6 pasos para conseguir que la negociación del contrato de software tenga éxito

Publicado el 23/9/2021 por Taylor Short y Bruno Peláez

Pasos y tips para negociar un contrato de software

Recopila información vital sobre el proveedor y forma un equipo que abogue por tus necesidades en cuanto a software

La empresa ya se ha decidido por un proveedor y es el momento de negociar el contrato de software. Este debate aparentemente sencillo puede ser definitivo en la consecución del acuerdo y a la hora de decidir lo útil que puede terminar siendo el producto para la empresa.

Los proveedores de software quieren que su herramienta te quite trabajo, pero también cuentan con equipos muy formados y con muchas competencias para optimizar los contratos a su favor. Siéntate a negociar como un profesional: Gartner recomienda prepararse con los siguientes consejos para que la negociación de un contrato de software sea óptima y se obtenga el mejor acuerdo posible. En este artículo también presentamos un resúmen de las medidas más importantes que deben tomarse en cada paso (documento disponible en inglés y únicamente para clientes de Gartner).

1. Forma un equipo de negociación

El proveedor va a sentar en la mesa de negociación a su equipo más fuerte, por lo que es necesario que tú formes el tuyo para que se centre en determinados aspectos del acuerdo. Los miembros del equipo variarán en función del tamaño de la empresa y los recursos. A continuación mostramos varios ámbitos en los que centrarse durante la negociación de un contrato de software y aspectos que hay que tener en cuenta en cada uno de ellos:

Ámbito prioritario: Adquisición

Aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Estrategia de negociación
  • Solicitud de creación de propuesta
  • Lista de comprobaciones sobre precios

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Ámbito prioritario: Aspectos jurídicos y contratos

Aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Desarrollo y revisión del contrato
  • Condiciones y requisitos jurídicos
  • Lista de comprobación de términos y condiciones
  • Revisión del contrato y base de datos

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Ámbito prioritario: Necesidades de la empresa

Aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Necesidades de la empresa en comunicación
  • Rendimiento de procesos
  • Requisitos de software y hardware
  • Estándares tecnológicos

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Ámbito prioritario: Desarrollo de aplicaciones

Aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Gestión de proyecto
  • Creación frente a compra
  • Labores de personalización

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Ámbito prioritario: Finanzas y contabilidad

Aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Presupuesto
  • Coste total de la adquisición (TCA)
  • Análisis del coste total de propiedad (TCO)
  • Repercusión financiera y en contabilidad

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Ámbito prioritario: Gestión de proveedores

Aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Relación
  • Cuantificación del rendimiento

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Ámbito prioritario: Seguridad de la información

Aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Política de seguridad de TI
  • Privacidad de datos
  • Cumplimiento de normativas

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Utiliza esta lista para comprobar que tienes a alguien en tu equipo encargado de cada área.

Evidentemente, no todas las empresas tienen personal suficiente para abarcar cada uno de estos ámbitos de forma independiente; si es tu caso, elige a los miembros del equipo más adecuados para que se encarguen de varias responsabilidades.

2. Analiza las tarifas y costes indirectos

Es probable que termines pagando más dinero del que reflejan los precios de la página web del software elegido y, a menos que preguntes directamente, los proveedores no te van a dar detalles sobre los precios reales. Para poder asistir a una negociación con una evaluación real de costes, pregunta sobre estos aspectos de los precios con antelación:

Software

  • Tarifas: Precio de catálogo y precio neto
  • Tipo: Licencia o suscripción
  • Métrica: Por usuario frente a mensual
  • Prestación: En la nube o en las instalaciones
  • Integración: Tarifas por la asistencia del proveedor

Mantenimiento y asistencia técnica

  • Garantía: Duración y vencimiento
  • Opciones: Tipos de cobertura total y precios
  • Descripciones: Detalles sobre la cobertura
  • Descuentos: Opciones de conseguir precios más reducidos

Servicios y formación

  • Opciones: Precios y tiempo/materiales
  • Tarifas: Mixtas o basadas en funciones
  • Métodos: En las instalaciones, a distancia o en línea
  • Pagos: Plazos de pago y dietas de viaje

Tendrás que estudiar en profundidad las métricas de precios del software para obtener los costes más precisos. En función de la configuración de tu empresa en concreto, ciertos métodos de precios de los proveedores pueden ser beneficiosos para ambas partes. Por ejemplo, una empresa cuyo volumen de contratación de empleados es alto y rápido puede obtener un mejor acuerdo de calidad-precio si opta por un modelo de suscripción de software que ofrece una cantidad ilimitada de usuarios por un precio fijo.

Asegúrate de comprobar las contrapartidas de cada método de fijación de precios del software para evitar costes excesivos (documento disponible en inglés y únicamente para clientes de Gartner):

Ventajas y desventajas de las métricas de precios del software

3. Conoce los términos y condiciones

Los términos y condiciones del contrato de software describen los riesgos y las ventajas del contrato. Cada proveedor de software cuenta con diferentes términos, por lo que lo más sencillo es elaborar tu propia lista de comprobación de elementos que son imprescindibles para la empresa.

Estas condiciones variarán en función del método de implementación, ya sea una instalación del software de forma local o el uso de software en la nube.

A continuación presentamos una serie de ejemplos de los términos y condiciones más habituales de ambos tipos de implementación de software:

Software instalado de forma local

  • Métricas de precio definidas
  • Plan claro de recuperación del servicio
  • Límite en las prórrogas de la renovación del mantenimiento
  • Derecho a llevar a cabo auditorías
  • Coste de cambio de hardware
  • Protección de la agrupación y del cambio de nombre

SaaS y software en la nube

  • Protección del precio de renovación
  • Penalizaciones aceptables en caso de fallo del servicio del proveedor
  • Derecho a la personalización, las pruebas y el desarrollo
  • Condiciones de seguridad y privacidad de datos transparentes
  • Servicios de asistencia técnica definidos
  • Derechos para pasar a un software con instalación local

4. Descubre las motivaciones del proveedor para conseguir cierta ventaja

Con toda probabilidad, el proveedor recogerá información sobre la limitación de tu presupuesto, la forma de pago que utilizarás al comprar el software, quién será la persona responsable de aprobar el acuerdo y quién tomará la decisión definitiva.

Todo ello aporta al proveedor una gran cantidad de detalles que aprovechará a su favor en el acuerdo, pero tú también puedes hacer preguntas que pongan de manifiesto la motivación del proveedor para garantizar que cuentas con la misma ventaja.

Plantéate preguntar lo siguiente al proveedor o al el agente de ventas que lleva tu cuenta:

  • ¿Qué tipo de sueldo tienes, con comisión directa o salario base y comisión?
  • ¿Consigues bonificaciones durante el año? ¿En qué momento recibes la bonificación más cuantiosa?
  • ¿Te compensan más por vender unos productos que otros? En ese caso, ¿qué productos te compensan mejor y cómo funciona el programa de incentivos?

Cuando hayas recogido esta información, analiza si los siguientes factores te pueden dar alguna ventaja:

Ten en cuenta el cierre del ejercicio fiscal. ¿Alguno de tus proveedores está presionándote para que cierres el acuerdo en breve? Los equipos de ventas suelen ser agresivos, pero la presión aumenta exponencialmente cuando se acerca el cierre del ejercicio fiscal de la empresa, y la tuya también deberá ser mayor.

Siempre es útil prolongar las conversaciones sobre el software hasta el final del trimestre o del ejercicio fiscal para sacar el máximo partido de la urgencia que tiene el proveedor y conseguir un acuerdo más favorable: es más sencillo obtener precios especiales o descuentos cuando el equipo de ventas tiene la necesidad de cerrar el último acuerdo del trimestre o del año.

¿Tu proveedor es una startup? El crecimiento del software basado en la nube (información disponible en inglés) ha provocado el nacimiento de cientos de pequeñas startup proveedoras de software que pueden ofrecer condiciones y contratos más flexibles que las empresas más grandes de la competencia. Una startup proveedora de software más ágil puede ser perfecta para tus necesidades funcionales y de presupuesto.

Esta startup puede estar preparándose para captar financiación; si es el caso, es posible que el proveedor quiera aumentar la cantidad de clientes y de ingresos antes de una serie de rondas de financiación, algo a lo que puede sacar partido la empresa para negociar un acuerdo más favorable.

En función del tamaño y el tipo de empresa de software, es posible encontrar información detallada sobre la financiación, las adquisiciones y los inversores en Crunchbase para poder aprovecharla durante la negociación.

5. Identifica las opciones ideales mediante una plantilla de puntuación

Con los criterios que aparecen en la siguiente tabla puedes puntuar algunas de tus opciones de software preferidas y compararlas entre sí. De este modo, sabrás exactamente lo implicado que debes estar en la consecución del acuerdo o si debes retirarte de la negociación.

Puntúa los criterios con números del 1 al 5 y otorga mayor importancia a las consideraciones principales a la hora de calcular los ganadores. En el caso de tus proveedores de software, utiliza todas las que necesitas:

  • Precios
  • Tarifas de licencia
  • Costes de personalización e implementación
  • Tarifas de mantenimiento
  • Costes de formación
  • Funciones y características obligatorias (y las que te gustaría tener)
  • Requisitos de funcionamiento (compatibilidad y movilidad)
  • Integraciones
  • Capacidades en cuanto a asistencia técnica y formación
  • Riesgos de los términos y condiciones

6. Prepárate para abandonar la negociación

Una vez que hayas puntuado a cada proveedor, revisa los términos y condiciones y averigua todos los intereses, tanto los del proveedor como los de la empresa, para saber en qué momento te puedes permitir levantarte de la mesa de negociación para sopesar otras opciones viables.

La lista de requisitos y de alternativas válidas te ofrece la posibilidad de abandonar la negociación con los proveedores que han obtenido puntuaciones más bajas cuando esta no está tomando la dirección que te interesa. Si abandonas algunas de las negociaciones, tómate un tiempo para recomponerte con el equipo:

  • Vuelve a definir las expectativas
  • Refuerza las técnicas de negociación
  • Decide si merece la pena avanzar con la segunda mejor opción de software

En cada uno de los debates aprenderás a sacar más partido a tus estudios y a responder mejor a las preguntas y las estrategias más duras de los proveedores.

Recopila los mejores recursos para la negociación en cuanto al contrato de software

Asegúrate de que la empresa está preparada para mantener la conversación más importante que ha surgido hasta ahora en cuanto al software. En resumen, forma un equipo de negociadores, descubre los costes indirectos y las condiciones de contrato que son aceptables; a continuación, desarrolla una estrategia de negociación eficaz que devuelva la presión al proveedor.

Si vas a poner en marcha el proceso, deberías analizar las opiniones de usuarios reales y programar unas cuantas demostraciones de software. A continuación, sigue los pasos mencionados en este artículo desde el principio de forma que puedas personalizar tu estrategia de negociación para cada proveedor.

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Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.

Sobre la autora o el autor

Content Analyst, experto en tecnología. Actualmente especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos y texto o dibujando un laberinto.

Content Analyst, experto en tecnología. Actualmente especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos y texto o dibujando un laberinto.