--- description: La adopción y uso de nuevo software puede suponer retos en los empleados. Te damos consejos para identificar los desafíos y cómo solventarlos. image: https://gdm-localsites-assets-gfprod.imgix.net/images/capterra/og_logo-e5a8c001ed0bd1bb922639230fcea71a.png?auto=format%2Cenhance%2Ccompress title: Identifica los retos de la adopción y uso de nuevo software en tu negocio. --- # Cómo aprovechar al máximo la adopción y uso de nuevo software en 3 pasos Canonical: https://www.capterra.es/blog/1793/como-aprovechar-al-maximo-la-adopcion-y-uso-de-nuevo-software-en-3-pasos Publicado el 5/11/2020 | Redacción: Bruno Peláez, Taylor Short. ![Cómo aprovechar al máximo la adopción y uso de nuevo software en 3 pasos](https://images.ctfassets.net/63bmaubptoky/SD5-gUdex0lCdPCxxeOOxVAEoHYkoJP0qcfPCPrJcFY/ef92d5cdf24fa414cc7ac9b4b3965fbf/adopcion-uso-nuevo-software-en-3-pasos.png) > Tu nuevo software solo es útil si tus empleados lo usan de forma correcta. No importa si es una herramienta BI, un software para inventarios o un programa para diseñar apps, los usuarios deben seguir los flujos de trabajo, completar los campos importantes, etiquetar a los compañeros de trabajo implicados, entre otros. De lo contrario, no aprovecharán el sistema al máximo. ----- ## Contenido del artículo Segmenta a los empleados para conocer quiénes necesitan más ayuda en la adopción y uso de nuevo software para formarlos de manera efectivaTu nuevo software solo es útil si tus empleados lo usan de forma correcta. No importa si es una herramienta BI, un software para inventarios o un programa para diseñar apps, los usuarios deben seguir los flujos de trabajo, completar los campos importantes, etiquetar a los compañeros de trabajo implicados, entre otros. De lo contrario, no aprovecharán el sistema al máximo.Por eso es fundamental seguir tres pasos que ayuden a comprender los mayores desafíos que tienen los usuarios con el software existente, identificar a los usuarios más y menos eficientes, y abordar cualquier otro problema que tengan para poder utilizar correctamente el nuevo software.Puedes aprovechar la experiencia de Gartner. Te ofreceremos acciones recomendadas que puedes poner en marcha ahora mismo para asegurarte de que tus empleados utilicen correctamente el nuevo software.Nuestras recomendaciones:   Recopila los comentarios de los usuarios lo antes posible   Identifica a los usuarios expertos frente a los que necesitan ayuda   Resuelve las barreras que les dificultan la adopción de softwareRecopila los comentarios de los usuarios lo antes posibleMuchas veces, los líderes de las empresas toman decisiones sobre el software y la tecnología con sus compañeros sin tener en cuenta las opiniones de las personas que realmente utilizan el sistema en su día a día.Sin embargo, la investigación de Gartner (contenido en inglés) sobre que motiva el uso de nuevo software en los empleados de manera más efectiva muestra que la recogida de sus opiniones en las primeras etapas del proceso (cuando se está desarrollando el análisis de rentabilidad o cuando se está creando una lista de características) es lo que más positivamente repercute en la adopción del software.Cuanto más esperes para involucrar a los usuarios finales, menos probable es que usen el software correctamente. Incluirlos en las primeras etapas del proceso puede aumentar tus probabilidades de aplicar el nuevo software. Si esperas al momento en que empiezas a elegir proveedores, será demasiado tarde.Toma acción: Da lo mismo en qué punto del proceso te encuentres, siempre es bueno ser transparente sobre el proceso.Si ya estás seleccionando proveedor de software, asegúrate de compartir en un correo electrónico o en una reunión una explicación clara de la dificultad de la empresa que deseas resolver con la nueva tecnología y la justificación de por qué es la mejor opción el proveedor que has elegido.Si acabas de iniciar el proceso, reserva tiempo para recopilar comentarios específicos sobre el software ya existente con una muestra de usuarios que vaya desde directivos hasta puestos de nivel inicial en varios equipos para comprender los dos o tres problemas más comunes.Identifica a los usuarios expertos frente a los no usuariosSegmentar a los usuarios en grupos con desafíos similares facilita la tarea de abordar más adelante el mayor número posible de barreras de adopción. Y cuando se puede separar a los usuarios expertos de los que necesitan ayuda adicional, se puede invertir el tiempo de manera más eficiente.A continuación, te mostramos algunos grupos clave que hay que tener en cuenta:Usuario expertoCómo identificarlos: Alta intereacción y alta competencia con el software.Cómo ayudarlos: Aprovechar a los usuarios expertos como profesores y mentores adicionales que puedan fomentar el uso adecuado del software para otros grupos.Usuario críticoCómo identificarlos: Alta interacción y competencia baja-media con el software.Cómo ayudarlos: Concentra la mayor parte de tus esfuerzos de formación en este grupo y proporciona una continua retroalimentación para mejorar el uso.No usuarioCómo identificarlos: Baja interacción y ninguna competencia con el software.Cómo ayudarlos: Solo se proporcionará formación a los miembros de este grupo si se prevén cambios en sus funciones que requerirían el uso del sistema.Después de una simple encuesta, puedes clasificar a los usuarios menos competentes y determinar cómo resolver sus problemas.Toma acción: Crea y comparte una encuesta sencilla con todos los usuarios finales de la empresa que incluya las siguientes preguntas:¿Cuál es su función en la empresa?¿Qué porcentaje de sus tareas diarias implica el uso de \[software existente\]?Del uno al diez, ¿cómo calificarías tu propia competencia con \[el software existente\]?Recopila las respuestas y represéntalas en un gráfico que muestre la interacción y la competencia en los ejes X e Y para agrupar rápidamente a los usuarios similares.Resuelve las barreras que les dificultan la adopción y uso de nuevo softwareEn este punto, debes tener una retroalimentación cualitativa sobre los puntos de dolor, así como datos cuantitativos que segmenten a tus empleados por grupos. Ahora es el momento de ayudar a cada usuario a afrontar sus retos concretos.Gartner recomienda (contenido en inglés) algunas tácticas que pueden ayudar a impulsar la adopción y uso de nuevo software basada en el desafío concreto de un usuario:Informa: En el caso de usuarios que indiquen la falta de contexto para el cambioExplícales los beneficios generales para la empresa de la nueva tecnologíaInclúyelos en listas de correo electrónico para actualizaciones de implementación y formaciónTranquiliza: A los usuarios que no tengan claro su papel en el cambioDa ejemplos de las primeras “victorias” logradas con el nuevo softwarePídele a un usuario experto que planifique una sesión para responder a algunas preguntas concretasConvence: A los usuarios que se resisten al nuevo softwareExplícales la justificación comercial concreta de implantar el nuevo softwareCompárteles solo las ventajas que obtendrán concretamente ellosgracias a la utilización del nuevo softwareInvolucra: A los usuarios que entienden el valor del nuevo softwareAnímalos a actuar como defensores del nuevo sistemaPide a los que queden satisfechos que compartan las ventajas del nuevo softwareUtiliza estos enfoques primero con tus usuarios críticos para resolver las barreras de adopción más comunes, y luego trabaja con los grupos de usuarios críticos y no usuarios según sea preciso.Toma acción: De cara al futuro, programar controles mensuales con cada grupo sería buena idea y ofrecer herramientas de autoservicio en la intranet de tu empresa o almacenadas junto a documentos importantes, como una página de preguntas más frecuentes y un centro de conocimiento donde consultar respuestas concretas.Consigue que todos los empleados usen el nuevo software de manera correctaCualquier cambio en las herramientas que los empleados utilizan a diario implicará cierto nivel de resistencia, pero ayudarles a comprender y adoptar el nuevo software puede gestionarse como cualquier otro proyecto de tu organización. Los desafíos anecdóticos y los datos irrefutables de tus empleados guiarán el proceso.¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos. ## Sobre las autoras o los autores ### Bruno Peláez Bruno es Senior Content Analyst, experto en tecnología. Especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos o dibujando un laberinto. ### Taylor Short Taylor es Team Manager de Capterra. ## Categorías relacionadas - [Programa CRM](https://www.capterra.es/directory/2/customer-relationship-management/software) - [Programas de código de barras](https://www.capterra.es/directory/10051/barcoding/software) - [Programas de contabilidad](https://www.capterra.es/directory/1/accounting/software) - [Sistema de gestión del talento](https://www.capterra.es/directory/10029/talent-management/software) - [Software de administración de prestaciones](https://www.capterra.es/directory/10025/benefits-administration/software) ## Artículos relacionados - [Los gastos asociados al trabajo han aumentado en el último año: ¿qué pueden hacer las pymes para apoyar a los empleados?](https://www.capterra.es/blog/6448/gastos-teletrabajo-desplazamiento-trabajo-espana) - [IA y Project Management (II): Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes](https://www.capterra.es/blog/1423/ia-y-project-management-ii-inteligencia-artificial-en-la-direccion-de-proyectos-en-las-pymes) - [El descuido que comete un tercio de las empresas españolas al invertir en tecnología: descubre cómo evitarlo](https://www.capterra.es/blog/4518/estudio-inversion-empresas-tecnologia-innovacion) - [Tácticas SEO para pymes: impulsa el tráfico de calidad hacia tu negocio](https://www.capterra.es/blog/2126/tacticas-seo-para-pymes) - [¿Por qué los buenos empleados dejan un trabajo?](https://www.capterra.es/blog/874/por-que-los-buenos-empleados-dejan-un-trabajo) ## Enlaces - [Ver en Capterra](https://www.capterra.es/blog/1793/como-aprovechar-al-maximo-la-adopcion-y-uso-de-nuevo-software-en-3-pasos) - [Blog](https://www.capterra.es/blog) - [Inicio](https://www.capterra.es/) ----- ## Datos estructurados