¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

Publicado el 27/2/2020 por Anna Hammond y Bruno Peláez

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

Si pasas el tiempo suficiente en cualquier oficina moderna, seguro que oirás estas dos siglas: CRM frente a ERP. Estos conceptos a menudo se utilizan en tándem porque los dos se refieren en general a lo mismo: sistemas de software empresarial que contribuyen a ganar eficiencia y rentabilidad.

En cambio, cuando profundizamos en la discrepancia entre estos dos términos, verás que hay algunas diferencias muy importantes entre software CRM y software ERP. 

En este artículo, analizaremos las diferencias. A continuación, te ayudaremos a decidir qué sistema necesitas y cómo encontrar el CRM o ERP adecuado, o ambos, para tu empresa. 

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP? 

Para ayudarte a entender la diferencia entre estos dos sistemas, vamos a ver qué hace cada uno.

Similitud y diferencia entre CRM y ERP

¿Qué es el ERP? 

ERP es la sigla en inglés de “Enterprise Resource Planning” o Planificación de recursos empresariales. Las empresas utilizan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para agilizar las operaciones empresariales en diversos departamentos internos. Para muchas empresas, una de las ventajas del ERP es que se encuentra en el corazón del negocio. Ayuda a los distintos equipos de una misma empresa a gestionar una amplia variedad de tareas y operaciones. 

Un buen sistema ERP agiliza y estandariza la información que tu empresa necesita para prosperar. Facilita que los empleados avancen con sus tareas diarias sin que se atasquen por los procesos manuales. 

Un sistema ERP organiza y centraliza: 

  • La contratación y la información de bienvenida.
  • Los datos de gestión de la cadena de suministro. 
  • Los datos de recursos humanos, como las nóminas y la información de los empleados.
  • Los procesos de pedidos.
  • La gestión de cuentas internas.
  • La gestión de inventarios.
  • La planificación y creación de informes financieros.
  • La información de estrategia interna.
  • Los procesos de fabricación. 

¿Qué es el CRM?

CRM es la sigla en inglés de “Customer Relationship Management” o Gestión de relaciones con los clientes. Similar a un ERP, ayuda a las empresas a organizar la información, pero se centra en las relaciones con los clientes (como su nombre indica). 

Si se piensa en un ERP como la gestión de procesos y datos internos, se puede pensar en un CRM como la gestión de procesos y datos externos. Aunque un CRM puede resultar útil para distintas áreas de tu negocio, los departamentos de ventas, marketing y servicio de atención al cliente son los que más utilizan este software. 

Con el CRM idóneo en marcha, usarás el software para: 

  • La gestión de campañas de marketing (incluido el marketing por correo electrónico, gestión de redes sociales y estrategias de marketing de contenidos). 
  • Gestión de clientes potenciales y seguimiento. 
  • El servicio de asistencia de ventas al cliente. 
  • Los sistemas de confirmación y procesamiento de pedidos.
  • Los datos de los clientes, incluidas sus tendencias de compra. 
  • Los programas de fidelización del cliente. 
  • La gestión de embudo de ventas. 

¿Necesitas un ERP, un CRM o ambos? 

Ahora que ya sabes la diferencia entre un CRM y un ERP, ¿cómo saber cuál necesitas? 

La mejor manera de responder a esta pregunta es analizando dónde estás experimentando fricción o falta de comunicación en tu negocio en estos momentos. 

Empieza haciendo una lista de tus procesos internos y aquellos de cara al cliente. Entrevista a los jefes de los diferentes departamentos de tu empresa y pregunta dónde se encuentran los puntos de fricción dentro de las tareas diarias de tus equipos. 

Una vez que tengas esta lista, empieza a separarlos en dos columnas: una para los procesos internos (que se gestionarían con un ERP), y otra para los procesos de cara al cliente (que se gestionarían con un CRM). Ahora que tienes toda esta información frente a ti, podrás ver dónde necesitas más ayuda y tomar tu decisión desde ese lugar. 

¿Cómo funcionan juntos el ERP y el CRM? 

Hay muchas empresas que se beneficiarían tanto de una plataforma ERP como de una CRM. Por ejemplo, un gran minorista puede necesitar un ERP para ayudarle con tareas como la gestión de almacenes y la cadena de suministro, y un CRM para gestionar sus estrategias de marketing y ventas. 

Si crees que tu negocio necesita ambos, tendrás que buscar sistemas que se complementen entre sí. Puede que haya datos recopilados en un sistema que necesites adaptarse al otro. 

Volvamos al ejemplo de la venta al por menor que mencionamos antes. Un buen sistema de planificación de recursos empresariales basado en la venta al por menor tendrá un sistema de gestión de inventarios. Lo ideal sería que estos datos se integraran en el CRM, ya que saber qué artículos están todavía en stock y cuáles están saliendo de las estanterías es información muy valiosa para el equipo de ventas. 

Por suerte, muchos ERP incluyen algunos de los elementos más importantes de un sistema de CRM, por lo que puede que encuentres un ERP completo que reúna todo lo que necesitas. Si no es así, verás que la mayoría de los ERP pueden sincronizarse bien con los CRM de terceros, con lo que podrías conseguir implementar dos sistemas que abarquen todas tus necesidades. 

Cómo encontrar el software ERP o CRM idóneo

Ya conoces la diferencia entre CRM y ERP y también sabes, después de hacer tu lista, en qué tareas de tu negocio necesitas ayuda para su gestión, por lo tanto ha llegado el momento de elegir el software adecuado. Gran parte de la decisión se basará en los aspectos únicos de tu negocio y de tu presupuesto. 

Muchas opciones ofrecerán pruebas gratuitas o versiones de nivel básico, lo que significa que podrás echarles un vistazo antes de decidirte por una. 

Dar con el software ERP o software CRM puede llevar algún tiempo. Sin embargo, una vez que tengas la opción idónea en marcha, podrás contar con una oficina mucho más agilizada y libre de estrés. 

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.