Cómo hacer un plan de trabajo infalible

Este artículo se publicó el 25 de octubre de 2019 y se ha actualizado el 24 de octubre de 2023.

Empezar un proyecto sin un plan es como hacer un viaje sin un mapa. Puede que al final llegues adonde quieres ir, pero no sin perder mucho tiempo y dinero. En este artículo aprenderás a hacer un plan de trabajo en 5 pasos y a sacarle el máximo partido a las estrategias y herramientas de gestión de proyectos.

En la emblemática serie de televisión de los años ochenta El Equipo A, el líder del equipo, Hannibal, solía saborear la satisfacción de una misión exitosa pronunciando su frase estrella: "Me encanta que los planes salgan bien".

En realidad, nunca llegamos a ver qué había detrás de esos planes magistrales, aparte de un montón de disparos que nunca alcanzaron a nadie y algunas soldaduras de piezas de desguace en un viejo almacén. Nunca vimos a Faceman o a B.A. Baracus poner en marcha su software de gestión de proyectos para elaborar estos planes tan dudosos.

Pero cualquier buen gestor de proyectos sabe que no hay proyecto que tenga éxito sin un plan de trabajo sólido detrás. Por eso tenemos que completar lo que Hannibal y l Equipo A dejaron a la imaginación: cómo hacer un plan de trabajo infalible.

¿Cuál es la importancia de la gestión de un proyecto?

La gestión de proyectos es importante porque implica una optimización de los recursos, aporta una visión detallada de las tareas e incrementa la eficiencia. Cada cliente es diferente y tiene metas específicas que alcanzar. Si conseguimos planificar un proyecto de forma eficaz, ayudaremos a estos clientes a cumplir sus objetivos específicos, lo que nos ayudará a conseguir oportunidades de crecimiento.

Una buena gestión de proyectos garantiza que los objetivos establecidos del trabajo o tareas a realizar estén alineados con los objetivos de la empresa. La importancia de la gestión de un proyecto radica en la necesidad de adaptar el trabajo de la empresa a las necesidades estratégicas del negocio. Esto puede beneficiar a la empresa con una optimización de los gastos y una alineación de los objetivos propuestos.

Para evitar riesgos y gastos adicionales, en este artículo te mostramos los 5 pasos de cómo hacer un plan de trabajo para realizar tu proyecto.

Antes de empezar: consejos para hacer un plan de trabajo

Cuando un proyecto no se controla, define o documenta correctamente se puede producir el “síndrome del lavadero” (scope creep en inglés). Esto puede provocar que el proyecto se aparte de los objetivos originales. Y lo peor de todo: que se sobrepase el presupuesto y se incumplan las fechas de entrega.

Una buena gestión empresarial implica la elaboración de un plan de proyecto antes de ejecutar las tareas clave. Por ejemplo, antes de empezar a escribir el código de programación, cambiar los diseños de la web o iniciar una estrategia de ventas, es importante establecer una hoja de ruta. Esto permitirá a la empresa fijar el objetivo general y las expectativas.

Estas son algunas de las claves que debes tener en cuenta antes de empezar a hacer un plan de trabajo:

• Cuenta siempre con unos objetivos claros para saber qué resultados queremos medir.
• Define bien los recursos que se necesitan y las personas involucradas en cada una de las tareas.
• Establece un plan de contingencia en caso de que surjan problemas para cumplir los objetivos planteados.
• Añade un margen de tiempo en el calendario para cada una de las tareas por si surge algún imprevisto.

Cómo hacer un plan de trabajo para tu proyecto en 5 pasos

Paso 1. Define tu proyecto

Comienza siempre por definir lo que estás tratando de conseguir de verdad. Tanto si es para iniciar un emprendimiento, lanzar una estrategia para aumentar las ventas o un nuevo canal de marketing, será necesario definir el proyecto con la información necesaria.

Hay 6 elementos clave para definir el proyecto:

1. Objetivos. Es decir, las metas que se quieren alcanzar con este plan de trabajo, tanto a nivel externo (beneficios, cuota de mercado, satisfacción del cliente, ventas…) como interno (mejora de la infraestructura, optimización de procesos y tareas, retención de empleados, reorganización de las tareas de marketing… ). Utiliza objetivos SMART (es decir, objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo). Tener estos objetivos bien definidos ayudará a medir los resultados obtenidos.

2. Alcance. No importa lo detallado que sea tu plan o tus objetivos, tu proyecto experimentará cambios con los que tendrás que lidiar. En lugar de tratar de identificar todo lo que está incluido en el alcance de tu proyecto, resultará más sencillo identificar qué está fuera del alcance. Es un buen momento para realizar un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de nuestro plan de trabajo.

3. Criterios de éxito. ¿Qué determinará si este proyecto es un éxito o un fracaso? Vuelve a revisar tus objetivos durante este paso. Los criterios habituales para determinar el cumplimiento de objetivos son que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto, que el producto final cumpla con un cierto nivel de calidad y que resuelva un problema de negocio específico.

4. Entregables. Enumera las tareas entregables esenciales de tu proyecto. Algunos ejemplos podrían ser una aplicación móvil para tu negocio, un plan de marketing anual detallado o un nuevo sistema de nóminas para tus empleados. Sé tan minucioso como puedas.

5. Requisitos. Decide qué necesitas (recursos, personal, presupuesto, tiempo…) para llevar a cabo las tareas y cumplir con los objetivos del proyecto, y haz un registro de todo. Consulta a todas las partes interesadas o involucradas en las tareas para asegurarte de que no te olvidas de nada.

6. Calendario. Puedes utilizar una plantilla de cronograma  para determinar la fecha límite de tus objetivos, así como qué tareas se deben entregar y cuándo. Luego utiliza esta estructura para definir la planificación estratégica: el calendario base, los hitos del proyecto, las metas y los plazos. Tanto si se trata de un proyecto de un mes de duración como de un plan anual, el calendario ayudará a organizar el trabajo y las tareas del equipo de forma eficaz.

Paso 2. Identifica riesgos, suposiciones y limitaciones

Identificar los posibles obstáculos y contratiempos antes de que se produzcan puede ayudarte a navegar por aguas difíciles. Anticiparse a los posibles riesgos puede ayudar a acelerar el cumplimiento de objetivos. Esto es válido tanto para el ámbito empresarial como para el ámbito académico.

En esta etapa del plan de trabajo, nombra a un miembro del equipo responsable de la gestión de riesgos. Dependiendo del volumen del proyecto, la cantidad de tareas y de la magnitud de los objetivos, esta persona podrías ser tú mismo, el project manager u otro líder del proyecto. Lo importante es que alguien se encargue de supervisar cualquier riesgo que hayas identificado (por ejemplo, no cumplir con las fechas límite, sobrepasar el presupuesto o que queden tareas pendientes). 

El software de gestión de proyectos puede hacer que la gestión de riesgos sea cosa de niños con una definición precisa del proyecto.

Esta fase (y la planificación del proyecto en general) no es solo para tratar de adelantarse a posibles situaciones de caos. También es esencial documentar algunas suposiciones o limitaciones a medida que aparecen, como los recursos disponibles para llevar a cabo las tareas o la fuente de financiación del proyecto.

Si el proyecto debe completarse durante las horas de trabajo habituales (sin recurrir a horas extras) o con recursos ya disponibles para tareas específicas, es importante que tu equipo lo sepa.

Paso 3. Organiza a los miembros de tu proyecto

Este paso es la esencia de cómo hacer un plan de trabajo para tu proyecto, después de todo, la gestión de proyectos consiste en gran medida en la gestión de personas. Cuanto más detallado sea el trabajo que efectúes en los pasos 1 y 2, más fácil será este paso.

Organizar tu proyecto significa identificar y documentar los aspectos siguientes:

• Cliente. ¿Quién recibirá el producto final? ¿Se trata de un usuario interno o externo?
• Partes interesadas. Las partes interesadas son las personas o los grupos interesados en la correcta consecución del proyecto. La identificación de las terceras partes contribuirá al plan de comunicación de tu proyecto.
• Funciones y responsabilidades. Define la jerarquía organizativa del proyecto. ¿Quién tiene la última palabra en la toma de decisiones? ¿Quién se encarga de la comunicación con el cliente? ¿Quién supervisa las tareas necesarias, el presupuesto y el calendario en la herramienta de gestión de proyectos? ¿Quién se ocupa de llevar a cabo las actividades?

Paso 4. Enumera los recursos de tu proyecto

En el primer paso del plan de trabajo identificaste algunos requisitos muy exigentes que se necesitan para finalizar con éxito el proyecto, y en el tercer paso identificaste los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades y gestionar el trabajo. Ahora ha llegado el momento de centrarse en los recursos específicos que se precisan para comenzar a trabajar.

Algunos ejemplos de recursos del proyecto podrían ser:

• Tecnología (ordenadores, software, dispositivos móviles)
• Salarios
• Vehículos
• Materiales físicos

Haz una lista de todos los recursos que necesitarás, junto con sus costes, para informar al equipo encargado del presupuesto y recursos. Siempre y cuando las cifras sean correctas, tus herramientas de planificación de proyecto se ocuparán del trabajo complicado de esta etapa. Puedes elegir un software que cuente con una plantilla para administrar recursos para que te sea más fácil la documentación en esta etapa del proyecto.

Paso 5. Fija un plan de comunicación del proyecto

Bueno, ahora sabes cómo hacer un plan de trabajo y seguramente ya tienes un proyecto claramente definido con su calendario, actividades, presupuesto, metas, recursos y equipo. Es hora de ponerse a trabajar, ¿verdad? Pues no. Todavía no tienes un plan de comunicación.

Una buena comunicación puede ser un factor determinante para el éxito del proyecto. No debemos dar por sentada una buena comunicación en equipo, ya que esto podría ser el error de suposición que tire por tierra todo el proyecto.

La razón es que todo (cumplir con los plazos de entrega, mantenerse dentro del presupuesto, etc.) depende de la comunicación entre los miembros de tu equipo, con las partes interesadas y con los clientes.

Un buen plan de comunicación del proyecto debe incluir lo siguiente:

• Objetivos de la comunicación. ¿Cuál es el objetivo final del mensaje concreto? ¿Estás tratando de averiguar si un equipo específico tiene recursos suficientes o avisando a un líder de equipo que una fecha límite importante está cerca? Primero debes definir qué quieres conseguir y luego dejarte guiar al redactar el mensaje antes de pulsar el botón de enviar.
• Público objetivo. ¿Quién debe incluirse en las comunicaciones? Por ejemplo, puede que no haya que incluir al CEO de la empresa en las actualizaciones habituales de los hitos, pero habrá que consultar con él si el proyecto está sobrepasando el presupuesto.
• Contenido clave para la comunicación. Cuando te comunicas con el equipo del planning de trabajo, ¿qué información debe incluirse siempre? Tal vez envías cada semana una actualización de estado que incluye el progreso a los próximos hitos a todas las partes interesadas clave, recordatorios de las fechas límite importantes y el estado del presupuesto/calendario. Documenta esa información en tu plan de comunicaciones. Vale la pena aquí contar con una lista de respuestas a preguntas frecuentes que puedan surgir.
• Método de comunicación y frecuencia. ¿Cómo se llevarán a cabo las comunicaciones de rutina del equipo y con qué frecuencia? ¿Cada semana el viernes por la mañana o cada dos semanas el lunes por la tarde, por ejemplo? ¿Por correo electrónico o mediante una herramienta de colaboración? Define esta información al comienzo del proyecto y sé coherente con tu decisión.

Una buena planificación de trabajo marcará la diferencia en los resultados

Si notas que tus proyectos tienden a descontrolarse, si tienden a sobrepasar el presupuesto, si no se cumple con los plazos o no se entrega un producto final de éxito, es probable que la culpa sea, al menos en parte, de una mala planificación.

Si sigues nuestros 5 pasos de cómo hacer un plan de trabajo y defines con claridad el proyecto, identificas los riesgos, formas el equipo, reúnes los recursos necesarios y redactas un plan de comunicación adecuado, marcará una gran diferencia