Cómo hacer un plan de trabajo infalible

Publicado el 25/10/2019 por Andrew Conrad y Bruno Peláez

Cómo hacer un plan de trabajo

La importancia de la planificación de proyecto

Comenzar un proyecto sin un plan es como viajar sin mapa. Puede que al final llegues adónde querías ir, pero perdiendo mucho tiempo y dinero por el camino. Evita problemas y gastos adicionales, en este artículo te damos los 5 pasos de cómo hacer un plan de trabajo para realizar tu proyecto.

Cuatro de las siete razones principales por las que fracasan los proyectos podrían haberse resuelto con una mejor planificación del trabajo, según las respuestas de los gestores de proyectos a una encuesta del PMI (Project Management Institute por sus siglas en inglés). 

Cómo hacer un plan de trabajo
10ª Encuesta mundial sobre dirección de proyectos de PMI (Fuente)

Embarcarse en un proyecto sin un plan bien formulado puede conllevar arrastramiento del alcance, presupuestos malgastados y plazos incumplidos.

Sentarte con tu equipo y elaborar un plan de proyecto antes de empezar a escribir el código de programación o de perfeccionar los diseños, te permitirá fijar las expectativas que os guiarán al éxito.

Nota: Todos estos pasos dan por hecho que utilizas software de gestión de proyectos para ayudarte con la comunicación del equipo, la programación, el presupuesto y el alcance del proyecto. Una herramienta de gestión de proyectos además es el mejor lugar donde documentar y almacenar la información que irás recopilando en los pasos siguientes.

Cómo hacer un plan de trabajo para tu proyecto en 5 pasos

Paso 1: Define tu proyecto

Tanto si estás diseñando una aplicación como abriendo una nueva ubicación, comienza siempre por definir lo que estás tratando de conseguir de verdad. Pero hacerlo no es tan sencillo como escribir “Quiero abrir una nueva tienda de ‘crepes'” en un post-it.

Hay seis elementos clave para definir el proyecto:

1. Objetivos. Es decir, lo que se pretende conseguir con este proyecto, tanto a nivel externo (beneficios, cuota de mercado, satisfacción del cliente) como interno (mejora de la infraestructura, optimización de procesos, retención de empleados). Utiliza pautas objetivas SMART (es decir, específicas, medibles, alcanzables, realistas y sujetas a plazos).

2. Alcance. No importa lo detallado que sea tu plan, tu proyecto sufrirá cambios con los que tendrás que lidiar. En lugar de tratar de identificar todo lo que está incluido en el alcance de tu proyecto, resultará más sencillo identificar qué está sin duda fuera del alcance. Este también es un buen momento para definir quién se encargará de aprobar o rechazar los posibles cambios del alcance.

3. Criterios de éxito. ¿Qué determinará si este proyecto es un éxito o fracasa? Vuelve a revisar tus objetivos durante este paso. Los criterios habituales son que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto, que el producto final cumpla con un cierto nivel de calidad y que resuelva un problema de negocio específico.

4. Entregables. Enumera los entregables esenciales de tu proyecto. Algunos ejemplos podrían ser una aplicación móvil que funcione para tu negocio, una tienda de “crepes” lista para el cliente o un nuevo sistema de nóminas para tus empleados. Sé tan minucioso como puedas.

5. Requisitos. Decide qué necesitas (recursos, personal, presupuesto, tiempo) para cumplir con los objetivos del proyecto y lograr los resultados, y haz un registro de todo. Consulta a todas las partes interesadas clave para asegurarte de que no te olvidas de nada.

6. Calendario. Utiliza una estructura de descomposición del trabajo para determinar qué se debe entregar y cuándo, y luego utilízalo para definir el calendario base, los hitos del proyecto y los plazos (contenido en inglés).

Paso 2: Identifica riesgos, suposiciones y limitaciones

Identificar las posibles trampas y contratiempos antes de que se produzcan puede ayudarte a navegar por aguas difíciles cuando se presentan como inevitables.

En esta etapa, nombra a un miembro del equipo responsable de la gestión de riesgos. Dependiendo del volumen del proyecto, esta persona podrías ser tú mismo, el gestor de proyectos u otro líder del proyecto. Lo importante es que alguien se encargue de supervisar cualquier riesgo que hayas identificado (por ejemplo, no cumplir con las fechas límite, sobrepasar el presupuesto). El software de gestión de proyectos puede hacer que la gestión de riesgos sea cosa de niños con una definición precisa del proyecto.

Esta etapa (y la planificación del proyecto en general) no es solo para tratar de adelantarse a posibles situaciones de caos. También es esencial documentar algunas suposiciones o limitaciones a medida que aparecen, como los recursos disponibles o la fuente de financiación del proyecto.

Si el proyecto debe completarse durante las horas de trabajo habituales (sin recurrir a horas extras) o con recursos ya disponibles, es importante que tu equipo lo sepa.

Paso 3: Organiza a los miembros de tu proyecto

Este paso es la esencia de cómo hacer un plan de trabajo para tu proyecto, después de todo, la gestión de proyectos consiste en gran medida en la gestión de personas y cuanto más detallado sea el trabajo que efectúes en los pasos uno y dos, más fácil será este paso.

Organizar tu proyecto significa identificar y documentar los aspectos siguientes:

  • Cliente. ¿Quién recibirá el producto final? ¿Se trata de un cliente interno o externo?
  • Partes interesadas. Las partes interesadas son las personas o los grupos interesados en la correcta consecución del proyecto. La identificación de las partes interesadas contribuirá al plan de comunicación de tu proyecto.
  • Funciones y responsabilidades. Define la jerarquía organizativa del proyecto. ¿Quién tiene la última palabra en la toma de decisiones? ¿Quién se encarga de la comunicación con el cliente? ¿Quién supervisa el presupuesto y el calendario en la herramienta de gestión de proyectos? ¿Quién se ocupa de hacer el trabajo de verdad?

Paso 4: Enumera los recursos de tu proyecto

En el primer paso identificaste algunos requisitos muy exigentes que se necesitan para finalizar con éxito el proyecto, y en el tercer paso identificaste los recursos humanos necesarios para llevar a cabo y gestionar el trabajo. Ahora ha llegado el momento de centrarse en los recursos específicos que se precisan para comenzar a trabajar.

Algunos ejemplos de recursos del proyecto podrían ser:

  • Tecnología (ordenadores, software, dispositivos móviles)
  • Salarios
  • Vehículos
  • Materiales físicos

Haz una lista de todos los recursos que necesitarás, junto con sus costes, para informar a el equipo encargado del presupuesto y recursos (no te preocupes, siempre y cuando las cifras sean correctas, tus herramientas de planificación de proyecto se ocuparan del trabajo complicado de esta etapa).

Paso 5: Fija un plan de comunicación del proyecto

Bueno, ahora sabes cómo hacer un plan de trabajo y seguramente ya tienes un proyecto claramente definido con su calendario, presupuesto, recursos y equipo. Es hora de ponerse a trabajar, ¿verdad? Pues no. Todavía no tienes un plan de comunicación.

La mala comunicación es una de las causas principales del fracaso del proyecto y si se da por sentada una buena comunicación en equipo, podría ser el error de suposición que tire por tierra todo el proyecto.

La razón es que todo (cumplir con los plazos de entrega, mantenerse dentro del presupuesto, etc.) depende de la comunicación entre los miembros de tu equipo, con las partes interesadas y con los clientes.

Un buen plan de comunicación del proyecto debe incluir lo siguiente:

  • Objetivos de la comunicación. ¿Cuál es el objetivo del mensaje concreto? ¿Estás tratando de averiguar si un equipo específico tiene recursos suficientes o avisando a un líder de equipo que una fecha límite importante está cerca? Primero debes definir qué quieres conseguir y luego dejarte guiar al redactar el mensaje antes de pulsar el botón de enviar.
  • Público objetivo. ¿Quién debe incluirse en las comunicaciones? Por ejemplo, puede que no haya que incluir al presidente de la empresa en las actualizaciones habituales de los hitos, pero habrá que consultar con él si el proyecto está sobrepasando el presupuesto.
  • Contenido clave para la comunicación. Cuando te comunicas con el equipo del proyecto, ¿qué información debe incluirse siempre? Tal vez envías cada semana una actualización de estado que incluye el progreso a los próximos hitos a todas las partes interesadas clave, recordatorios de las fechas límite importantes y el estado del presupuesto/calendario. Documenta esa información en tu plan de comunicaciones.
  • Método de comunicación y frecuencia. ¿Cómo se llevarán a cabo las comunicaciones de rutina del equipo y con qué frecuencia? ¿Cada semana el viernes por la mañana o cada dos semanas el lunes por la tarde, por ejemplo? ¿Por correo electrónico o mediante una herramienta de colaboración? Define esta información al comienzo del proyecto y sé coherente con tu decisión.

Cómo planificar un proyecto

La planificación de proyectos puede que no sea la única dificultad

Si notas que tus proyectos tienden a descontrolarse, si tienden a sobrepasar el presupuesto, si no se cumple con los plazos o no se entrega un producto final de éxito, es probable que la culpa sea, al menos en parte, de una mala planificación.

Si sigues nuestros 5 pasos de cómo hacer un plan de trabajo y defines con claridad el proyecto, identificas los riesgos, formas el equipo, reúnes los recursos y redactas un plan de comunicación adecuado, marcará una gran diferencia.

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