Cómo aprovechar al máximo la adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Publicado el 5/11/2020 por Bruno Peláez y Taylor Short

Adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Segmenta a los empleados para conocer quiénes necesitan más ayuda en la adopción y uso de nuevo software para formarlos de manera efectiva

Tu nuevo software solo es útil si tus empleados lo usan de forma correcta. No importa si es una herramienta BI, un software para inventarios o un programa para diseñar apps, los usuarios deben seguir los flujos de trabajo, completar los campos importantes, etiquetar a los compañeros de trabajo implicados, entre otros. De lo contrario, no aprovecharán el sistema al máximo.

Por eso es fundamental seguir tres pasos que ayuden a comprender los mayores desafíos que tienen los usuarios con el software existente, identificar a los usuarios más y menos eficientes, y abordar cualquier otro problema que tengan para poder utilizar correctamente el nuevo software.

Puedes aprovechar la experiencia de Gartner. Te ofreceremos acciones recomendadas que puedes poner en marcha ahora mismo para asegurarte de que tus empleados utilicen correctamente el nuevo software.

Nuestras recomendaciones:

  1.   Recopila los comentarios de los usuarios lo antes posible
  2.   Identifica a los usuarios expertos frente a los que necesitan ayuda
  3.   Resuelve las barreras que les dificultan la adopción de software

Recopila los comentarios de los usuarios lo antes posible

Muchas veces, los líderes de las empresas toman decisiones sobre el software y la tecnología con sus compañeros sin tener en cuenta las opiniones de las personas que realmente utilizan el sistema en su día a día.

Sin embargo, la investigación de Gartner (contenido en inglés) sobre que motiva el uso de nuevo software en los empleados de manera más efectiva muestra que la recogida de sus opiniones en las primeras etapas del proceso (cuando se está desarrollando el análisis de rentabilidad o cuando se está creando una lista de características) es lo que más positivamente repercute en la adopción del software.

Cuanto más esperes para involucrar a los usuarios finales, menos probable es que usen el software correctamente. Incluirlos en las primeras etapas del proceso puede aumentar tus probabilidades de aplicar el nuevo software. Si esperas al momento en que empiezas a elegir proveedores, será demasiado tarde.

Toma acción: Da lo mismo en qué punto del proceso te encuentres, siempre es bueno ser transparente sobre el proceso.

  • Si ya estás seleccionando proveedor de software, asegúrate de compartir en un correo electrónico o en una reunión una explicación clara de la dificultad de la empresa que deseas resolver con la nueva tecnología y la justificación de por qué es la mejor opción el proveedor que has elegido.
  • Si acabas de iniciar el proceso, reserva tiempo para recopilar comentarios específicos sobre el software ya existente con una muestra de usuarios que vaya desde directivos hasta puestos de nivel inicial en varios equipos para comprender los dos o tres problemas más comunes.

Identifica a los usuarios expertos frente a los no usuarios

Segmentar a los usuarios en grupos con desafíos similares facilita la tarea de abordar más adelante el mayor número posible de barreras de adopción. Y cuando se puede separar a los usuarios expertos de los que necesitan ayuda adicional, se puede invertir el tiempo de manera más eficiente.

A continuación, te mostramos algunos grupos clave que hay que tener en cuenta:

Usuario experto

  • Cómo identificarlos: Alta intereacción y alta competencia con el software.
  • Cómo ayudarlos: Aprovechar a los usuarios expertos como profesores y mentores adicionales que puedan fomentar el uso adecuado del software para otros grupos.

Usuario crítico

  • Cómo identificarlos: Alta interacción y competencia baja-media con el software.
  • Cómo ayudarlos: Concentra la mayor parte de tus esfuerzos de formación en este grupo y proporciona una continua retroalimentación para mejorar el uso.

No usuario

  • Cómo identificarlos: Baja interacción y ninguna competencia con el software.
  • Cómo ayudarlos: Solo se proporcionará formación a los miembros de este grupo si se prevén cambios en sus funciones que requerirían el uso del sistema.

Después de una simple encuesta, puedes clasificar a los usuarios menos competentes y determinar cómo resolver sus problemas.

Toma acción: Crea y comparte una encuesta sencilla con todos los usuarios finales de la empresa que incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es su función en la empresa?
  • ¿Qué porcentaje de sus tareas diarias implica el uso de [software existente]?
  • Del uno al diez, ¿cómo calificarías tu propia competencia con [el software existente]?

Recopila las respuestas y represéntalas en un gráfico que muestre la interacción y la competencia en los ejes X e Y para agrupar rápidamente a los usuarios similares.

Resuelve las barreras que les dificultan la adopción y uso de nuevo software

En este punto, debes tener una retroalimentación cualitativa sobre los puntos de dolor, así como datos cuantitativos que segmenten a tus empleados por grupos. Ahora es el momento de ayudar a cada usuario a afrontar sus retos concretos.

Gartner recomienda (contenido en inglés) algunas tácticas que pueden ayudar a impulsar la adopción y uso de nuevo software basada en el desafío concreto de un usuario:

Informa: En el caso de usuarios que indiquen la falta de contexto para el cambio

  • Explícales los beneficios generales para la empresa de la nueva tecnología
  • Inclúyelos en listas de correo electrónico para actualizaciones de implementación y formación

Tranquiliza: A los usuarios que no tengan claro su papel en el cambio

  • Da ejemplos de las primeras “victorias” logradas con el nuevo software
  • Pídele a un usuario experto que planifique una sesión para responder a algunas preguntas concretas

Convence: A los usuarios que se resisten al nuevo software

  • Explícales la justificación comercial concreta de implantar el nuevo software
  • Compárteles solo las ventajas que obtendrán concretamente ellos
    gracias a la utilización del nuevo software

Involucra: A los usuarios que entienden el valor del nuevo software

  • Anímalos a actuar como defensores del nuevo sistema
  • Pide a los que queden satisfechos que compartan las ventajas del nuevo software

Utiliza estos enfoques primero con tus usuarios críticos para resolver las barreras de adopción más comunes, y luego trabaja con los grupos de usuarios críticos y no usuarios según sea preciso.

Toma acción: De cara al futuro, programar controles mensuales con cada grupo sería buena idea y ofrecer herramientas de autoservicio en la intranet de tu empresa o almacenadas junto a documentos importantes, como una página de preguntas más frecuentes y un centro de conocimiento donde consultar respuestas concretas.

Consigue que todos los empleados usen el nuevo software de manera correcta

Cualquier cambio en las herramientas que los empleados utilizan a diario implicará cierto nivel de resistencia, pero ayudarles a comprender y adoptar el nuevo software puede gestionarse como cualquier otro proyecto de tu organización. Los desafíos anecdóticos y los datos irrefutables de tus empleados guiarán el proceso.

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