5 prácticas que facilitan la adopción del software desde el inicio

Elegir el software adecuado puede determinar el crecimiento o estancamiento de una pyme. En el Estudio internacional sobre tendencias de compra de software de Capterra 2026, descubrimos ciertos factores que determinan el éxito o fracaso de las empresas a la hora de adquirir un software. Conoce cuáles son estos factores y explora los hábitos que determinan la adopción exitosa de software.

La elección de la herramienta adecuada agrega eficiencia, libera recursos y fomenta la madurez operativa. De hecho, puede marcar la diferencia entre cumplir con los plazos, alcanzar los objetivos de ingresos o lanzar un producto a tiempo. Sin embargo, la mayoría de los compradores no lo está haciendo bien.

A nivel internacional, dos tercios de los compradores experimentan interrupciones, arrepentimiento o ambas cosas después de una compra. Asimismo, el arrepentimiento de compra casi siempre va precedido de una interrupción inesperada de la implementación. Los compradores de software decepcionados tienen el doble de probabilidades de gastar más en software en el próximo año, y casi la mitad reemplazará su compra por un producto diferente.

Para elaborar el Estudio de tendencias de compra de software de Capterra 2026* hemos encuestado a más de 3.300 responsables de la toma de decisiones de software a nivel mundial. Al analizar los resultados obtenidos, hemos descubierto que hay cinco hábitos clave que conducen a mejores resultados. Cada hábito mejora el proceso de compra por sí solo, pero juntos, fomentan decisiones más rápidas e inteligentes y una adopción más fluida.

Cómo lograr una adopción de software fluida en la empresa

Las empresas adoptan continuamente software nuevo para reforzar flujos de trabajo, respaldar el crecimiento y mantenerse competitivas. Sin embargo, solo el 34 % compradores de software a nivel mundial está satisfecho con su inversión. 

Esto se explica por múltiples razones, pero la mayor lección proviene de los errores que los compradores de software cometen y las tácticas de aquellos que terminan satisfechos con su adquisición.

En nuestro estudio de Capterra, descubrimos dos tipos clave de compradores de software: 

• Compradores de software exitosos:el 34 % de los encuestados que encontraron el software adecuado para sus necesidades.
• Compradores de software decepcionados:el 40 % de los encuestados que experimentaron interrupciones inesperadas en la implementación seguidas de arrepentimiento de la compra.  

El resto de los compradores experimentaron arrepentimiento sin interrupción (5 %) o interrupción sin arrepentimiento (21 %).

Por qué es importante evitar el arrepentimiento en 2026

Existe una fuerte conexión entre la interrupción y el arrepentimiento: casi todos los compradores arrepentidos (89 %) también experimentaron una interrupción inesperada de la implementación. 

Piénsalo: ¿estarías satisfecho con una nueva herramienta si te encontraras con retrasos debido a problemas de integración, dificultades de configuración o una curva de aprendizaje pronunciada? Probablemente no. Por lo tanto, evitar interrupciones en la implementación es clave para evitar el arrepentimiento de compra y tener éxito.

Las inversiones decepcionantes en software conllevan un impacto financiero. Si bien aproximadamente el mismo porcentaje de compradores exitosos y compradores decepcionados planea gastar más en software en 2026, los compradores decepcionados tienen el doble de probabilidades deaumentar su gasto en más del 15 % año tras año. Es probable que gran parte de ese presupuesto se destine a reemplazar compras decepcionantes.

En las siguientes secciones, exploraremos los cinco hábitos de los compradores exitosos y daremos algunas recomendaciones sobre cómo incorporar estrategias exitosas en tu próximo recorrido de compra de software.  

1. Define resultados y requisitos claros con antelación

Los compradores de software exitosos no dejan el éxito al azar: planifican con anticipación. 

Es más probable que los compradores exitosos tengan una visión clara de lo que quieren lograr con su nueva inversión. Para lograr sus objetivos, son capaces de identificar las funcionalidades requeridas y de establecer límites sobre cuánto gastarán. 

Asimismo, las decisiones no las toman solos. Suelen formar un equipo de toma de decisiones para seleccionar su nuevo software, en lugar de depender de un único responsable de la toma de decisiones. Este equipo suele incluir a los líderes ejecutivos y de TI como partes interesadas.

Del mismo modo, los compradores deben priorizar las herramientas que se integran con su pila tecnológica existente. Utilizar una lista de verificación para evaluar si un producto de software se ajusta a las necesidades y a la realidad operativa de tu empresa puede resultar útil. Los problemas de integración son el tipo más común de interrupción de la implementación y pueden provocar pérdida de productividad, entrada manual de datos e inconsistencias en todas las plataformas. Además, el tiempo de inactividad y los errores debidos a problemas de integración pueden obstaculizar los planes de crecimiento agresivos. 

A medida que interactúes con los proveedores más adelante en tu recorrido de compra, pregúntate si su software incluye integraciones nativas o de terceros con las herramientas de tu pila tecnológica y reconsidera los proveedores que no ofrecen ninguna opción de integración.   

2. Solicita la opinión de expertos del sector

Los compradores exitosos confían en la información de expertos del sector y en las reseñas verificadas para reducir sus opciones. 

No todas las fuentes de información sobre proveedores de software y productos son igualmente fiables, y el éxito de tu compra está directamente relacionado con la calidad de la información en la que confías para crear tu lista de proveedores de software. 

Puede resultar tentador externalizar por completo la investigación de productos a herramientas de IA generativa (GenIA) como ChatGPT, pero los resultados de la IA generativa pueden ser incorrectos. De hecho, descubrimos que los compradores decepcionados tienden a confiar más en la IA generativa y los foros, que pueden proporcionar información menos fiable o relevante. Por otro lado, los compradores exitosos confían menos en la IA generativa para desarrollar su lista de preseleccionados y, en cambio, favorecen las ideas de expertos del sector y sitios de revisión/comparación de software.

3. Toma decisiones claras para no perder el ritmo

Los usuarios que implementan un nuevo software sin fricciones organizan el plan de adopción con el fin de evitar que se alarguen los tiempos de decisión.

Los compradores exitosos empiezan el proceso de compra con un plan para que puedan avanzar rápidamente en la investigación de sus productos sin tener que retroceder para determinar los resultados, el presupuesto o los requisitos deseados. Esta preparación permite a la mayoría de los compradores exitosos tomar una decisión final de compra en solo tres meses.

El esfuerzo inicial por comprender adecuadamente los objetivos y requisitos parece dar sus frutos a los compradores satisfechos a nivel mundial. Además, mantener ese enfoque en esta etapa también da sus frutos, ya que la gran mayoría (92 %) de los compradores satisfechos tienen listas más precisas de 5 proveedores o menos después de realizar la investigación, mientras que esta cifra se reduce al 80 % en el caso de los compradores decepcionados, cuyo grupo insatisfecho tiene listas ligeramente más largas y menos definidas.

Los datos de nuestro análisis comparativo entre compradores satisfechos y compradores decepcionados muestran que una búsqueda más breve suele dar mejores resultados. Esto se debe principalmente a la preparación mencionada en la sección anterior. Sin embargo, una desventaja clara de no definir los requisitos es que el proceso es más largo, menos decisivo y más propenso a generar arrepentimiento.

4. Evita arrepentimientos: revisa los términos antes de decidir

Los compradores exitosos valoran la negociación del contrato como un factor en la decisión final de compra. 

En la etapa previa a firmar un contrato de software, hay ciertos aspectos que un comprador de software debe tener bajo control:

• Las partes interesadas están alineadas en cuanto a los requisitos y expectativas, incluido el presupuesto
• La lista de proveedores se ha reducido a partir de la información de expertos
• Las mejores opciones ya están decididas gracias al conocimiento obtenido a través de demos o pruebas gratuitas

Llegados a este punto, el comprador exitoso debe comprender bien cómo funciona el software dentro del contexto de su presupuesto y los sistemas de software con los que ya cuenta.

Al implementar el software, concéntrate en las áreas clave que se ajusten a las necesidades de tu empresa:

• Aclara los niveles de servicio: define las garantías de tiempo de actividad, los tiempos de respuesta del servicio de asistencia y las sanciones por incumplimiento.
• Revisa las condiciones de renovación: comprueba si hay cláusulas de renovación automática y negocie la flexibilidad para ampliar o reducir el servicio.
• Conoce las opciones de salida: asegúrate de que la propiedad de los datos y los derechos de migración estén claros si decide cambiar de proveedor más adelante.
• Gestión del cambio: crea un equipo de implementación formado por las partes interesadas para gestionar el proceso de implementación del software.
• Configuración: ajusta la configuración del software para que se adapte a los flujos de trabajo de la empresa y a las expectativas de los principales usuarios. 
• Migración de datos: asegúrate de que los datos sean legibles para el nuevo sistema y estén listos para ser transferidos de forma segura.
• Pruebas: realiza una prueba experimental de una tarea común que el software deberá realizar antes de su puesta en marcha.

Asegurarse de que los puntos anteriores se aborden y se tengan en cuenta antes de la implementación evitará posibles interrupciones, fallos, resistencia del personal y falta de aceptación.

5. Haz una compra inteligente y una implementación fluida

La adopción exitosa comienza temprano: los compradores que alinean sus objetivos, utilizan los conocimientos de expertos y compañeros, y planifican la implementación evitan costosos retrasos y lamentaciones.

Lla firma de un contrato de compra es solo el comienzo del proceso de adopción exitosa de software. 

No dejes las interrupciones al azar. Crea un plan de implementación para evitar arrepentimientos. Más de la mitad de los usuarios exitosos desarrollan un plan de implementación para su nuevo software una vez que han reducido su lista de candidatos. 

Pasos para garantizar una implementación fluida:

• Define objetivos claros: documenta qué significa el éxito para tu empresa y compártelo con tu equipo de implementación.
• Asigna funciones y responsabilidades: identifica quién dirigirá el proyecto, gestionará la comunicación con los proveedores y formará a los usuarios finales.
• Establece plazos realistas: divide la implementación en fases con plazos alcanzables para evitar precipitarse en los pasos críticos.
• Planificar la gestión del cambio: comunicarse con los empleados desde el principio y con frecuencia para reducir la resistencia y fomentar la adopción.
• Prepárate para la migración de datos: hay que auditar los datos existentes, limpiarlos y confirmar su compatibilidad con el nuevo sistema antes de la transferencia.
• Realiza pruebas antes de la puesta en marcha: haz pruebas piloto en los flujos de trabajo principales para detectar problemas antes de la implementación completa.

Los datos son claros: la adopción exitosa de software no es accidental. Solo uno de cada tres compradores evita la interrupción y el arrepentimiento, pero aquellos que lo hacen siguen cinco hábitos clave: definir los requisitos con anticipación, buscar la opinión de expertos y pares, preseleccionar de manera decisiva, negociar en sus términos y ejecutar un plan de implementación. Estos comportamientos ayudan a las pequeñas y medianas empresas a obtener valor más rápido y con menos riesgo.