cultivando el talento y el aprendizaje de nuevos conocimientos Estos directivos impulsan los principios que conectan a las personas con el efecto multiplicador de las máquinas y la tecnología, generando mejores rendimientos en los proyectos:
- Promueven una actitud abierta a los cambios
- Promueven experimentación
- Apoyan activamente el liderazgo
- Incorporan los datos a la estrategia de la empresa
- Cultivan nuevas habilidades en las personas
Las compañías que potenciaban estas cinco áreas demuestran un coeficiente tecnológico que apalanca sus proyectos y ya incorporan muchas de las ventajas competitivas de la aplicación de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos.
PMI denomina un Coeficiente Tecnológico en Gestión de Proyectos, PMTQ (por sus siglas en inglés), como la capacidad de las organizaciones y las personas para integrar las nuevas soluciones tecnológicas.
Para aquellas organizaciones más visionarias en la aplicación de la tecnología a la gestión de sus proyectos, el denominador común es demostrar una curiosidad constante, probando nuevos enfoques y nuevas soluciones tecnológicas con una mentalidad abierta al fracaso.
Aunque tengamos en mente que la aplicación de Inteligencia Artificial supone sustituir a ciertos roles y tareas por robots, máquinas o software, las personas siguen siendo la clave para implantar la nueva tecnología.
Las claves para aumentar este coeficiente tecnológico PMTQ también incluyen el liderazgo inclusivo o colaborativo abierto a todas las personas involucradas en la organización. Asimismo, a los nuevos roles y generaciones con habilidades tecnológicas nativas como los millenials. PMI ya establece las competencias tecnológicas en el set de habilidades que un Project Manager debe tener, añadiendo estas habilidades a las ya conocidas del triángulo del talento.
La contratación de talento pensando en las competencias del futuro será clave para las organizaciones. En el caso de las pymes mucho más teniendo en cuenta el impacto que tiene cada nueva persona en una organización pequeña. La contratación de nuevos perfiles, con habilidades de gestión y tecnológicas que ayuden a implantar soluciones, procesos y herramientas será la clave competitiva para las pequeñas organizaciones que quieran competir en un mercado cada vez más global y digital.
Carlos Javier Pampliega es Arquitecto especializado en la Gestión de Proyecto y Riesgos, en diferentes sectores, es Certified Associate in Risk Management por la George Washington University.
Certificado Project Management Professional (PMP), amplía su ámbito de actuación a otros sectores, incorporando las Metodologías Ágiles de desarrollo de Proyectos como Professional Scrum Master.
Es voluntario del Project Management Institute (PMI) y secretario de la Junta Directiva de su Capítulo en Madrid.
Carlos es consultor y formador en Dirección de Proyectos, su marca personal en las redes es un referente en el ámbito de la dirección de proyectos, autor de numerosos artículos, participa regularmente como ponente en presentaciones y cursos de diferentes Escuelas de Negocio y Universidades, así como en Congresos organizados por PMI.